Muutoksen johtaminen Jukka Ahonen

Hallittu vai hallitsematon? Johtajilla oletetaan olevan yliluonnollinen kyky suojella organisaatiota ympäristön muutoksilta Useimmiten he eivät voi päättää etukäteen muutosten vauhtia tai laajuutta

Hallittu muutos Kokonaiskuva Ohjausryhmä Suunnitelma Toteutus Miksi muutos Reunaehdot Toivottu tulos Ohjausryhmä Avainhenkilöt Johtamisvastuu Suunnitelma Yhteinen Julkinen Toteutus Suunnitelmaan kiinnittyminen Perustoiminnan varmistaminen

1 Kokonaiskuva Auttaa johtoa hallitsemaan kokonaisuutta. Mistä muutos on lähtöisin Mitä muutoksella tavoitellaan Reunaehdot: sitovat päätökset ja aikatekijät Näyttää avainhenkilöt Näyttää toteuttamissuunnitelman Kertoo miten osallisia kuullaan ja tuetaan Kuvaa miten muutosta johdetaan

2 Ohjausryhmä Johtaa muutostyötä varmistamalla että muutosprosessi tukee tuotantoprosessia ja etenee sovitusti pitämällä kaikki osalliset ajan tasalla muutoksen eri vaiheissa kuulemalla niitä, joilla on suurin vaikutus muutoksen toteutumiseen

Ohjausryhmän jäsenet Johtajalle muutos on rajattu työprosessi reunaehdot: sitovat päätökset ja aikatekijät alku ja loppu Ohjausryhmä muodostuu avainhenkilöistä, joita voivat olla ne, jotka asemansa puolesta ovat vastuussa muutoksen etenemisestä joilla on eniten tietoa seurausvaikutuksista joilla on paljon vaikutusvaltaa joilla on intoa ja energiaa

3 Julkinen suunnitelma Kuvaus muutoksen eri vaiheista kaikkien käyttöön Mitä tiedetään varmasti Mitä ei tiedetä Lupaus – rajaa tehtävää Mitä tavoitellaan Keitä kuullaan ja milloin Mistä tiedotetaan Kuka hoitaa mitäkin

4 Toteutus Pidetään kiinni suunnitelmasta ja toimitaan avoimesti Seurataan muutoksen etenemistä ja tarkistetaan suunnitelmaa sen mukaan Jos suunnitelmaa on muutettava, tehdään näkyviä päätöksiä ja tiedotetaan niistä ennen kuin aletaan toimia Kun on varmaa, että muutoksesta on tullut pysyvä, kiitetään kaikkia ponnisteluista

Muutosta täytyy johtaa loppuun asti Johtaja kertoo koko ajan, missä mennään Johtaja huolehtii siitä, että kysymyksiä voidaan esittää ja niihin vastataan Johtaja tukee eniten niitä, jotka tekevät suurimman työn Johtaja varmistaa, ettei niitä unohdeta, jotka jatkavat perustyön tekemistä

5 Seuranta ja lopetus Vielä on syytä tarkistaa, etteivät ihmiset ole luisuneet takaisin vanhoihin toimintatapoihin Ohjausryhmä puretaan Valmistumista juhlitaan yhdessä

Muutos on kaksikerroksinen prosessi HALLINNOLLINEN = RATIONAALINEN PSYKOLOGINEN = EMOTIONAALINEN Näkyvät Näkymättömät Tarkoitus Avainhenkilöt Aikataulu Johtaminen Lopetus Uusiutuminen Vastustus Luopuminen Mielikuvat Hype

Päätöksenteko ja sitoutuminen Yhteisymmärrys-päätös Yksimielinen päätös Enemmistö-päätös Vähemmistö-päätös Huomaamaton päätös Auktoriteetti-päätös SITOUTUMINEN Sopimus Muutos alkaa päätöksenteosta

Vastarinnan viesti Vastustus kertoo, mikä on mahdollista Vastustajien sitouttaminen on tärkeämpää kuin samanmielisten Uusi on OK, jos vanhasta ei tarvitse luopua Vastustajissa on energiaa

Luopumisen tuska Muutoksessa menetetään aina jotakin hyvää Vaikeimpia muutokset ovat niille, jotka arvostavat ammattitaitoa ja osaamista ja ovat oman alansa huipulla

Muutos ja valta Muutos nollaa vanhat sopimukset Muutos vie välitilaan, jossa rajat ja roolit määritellään uudelleen Muutos on aina toteuttajien käsissä. Parasta on antaa se heille tarpeeksi ajoissa

Kriisivaiheet Shokkivaihe ”Ei voi olla totta” * todellisuuden kieltäminen & lamaantuminen 2 Reagointivaihe ”Miten minulle tässä käy?” * silmien avautuminen & puolustautuminen 3 Hyväksymis- ja oppimisvaihe ”Miten hoidamme tämän?” * todellisuuden hyväksyminen 4 Uusi vaihde ”Tavoittelemme parasta mahdollista” * muutoksen hyväksyminen & vastarinnan hiipuminen

www.mestariluokka.fi