Korkeakoulujen ja opetus- ja kulttuuriministeriön yhteinen tietohallintohanke, jota CSC koordinoi RAkenteellisen KEhittämisen Tukena TIetohallinto Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto: Hallinta, turva ja ohjaus Antti Mäki

Tietovarannon hallinnointi, tietojen turvaaminen, ohjausrakenne Hallinnointi: lakisääteisesti korkeakoulu rekisterinpitäjänä, tiedon luovuttajana – OKM (CSC) ylläpitäjänä, luovutusten järjestäjänä Turvaaminen: tekninen tietoturva, tietosuoja – vastuunjako, auditointi Ohjaus: palvelutasot, tietosisällön ja - arkkitehtuurin muutokset – seurantaryhmä, RAKETTI-hankekauden jälkeiset rakenteet

LÄHTÖKOHDAT

Helsingin yliopiston kansleri Ilkka Niiniluoto ”Opetus- ja kulttuuriministeriön ylläpitämä tietovaranto, johon korkeakouluilla on velvollisuus tallentaa opiskelijoitaan koskevat tiedot, auttaa kehittämään opiskelijavalintoja. Samalla se antaa yliopistoille uuden välineen suunnitella omaa toimintaansa ja kertoa ilman tilastoharhoja tarjoamansa koulutuksen tuloksista.” (Valtioneuvoston yleisistunnossa toukokuun 16. Päivänä 2012)

Suora velvoite lailla Korkeakoulujen opiskelija- valintojen kehittäminen Muut velvoitteet OKM:n ohjauksen tarpeet Raportointi ja tiedonluovutus eri viranomaisille Tietohal- lintolaki, KA … Tietojen yhteentoimivuuden kehittäminen OKM:n kohdealueella (JHKA) toiminnan tarpeet ohjaus strategiset tavoitteet

Mitä varten korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto on toteutettu? Tavoitteena opintoihin pääsyn sujuvoittaminen ja turhien päällekäisten opintojen välttäminen Korkeakoulujen yhteishaku, ensikertalaiset ja muut Siirtyjät ja valtakunnalliset palvelut (korkeakoulun harkinnan mukaan) Opintosuoritustiedot opiskelijavalinnoissa: hakukelpoisuus, valinta suoritusten perusteella Opintosuoritusten hyödyntäminen osana korkeakoulun muuta toimintaa: AHOT ym.

Ohjauksen tietotarpeet ja muut tiedon luovutukset viranomaisille PANOKSETTUOTOKSET Tutkinnot, Suoritukset Julkaisut… Opiskelijat, Rahoitus, … Korkeakoulun sisäinen tietovarasto, prosessien johtamisen tarpeet

Korkeakoulujen tietohallinnon kehittäminen osana julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurityötä Tietojen ja tietojärjestelmien yhteentoimivuus –Avoin data, tietojen saatavuus –Tiedon kirjaaminen ja tallentaminen vain yhteen paikkaan –ICT-palvelujen ja -arkkitehtuurin kehitys Korkeakoululaitos ja muut julkisen hallinnon arkkitehtuuritasot

OKM palvelun tarjoajana (CSC) Opetushallitus Tilastokeskus OKM-tiedonkeruut Korkeakoulut? Korkeakoulun vastuulla sekä toteutus että tietosisältö rekisterinpitäjänä Tiedon luovutus suoraan lain nojalla tai korkeakoulun päätöksellä Muuntaa rekisterinsä tiedon Korkeakoulujen tietomalliin (xdw- malli) Tallentaa tiedon valtakunnalliseen tietovarantoon Tiedon käyttäjät hakevat kaikkien korkeakoulujen tietoja omiin järjestelmiinsä

VIRTA… Korkeakoulujen tietovaranto OKM Tilasto- keskus KelaCIMO 1. Aineiston siirto viranomaisille Korkea- koulut KSHJ, Vipunen ym. 2. Tiedon- välitys kansallisille palveluille RAKETTI-Opi, TIPTOP ym. 3. Tiedontarjoaminen korkeakoulujen omille järjestelmille 4. Arkisto Korkea -koulu

Tietovarannon tietojen käsittely Tietovarantoon ei ole suoria käyttöliittymiä Tietovarannon lukurajanpinta luovuttaa automaattisesti kaiken pyydetyn tiedon sallituille palveluille (nyt vai OPH) OPH:n ylläpitämien (ja jatkossa muiden) palveluiden osana valvotaan henkilötietojen käyttöä Viranomaistiedonkeruita varten poiminnat toteutetaan erikseen valtuutetun CSC:n henkilöstön toimesta

KÄYTTÖTAPAUKSET 2014 TUOTANTOKÄYTÖN ALKAESSA

VIRTA- opintotiedot Tietovarannon tietojen käyttöönottoaikatalu Korkeakoulujen toiminta, valtakunnalliset palvelut –Projektin tavoiteaikataulu 1/2014 mennessä, tuotantovalmius viimeistään –Opetushallituksen valtakunnallisille palveluille –Käyttöön vuoden 2014 syksystä Opetus- ja kulttuuriministeriön ja muiden viranomaisten tiedonkeruut ohjaustarkoituksiin –Valmiina 03/2014 mennessä –OKM:lle ja Tilastokeskukselle –Käyttöön syksyllä 2014 ja 2015 alusta

VIRTA- opintotiedot Opintotiedot automaattisesti valtakunnallisten palveluiden käyttöön Tietovarannot Palvelut Korkeakoulun tietojärjestelmät VIRTA (OKM)Koulutustar- jonta ym. eri tietovarantoja Oppijan verkkopalvelut (SADe ohjelma, OPH) KSHJ TOR Korkeakoulun rekisteri

VIRTA- opintotiedot Tiedonkeruun järjestäminen tietovarannosta Tiedonkerääjä ilmoittaa, milloin sen tiedonkeruiden aineistot poimittaisiin tietovarannosta Korkeakoulu huolehtii, että on ilmoitettuun tiedonkeruuajankohtaan mennessä päivittänyt tietovarantoon tietosisältönsä vähintään vaaditun tilannepäivän mukaiseksi. Korkeakoulun ei tarvitse ryhtyä erillisiin toimenpiteisiin tiedonkeruita varten. CSC muodostaa OKM:n ja Tilastokeskuksen toimeksiannoista tiedonkerääjälle siirrettävän tiedoston.

VIRTA- opintotiedot Suoraan korkeakouluille tarjottavien palveluiden tukeminen (jatkokehitys) Pitkäaikaissäilytys opiskelijatietojärjestelmiä koskevien velvoitteiden osalta (maksullinen palvelu?) –Jatkoselvitetään, kun arkistolain uudistuksen linjaukset ovat selvillä Tietojen käyttö korkeakoulujen muussa toiminnassa, kuten liikkuvuus, AHOT, oppimisympäristöt ym. –Tietojen luovuttaminen hyväksytyille palveluille –Tiedon luovuttamisesta päättää korkeakoulu –Tiedon luovutusten hallinnoimiseksi ja käytännöistä sopimiseksi luotaisiin toimintatavat

HALLINNOINTI

Hallinta Ylläpitäjä OKM (CSC) Tietovarantopalvelun ja lukurajapintojen ylläpito sekä valvonta Tietojen laadunvarmistuksen jatkuva kehitys Koodistopalvelussa korkeakoululaitoksen pääkäyttäjä: koodistojen ylläpito

Hallinta Yhteismital- listen XML- siirtotiedosto- jen muodos- taminen Koodistopalvelu käyttöön Siirto: lähdejärjestelmän tuotantoympäristöstä suojatulla yhteydellä CSC:n palvelimelle korkeakoulun omaan hakemistoon ? Lähdejärjes- telmä Siirtotiedos- tojen tarkastaminen Tiedostojen siirtäminen tietovaranto- palveluun (SFTP) Muodostus: lähdetiedoista poimimalla ja päätelemällä. Tarkastus: yhteisen tietoarkkitehtuurin tarkastuksien tekeminen muodostetuille tiedostoille (luodaan ja ylläpidetään yhteisesti). Muodostuksen ja tarkastuksen automatisointi, jotta lähteen tietoja voidaan korjata mahdollisimman pian? Lähteet: Tietojen kokoaminen eri lähteistä? Tietointegraatio: korkeakoulun toimenpiteitä

TIETOTURVA JA TIETOSUOJA

Tietoturva- ja tietosuoja Tietojen turvaamisen tavoitteet tietovarannon toteutuksessa Tietojen mahdollisimman sujuva ja laaja käyttö joustavasti erilaisissa tilanteissa on ensisijainen tavoite rekistereihin kuuluvien henkilöiden oikeuksien edistämisessä Samalla tietovarantoon tuotavat tiedot turvataan tietosuojan ja tietoturvan toteutumisen varmistavilla kuvauksilla, määrityksillä ja ratkaisuilla

Tietoturva- ja tietosuoja Tietojen luovuttaminen Opiskelijavalintarekisterin käyttöön eli OPH:n toteuttamiin valtakunnallisiin palveluihin laissa säädetyn velvollisuuden nojalla eikä edellytä korkeakoululta erillistä ratkaisua Muihin viranomaistarpeisiin perustuu eri laeissa määriteltyihin tiedonsaantioikeuksiin sekä siihen, että kyseiset viranomaiset pyytävät korkeakouluja toimittamaan tiedot tietovarannon kautta Muuten rekisterinpitäjän päätöksellä

Tietoturva- ja tietosuoja Kaikkien korkeakoulujen tietojen luovuttaminen uusille palveluille Tekninen ylläpitäjä auditoi automaattista luovutusta tarvitsevan palvelun Tekninen ylläpitäjä kokoaa tietosuojalausunnon ja päätösesityksen rekisterinpitäjälle eli korkeakoululle Korkeakoulu päättää luovutuksesta, jonka jälkeen tiedot ovat automaattisesti saatavilla, kuten OPH:n tuottamiin palveluihin (ensimmäisenä toteutetun lukurajapinnan kautta)

Tietoturva- ja tietosuoja Valmistaudutaan tietojen hyödyntämiseen …myös muihin kuin lain velvoittamiin tarkoituksiin Tietojen käyttö korkeakoulujen muussa toiminnassa, kuten opiskelijaliikkuvuus, AHOT ym. Tiedon luovuttamisesta päättää rekisterinpitäjä eli korkeakoulu Tietovarannon hallinnoimiseksi ja käytännöistä sopimiseksi luodaan teknisen ylläpitäjän ja korkeakoulujen yhteiset toimintatavat

Tietoturva- ja tietosuoja Toimintatavat …joilla rekisterinpitäjä voi varmistua henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta Tietovarannon hallinnoimiseksi ja käytännöistä sopimiseksi luodaan teknisen ylläpitäjän ja korkeakoulujen yhteiset toimintatava Ehdotuksia valmistellaan RAKETTI-VIRTA- projektissa, mutta päätös toimintatavoista on opetus- ja kulttuuriministeriön, korkeakoulujen ja tietojen käyttöön osallistuvien viranomaisten yhteinen

Tietoturva- ja tietosuoja Muistio teknisestä tietojekäsittelypalvelusta OKM:n toimeksiannosta CSC palvelun järjestäjänä Tietosuojavaltuutetun toimiston suosituksen mukai- seen sopimuksen muotoiseen muistioon on koottu korkeakoulun ja CSC:n kesken sovittavat asiat Muistio ja sen liitteen sisältö ovat voimassa korkeakoulun ja CSC:n välillä yhteisenä ymmärryksenä osapuolten välisistä velvoitteista Muistion liitteenä on CSC:n yhteistyökumppanin turvallisuussopimus

Tietoturva- ja tietosuoja Käyttöoikeus- ja lokirekisterit Tietoja käyttävä palvelu vastaa käyttövaltuuksien valvonnasta ja tietojen katselulokin muodostamisesta (esim. OPH:n palvelut) Tietovarannon lukurajapinta tallentaa lokitietona jokaisen kutsun, kutsujan ja vastauksen Lukurajapinnan lokitieto muodostaa lokirekisterin korkeakoulukohtaisesti. Lokirekisteriin tallennetaan tieto, mikäli kutsu koski korkeakoulun rekisteriin kuuluvia tietoja

OHJAUS

Ohjaus Korkeakoululaitoksen yhteiset tavoitteet tulossopimuksessa ”Korkeakoulut ja OKM kehittävät ja ylläpitävät tietojärjestelmien yhteentoimivuutta, tietojen ja käsitteiden yhteismitallisuutta sekä valtakunnallista tietovarantoa korkeakoulujen toiminnan ja OKM:n ohjauksen tueksi. Korkeakoulut päättävät omien strategisten tavoitteidensa nojalla, mitä tietojärjestelmiä ne yhdessä tai erikseen tuottavat.”

Ohjaus Jatkokehitys ja palvelun tuottaminen OKM rahoittaa säädetyn ja yhdessä sovitun palvelun kehityksen ja tuottamisen (ylläpidon) Lukurajapinnat tai tietosisällöt, joita korkeakoulut voivat ottaa käyttöön (tai olla ottamatta) –Keskitetyt palvelut, korkeakoulujen ja kolmansien tahojen tuottamat palvelut –Palveluiden kehittämisen kustannuksien jakaminen –Palvelun tuottamisen kustannusten jakaminen esimerkiksi käytön volyymin mukaan

Tietosisällön ja -arkkitehtuurin muutokset Tietovaranto osana korkeakoululaitoksen kokonaisarkkitehtuuria ( Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon viitearkkitehtuuri ) Korkeakoulujen tietomallin muutosten hallinta, ( yhteentoimivuuden määritykset ) Koodistot, korkeakoululaitoksen yhteentoimivuuden piirissä olevien käsitteiden koodiarvojen hallinta ( koodistopalvelu ) Yhteensovittaminen OKM:n sanastotyön ym. JHKA:n kanssa

Ohjaus Q4 Korkeakou- lujen palaute ja uudet tiedonkeruu- tarpeet Q1 Tarvitaanko tietovaran- toon uusia tietoja? Q1 Uusien tietojen ja siirtojen määrittely Q3 Uusien vaatimusten julkaisu Q4Q1 Q3 Tiedot tieto- varantoon uusilla vaatimuksilla Q4 Korkeakou- lujen palaute ja uudet tiedonkeruu- tarpeet Q1 Tarvitaanko tietovaran- toon uusia tietoja? Q2 Uusien tietojen ja siirtojen määrittely Q3 Uusien vaatimusten julkaisu Q4Q1Q2 Q3 Tiedot tieto- varantoon uusilla vaatimuksilla Ehdotus tietovarannon yhteisen tietoarkkitehtuurin päivityssyklistä VE: Tieto pääteltävissä nykyisestä tietosisällöstä tai muu tiedonkeruutapa Kirjaamisen muutokset, tekninen toteutus Toinen vuosi Ensimmäinen vuosi

Päätöksenteko ja ohjaus Määräykset tietovarannon käytössä –OKM antaa lain nojalla tietovarantoa koskevat ja delegoi ylläpitotehtävän (CSC:lle) –Muut viranomaiset eri tiedonkeruita koskien OKM ja korkeakoulut voivat yhdessä sopia tietovarannon käytön laajentamisesta lakisääteisestä –RAKETTI-hankekauden jälkeiset rakenteet Kokonaisuuden valvonta ja ohjaus Seurantaryhmässä

Tietovarannon ja tiedonkeruiden seurantaryhmä OKM, korkeakoulujen opiskelijarekisterien vastuuhenkilöitä (muita edustajia?), opiskelijajärjestöt Viranomaiset, jotka hyödyntävät tietovarantoa: OPH, Tilastokeskus, Valvira…

SEURAAVAT TOIMENPITEET

Ratkaisukohdat RAKETTI-Tietohallinto-ohjausryhmä käsittelee vastuunjakoa koskevat määräykset Tietoturva-auditointi Toukokuu 2014 –OKM:n ja korkeakoulujen ICT-johdon kokous: RAKETTI-hankekauden jälkeiset rakenteet –OKM:n määräykset tietovarannon käytöstä –RAKETTI-VIRTA-projektin päättäminen Syyskuu 2014 tietovaranto tuotantokäytössä

Korkeakoulujen suoritettavia toimenpiteitä Tietovarannon tietosisältö täydelliseksi ja tietojen laadunvarmistuksen jatkuva kehitys Turvaamiseen osallistuvien viestintä käyntiin Perehtyminen vastuujaon luonnoksen mukaisiin korkeakoulujen velvoitteisiin Osallistuminen tietovarannon käytöönottoa koskevaan seminaariin tai seminaareihin Jatkokehitykseen osallistuminen: ideat, lausunnot, omat projektit

Seminaari(t) tietovarannon käyttöönotosta helmikuussa 2014 Viranomaistiedonkeruiden toteuttaminen tietovarannosta Mukaan rekisterinpidosta vastaavat ja tietoturva- asiantuntijat –Rekisterinpitäjän vastuun muutokset ja rekisteriselosteet sekä tarvittavat ilmoitukset ja sopimukset –Tietoturva-auditointi Jatkokehityksen tilannekatsaus ja lausuntokierroksen valmistelu