Henkilötietojen käsitteleminen VIRTA-tietovarannossa

Esitys aiheesta: "Henkilötietojen käsitteleminen VIRTA-tietovarannossa"— Esityksen transkriptio:

1 Henkilötietojen käsitteleminen VIRTA-tietovarannossa
Oppijan tietovirtojen ja Virta-opintopalvelun ohjausryhmä

2 VIRTA-tietovarannon henkilötietojen käsittely
EU:n yleinen tietosuoja-asetus edellyttää rekisterinpitäjää ohjeistamaan henkilötietojen käsittelijää henkilötietojen käyttämisestä (artikla 28) VIRTA-tietovarannon rekisterinpitäjiä ovat korkeakoulut ja teknisenä ylläpitäjänä opetus- ja kulttuuriministeriö (884/ §) OKM toimii täten korkeakoulujen henkilötietojen käsittelijänä VIRTA-tietojen osalta CSC vastaa sopimussuhteisesti henkilötietojen käsittelemisestä OKM:n puolesta Korkeakoulujen tulee ohjeistaa OKM:tä henkilötietojen käsittelemisestä, ja OKM puolestaan ohjeistaa CSC:tä tarvittavalla tavalla

3 Kuvaus henkilötietojen käsittelemisestä
Seuraavilla kalvoilla esitellään, miten korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon henkilötietoja tällä hetkellä käsillään CSC:llä

4 Käsittelyperuste ja käsittelytoimet
Käsittely perustuu lakiin valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017. Tietojen luovuttaminen VIRTA-tietovarannosta tapahtuu Lain 26§ perusteella, jossa määrätään tietojen luovuttamisesta yleisesti ja erityisesti opiskelijavalintarekisterin käyttöön. Tietojen luovuttamisen ja teknisten käyttöyhteyksien osalta käsittely perustuu viranomaistoiminnassa kunkin viranomaisen toimintaa ohjaavaan lainsäädäntöön tai asetukseen sekä muiden tietoluovutusten osalta rekisterinpitäjältä saatuun nimenomaiseen lupaan tai toimeksiantoon. Lisäksi VIRTA-tietovarannon tietoja luovutetaan Opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelun kautta lain edellyttämällä tavalla. (884/ –30§).

5 Henkilötietojen tyypit ja rekisteröityjen ryhmät
Lain (884/ § 1momentin) mukaiset pakolliset tiedot 1) oppijanumero ja henkilön henkilötunnus tai muu vastaava yksilöivä tunnistetieto; 2) tiedot henkilön suorittamista tutkinnoista ja erikoistumiskoulutuksista sekä kaikista opintosuorituksista ja niiden arvosanoista; 3) tiedot henkilön opiskeluoikeuksista tutkintoon johtavassa koulutuksessa ja erikoistumiskoulutuksissa sekä tiedot opiskelupaikan vastaanottamisesta ja ilmoittautumisesta tutkintoon johtavaan koulutukseen ja erikoistumiskoulutukseen. Lisäksi erikseen korkeakoulujen ja OKM:n sopimalla tavalla (884/ § 3momentti) Opiskelijan muut perustiedot, mm. nimi, kansalaisuus Tiedot opiskelijan muista opiskeluoikeuksista, mm. avoin korkeakoulu, saapuvat vaihto-opiskelijat Tiedot opiskelijan lukuvuosi-ilmoittautumisista, mm. ilmoittautumispvm ja ilmoittautumisen tyyppi Tiedot opiskelijan kansainvälisistä liikkuvuusjaksoista, mm. liikkuvuusohjelma ja kohdemaa. Rekisteröityjen ryhmät (oppijat) määräytyvät edellisten pohjalta

6 Henkilötietojen käsittelyn kesto
Lain mukaan 25 §:n 1 momentissa tarkoitetut tiedot säilytetään tietovarannossa pysyvästi. Muiden tietojen osalta tietojen säilytyksestä määräävät korkeakoulut. (884/ §). Tietojen säilyttämisen näkökulmasta kaikkia VIRTA-tietoja käsitellään samalla tavalla Lisäksi viranomaisraportointia varten muodostettuja henkilötietoja sisältäviä siirtotiedostoja säilytetään muodostumishetkestä 2kk, jonka jälkeen ne automaattisesti tuhotaan, ellei ilmene pakottavaa syytä säilyttää niitä kauempaa.