Projektin budjettien ylitykset Toimitusketjun valvonta Projektitoiminta Haikon kartano 21.4.2009 Samuli Kyttälä
Toimitusketjujen rooli projektitoiminnalle Projektille löytyy monta määritelmää. Yksi voisi olla: Projekti on erinäinen määrä toimitusketjuja, jotka yhdistyvät lopuksi yhdeksi tuotteeksi
Toimitusketjut Toimitusketjuja on monenlaisia: Teknologiaa Suunnittelua Järjestelmiä Rakenteita Laitteita Putkistoa Komponentteja Eristystä (materiaali ja työ) Rakentamista (maansiirto, valut, asennus jne) Koestamista Käyttöön ottoa Jne…
Trendit Vuoteen 2004 tilanne oli kohtuullisen vakaa: Hintakehitys vakaa Toimitusajat luotettavia Laatuongelmat vähäisiä Toimitusvalvonta suurelta osin toimittajien sisäistä laadunvarmistusta. Loppuvuodesta 2004 alkoi aivan uusi aikakausi Jo tehdyistä hankintasopimuksista toimittajat ilmoittivat yksipuolisia hinnankorotuksia Toimitusajat pidentyivät eikä toimittajien lupauksiin voinut enää luottaa Laatuongelmat lisääntyivät dramaattisesti ja alkoi esiintyä jopa väärennettyjä dokumentteja, kuten ainestodistuksia ym. Toimitusvalvonnan tarve kasvoi merkittävästi. Toimitusvalvonnan merkitys on kasvanut voimakkaasti ja siitä on muodostunut keskeinen menestystekijä investointiprojekteissa.
Tilanne tällä hetkellä Tilanne on selvästi rauhoittunut ja hintojen kasvu on taittunut Toimitusajat ovat lyhentyneet ja materiaalien ja laitteiden saatavuus on huomattavasti parantunut. Laadun suhteen on kuitenkin edelleen huolenaiheita ja laadunvalvonnan määrää on hyvä lisätä.
Erään projektin putkiston toimitusketju Tehtaat Tukkurit Hankinta Toimitus- valvonta Varasto Urakoitsija Suunnittelu Toimittaja 1 Toimittaja 2 Toimittaja 3 Toimittaja 4 Several Venttiilit Venttiilit Clamp connection Pipes Elbows T-pieces Flanges Bolts Nuts Gaskets Purchase requisition materials High Pres- sure valves Low pres- sure valves Welding High Pressure material Low Pressure material Pipe Bridge Receiving Warehouse "50" Site 1 Site 2 Site 3 Site 3 Warehouse "10" Material releases
Valvonta ratkaisu ongelmiin? Koko toimitusketjun valvonta on käytännössä mahdotonta! Valvonnassa tulee keskittyä oleellisiin, lopputoimitukseen vaikuttaviin asioihin Projektitoiminnassa pitää aina muistaa antaa eri toiminnoille edellytykset onnistua Eli palataan takaisin projektitoiminnan vaiheistuksiin ja miten projektia hallinnoidaan. Päätöksenteko- kohtia Vaihe 1 Esiselvitys Vaihe 2 Alustava suunnittelu Vaihe 3 Perus- suunnittelu Vaihe 4 Toteutus-projekti Vaihe 5 – 6 Käyttöön- otto Käynnistys Sulkeminen
”Back to basics” Perussuunnittelun aikana luodaan edellytykset toimitusketjujen hallinnalle ja valvonnalle Toimitusketjujen valvonta ei ole muuta kuin normaalia projektin aikataulutusta ja koordinointia Koko ketju suunnittelusta asennukseen kuuluu toimitusketjuun Huonosti tehtyä projektisuunnitelmaa ei pysty korvaamaan toimitusvalvonnalla. Hyvin tehtyä projektisuunnitelmaa pitää toki valvoa!!!
Toimitusvalvonnasta Toimitusvalvonnan merkitys on selvästi lisääntynyt Edellytykset toimivalle toimitusvalvonnalle luodaan hyvien projektiosuunnitelmien avulla, joihin kuuluu hankinnan ja urakoinnin suunnittelu. Toimitusvalvojien tulee olla mukana laatimassa hankintasuunnitelmaa Hankintasuunnitelman perusteella suunnittelun tulee valmistella omia hankintadokumenttejaan Toimitusvalvonnan on laadittava toimitusvalvontasuunnitelma ja raportoitava edistymää sitä vasten Toimitusvalvonta pystyy hyvin seuraamaan toimituksen hintaa ja aikataulua. Laadunvalvonnassa pitää olla mukana suunnittelun asiantuntijoiden tuki. Muutostenhallinta hyvin tärkeää myös toimitusvalvonnan osalta, kuten koko projektihallinnan osalta.