Projektityöskentely Luento 7 Hanna-Kaisa Lammi

2 Sisällys Projektikokoukset Edistymisraportti Johtoryhmän kokoukset Projektin päättäminen Toimituksen hyväksyminen Loppuraportti Hyväksymisen jälkeiset toimenpiteet

3 Projektikokoukset Yleensä viikottain Tarkoituksena on selvittää projektin tila ja jakaa tietoa projektin sisällä Vakiomuotoinen esityslista tuo jämäkkyyttä muuten melko vapaamuotoiseen kokoukseen Tärkeää on kuunnella kaikkia projektin jäseniä ja kirjata poikkeamat, ideat, päätökset ja mahdolliset uudet riskit

4 Projektikokouksen esityslista edellisen kerran avoimet tehtävät terveiset projektin johtoryhmältä projektin edistyminen (käydään läpi esim. henkilö henkilöltä) projektin yleiset asiat projektin tiedotusasiat kokouksen aikana tulleet avoimet tehtävät

5 Edistymisraportit Valmistele raportin tiedot: –päivitä aikataulut ja kustannukset ja selvitä mahdolliset poikkeamat –ylläpidä kuormitussuunnitelmaa ja selvitä yli- ja alikuormitukset –pyydä mahdolliset lisätiedot projektiryhmältä ja/tai aliprojekteilta –päivitä riskilistaa –etsi ratkaisuehdotuksia poikkeamiin

6 Edistymisraportin sisältö viime kokouksen jälkeen tehdyt tehtävät seuraavat tulevat tehtävät aikataulu- ja kustannusseuranta riskiseuranta ja ehdotukset poikkeamiin tarvittavat päätökset (toimenpiteet kustannuksiin, aikatauluun, resursseihin, alihankkijoihin jne.) muut oleelliset asiat

7 Edistymisraportin käsittely Toimita raportti sovittuna ajankohtana, esim. joka toisen viikon maanantai Mikäli raporttia ei käsitellä ohjausryhmän kokouksessa, pyri varmistamaan johtoryhmän jäseniltä, että raportti on luettu ja ymmärretty

8 Johtoryhmän kokoukset Tehtävät: –informointi projektin etenemisestä esim. edistymisraportin avulla –poikkeamien ja niiden syiden selvittäminen –päätöksenteko Ensimmäisessä kokouksessa sovitaan käsittelytavat, kokousten tiheys ja kesto. Nämä tiedot dokumentoidaan projektisuunnitelmaan. Dokumentit: esityslista ja pöytäkirja

9 Projektin päättämisen vaiheet Tarkastetaan tulokset ja arkistoidaan ne Tuote tai palvelu toimitetaan asiakkaalle, tuotetukeen ja pidetään tarvittaessa ennalta sovitut koulutukset Valmistellaan projektin loppuraportti Sovitaan projektin arvioinnista ja mittareiden laskemisesta Vapautetaan projektiryhmä muihin tehtäviin Pidetään projektin päättämiskokous (”kickout”)

10 Projektin päättämisen ongelmia henkilöt siirtyvät uuteen projektiin, vaikka entinen on vielä kesken dokumenttien saattaminen lopputuloksen tasalle projektin vastaanotto vaikeata, kuka hyväksyy? ei tiedoteta päättämisestä ja tuloksista projekti päättyy, kun rahat loppuvat käyttöönotto keskeneräisenä projektin päättymistä ei ole rajattu selkeästi ei palkita hyvistä suorituksista

11 Toimituksen hyväksyminen Projektin hyväksymiskriteerit tulee dokumentoida esim. projektisuunnitelmaan Yleensä asiakas tekee hyväksymis- testauksen Katselmointeja voidaan käyttää hyväksymisen tukena Kun kaikki hyväksymiskriteerit on täytetty, voidaan allekirjoittaa joko johtoryhmän pöytäkirja tai erillinen paperi projektin päättämisestä

12 Dokumentoinnin arkistointi Projektin alussa on määritelty –asiakirjojen luokittelu –arkistointitapa –arkistointipaikka –vastuut Jokaisessa dokumentissa tulee olla –dokumentin nimi, versionumero ja versiohistoria –laatijan nimi ja luontipäivämäärä –dokumentin tallennuspaikka / hakemistopolku –dokumentin tila (luonnos, valmis katselmoitavaksi, hyväksytty) –julkisuusaste (julkinen, sisäinen, luottamuksellinen)

13 Projektikansio Projektin hallinnollisten dokumenttien säilytyspaikka, arkistoidaan Sisältö –Projektiehdotus –Projektisuunnitelma –Pöytäkirjat kokouksista –Muistiot –Raportit –Laskut ja tarveilmoitukset –Sopimukset »ks. Pelin s. 364

14 Tekninen dokumentaatio Tekniset dokumentit päivitetään ennen projektin päättymistä Dokumentaatio hyväksytetään (versionumero esim. 1.0) Dokumentit arkistoidaan yhdessä projektikansion kanssa omaksi nipukseen

15 Projektin loppuraportti Tarkoituksena on antaa arvokasta tietoa seuraavien projektien tehokkaampaa toteutusta varten  tiedot organisaatiolle  prosessi- ja menetelmäkehitystä Projektipäällikölle on annettava palaute loppuraportista Loppuraportti ei ole päiväkirja vaan yhteenveto projektin tapahtumista Sisäinen vai myös asiakkaalle tarkoitettu?

16 Loppuraportin sisältö Projektin yleiskuvaus Projektin sisällöllinen onnistuminen (tekniset, sisällölliset ja laatutavoitteet) Projektin ajallinen onnistuminen (aikataulun toteutuminen, resurssien käyttö) Projektin taloudellinen onnistuminen (kustannukset, tuotto, kate) Organisaation toiminta projektissa (johtoryhmä, projektiryhmä, muut työryhmät) Ongelmia projektin toteutuksessa (ongelmat, toimenpide-ehdotukset) Takuu ja ylläpitojärjestelyt, muut selvitykset

17 Lisäksi loppuraporttiin… Jäikö jotain tekemättä? Tuliko jotain lisätehtäviä, jotka suoritetaan tiettyyn päivään mennessä? Kuka hoitaa projektiin liittyviä asioita kun projektiorganisaatio on purettu? Kuka teki projektissa mitäkin ja henkilöiden yhteystiedot

18 Projektin lopetuskokous Aiheet –projektin loppuraportin käsittely –projektin tuloksen arviointi –projektin toteutuksen arviointi –jatkotoimenpiteiden käsittely –palkitseminen, esim. kiitos ja julkinen tunnustus projektipalkkiot henkilökohtaiset palkkiot muut esimiehen kanssa sovittavat palkkiot esim. palkankorotus, ylennys, vapaa, jne.

19 Projektin loppuarviointi mikäli yrityksessä on käytössä laatujärjestelmä, tehdään projektille loppuarviointi arvioinnissa käsitellään projektin toimintatapoja ja syitä tapahtumiin arvioinnin voi tehdä yrityksen sisäinen, mutta puolueeton henkilö, esim. laatupäällikkö tai laatu/prosessi-insinööri