Projektinhallinta Kevät 2002 Päivi Ovaska LTKK/Tite.

Esitys aiheesta: "Projektinhallinta Kevät 2002 Päivi Ovaska LTKK/Tite."— Esityksen transkriptio:

1 Projektinhallinta Kevät 2002 Päivi Ovaska LTKK/Tite

2

3 Sisältö Ohjelmistoprojekti Projektinhallinnan osa-alueet Organisointi
Osittaminen Aikataulutus Seuranta Riskien hallinta Työmäärien arviointi Talous Työkalut Kokoukset,ideointipalaverit Johtaminen Kansanviisauksia, esimerkkejä

4 Projekti Kertaluontoinen hyvin määritelty tehtävä
Ajallisesti rajoitettu Suunnitelmallinen toteutus Organisaatio Määrätyin resurssein Esimerkkejä: pakettivälitteisen tiedonsiirron toteutus GSM-puhelimeen, DI-tutkinnon suorittaminen viidessä vuodessa.

5 Erilaisia projekteja Esitutkimusprojekti... Määrittelyprojekti...
Toteutusprojekti... Tuotekehitys- vs. asiakasprojektit... Jako aliprojekteiksi... Muita projektityyppejä…

6 Esitutkimusprojekti Vaihtoehtojen kartoittaminen,
alustava määrittely ja tarveanalyysi, kannattavuuden ja riskien arviointi ja päätös seuraavan vaiheen käynnistämisestä. Asiakas tekee usein esitutkimusprojektin itse.

7 Määrittelyprojekti Lopputuloksen määrittely,
alustava tekninen suunnittelu (jotta työmääräarvioiden tekeminen on mahdollista), riskien arviointi ja Päätös seuraavan vaiheen käynnistämisestä

8 Jako aliprojekteihin Suurissa projekteissa jako aliprojekteihin
eräs nyrkkisääntö: jos projekti on yli viisi henkilötyövuotta ja kestää yli vuoden, hankaluuksia on varmasti odotettavissa

9 Muita projekteja Käyttöönottoprojekti, koulutusprojekti,
hankintaprojekti, laatujärjestelmän kehitysprojekti, Ohjelmistoprojektiin voi liittyä myös laitteistoprojekti. Asiakas- vs. tuotekehitysprojekti: Verrattuna asiakaskohtaisen ohjelmiston tuottamiseen, ohjelmiston tuotteistaminen on moninkertainen urakka. Massatuotteessa vikojen seuraukset voivat olla erittäin kalliita.

10 Projektin sidosryhmiä
mm. tekn. asiantuntijat

11 Project Management: the 4 P’s
People — the most important element of a successful project Product — the software to be built Process — the set of framework activities and software engineering tasks to get the job done Project — all work required to make the product a reality

12 Project Management Concerns

13 Projektin kulku

14 Projektin tavoitteet Selkeä tavoite, toteutuminen mitattavissa
Esim. Määrittelydokumentissa y specifioidun järjestelmän x toteutus Ei esim. verotuksen keventäminen Reunaehdot: raha, aika, henkilöt Voidaanko tavoitteet saavuttaa reunaehtojen puiteissa

15 Projektin suunnittelu
Organisointi, tavoitteiden tarkentaminen, riskien analysointi, teknologioiden ja työmenetelmien valinta, tukitoimintojen suunnittelu (dokumentointi, laadunvarmistus, tuotteenhallinta), vaiheistaminen ja osittaminen, työmäärien arviointi, osallistujien työpanoksen kartoittaminen sekä Aikataulutus Projektibudjetti, kassavirtalaskelma Millä edellytyksillä projekti voi toteutua

16 Projektisuunnitelma:MIKSI?
Raha Toimintatavat, työvälineet Organisointi ja vastuut Tehtävät ja aikataulu Tavoitteet Riskit Projektin ohjauksen ja seurannan apuväline, joka samalla toimii "sopimuksena" ja tiedonvälittäjänä eri sidosryhmien kesken

17 ISO 10006:1997 Quality management –
KESKISUURET ISOT PROJEKTIT PIENET PROJEKTIT PROJEKTIT PROJEKTIKORTTI Projekti: Proj. no: Tekstiä: PROJEKTIKORTTI PROJEKTISUUNNITELMA PROJEKTI SUUNNITELMA LIITTEINEEN ISO 10006:1997 Quality management – Guidelines to quality in project management

18 Projektisuunnitelman sisältö
1. Johdanto: Yleiskuvaus, Tuote, Suunnitelman ylläpito, Viitatut dokumentit, Määritelmät, termit ja lyhenteet 2. Projektin organisointi: Projektin vaiheistus, Organisaation rakenne, Sidosryhmien kuvaus, Vastuuhenkilöt 3. Projektin ohjaaminen: Tavoitteet ja priorisointi, Oletukset, riippuvuudet, reunaehdot, Riskien hallinta, Seuranta ja ohjaus, Henkilöresurssien käytön, suunnittelu 4. Teknikka: Menetelmät ja työkalut, Dokumentointi, Tuotteenhallinta, Laadunvarmistus 5. Vaiheet, aikataulu ja budjetti: Projektin osittaminen, Riippuvuudet, Resurssien käyttö ajan funktiona, Budjetti ja resurssien allokointi, Aikataulu Muita mahdollisia kohtia: Alihankkijoiden käyttö, Suojaukset ja turvallisuus, Koulutus ja asennussuunnitelmat, Ylläpitosuunnitelma, Muutosmenettelyt.

19 Projektisuunnitelma Tarkennettava esim. parin kuukauden välein.
Tehtävä pienistäkin projekteista (projektikortti).

20 Projektin käynnistäminen
Käynnistäminen: pieni, mutta tärkeä osa suunniteltava huolellisesti projektiin osallistuvien sitoutuminen varmistettava jokaisen tiedettävä tehtävänsä ja vastuunsa!

21 Seuranta ja ohjaus Projektipalaverit (esim. kerran viikossa).
Projektikatselmukset (esim. muutaman kuukauden välein). Vaihetuotteiden hyväksyminen. Poikkeamat havaittava mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Raportointi ohjausryhmälle.

22 Projektin päättäminen
Projektin päättyminen on todettava selkeästi materiaali muutettava ja arkistoitava ylläpitoa tukevaan muotoon. Loppuraporttiin tai projektisuunnitelmaan mikä onnistui, mikä ei (eli on parannettavaa) mitä opittiin kommentteja työvälineistä ja työtavoista laatumittarit, erityisesti aikataulujen pitävyys jälkiarviot.

23 Projektin osittaminen
Yleensä kaksitasoinen ositus; Aktiviteetti suurehko tehtäväkokonaisuus joka koostuu alemman tason aktiviteeteista ja/tai tehtävistä voi olla myös koko projektin kestävä (esimerkiksi projektinhallintaan liittyvät tehtävät). alkamisajankohta päättymisajankohta eli etappi työmääräarvio tekijät vaihetuotteet. Tehtävä yhden henkilön suorittama tehtävä tyypillisesti 1-2 viikkoa pienet tehtävät (muutamia päiviä) luotettavat arviot poikkeamat havaitaan ajoissa byrokratian määrä kasvaa.

24 …projektin osittaminen
Kaikkia tehtäviä ei pysty tietämään edeltä käsin. Kannattaa varata esimerkiksi 20% aikaa ennalta tuntemattomille tehtäville (tai esim. varataan puoli päivää viikossa kalenterista). Ennakoimattomat ongelmat ovat tavallisia. Aikataulun tarkistus esimerkiksi kahden kuukauden välein. "Deadline-efekti", "viimeisen yön ihme".

25 Work Breakdown Structure WBS, esimerkki

26 Ajankäytön suunnittelu ja seuranta
Oltava tiedossa

27 Aikataulutus Lähtökohtana reunaehdot. Laaditaan WBS (osittaminen).
Arvioidaan tehtävien työmäärät (päivinä), esim. kolme henkilöä arvioi yksin, ja sitten ryhmässä. Selvitetään henkilöresurssien ajankäyttö (myös asiantuntijat). Sijoitetaan tehtävät kalenteriin kuka tekee milloin alkaa milloin päättyy.

28 Reunaehtoja Ohjelmiston on oltava tuotantokäytössä 01.01.2002.
Ohjelmisto toteutetaan kolmen hengen projektina Täytettävissä on ainakin Ahto ja puolet Teemun työpanoksesta Tietokantaohjelmiston uusi versio on käytettävissä vasta toukokuussa 2001.

29 Aika-arvioiden tarkentuminen
Esitutki mus

30 Työpanoksen arviointi
Kartoitetaan kunkin projektiin osallistuvan työpanos. Lähtökohtana 5 päivää viikossa. Vähennetään kuormitus projektin ulkopuolelle (lomat, juhlapyhät, koulutus, työt muihin projekteihin). Varataan aikaa yllättäville tehtäville. Vähennetään projektin "ei-tuottava" työ (projektihallinto, kokoukset, tarkastukset/katselmukset, matkustus jne.) Jäljelle jää "tuottava työ", jota käytetään pääteltäessä milloin tehtävä X on valmis kun henkilö A aloittaa sen suorittamisen tiettynä päivänä

31 Esimerkki työajan jakautumisesta

32 Projektiryhmän jäsenen työaika

33 Projektipäällikön työaika

34 Aikataulutus Gantt-kaaviolla
teht.1 teht.5 teht.6 teht.7 teht.2 teht.3 teht.4 Aika

35 Toimintoverkko teht. 1 teht. 4 teht. 7 teht. 2 teht. 5 teht. 3 teht. 6

36 Projektiseuranta Palaverit, tarkastukset, katselmukset.
Poikkeamat havaittava mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.

37 Toteumatietojen seuranta
henkilökohtai- set seuranta- tiedot henkilökohtai- set tilastot keräys ja laskenta projektikohtai- set tilastot

38 Toteumaseuranta

39 Projektin osittuminen
osittumaton projekti kalenteriaika osittuva projekti henkilöitä Johtopäätös: What one programmer can do in a day, two programmers can also do in day. A man's got to know his limitations. -- Dirty Harry. Softan teko on enemmän kaivon kuin ojan kaivamista. Montun pohjalle ei sovi montaa henkeä yhtaikaa."

40 Seuraus kehityskustannukset kalenteriaika Työpanos (= hinta)
minimiaika kehityskustannukset minimihinta kalenteriaika Johtopäätös: ajan ostaminen voi olla äärimmäisen kallista: mitä nopeammin haluat sen valmiiksi, sen kalliimmaksi se tulee.