Yhteishankinnat Jukka Katainen 5.7.2016.

Esitys aiheesta: "Yhteishankinnat Jukka Katainen 5.7.2016."— Esityksen transkriptio:

1 Yhteishankinnat Jukka Katainen

2 Edellytykset yhteishankinnalle
Edellytykset yhteishankinnalle selvitettävä huolella heti aluksi ja arvioida uudelleen jatkuvasti prosessin aikana Jos edellytyksissä on heti tai tulee matkalla vähänkään epäselvyyttä, kannattaa suosiolla lopettaa Todelliset tavoitteet identtiset? Kelpaako aidosti sama ratkaisu? Voidaanko pienet erot ratkaista? Onko järkevä organisoituminen mahdollista? Voimmeko luottaa yhteystyökumppaneihin?

3 Esimerkki yhteishankinnan epäonnistumisesta
Kokonaisarkkitehtuurijärjestelmä Kolme osallistujaa, yksi ilmoitti että on vain mukana, ei osallistu työstöön Määritysvaihe OK, edistys ilman ongelmia Tarjouspyynnön teko ilman ongelmia Tarjoukset: arviointi tarjouspyynnön perusteella Tulos ei kelpaa lainkaan yhdelle osallistujista ”juuri tätä tuotetta emme halunneet”, haluamme edistyneemmän Päätekijälle tulos oli taasen juurikin haluttu, sillä oli arvioitu että riittää toistaiseksi tarpeeseen hyvin Määritysvaiheessa ei siis selvästikään olut keskusteltu tarpeeksi siitä mikä on todellinen ja aito tavoite ja mitkä ovat reunaehdot Hirvittävä vääntö mitä tehdä, kun toinen ei halua lopputulosta ja yrittää kiertää ja kääntää vertailua ja toinen haluaa mennä juuri niin kuin suunniteltiin Kolmatta ei kiinnosta Tehtiin päätös kuten piti Päävastuullinen solmi sopimuksen Toinen kiinnostunut keskeytti (ilman hyväksyttävää perustetta) kisan omalta osaltaan Kolmas ei ollut enää lainkaan kiinnostunut, päätös kuitenkin tehtiin, mutta sopimusta ei ikinä solmittu Riskit: koko kisa olisi voinut kaatua tai päävastulliselta olisi voitu vaatia kovempia hintoja volyymin pienennyttyä luvatusta

4 Esimerkki yhteishankinnan epäonnistumisesta
Kokonaisarkkitehtuurijärjestelmä Todelliset tavoitteet identtiset? Kelpaako aidosti sama ratkaisu? Voidaanko pienet erot ratkaista? Onko järkevä organisoituminen mahdollista? Voimmeko luottaa yhteystyökumppaneihin?

5 Kilpailutuksen valmistelu & hyväksyminen
Markkinakartoitus ja määritysvaihe Mieluusti laaja osallistuminen työstövaiheessa Huom! Varmistaa edellytykset yhteiskisaan Määrityksen viimeistely projektiryhmän toimesta, kommenteille kun ”valmis” Tarjouspyynnön laatiminen Isot linjat tiedoksi kaikille matkalla Voidaan keskustella ja yrittää sovitella haluja, ei kuitenkaan jarruttaa

6 Kilpailutusmateriaalin hyväksyminen
Ennen julkaisua valmis materiaali kaikille osallistuville organisaatioille hyväksyttäväksi Tärkeät huomiot otetaan huomioon, ei enää isoja muutoksia Huom! Koskee koko tarjouspyyntömateriaalia, eli sitä mitä ostetaan että miten ostetaan (tarjousten vertailu) Jos ei jollekin kelpaa, ko. organisaatio jättäytyy suosiolla pois kisasta tässä vaiheessa Tarjouspyynnön julkaisu = sitoumus ostaa Julkaisun jälkeen pois jääminen tai venkoilu vaarantaa prosessin kaikkien muiden osalta

7 Tarjousaika ja tarjousten käsittely
Projektiryhmä hoitaa kysymykset ja tarjousten käsittelyn Muut toimittavat tietoja tarvittaessa Tarjoukset arvioidaan tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla ei komiteoita tai muuta laajaa keskustelua

8 Hankintapäätös ja sopimukset
Päävastuullinen laatii muistion tarjousten käsittelystä, tarjousten vertailun ja muut tarvittavat hankintapäätöksen liitteet Jokainen organisaatio tekee oman hankintapäätöksen Valitettavasti yksi yhteinen päätös ei mahdollinen, sillä julkista päätösvaltaa ei voi ulkoistaa Kaikissa päätöksissä oma valitusaika Yhdestä valittaminen koskee käytännössä kaikkia Kaikkien sitouduttava päätöksen tekoon tietyssä aikataulussa, mahdollisuuksien mutaan synkronoidaan julkaisu Päävastuullinen neuvottelee sopimuksen toimittajan kanssa Jokainen allekirjoittaa oman sopimuksen Pohjana neuvottelutulos + valitut optiot

9 Ohjausryhmän rooli Hyväksyy valmiit materiaalit
Varmistaa että kilpailutuksen scope pysyy kasassa Tekee linjapäätökset siitä mikä kuuluu mukaan ja mikä ei Ratkaisee ongelmat ja erimielisyydet tarvittaessa Tarvittaessa lobbausta eri organisaatioiden suuntaan Varmistaa että valmistelu etenee, eikä jumiudu ”lillukanvarsiluokan” erimielisyyksiin yhden tai muutaman osallistujan erityistarpeisiin

10 Sitoutumisen aste Tunnustelua siitä onko yhteistyö järkevää
Esiselvitys Tunnustelua siitä onko yhteistyö järkevää Vapaata, voi helposti jättäytyä pois. Voi ja pitääkin yrittää ajaa asiaa siihen suuntaan joka on itselle mieluinen Yhteistyösopimus Vahva indikaatio että haluaa olla mukana ja tähänastiset suunnitelmat ovat itselle sopivia Sitoudutaan omaan rooliin prosessin ajaksi Ei kuitenkaan sido vielä lopullisesti osallistumaan kilpailutukseen Tarjouspyynnön julkaisu Lopullinen päätös osallistumisesta juuri ennen julkaisua Sitoutuminen kilpailutuksen tuloksen hankintaan Julkaisun jälkeen vetäytyminen vain ja ainoastaan ”pakottavasta” syystä Hankintapäätös ja sopimus Pakko tehdä jos mukana Keskeytys vain lain sallimin edellytyksin Huom! Vetäytyminen vaarantaa koko kilpailutuksen myös muiden osalta

11 Kysymyksiä?

12 Johdanto Yhteishankinnalla tarkoitetaan prosessia jossa useampi hankintayksikkö kilpailuttaa yhdessä tuotteen tai palvelun. Hyödyt: Valmistelussa voidaan päästä parempaan laatuun Saadaan yhtenevä ratkaisu kaikille osallistujille Sopimuskauden yhteistyö Volyymihyödyt: hinnat ja tarjoajien kiinnostus Byrokratiaan käytetty kokonaistyömäärä pienenee Mahdollistaa myös mukana roikkumisen ilman omaa panosta Haitat: Ajallinen kesto pidempi kuin yksin tehdessä Pääorganisaattorille enemmän työtä

13 Esimerkki yhteishankinnan onnistumisesta
Tutkimustietojärjestelmä Neljä osallistujaa, joita yksi mukaan kesken prosessin Kaikissa vaiheissa vahva keskustelu yhteisestä tavoitetilasta ja onko sellaista. Erojen identifiointi ja ratkaisut niihin: optionaalisia moduleita joille eri hinta, eri hosting-vaihtoehdot optioiksi, jne Keskustelut kunkin arkkitehtien, päättäjien, jn. kanssa. Kesken mukaan tullut toi vahvoja omia näkemyksiään (mm. open source, käytettävä tiettyjä pohjia, jne…) Käytännössä koko homman valmistelu olisi mennyt uusiksi, ei yhteistä tahtotilaa Todettiin lopulta että tässä ei ole keissiä yhteistyölle  vetäytyivät pois Tarjouspyyntö, tarjoukset, vertailu jne. ongelmitta (yhteistyön osalta) Päätökset ja sopimukset tehtiin kaikkien mukana olleiden osalta Käyttöönotot saatiin vaiheistettua ja priorisoitua, myös synergiaa hyödynnettiin Onnistuminen!

14 Esimerkki yhteishankinnan onnistumisesta
Tutkimustietojärjestelmä Todelliset tavoitteet identtiset? Kelpaako aidosti sama ratkaisu? Voidaanko pienet erot ratkaista? Onko järkevä organisoituminen mahdollista? Voimmeko luottaa yhteystyökumppaneihin?

15 Valtuutus Hankintayhteistyösopimus osallistujien kanssa
Menettely Roolit Vastuut Taloudellisista riskeistä sopiminen Tehtävä heti alkuun, jotta on kaikille selvää mihin sitoudutaan Mahdollistaa vielä vetäytymisen tiettyyn pisteeseen asti Sovitaan haittamaksut, jos joku aiheuttaa omalla toiminnallaan haittaa muille kun kilpailutus julkaistu

16 Sopimuksen aikainen yhteystyö
Synergiat käyttöönottovaiheessa ”pääprojekti” kannattaa tehdä kerran Tarkentavat määritykset, vaatimustenmukaisuuden testaus Ensimmäisen käyttöönoton yhteydessä Asiakaskohtainen toimitus erikseen Ei palata enää kerran yhdessä hyväksyttyyn, vain asiakaskohtaiset asiat tässä Käyttöönotot mahdollisesti porrastettava Yhdessä saamme neuvotteluvoimaa Identtiset sopimukset helpottavat