Hankintaprosessi IS-Hankinta Oy Liite2 Hankintaprosessi

Hankintastrategia Kilpailutuksen suunnittelu ja tarjouspyyntö Tarjouspyynnön julkaisu Tarjousten käsittely Päätöksen teko ja tiedotus Sopimuksen teko Sopimuksen hallinta Hankintaprosessi Hankintaprosessissa on kuvattu kilpailutukseen osallistuvien tahojen tehtävät ja vastuut. HA = hankinta-asiantuntija, SA = sisäinen asiakas, TJ = toimitusjohtaja, TO = toimittaja, UA = ulkoinen asiakas V = vastaa, K = konsultoi, ( )=tarvittaessa Halutessaan sisäinen asiakas voi tehdä hankintapäätöksen itse, jolloin asiakkaalle siirtyy juridinen vastuu päätöksestä. 2IS-Hankinta Oy Juridinen määrämuotoinen prosessi Halutun lopputuloksen mahdollistaminen Lopputuloksen varmistaminen

Vastuut, tehtävätHASATOUA Hankinnan aikataulutuksen suunnitteluv Hankinnan markkina-analyysi Hankinnan nykytila  nykyisten toimittajien arviointi  asiakaslähtöinen toiminnan analysointi Toimittajien näkemys tarjontamarkkinasta Tarvelähtöinen uusien toimittajien ja tuotteiden/palveluiden kartoitus vvkk Kysyntätarpeen analysointivvk Tilaus-toimitusketjun hallintavkkk Hankintastrategia 3IS-Hankinta Oy

Kilpailutuksen suunnittelu ja tarjouspyyntö Vastuut, tehtävätHASATOUA Kilpailutuskalenterin päivittäminenvkk Kilpailutus toimeksianto (kilpailutuspyyntölomakkeella)kv Hankintaryhmän puheenjohtajuus ja arkistointivastuuv Hankinnan tavoitteiden ja vähimmäisvaatimusten määritteleminen vvk Teknisten vaatimusten antaminen (”speksit”)vv Toimittajakeskustelut Osto- ja kulutustietojen hankkiminen Tavoitehintakeskustelut vkk Päätös kilpailutuksesta ja hankintamenettelystävvkk 4IS-Hankinta Oy

Tarjouspyynnön julkaisu Vastuut, tehtävätHASATOUA Tarjouspyynnön hyväksyminen tarvittaessa (esim. LTK)v Hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön julkaiseminenv Lähettää tarjoukset potentiaalisille toimittajillev Tarjouspyynnöstä tiedottaminen, infotilaisuuden järjestäminen tarvittaessa vkk Tarjouspyynnön lisäkysymysten käsitteleminenvkk Tarjouksen tekeminenv 5IS-Hankinta Oy

Tarjousten käsittely Vastuut, tehtävätHASATOUA Tarjousten avaaminen ja avauspöytäkirjan laatiminenv Tarjoajan soveltuvuuden ja tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, hylkäysesitysten laatiminen vkk Vertailutaulukon laatiminen ja täydentäminenvkk Vertailutaulukon hyväksyminenvkk 6IS-Hankinta Oy

Päätöksen teko ja tiedotus Vastuut, tehtävätHASATJTOUA Hankinta- ja hylkäyspäätösesityksen laatiminenv Hankinta- ja hylkäyspäätöksen tekeminen(v)v Päätöksistä tiedottaminenv Mahdollisten valitusten käsitteleminenvkk 7IS-Hankinta Oy

Sopimuksen teko Vastuut, tehtävätHASATJTOUA Sopimusluonnoksen laatiminenvkk Sopimusluonnoksen hyväksyminenvkk Sopimuksen allekirjoittaminen(v)vv Sopimuksesta tiedottaminenvk Sopimuksesta tiedottaminen asiakasorganisaatiossa v Tietojärjestelmien päivittäminenvv Katalogin hyväksyminenv 8IS-Hankinta Oy

Sopimuksen hallinta Vastuut, tehtävätHASATJTOUA Sopimusten mukaisten palvelujen/tuotteiden tilaaminen v Päivittäisten palautteiden/reklamaatioiden antaminen v Toimittajatapaamisten organisointi ja puheenjohtajuus vkk Hinta- ja tuotemuutosten sekä sopimuserimielisyyksien käsitteleminen vk Toimittajakohtaisten palautteiden/reklamaatioiden antaminen vk Vanhentuvien sopimuksien uudelleen kilpailutus (prosessi alkaa uudelleen alusta) vkkk 9IS-Hankinta Oy