Verkkopalvelu-uudistus Konseptointi- ja vaatimusmäärittelyvaihe syksy 2012

Konsepti ja vaatimusmäärittely verkkopalvelun liiketoiminnallinen ja viestinnällinen linja, miksi verkkopalvelu on olemassa, kenelle sitä tehdään, mikä sen tehtävä on ja mitä palveluja se antaa niille joille sitä tehdään Vaatimusmäärittely verkkopalveluprojektin suunnittelun ja hankinnan kivijalka, jonka perusteella syntyy yhteinen näkemys toteutettavasta kokonaisuudesta voidaan hankkia julkaisujärjestelmä välitetään riittävä kokonaiskuva suunnittelijoille ja toteuttajille hyvä määrittely = hyviä tarjouksia

Uudistusprojektin vaihe Valmistelu Päätökset Määrittely Konseptointi Vaatimus-määrittely Hankinta Kilpailutus Toimittajavalinta Sopimus-neuvottelut Projektointi Suunnittelu Sisältösuunnittelu Käyttöliittymä-suunnittelu Visuaalinen suunnittelu Toteutus Käsikirjoittaminen ja sisällöntuotanto Tekninen toteutus Hysäksyntä-testaus Käyttöönotto

Hankkeen tavoitteet Konsepti- ja vaatimusmäärittelyvaihe yhteisenä projektina sairaanhoitopiirien julkisille verkkopalveluille yhteinen konsepti ja vaatimusmäärittely hyödynnetään uudistuksessa ja hankintaprosessissa jatkoyhteistyö hankinnassa ja käyttöönotossa ? > kustannus- ja aikasäästöt Tavoitteena uudistaa sairaanhoitopiirien julkiset verkkopalvelut ja niiden palvelinympäristö tekninen alusta ja sisällönhallintajärjestelmä ulkoasu, sisältörakenteet ja sisällöt toiminnallisuudet sisällöntuotannon käytännöt. Sairaanhoitopiirien verkkopalvelut jatkossakin omina erillisinä sivustoinaan

Verkkopalvelun käyttäjät Rakenne, toiminnot, tietosisältö ja vuorovaikutus suunnitellaan vastaamaan käyttäjien odotuksia ja mieltymyksiä. Verkkopalvelu suunnitellaan ensisijaisesti seuraaville käyttäjäryhmille: potilaat ja heidän läheisensä toimialan ammattilaiset alan opiskelija tai valmistumassa oleva avoimia työpaikkoja hakeva tutkija tai tutkijakandidaatti lähettävä lääkäri tai jatkohoidosta huolehtiva ammattilainen ”hallinnollisessa” roolissa palvelua lähestyvät toimittajat virkamiehet luottamushenkilöt kuntalaiset

Verkkopalvelun strategiset tavoitteet (1/5) Potilasystävällisyys verkkopalvelun suunnittelun perustana ovat potilaan tiedon- ja palvelutarpeet tavoitteena käyttäjäystävällinen verkkopalvelu, joka helpottaa potilaiden tiedonsaantia ja parantaa palvelukokemusta. Tiedon löydettävyyden parantaminen Tavoitteisiin pyritään mm. seuraavin uudistuksin: Verkkopalveluista rakennetaan yksi eheä kokonaisuus: nykyiset (VSSHP:n) erilliset sivustokokonaisuudet, sisällöt ja palvelut kootaan yhdeksi yhtenäiseksi verkkopalveluksi Mahdollistetaan verkkosivuston vaivaton käyttö mobiililaitteilla Verkkopalveluille luodaan selkeä ja yhtenäinen konsepti, jolla sisältöjen määrää rajataan ja esittämistapaa yhdenmukaistetaan Uusi sisältörakenne on käyttäjälähtöinen (eikä organisaatiolähtöinen) Verkkojen sisältötekstit kirjoitetaan pääosin uudelleen Sisältöjen ulkoasuun, havainnollisuuteen, miellyttävyyteen ja näyttävyyteen panostetaan

Verkkopalvelun strategiset tavoitteet (2/5) Mielikuvat ja markkinointi Uusi verkkopalvelu on sairaanhoitopiirin osaamisen tärkein markkinointikanava. Palvelun pitää luoda myönteinen kuva osaavasta, turvallisesta ja potilasystävällisestä sairaanhoitopiiristä ja sen sairaaloista. Tavoitteisiin pyritään mm. seuraavin uudistuksin: Verkkosivuille tuodaan sisältöä, jossa kerrotaan sairaaloiden ja muiden palveluyksiköiden osaamisesta, ammattitaidosta, palvelun ystävällisyydestä, turvallisuudesta ja muista potilaille tärkeistä asioista Verkkosivujen ulkoasu toteutetaan markkinointiviestinnän näkökulmasta Sairaaloiden henkilökuntaa tuodaan kasvoina esiin verkkosivuilla Potilaiden palautteita tuodaan osaksi sivuston sisältöä

Verkkopalvelun strategiset tavoitteet (3/5) Verkkopalvelujen hallintaprosessien kehittäminen tavoitteena yhtenäisen viestintälinjan noudattaminen ylläpidon helpottaminen ja selkiyttäminen rajallisten verkkopalveluresurssien järkevä käyttö Tavoitteeseen pyritään mm. seuraavin keinoin: Ei tehdä päällekkäistä ylläpitotyötä ja sisältöjä Luodaan toistuvat tiedot vain kerran ja viedään ne nostoina ja linkityksinä sivuille hyödynnetään muissa internetpalveluissa saatavilla olevia tietoja (Duodecimin Terveyskirjasto, THL, Kela, ”kolmas sektori”)

Verkkopalvelun strategiset tavoitteet (4/5) Vuorovaikutteisuus verkkopalveluun kehitetään vaiheittain vuorovaikutteisia palveluja tarjotaan yhteisöpalveluista tuttuja palaute- ja vuorovaikutuskanavia sairaanhoitopiirien resurssien puitteissa Tavoitteeseen pyritään mm. seuraavin uudistuksin: tehdään palautteen antamisesta mahdollisimman helppoa nopeutetaan palautteiden käsittelyä päästetään potilaiden ”ääni” kuluviin verkkosivuilla julkaisemalla palautteita laaditaan kysymys-vastaus-palstoja rajallisista aihepiireistä

Verkkopalvelun strategiset tavoitteet (5/5) Asiointi ja potilaiden omatoimisuus Verkkopalvelun uudella julkaisujärjestelmällä ei ratkaista sähköisen asioinnin tarpeita Uusi verkkopalvelu tukee potilasasiointia tarjoamalla riittävästi ymmärrettävää ja tarpeellista tietoa vuorovaikutusmahdollisuuksia yksinkertaisia lomakkeita, joilla voidaan korvata ja täydentää neuvonta- ja asiakaspalveluprosesseja

Tekniset tavoitteet Tekninen toimintavarmuus uudella julkaisujärjestelmällä varmistetaan palvelun saatavuus, toimintavarmuus ja sivujen nopeat latautumisajat Helppokäyttöisyys (hallinta) sisällöntuotannon rajoitettu hajauttaminen joustavia ylläpitotyökaluja monipuolisten sisältöjen tuotantoon matala oppimiskynnys järjestelmän työkalujen käyttämiseen Kieliversioinnin tuki uuteen verkkopalveluun nykyistä enemmän vieraskielistä sisältöä teknisillä ratkaisuilla tuetaan vieraskielistä julkaisutoimintaa Varautuminen kriisitilanteisiin Teknisen järjestelmän valmius viestintätarpeisiin poikkeustilanteissa

Yhteenveto tavoitteista Mukautuminen älypuhelimiin ja tablettilaitteisiin Käytettävyys ja esteettömyys Kieliversiot Laatu ajantasaisuudesta huolehtiminen, tekninen varmuus ylläpitäjien koulutus, rajoitettu hajauttaminen verkkosivut osana maineenhallintaa (markkinointi) Sähköinen viestintä Uutiskirje, blogit, tapahtumakalenteri, videot Linkitykset yhteisöpalveluihin (some) Käyttäjälähtöisyys - aktiivinen käyttäjäseuranta Vuorovaikutteisuus

Hankintamenettely SH-piiri(t) valmistelee Vaatimusluettelo Medbitille Laaja kilpailutus Julkaisujärjestelmän toimittaja Mahdollisesti myös ulkoasun toteuttaja Tarjouspyyntö ulos 17.12. mennessä Tarjoukset sisään 14.1. mennessä Päätös 25.1. mennessä