Osallistuminen -teemaryhmä Väliraportointi 28.2.2018 17.9.2018 www.pirkanmaa2019.fi

Osallistuminen – teemaryhmän tavoitteet Osallistuminen -teemaryhmän tehtävä on tarkastella osallistumisen mahdollisuuksia asukkaan / kuntalaisen näkökulmasta arvioida osallistumisen menetelmiä ja haastaa osaamisen, asenteiden ja viestinnän näkökulmasta järjestäjä/ tuottajaorganisaatioita sekä valmistelijoita (kts. kuva). Maakunnan osallistumismallia kuvaa kolmio jonka kärkinä ovat 1) valmistelijoiden ja koko organisaation osallistumis- ja viestintäosaaminen ja asenne yhdessä tekemiseen. 2) tilanteen mukaan valittavat osallistumistavat ja viestintä, joilla 3) osapuolet saavat tietoa, voivat vuorovaikuttaa ja ottaa kantaa. Kun kärjet toisiinsa liittyvä rengas pyörii kitkatta, voidaan odottaa hyviä tuloksia. Edellyttää mm. valmistelijoiden ja johdon valmennusta, digitaalisia ja muita menetelmiä vuorovaikutukseen, viestintään ja asioiden havainnollistamiseen sekä osapuolten; järjestöjen, neljännen sektorin, yritysten ja asukkaiden mukaanottoa ja motivointia, jotta kaikki kokemus ja tieto saadaan maakuntamme hyväksi. (henkilöstöryhmän alatyöryhmä käsittelee maakunnan palvelukseen siirtyvän henkilöstön osallistumismahdollisuuksia). Kuva (A.Leskinen): Pirkanmaan maakunnan osallistumisen malli 17.9.2018 www.pirkanmaa2019.fi

Työryhmään työn vaihe Osallistuminen – teemaryhmä järjestäytynyt lokakuussa 2016 Teemaryhmä on työstänyt laaja-alaisesti osallistumisen malleja - järjestetty aiheesta kuntalaistilaisuus syksyllä 2017 Yleinen osallistumisen malli on edellä kuvattu. Siihen kuuluvat ryhmän hyväksymät osallistumisen perusarvot, joilla kuvataan osallistumisen tavoitetilaa (kts diat 4 ja 5) Konkreettisempia toimintamalleja arvioidaan kevään 2018 aikana Osallistumisen mallien varsinainen käytännön testaus ja toimeenpano aikataulutettu syksylle 2018 17.9.2018 www.pirkanmaa2019.fi

Osallistumisen perusarvot (IAP2) Kansalaisella tulee olla mahdollisuus sanoa kantansa asioihin, jotka vaikuttavat hänen elämäänsä. Osallistumiseen sisältyy lupaus siitä, että osallistuminen vaikuttaa päätöksiin. Osallistuminen edistää kestäviä päätöksiä, koska päättäjien lisäksi kaikkien osallistujien tarpeet ja intressit tunnistetaan ja niistä keskustellaan. Osallistuminen hakee ja auttaa niitä osallistumaan, joihin vaikutuksia voi kohdistua ja joita päätökset saattavat kiinnostaa. Osapuolten panokset työskentelyyn varmistetaan suunnittelemalla osallistumistavat Osallistumiseen kuuluu riittävän informaation toimittaminen osapuolille, jotta osallistuminen on mielekästä. Osallistujille kuuluu kertoa, kuinka heidän kannanottonsa vaikuttivat päätöksiin.

Toimeenpanosuunnitelman ajantasaisuus ja ryhmälle asetetut tavoitteet Toimeenpanosuunnitelman teemaryhmälle asetetut tavoitteet ovat pääosin ajantasaisia Yksityiskohtaisempaa työn projektointia ei ole toistaiseksi tehty – perustettu alatyöryhmä Maakuntalaisten osallistuminen päätöksentekoon ja toimielintyöhön sekä sovittu, että jokainen työryhmän jäsen seuraa kiinnostuksensa ja edustamansa asiantuntijuuden näkökulmasta ”kummeina” muita uudistuksen työryhmiä osallistumisen ja osallisuuden osalta. Lisäksi projektipäällikkö voi esittää pyydettäessä teemaryhmän jäseniä asiantuntijoiksi muihin perustettaviin alatyöryhmiin. Työryhmä on aikataulussa asetettuihin tavoitteisiin nähden ja tavoitteet voidaan saavuttaa asetetussa aikataulussa 17.9.2018 www.pirkanmaa2019.fi

Tavoite 1 Valmistelee kansalaisten suoran ja edustuksellisen osallistumisen työkalut ja periaatteet yhteistyössä KoJon kanssa liittyen päätöksentekoon ja toimielintyöskentelyyn  Konkretisoi, miten asukkaiden näkemykset saadaan osaksi päätöksentekoa ja suunnittelun tueksi Uuden ajan päätöksentekoon osallistumisen toimintamalli ja työkalut V1 luotu  yhdessä Kojo – työryhmän kanssa Nettisivut ja sovellukset / kysy ja saat vastauksen Työryhmä koostanut osallistumisen malleja laaja-alaisesti Yhteistyö Kojo –työryhmän kanssa aloitettu: perustettu alatyöryhmä Maakuntalaisten osallistuminen päätöksentekoon ja toimielintyöskentelyyn Yhteistyö I&O hankkeen kanssa – yhteinen vanhusneuvostoille suunnattu tilaisuus 8.4.2017 Asukkaiden näkemyksiä kuultu Mediapoliksessa järjestetyssä tilaisuudessa 8.10.2017 Työpajatyötä kevään 2018 aikana Osallistumisen näkökulmasta toiveena, että Pirkanmaa 2019 -verkkosivustolle tulee maakunnan asukkaille ”Kysy ja vastaa” - palsta (uudet verkkosivut valmisteilla, vastuuhenkilönä tiedottaja Tiina Tanni)  . Työryhmän ehdotus: Pirkanmaan liiton verkkosivulle laitetaan kevään 2018 aikana osallistumisesta ”Ideaali osallistumisen toimintamalli (case kuvaus), jossa kaikki on loistavasti”  - Ideaali malli toimisi osaltaan verkkokeskustelun herättäjänä.  Osallistumisen visualisointi, piirrosmallilla (Tussitaikurit tmv.) Tarina, minun Pirkanmaani (vrt. Ota kantaa-sivusto) 17.9.2018 www.pirkanmaa2019.fi

Tavoite 2 Seuraa (läntinen maailma) ja suunnittelee eettisestikin kestävät maakunnan asukkaiden osallistumisen toimintamallit (väliaikaishallinto ja maakuntavaltuusto)  Jalkautuminen ja näkyminen, maakunnan tunnettuuden lisääminen (yhtymäkohta viestintä)  Maakuntabussi  - Striimaus Yleisenä toteamuksena: asukkaan/maakuntalaisen osallistumista on myös se, että vain seuraa asioita mutta tietää mitä osallistumismahdollisuuksia on. Kansainvälisen, kaikilla mantereilla, myös useissa Euroopan maissa toimivan IAP2-järjestön ”Osallistumisen perusarvot” on hyväksytty työn lähtökohdiksi. Esim. Tanskan ja Hollannin tekemät uudistukset kannattaa huomioida taustamateriaalina.  Yhteistyö maakunnan tunnettuuden lisääminen viestinnän kanssa aloitettu Käytetään apuna työryhmän yliopisto- ja tutkijaedustajia (opinnäytetyöt, julkaisut, opiskelijayhteistyö) (IAP2=The International Association for Public Participation) 17.9.2018 www.pirkanmaa2019.fi

Tavoite 3 ja 4 Koordinaatio osallistumisen eri tasoilla (organisaatio, kunta, maakunta)  Toimiva työryhmäkummitoiminta  Osallistumisen kautta asukkaat ja henkilöstö mukana palvelustrategian ja -lupauksen valmistelussa ja arvioinnissa  Teemaryhmän jäsenet toimivat varsinaisina jäseninä sekä kummeina muissa hankkeen teemaryhmissä Teemaryhmä käsitellyt kokouksessaan maakuntastrategian luonnosta Koordinaatio TKI-toimintaan sekä valtakunnallisiin hankkeisiin (AKE, Nuksu, 1&On, Lape) ja opiskelijayhteistyö) Osallistumisen verkostojen, kokemusasiantuntijuuden ja muiden työkalujen yms. tuki työryhmille (koulutus, uusi opiskelijoiden oppimisympäristö)  Teemaryhmän koordinaatio TKI-toimintaan on valmistelussa, ryhmä on mukana Suomen kuntaliiton AKE- hankkeessa, I&O:n kanssa aloitettu yhteistyö 17.9.2018 www.pirkanmaa2019.fi

Mikä on työryhmän keskeisin ratkaistava asiakokonaisuus kesään 2018 mennessä? Työryhmän tulee uudelleen tarkastella viime vuonna työstettyjen mallien toimivuutta mm. valmistelevan valiokuntamallin osalta Kesän 2017 loppuraportissa esitetyt osallistumisen mallit ja materiaalit tulee vielä käydä kokonaisuudessaan läpi ja tehdä niiden pohjalta konkreettisia esityksiä osallistumisen malleista päätöksentekoa varten (materiaali on paljon, tarpeen löytää sieltä olennaisin tulevaan loppuraportissa esitettävään osallistumisen toimintamalliin). Onko mahdollista löytää vielä uusia toimintamalleja? Käydään läpi myös eri malleihin sopivat työkalut: sähköiset menetelmät, raadit, ym. mahdolliset työvälineet Erityishuomiota tulee kiinnittää heikoimmin osallistuvien ryhmiin (erityisryhmät, selkokielisyyttä tarvitsevat ryhmät) 17.9.2018 www.pirkanmaa2019.fi

Riskienhallinta Työryhmä käsitteli riskienhallinnan kokonaisuutta kokouksessaan 22.2.2018 Riskienhallinnan kokonaisuuden käsittelyä jatketaan. Keskeisin riski liittyy koko uudistushankkeen aikatauluun/uudistushankkeen etenemiseen valtakunnan tasolla. Työryhmän työskentelyyn liittyvänä riskinä nähtiin se, että poissaolot ryhmän työskentelystä vaikeuttavat asioiden seuraamista/perehtymistä. Toisaalta saadaan suoraan palautetta, miltä työryhmän toiminta näyttäytyy ulospäin muistioiden ja dokumenttien valossa. Työryhmä on tiedostanut myös jatkuvan laajentumisen riskin, mutta todennut ydinryhmän sitoutuneen vahvasti ja uusien osallistujien tuovan uutta ajattelua ja näkökulmaa työskentelyyn. Mahdollisena riskinä nähtiin, että hankkeen valmistelussa maakuntalaisten osallistuminen työryhmän kautta voi olla näennäistä 17.9.2018 www.pirkanmaa2019.fi

Muut huomiot ja terveiset uudistusvalmistelulle Työryhmien välinen koordinaatio ja tiedonjako Osallistuminen – teemaryhmän jäseniä on osallistunut muiden teemaryhmien kokouksiin; muutosjohdon toivotaan huomioivan, että osallistumisen teemaryhmän jäseniä voitaisiin jatkossa hyödyntää muiden työryhmien toiminnassa systemaattisemmin Ns. kummitoiminnalla jokainen seuraa muita työryhmiä osallisuuden ja osallistumisen näkökulmasta ja tuo teemaryhmään tarvittaessa arvioitavaksi ja kommentoitavaksi asioita; projektipäällikön roolina virkamiestasolla toimivan yhteistyöverkoston rakentaminen Muutosviestintä Yhteistyö viestintäryhmän kanssa tiivistynyt – oleellinen osa muutoksen näkyvyyden ja tiedon jakamisen kannalta Asukasviestinnässä huomioidaan saavutettavuusdirektiivi sekä käytetään selkokieltä – viestinnässä tulee painottaa sitä, miksi osallistuminen on tärkeää ja mitä tarkoitetaan maakunnan strategialla ja palvelulupauksella osallisuuden näkökulmasta kuntalaisen arjessa. 17.9.2018 www.pirkanmaa2019.fi