OSA I ORGANISAATION TIEDON HALLINTA (INFORMATION MANAGEMENT)
2. Tietohallinto ja sen rooli organisaatioissa (s. 11) Tietohallinnon rooli on muuttunut tietokoneiden lyhyen historian aikana huomattavasti: sen painopiste siirtynyt teknisten ongelmien hallinnasta organisatorisiin, liiketaloudellisiin ja johtamistaidollisiin ongelmiin.
organisaatioiden tietojenkäsittelyn kehitys nykyiseen muotoonsa. Taulukossa 2.1 esitetään tietojenkäsittelyn aikakaudet tiivistetysti.
Eri vuosikymmenet 1960-luvulle asti tietojärjestelmät olivat tietojenkäsittelyjärjestelmiä. Nämä järjestelmät hoitivat tapahtumienkäsittelyä, tiedon tallennusta ja kirjanpidon tehtäviä. Ensin tietojenkäsittelyä kutsuttiin elektroniseksi tietojenkäsittelyksi (ETK). Myöhemmin tietojenkäsittelyä tarkoittavaksi termiksi vakiintui automaattinen tietojenkäsittely (ATK). Tietojenkäsittelyn keskeinen tuotos oli paperinen tuloste, esimerkiksi lasku.
Tietojenkäsittelylle keksittiin nopeasti uusi funktio massaoperaatioiden suorittamisen lisäksi: johdon tietojärjestelmät (Management Information Systems). Johdon tietojärjestelmien tarkoituksena oli tuottaa ennalta määriteltyjä raportteja johdon käyttöön. Edelleen kyse oli erilaisista paperille tehdyistä listauksista (vrt. Access)
1970-luvulla järjestelmien tuottamat raportit eivät enää täyttäneet johdon tarpeita päätöksenteossa ja seurasi uusi käsite: päätöksenteon tukijärjestelmät (Decision Support Systems). Nämä järjestelmät lisäsivät interaktiivisen mahdollisuuden hakea juuri haluttua tietoa päätöksenteon tueksi. Järjestelmistä voitiin rakentaa räätälöityjä ratkaisuja eri tyylisille päätöksentekotavoille.
1980-luvulla tietojärjestelmät saivat uusia ulottuvuuksia: loppukäyttäjän tietojenkäsittely alkoi. Työpöydät täyttyivät henkilökohtaisista tietokoneista (personal computer, pc). Näitä koneita voi myös ostaa kotiin. Mikroprosessorit, ohjelmistot ja verkot kehittyivät 1980-luvulta alkaen valtavasti. Myös tietokoneiden komponenttien hinnat laskivat ja markkinoille tuli runsaasti uusia toimittajia.
Vuosikymmenen lopulla alettiin puhua ylemmän johdon tietojärjestelmistä (Expert Information Systems). Niiden tarkoituksena oli antaa helposti kriittistä informaatiota tarvittaessa, räätälöitynä heidän omiin tarpeisiinsa. Seuraavaksi tapahtui tekoälyn (Artificial Intelligence) lisääminen järjestelmiin – syntyivät asiantuntijajärjestelmät (Expert Systems).
1990-luvun suuntaus oli strategiset tietojärjestelmät (Strategic Information Systems). Nämä uudet tietojärjestelmät ovat kokonaisvaltaisesti integroituja liiketoiminnan prosesseihin, tuotteisiin ja palveluihin ja auttavat yritystä saavuttamaan kilpailuetua globaaleilla markkinoilla. Vuosituhannen viimeinen vuosikymmen toi myös ryhmätyöjärjestelmät (sähköposti, ilmoitustaulut, videoneuvottelu, päätöksenteon tukiohjelmat ym.) lopullisesti organisaatioihin. Varsinkin sähköpostista on tullut korvaamaton työkalu.
1990-luvulla Suomessa käynnistettiin paljon tietoyhteiskunnan rakentamista edistäviä hankkeita. Käytännössä etätyöskentelyä ja muita joustavia mahdollisuuksia työntekoon on kokeiltu lukuisissa projekteissa, mutta etätyöntekijöiden määrä on pysynyt edelleen pienenä. Elektroninen kauppa oli 1990-luvun lopun puheenaihe. Yritykset ovat sijoittaneet runsaasti rahaa ja muita resursseja elektronisten kaupankäyntimahdollisuuksien tutkimiseen ja elektroniseen kaupankäyntiin soveltuvien järjestelmien kehittämiseen.
luvuilla on tapahtumassa globaali verkostoituminen (internetissä?). Kansainvälisyydestä on tullut arkipäivää. EU sitoo jopa maatilat kansainväliseen kommunikointiin. Yritysfuusioiden seurauksena organisaatioissa on menossa runsaasti monikielisten tietojärjestelmien kehityshankkeita.
TAULUKKO 2.1.(s. 12) Tietojenkäsittelyn aikakaudet Tietojenkäsittely (DP=Data Processing) Johdon tietojärj. (MIS=Management Information System) Strategiset tietojärjestelmät (SIS=Strategic Information Systems) (kalvo)
Seuraava askel Ruohosen ja Salmelan mukaan: –osaamisverkkojen aika (kalvo)
Nolanin malli (KUVIO 2.1.) on yksi tietohallinnon kehitystä kuvaavista malleista. Käyrä perustuu alunperin atk- kustannusten kehittymiseen. Kuvaa myös “kypsyyttä” tai oppimista.
KUVIO 2.1. Nolanin malli (s ) Aloitusvaihessa (initiation) tietotekniikalle etsitään soveliaita kohteita, “helpot” kohteet automatisoidaan, käytön kasvu on hidasta. Laajentumisessa (contagion) käyttö kasvaa nopeasti (joskus jopa hallitsemattomasti), johto sitoutuu panostamaan tekniikkaan, luottamus tekniikkaan kasvaa ja toiminnot keskittyvät –(esim. nettiryhmätilojen käyttö)
Valvontavaiheessa (control) johto reagoi nopeaan kustannusten kasvuun ja lisää kontrollia samalla kun tekniikan käyttöön ja johtamiseen liittyy yhä enemmän ongelmia. Kypsyysvaiheessa (maturity) tapahtuu kontrollien uudelleenarviointia, lisätään kokeiluja, panostetaan suunnitelmallisuuteen, kehittämisestä tulee tietoista ja rationaalista sekä luottamus teknologian johtamiseen kasvaa. Uudet teknologiat ==> S-käyrät seuraavat toisiaan aaltomaisesti. Nolanin uusittu malli (kalvo)
JOHDON TIETOJÄRJESTELMÄT JA NIIDEN SUUNNITTELU Kolbia mukaillen 1. Assimilaatiotyypin johtajat –eheä data –taloushallinnon johtajat 2. Akkommmodaatiotyypin johtajat (muutosjohtajat) –nopeasti tietoa ja suuntaviivoja –esim. markkinointijohtaja
3. Konvergenttijohtaja –tj:n on pystyttävä tarjoamaan eril. vaihtoehtoja ja kokeiluja –tuotantojohtaja 4. Divergentti –ympäristön tarkkailu –turha data pois –strategistit Lähde: Ruohonen ja Salmela (s. 95)
2.1. Tietohallinto osana organisaatiota Organisatorisesti tietohallinto on siirtynyt yhä ylemmäksi organisaatiohierarkiassa. Käyttäjiltä “piilossa” olevista atk-osastoista on tullut tietohallintopalveluja tuottavia tietohallintoyksiköitä, jotka voivat olla pitkälle hajautettuja. Atk-päälliköistä on tullut tietohallintojohtajia, jotka usein kuuluvat yhtiön johtoryhmään. Linjajohtajat ylintä johtoa myöten ovat myös ottaneet vastuuta tietohallinnosta.
Nykyisin voi suurissakin yrityksissä tietohallinnon johto olla yksinomaan yleisjohdon vastuulla. Tietohallinnon operatiivisista tehtävistä voi huolehtia oma tietohallintoyksikkö (joka voi olla varsin pienikin), mutta yhä useammin osa operatiivisista tehtävistä on ulkoistettu (outsourcing). Tietohallinnon tehtävät, jotka pidetään “talon sisällä”, hoidetaan silloin joko pienen tietohallintoyksikön toimesta tai tehtävät on hajautettu organisaation eri osiin. Monia tehtäviä varten luodaan myös määräaikaisia työryhmiä ja tehtävät projektoidaan (esim. kehittämistehtävät)
PK-yrityksessä on yleensä korkeintaan yksi tietohallintoon täysipäiväisesti paneutuva henkilö, jolla ei välttämättä ole laajempaa atk-alan koulutusta. Usein tietohallinnon vastuuhenkilö hoitaa tehtäväänsä oman toimensa ohessa (riippuen siitä, mitkä järjestelmät ovat yrityksessä tärkeitä, henkilö voi olla esim. talouspäällikkö, suunnitteluinsinööri tai materiaalihallinnosta vastaava). Tietohallinnon merkitys PK-yrityksessä voi olla kuitenkin yhtä suuri kuin suuressakin yrityksessä.
2.2. Tietohallinnon tehtävät (s. 14) kalvot ->
3. Tietojärjestelmien käyttö (s. 16) 3.1. Tietojärjestelmien käyttötarkoitukset
3.2. Tietojärjestelmien strateginen merkitys (s. 20)
3.3. Suunnitelmallisuus tietojärjestelmien hyväksikäytössä (s. 23)
3.4. Tietojärjestelmien ja organisaation vuorovaikutus (s. 23) – Organisatorisista eroista (s. 24) – Tietotekniikan vaikutuksista (s. 26) organisaatioon
3.5 Tietojärjestelmien hankinta (s. 28)