010758000 Ohjelmistotekniikka - Projektinhallinta . Kevät 2003 Hanna-Kaisa Lammi LTKK/Tite

Sisältö Projektin määritelmä Projektin sidosryhmät Projektipäällikön tehtäviä Projektisuunnitelma Projektin vaiheet Projektin osittaminen ja aikataulutus

In the meantime, Nobody got the job done. This is a short story about four people, Everybody, Somebody, Anybody and Nobody. There was an important job to be done and Everybody was asked to do it. Everybody was sure that Somebody would do it. Anybody could have done it, but Nobody would. Somebody got angry about that because it was Everybody's job to do it. Everybody thought that Anybody could do it, and Nobody realized that Everybody wouldn't. It ended up that Everybody blamed Somebody. In the meantime, Nobody got the job done.

Mikä on projekti? Projekti ei synny pelkästään nimittämällä työtä projektiksi! Projekti on se työ, joka tehdään määritellyn kertaluonteisen tuloksen aikaansaamiseksi.

Projekti lähtee aina asiakkaan tarpeesta. Asiakas voi olla sisäinen tai ulkoinen ajallisesti rajoitettu, tietty lopputulos suunnitelmallisesti toteutettu organisaatio ja resurssit määritelty esim. DI-tutkinnon suorittaminen viidessä vuodessa mutta ei esim. verotuksen keventäminen

Millaisia projekteja on olemassa? määrittelyprojekti tuotekehitysprojekti tutkimusprojekti toiminnan kehittämisprojekti toimitusprojekti markkinointiprojekti henkilöstön kehittämisprojekti

Millaisia projekteja on olemassa? koulutusprojekti käyttöönottoprojekti hankintaprojekti laatujärjestelmän käyttöönottoprojekti jne. tarvittaessa jako aliprojekteihin asiakasprojekti vs. tuotekehitysprojekti Verrattuna asiakaskohtaisen ohjelmiston tuottamiseen, ohjelmiston tuotteistaminen on moninkertainen urakka. Massatuotteessa vikojen seuraukset voivat olla erittäin kalliita.

Esitutkimusprojekti tarkoituksena eri vaihtoehtojen kartoittaminen alustavat määrittelyt ja tarveanalyysi kannattavuuden ja riskien arviointi  Päätös seuraavan vaiheen käynnistämisestä Asiakas tekee usein esitutkimusprojektin itse.

Määrittelyprojekti tarkoituksena tehtävän ohjelmiston (tuote/palvelu) määrittely alustava tekninen suunnittelu työmäärien luotettavaa arviointia varten riskien arviointi  Päätös seuraavan vaiheen käynnistämisestä

Suuren kokonaisuuden jako aliprojekteihin Eräs nyrkkisääntö: jos projekti on yli viisi henkilötyövuotta ja kestää yli vuoden, jako aliprojekteihin voi olla tarpeen Suuren kokonaisuuden voi jakaa joko peräkkäisiksi (vrt. määrittelyprojekti, toteutusprojekti) tai rinnakkaisiksi projekteiksi (useampi projektiryhmä tekee esim. suunnittelua yhtä aikaa)

Mihin projekteja tarvitaan? vaatimukset kasvavat: kilpailu kiristyy työssä on mukana useita osapuolia, kuten alihankkijoita, toimittajia mahdollisesti vielä fyysisestikin eri maissa tiedonkulku monimutkaistuu tietojärjestelmät kehittyvät voimakkaasti laatujärjestelmät asettavat vaatimuksia

Projektin sidosryhmiä Käyttäjät Asiakkaan projektipäällikkö Projektin ohjausryhmä ASIAKAS TOIMITTAJA Tukiryhmä (mm. tekniset asiantuntijat) Projektiryhmä (sis. projekti- päällikön)

proj. liittyvä materiaali Projektin kulku Lähtötiedot Projektin aloittaminen Alustava suunnittelu Projekti- suunnitelma Asetuskirje ja muu proj. liittyvä materiaali Projekti Seuranta ja ohjaus Seurantaraportti Ohjaus Projektin lopetus Loppuraportti Päätösraportti Tuote Linjaorganisaatio Projektiorganisaatio

Projektinhallinta: “the 4 P’s” People — tärkein edellytys projektin onnistumiseksi Product — eli rakennettava ohjelmisto Process — puitteet ohjelmistokehitys-työlle, jotta työ saadaan tehtyä Project — kaikki se työ, joka on tehtävä, jotta tuote saadaan toteutettua

Projektinhallinnan tehtävät projektin laatu projektin riskit projektimittarit kustannusten arviointi projektin aikataulu kommunikointi ja raportointi projektin henkilöresurssit projektin muut resurssit projektin etenemisen seuranta

Projektipäällikkö Projektipäällikköä voidaan verrata pienen yrityksen toimintajohtajaan: motivaatio saada projekti onnistuneesti toteutetuksi projektiryhmän sitouttaminen tavoitteen saavuttamiseksi projektille voidaan järjestää tulospalkkausjärjestelmä

Projektin suunnittelu organisointi tavoitteiden tarkentaminen riskien analysointi teknologioiden ja työmenetelmien valinta tukitoimintojen suunnittelu (dokumentointi, laadunvarmistus, tuotteenhallinta) vaiheistaminen ja osittaminen työmäärien arviointi osallistujien työpanoksen kartoittaminen aikataulutus, projektibudjetti, kassavirtalaskelma Millä edellytyksillä projekti voi toteutua?

Projektisuunnitelma Määrittelee mm. Ohjauksen ja seurannan apuväline raha-asiat toimintatavat ja työkalut organisoinnin ja vastuut projektissa tehtävät tehtävät ja aikataulun tavoitteet riskit Ohjauksen ja seurannan apuväline Toimii samalla sopimuksena ja tiedonvälittäjänä eri sidosryhmien kesken

Projektisuunnitelman laajuus KESKISUURET PROJEKTIT PROJEKTI SUUNNITELMA ISOT PROJEKTIT PROJEKTISUUNNITELMA LIITTEINEEN Proj. no: Tekstiä: Projekti: PROJEKTIKORTTI PIENET PROJEKTIT ISO 10006:1997 Quality management – Guidelines to quality in project management

Projektisuunnitelma Tarkennettava esim. parin kuukauden välein. Tehtävä pienistäkin projekteista vaikka vain projektikortin laajuisena. Vastuuhenkilönä projektipäällikkö, mutta koko ohjausryhmän hyväksyntä olisi hyvä saada.

Projektisuunnitelman sisältö Määrittelyt (johdanto ja tausta, projektin tulostavoitteet, rajaus ja liittymät) Organisaatio (projektiryhmä, johtoryhmä, yhteyshenkilöt) Toteutussuunnitelma (ositus ja toteutusvaiheet, aikataulu, tehtäväluettelo, resurssisuunnitelma, riskien kartoitus) Budjetti (projektibudjetti, kustannusseuranta) Ohjaussuunnitelma (kokoussuunnitelma, tiedottaminen, valvonta ja raportointi, koulutussuunnitelma, laadunvarmistus)

Projektin käynnistäminen pieni, mutta tärkeä osa suunniteltava huolellisesti projektiin osallistuvien sitoutuminen varmistettava tiimityöskentelyn ja projektin ryhmähengen perustan luominen tärkeässä osassa jokaisen tiedettävä tehtävänsä ja vastuunsa!

Projektin seuranta ja ohjaus projektiryhmän sisäiset projektipalaverit (esim. kerran viikossa), lisäksi jatkuva kommunikointi katselmukset asiakkaalle raportoitavat edistymisen raportointi ohjausryhmälle (esim. kerran kahdessa viikossa) vaihetuotteiden hyväksyminen  Poikkeamat havaittava ja raportoitava mahdollisimman aikaisessa vaiheessa!

Projektin päättäminen Projektin päättyminen on todettava selkeästi materiaali muokattava ja arkistoitava ylläpitoa tukevaan muotoon Loppuraporttiin kirjataan projektista koko organisaatiota hyödyttävää tietä mikä onnistui hyvin ja missä on parannettavaa mitä opittiin laatumittarit, erityisesti aikataulujen pitävyys kommentteja työvälineistä ja työtavoista

Projektin suunnittelu: kaksitasoinen ositus Aktiviteetti suurehko tehtäväkokonaisuus voi olla myös koko projektin kestävä (esimerkiksi projektinhallintaan liittyvät tehtävät) alkamisajankohta ja päättymisajankohta määritelty työmääräarvio, tekijät ja vaihetuotteet määritelty Tehtävä yhden henkilön suorittama tehtävä tyypillisesti 1-2 viikkoa lyhyet, muutaman päivän tehtävät: luotettavat arviot poikkeamat havaitaan ajoissa byrokratian määrä kasvaa

Osittaminen eli WBS (Work Breakdown Structure) Kaikkia tehtäviä ei pysty tietämään edeltä käsin. Kannattaa varata esimerkiksi 20% aikaa ennalta tuntemattomille tehtäville (tai esim. varataan puoli päivää viikossa kalenterista). Ennakoimattomat ongelmat ovat tavallisia! Aikataulun tarkistus esimerkiksi kahden kuukauden välein. "Deadline-efekti", "viimeisen yön ihme".

WBS, esimerkki Haikala, Märijärvi: Ohjelmistotuotanto, 2000.

Projektin ajankäytön suunnittelu ja seuranta Tehtävän määrittely, reunaehdot Projektiryhmän muut tehtävät Projektin suunnittelu: - tehtävien määritys (WBS) - aikataulutus ja - resurssointi Projektin aikataulu Toteutumien seuranta Tietokanta arvioista ja toteutumista eri tyyppisille projekteille Reagointi muutoksiin Pohja uusille arvioille Muut tehtävät oltava tiedossa! Haikala, Märijärvi: Ohjelmistotuotanto, 2000.

Aikataululaadinnan tehtävät selvitetään reunaehdot laaditaan tehtäväluettelo arvioidaan tehtävien työmäärät ja kestot selvitetään tehtävien suoritusjärjestys ja keskinäiset riippuvuudet allokoidaan resurssit tehtäville viimeistellään aikataulu tarkastellaan ja analysoidaan tulosta ja korjataan sitä mikäli tarpeen hyväksytetään aikataulu ja sitoudutaan sen noudattamiseen ja ylläpitämiseen

Reunaehtoja Ohjelmiston on oltava tuotantokäytössä 01.01.2002. Ohjelmisto toteutetaan kolmen hengen projektina Täytettävissä on ainakin Ahto ja puolet Teemun työpanoksesta Tietokantaohjelmiston uusi versio on käytettävissä vasta toukokuussa 2001.

Aika-arvioiden tarkentuminen Haikala, Märijärvi: Ohjelmistotuotanto, 2000.

Työpanoksen arviointi Kartoitetaan kunkin projektiin osallistuvan työpanos. Lähtökohtana 5 päivää viikossa. Vähennetään kuormitus projektin ulkopuolelle (lomat, juhlapyhät, koulutus, työt muihin projekteihin). Varataan aikaa yllättäville tehtäville. Vähennetään projektin "ei-tuottava" työ (projektihallinto, kokoukset, tarkastukset/katselmukset, matkustus jne.) Jäljelle jää "tuottava työ", jota käytetään pääteltäessä milloin tehtävä X on valmis kun henkilö A aloittaa sen suorittamisen tiettynä päivänä

Esimerkki työajan jakautumisesta Haikala, Märijärvi: Ohjelmistotuotanto, 2000.

Projektiryhmän jäsenen työaika

Projektipäällikön työaika

Aikataulutus Gantt-kaaviolla teht.5 teht.6 teht.7 Aika teht.4 teht.2 teht.1 teht.3

Toimintoverkko teht. 1 teht. 4 teht. 7 teht. 2 teht. 5 teht. 3 teht. 6

Projektitoiminnan ongelmia (1/2) Kaikkea mahdollista nimitetään projekteiksi Puhutaan projekteista, mutta asioita ohjaavat linjapäälliköt Projekti annetaan henkilöille ”muiden töiden ohella” Ei osata käyttää projektin ohjauksen menetelmiä Suunnitelmallisuus ja valvonta puuttuu

Projektitoiminnan ongelmia (2/2) Ei ole projektiohjeistoa ja kukin toimii miten parhaaksi näkee Asenteet: ”ei minun työtäni voi aikatauluttaa” Johto ei tunne projektien tilannetta ja henkilöstön kuormitusta Projektin aloitus ja lopetus lipsuvia Osaavien projektipäälliköiden puute