SAKKOMAKSUJEN KÄSITTELYN AUTOMATISOINTI -KOkeilu

Esitys aiheesta: "SAKKOMAKSUJEN KÄSITTELYN AUTOMATISOINTI -KOkeilu"— Esityksen transkriptio:

1 SAKKOMAKSUJEN KÄSITTELYN AUTOMATISOINTI -KOkeilu
Sara-Lotta Moilanen ja Riitta Pekkinen

2 Tavoitteet Tarkoituksena oli kokeilla ja selvittää, voisiko ohjelmistorobotiikkaa (RPA) hyödyntää Kansalais- ja viranomaispalveluiden valituissa prosessissa. 1.Lunastamattomat palautukset 2.Viitteettömät maksut

3 ”Lupu”-robotti -Testauksen jälkeen Lupu siirrettiin tuotantoon
Päätös tuotantoon viennistä -Määrittelyä yhdessä toimittajan kanssa Robotin tekoa -Testauksen jälkeen Lupu siirrettiin tuotantoon Kokeilu käynnistyy helmikuussa Voisiko robotiikasta olla meille hyötyä? -Kuvataan prosessi ja käynnistetään kokeilu -Kartoitettiin ja valittiin kohteet -Tehtiin alustava kustannushyötyanalyysi 10/ / / /2019 PAGE 3

4 ”Viivi”-robotti Voisiko robotiikasta olla meille hyötyä?
Selvitetään mahdollisuutta rajapintaan VTJ:n ja robotin välille -Robottiestot sähköpostissa -Yhteisen ymmärryksen puute IT-osaston ja toiminnan kehittämisen välillä Ensimmäiset demot ja ongelmat -Ei lupaa VTJ:n robottikäyttäjälle liittymän kautta Kokeilu käynnistyy helmikuusa Voisiko robotiikasta olla meille hyötyä? -Kuvataan prosessi ja käynnistetään kokeilu -Kartoitettiin ja valittiin kohteet -Tehtiin alustava kustannushyötyanalyysi 10/ / / / PAGE 4

5 Kehittämiskustannukset
Robotin kehittämiskustannukset: Kehitystyö IT-palveluntuottajalta € Lisenssikulut 0€ Palvelinkulut pystytys ja siirto 7000€ (Oma työ €) Koulutus Robot framework ja python perusteet 3500€ Yhteensä € Oman työn kanssa €

6 Lunastamattomien palautusten käsittely ”Lupu”-robotti
Potentiaaliset hyödyt Asiakas hyötyy rahallisesti. Asiakkaan aiemmin maksamat maksut tulevat käytetyksi uusille asioille sen sijaan, että ne tuloutetaan valtiolle. Rutiininomaisen työn siirtäminen robotille. Työ, johon olisi pitänyt palkata lisää väkeä. Säästö arviolta 1 HTV. Palautukset tehdään maksuosoituksena, jolloin asiakkaan on lunastettava palautus pankin konttorista. Keskimäärin 15 % asiakkaista ei lunasta palautusta. Pankki palauttaa lunastamattoman palautuksen takaisin virastoon. Lunastamattomia palautuksia on rekisterissämme vuosilta 2008-syyskuu  200. Käyttäjän tehtävä on tarkkailla, tuleeko asiakkaalle uusia saatavia, joille kyseiset maksut voidaan kuitata. Henkilöresurssien niukkuuden vuoksi emme pysty lunastamattomia palautuksia tarkkailemaan, kuittaamaan tai palauttamaan niitä uudelleen. Tätä työtä varten kokeilussa kehitettiin robotti.

7 Viitteettömien maksujen käsitteleminen ”Viivi”-robotti
Potentiaaliset hyödyt Asiakkaan maksut tulevat kohdennetuksi asialle nopeammin ja varmemmin. Varallisuusrangaistusten täytäntöönpanoprosessi toimii nopeammin ja varmemmin. Potentiaalinen säästö 1 HTV Vuosittain vastaanotamme noin viitteetöntä maksua. Näiden maksujen käsitteleminen on manuaalityötä. Maksun kohdentamista varten käyttäjä joutuu tarkkailemaan asian saapumista rekisteriin jopa useita kuukausia. Nykyisillä henkilöresursseilla kyseistä manuaalitehtävää on mahdotonta hoitaa ajantasaisesti. Tästä johtuen asiakas voi saada aiheettomasti maksukehotuksia tai asiat voivat edetä jopa ulosottoon. Aiheettomat maksukehotukset ja ulosottoperintä voivat aiheuttaa sen, että asiakas maksaa saman saatavan uudelleen

8 Mitä opittiin? Viestintä on erittäin tärkeää! Ota henkilöstö ja prosessinomistaja mukaan alusta asti. Rohkeutta aloittaa ja lupa epäonnistua! Ota kehitystyöhön mukaan henkilöitä, jotka työskentelevät prosessissa. Kiinnitä huomiota poikkeuksiin! Mittaroi ja laske hyödyt. Kyky tehdä rohkeita avauksia kasvanut organisaatiossa!

9 Miten jatketaan ja mitä saatiin aikaan?
”Lupu”-robotti pyörii tuotannossa ja tuottaa tulosta. ”Viivi”-robotti odottaa VTJ-yhteyttä. Asiakkaat hyötyvät kokeilusta rahallisesti. Into kokeilla myös älykkäitä robotteja. Tunnistettu yhteensä 10 prosessia, joissa voisi hyödyntää robotiikkaa. Arvioidut kustannussäästöt näiden automatisoinnista vastaa 12 HTV.

10 Tärkein asia, joka kokeilussa onnistui: Kyky tehdä rohkeita avauksia kasvanut organisaatiossa! Tämä tukee tulevia uudistuksia.