EURA 2007 – EU:N RAKENNERAHASTOJEN HALLINTAJÄRJESTELMÄ OHJELMAKAUDELLE Esitelmä rakennerahastoprojektien hakijoille ja toteuttajille Keijo Hämäläinen Työministeriö

Tässä diasarjassa esitetyt asiat perustuvat tilanteeseen Myöhemmissä vaiheissa tarkentuvat määrittelyt saattavat muuttaa suunniteltujen toimintojen ja prosessien sisältöä.

EURA JÄRJESTELMÄN YLEISKUVA

© Keijo Hämäläinen Valmistelun taustaa Tietojärjestelmäratkaisun valmistelu aloitettiin vuoden 2005 lopulla poikkihallinnollisessa seurantatyöryhmässä (SM, TM, KTM, OPM, YM, STM, maakuntien liitot) Yhteinen EU:n rakennerahastojen hallintajärjestelmä (ESR + EAKR) Kehitetään yhteistyössä hallinto- ja todentamisviranomaisten sekä tarkastusviranomaisen kanssa (TM + SM + VM)

© Keijo Hämäläinen TM -TM -TE-keskusten työvoimaosastot (15 kpl) KTM -KTM -TE-keskusten yritysosastot (15 kpl) -Tekes (Tuki 2000) -Finnvera Oyj (Tuki 2000) STM -STM -Lääninhallitusten sosiaali- ja terveysosastot (5 kpl) OPM -OPM -Lääninhallitusten sivistysosastot (5 kpl) -OPH VM -Valtiovarain controller - tarkastusyksikkö SM -SM -Maakuntaliitot (19 kpl) LVM -Tiehallinto -Ratahallintokeskus -Merenkulkulaitos YM -YM -Ympäristökeskukset (13 kpl) RAKENNERAHASTOVIRANOMAISET

© Keijo Hämäläinen Kaksi rahastoa – yksi järjestelmä Rakennerahastoprosessi on yhteinen yhteinen tietojärjestelmä: –Mahdollisimman yhdenmukaiset menettelytavat rahastosta, hallinnonalasta tai rahoittajasta riippumatta –Erityispiirteet otetaan kuitenkin huomioon –Lisää työkaluja riskienhallintaan –Automatiikkaa työvaiheisiin lisää

© Keijo Hämäläinen EURA järjestelmä Internet-pohjainen sovellus Periaatteena kaiken tiedon sähköinen käsittely Yksi tieto tallennetaan järjestelmään vain kerran Lomakkeet dynaamisia (”räätälöityjä”) Oma liittymä: –Projektien hakijoille ja toteuttajille –Viranomaisille Runsaasti automaattisia virheentarkistustoimintoja (järjestelmä valvoo tietojen oikeellisuutta)

© Keijo Hämäläinen Käytön tekniset vaatimukset Selaimessa sallitaan evästeiden (cookie) käyttö Selaimessa sallitaan Javascriptin käyttö Selaimessa sallitaan ponnahdusikkunoiden (pop-up) käyttö Työasemassa on Adobe Acrobat Reader -ohjelma lomakkeiden tulostamista ja käyttöohjeita varten. Lisätietoja järjestelmän käytöstä sekä lomakkeiden täyttämistä koskevia sisällöllisiä ohjeita antaa projektia rahoittava viranomainen

© Keijo Hämäläinen EURA 2007 Hakijan ja toteuttajan palveluiden päävalikko osoitteessa

© Keijo Hämäläinen Tunnukset Projektien hakijat ja toteuttajat kirjautuvat järjestelmään aina projektikohtaisella hakemusnumerolla ja itse keksimällään salasanalla. Nämä saadaan tilattaessa järjestelmästä hakemusnumero hakemuksen täyttämistä varten. Sama hakemusnumero säilyy projektilla (mikäli hakemus hyväksytään) koko toiminnan ajan ja sitä käytetään mm. maksatushakemusten, seurantalomakkeiden ja loppuraportin toimittamiseen järjestelmän välityksellä.

© Keijo Hämäläinen Hakijan ja toteuttajan palvelut ESR- ja EAKR-hakemusten täyttäminen Projekti- ja rahoituspäätöksen hakeminen Maksatushakemusten täyttäminen Seurantalomakkeiden täyttäminen Väliraporttien täyttäminen Loppuraportin täyttäminen

© Keijo Hämäläinen Hakijan ja toteuttajan palvelut Projektin keskeyttämisilmoituksen täyttäminen Raportit omasta projektista Yhteystietojen ylläpito Kadonneen salasanan haku Järjestelmän käyttöohjeet RR-tietopalvelu

© Keijo Hämäläinen ESR- ja EAKR-hakemuslomakkeet Kaikki projektin perustiedot muodostuvat hakemuslomakkeen tiedoista Hyväksytty projektihakemus = projektisuunnitelma (täydennetään tarvittaessa erillisillä liitteillä) Suunnitelman tietoja ylläpidetään koko projektin toteutuksen ajan

© Keijo Hämäläinen Projektipäätös Viranomainen tekee järjestelmässä joko hakemuksen hyväksymis- tai hylkäyspäätöksen Viranomainen tulostaa päätöksen ja lähettää sen allekirjoitettuna hakijalle Päätös on nähtävissä myös järjestelmässä hakijalle Päätöksen sähköinen nouto myöhemmin käyttöön (sähköinen allekirjoitus) Kaikki projektille tehdyt päätökset säilyvät järjestelmässä (projektipäätös, rahoituspäätökset)

© Keijo Hämäläinen Maksatushakemukset Projektin toteuttaja täyttää maksatushakemuksen EURA 2007 –järjestelmässä Internetin välityksellä rahoittajaviranomaisen antamien ohjeiden mukaan Maksatushakemuksen tiedot siirtyvät viranomaisen Wepa 2007 –järjestelmään, jossa tapahtuu maksatushakemuksen operatiivinen käsittely Osa käsittelytiedoista siirtyy EURA 2007 – järjestelmään, josta toteuttaja voi seurata käsittelyä

© Keijo Hämäläinen Seurantalomakkeet Indikaattoritietojen (aloittaneet henkilöt, uudet työpaikat, yritykset jne.) raportointia varten Projektin toteuttaja täyttää seurantalomakkeen järjestelmässä Internetin välityksellä 2 kertaa/vuosi koko projektin suunnitelman mukaisen keston ajalta Viranomainen tarkastaa ja hyväksyy seurantalomakkeen

© Keijo Hämäläinen Väliraportit Projektit täyttävät väliraportin rahoittajaviranomaisen erillisohjeistuksen mukaan. Yhtenäistä toimitusajanjaksoa ei ainakaan toistaksi ole määritelty.

© Keijo Hämäläinen Loppuraportit Projektin toiminnan päätyttyä projektit täyttävät 1 kk:n kuluessa järjestelmässä loppuraportin Viranomainen tarkastaa ja hyväksyy loppuraportin

© Keijo Hämäläinen Projektin keskeyttämisilmoitus Projektin aloitteesta tapahtuva projektin toteuttamisen keskeyttäminen Viranomainen käsittelee ilmoituksen ja hyväksyttyään ilmoituksen projektin tilaksi muuttuu ”toteuttajan keskeyttämä” Keskeyttämisilmoituksen kautta tehty keskeyttäminen on lopullinen

© Keijo Hämäläinen Lomakkeiden toimitusperiaate (projektihakemukset, maksatushakemukset, seurantalomakkeet, väli- ja loppuraportit sekä keskeyttämisilmoitukset) Hakija/toteuttaja täyttää lomaketta omaan tahtiinsa järjestelmässä. Kun lomake on valmis, se jätetään viranomaiskäsittelyyn järjestelmän välityksellä Viranomaiskäsittelyyn jätetyn lomakkeen tietoja ei voi muuttaa ilman viranomaisen toimenpiteitä Viranomaiskäsittelyyn jätetty lomake tulostetaan ja lähetetään allekirjoitettuna viranomaiselle Sähköinen allekirjoitus otetaan myöhemmin käyttöön

© Keijo Hämäläinen Lomakkeiden käsittelyperiaate (projektihakemukset, maksatushakemukset, seurantalomakkeet, väli- ja loppuraportit sekä keskeyttämisilmoitukset) Viranomainen ottaa lomakkeen käsittelyyn Tarvittaessa lomake palautetaan täydennyksiä tai korjauksia varten Viranomainen varmistaa, että allekirjoitetun lomakkeen tiedot vastaavat järjestelmän tietoja Versioitujen lomakkeiden historia säilyy järjestelmässä (esim. projektisuunnitelmat ja -päätökset)

© Keijo Hämäläinen Järjestelmän raportit Tarjoavat projektin toteuttajalle tietoa oman projektin toteutustilanteesta ja raportoiduista tiedoista: rahoitustiedot indikaattoriseurantatiedot

© Keijo Hämäläinen Täyttö- ja käyttöohjeet Järjestelmän kaikkien lomakkeiden täyttöohjeet saadaan suoraan ko. lomakkeen käyttöliittymästä -painikkeesta Kaikkien järjestelmän osioiden käyttöohjeet saadaan PDF-muodossa käyttöohjeet- osioista

© Keijo Hämäläinen Toteuttajan yhteystietojen ylläpito Projektin toteuttajan tulee itsenäisesti ylläpitää tiettyjä yhteystietoja (mm. projektipäällikön ja seurantayhdyshenkilön tiedot) tätä tarkoitusta varten rakennettavalla osiolla Tietoja käytetään mm. järjestelmän lähettämien automaattiraporttien osoitteena

© Keijo Hämäläinen Rakennerahasto (RR) -tietopalvelu Internetissä toimiva, EURA 2007 – järjestelmästä tietonsa saava kaikille kansalaisille avoin tietopalvelu ohjelmakauden 2007–2013 rakennerahastoprojektien tarkastelua varten –julkisuusperiaate Hyödyllinen myös uusien projektien suunnittelijoille Ei vaadi tunnuksia tai kirjautumista

EURA PROJEKTIHAKEMUKSEN TÄYTTÄMINEN

© Keijo Hämäläinen ESR- ja EAKR-hakemuslomakkeet Sisältö laadittu poikkihallinnollisissa yhteistyöelimissä vuoden 2006 aikana Kaikki rakennerahastoprojektien hakemukset (pl. Tekesille ja Finnvera Oyj:lle osoitettavat EAKR- yritystukihakemukset) toimitetaan EURA 2007 – järjestelmän välityksellä Ensimmäinen käyttöön otettava toiminto EURA 2007 – järjestelmässä (muut toiminnot myöhemmin 2007 – 2008 aikana) Rahastokohtaiset lomakkeet Lomakkeiden sisältö muotoutuu dynaamisesti

© Keijo Hämäläinen Projektihakemus Hakija tilaa järjestelmästä hakemusnumeron Hakija täyttää lomakkeen Internetin välityksellä (tarvittaessa vähän kerrallaan) Hakija jättää lomakkeen viranomaiskäsittelyyn Hakija tulostaa lomakkeen ja lähettää sen allekirjoitettuna rahoittavalle viranomaiselle Sähköinen allekirjoitus myöhemmin käyttöön

© Keijo Hämäläinen Projektihakemus Viranomainen ottaa hakemuksen käsittelyyn saatuaan allekirjoitetun version Viranomainen palauttaa tarvittaessa hakemuksen korjattavaksi tai täydennettäväksi Viranomainen täyttää omat kohtansa hakemuslomakkeesta (mm. luokittelut) Hakemus joko hylätään tai hyväksytään Hyväksytty hakemus = projektisuunnitelma

© Keijo Hämäläinen Projektisuunnitelma Hyväksytyt hakemukset saavat projektikoodin –ESR: S10001 – S29999 –EAKR: A30001 – A49999 Muutos- tai jatkohakemustilanteessa viranomainen vapauttaa suunnitelman uudestaan hakijan täytettäväksi (aiempi versio säilyy historiakannassa tallessa) Kaikki muutokset ylläpidetään projektisuunnitelmassa. Kaikki projektin perustiedot muodostuvat suunnitelmasta!

© Keijo Hämäläinen

© Keijo Hämäläinen

© Keijo Hämäläinen

© Keijo Hämäläinen

© Keijo Hämäläinen

© Keijo Hämäläinen Vastaa kysymyksiin numerojärjestyksessä (dynaamisuus)!

© Keijo Hämäläinen

© Keijo Hämäläinen

© Keijo Hämäläinen

© Keijo Hämäläinen

© Keijo Hämäläinen

ONNISTUNEITA PROJEKTEJA!