KOKOUSTEKNIIKKAA Yhdistyksen ja sen hallituksen kokouksen sääntöjä ja menettelytapoja Lähteet Risto Riitesuo: Yhdistyksen kokousmenettely ja Risto Riitesuo: Yhdistyksen hallituksen kokousmenettely UPSEERILIITTO ry www.upseeriliitto.fi

Kokoustekniikalla tarkoitetaan kokouksen vuorovaikutusta ja päätöksentekoa suhteellisen mekanistisesti sääteleviä menettelytapoja ja, sääntöjä tarkoituksena on taata kokouksen nopea ja joustava, ydinasioihin pitäytyvä eteneminen ja osanottajille tasapuoliset osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet UPSEERILIITTO ry www.upseeriliitto.fi

Kokouksista Kokous on joukolle ihmisiä järjestetty tilaisuus osallistua keskustelemaan, päättämään asioista tai kuulemaan esityksiä tms Hallitusmuodon 10 §:n kokoontumisvapaus – lailla säädelty oikeus Yleinen kokous – kokoukseen pääsy ns ”jokamiehellä”, viranomaisten valvoma – ilmoitusvelvollisuus Yksityinen kokous – läsnäolo-oikeus vain henkilökohtaisesti kutsutuilla tai kutsussa selvästi rajatuilla henkilöillä – yleensä yhdistykset UPSEERILIITTO ry www.upseeriliitto.fi

Kokoustekniikkaa säätelevät YhdL:ssa ei ole säännöksiä menettelystä hallituksen päätöksenteossa tai sen sisäisessä toiminnassa (pl esteellisyysasia). Hallituksella on siis vapaammat kädet menettelymuotojen valinnassa kuin yhdistyksen kokouksella. Ellei kokouskäytännöstä ole yhdistyksen säännöissä määräyksiä, noudatetaan hallituksen itse kokousmenettelystään tekemiä päätöksiä yhdistyksen omaa vakiintunutta käytäntöä tai/ja vakiintunutta järjestökäytäntöä Yhdistyksen kokous ei voi määrätä hallituksen kokouskäytännöstä työjärjestykselläkään tai vastaavilla, koska siitä ei ole valtuutusta säännöissä. Hallitus voi itse päättää työjärjestyksestään eli sisäisestä menettelystään siltä osin kuin laissa tai säännöissä ei ole siitä määräyksiä. Lain ja sääntöjen tulkintaoikeus (päätösoikeus) on aina kuitenkin puheenjohtajalla, joka viimekädessä vastaa kokousten lain- ja sääntöjen mukaisuudesta. UPSEERILIITTO ry www.upseeriliitto.fi

Kokouksen valmistelu 1 Kokouspaikan varaaminen – ajankohta, osallistujien lukumäärä ja osallistumismahdollisuus, tarjoilu yms Kokouspaikan järjestäminen ja –tarpeiston varaaminen opastus, istuimet, puheenjohtajan ja sihteerin pöytä, nuija, muistiinpanovälineet, esityslistat, äänestysliput ja uurnat, av-välineet yms kokousasiakirjat, säännöt, jäsenluettelot yms UPSEERILIITTO ry www.upseeriliitto.fi

Kokouskutsu Kutsuja yhdistyksessä hallitus – hallituksessa puheenjohtaja YhdL:n ja Sääntöjen määräykset – kutsumistapa (mediat/kirje), ajankohta, kutsussa mainittavat käsiteltävät asiat Kokouskutsun sisältö – Yhdistyksen nimi, mikä kokous, kokouspaikka, kokousaika, kutsussa mainitut asiat, kutsun antamisaika ja –paikka, koollekutsuja (tekninen toimija sihteeri) Hallituksen kokouskutsut hallituksen itse päättämällä tavoin Yhdistyksen kokouskutsua säätelee yhdistyslaki Kutsussa mainittavat asiat (YhdL 23-24 §) mm sääntömuutos kiinteistön luovutus tai kiinnitys huomattavan omaisuuden luovutus äänestys- ja vaalijärjestys hallituksen tai sen jäsenen valinta tai erottaminen jäsenen erottaminen tilintarkastajan valinta tai erottaminen tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen yhdistyksen purkaminen muut yo verrattavat merkittävät asiat UPSEERILIITTO ry www.upseeriliitto.fi

Kokouskutsu Kadettitoverikunnan säännöt 7 §: ”Asiat, jotka halutaan kevät- tai syyskokouksessa käsiteltäväksi, on jäsenen ilmoitettava hallitukselle kirjallisesti kevätkokousta varten joulukuun ja syyskokousta varten kesäkuun loppuun mennessä. Kokouksessa voidaan ottaa käsiteltäväksi muukin asia, mikäli näissä säännöissä ei muuta mainita ja kokous siihen kolme neljäsosan (3/4) äänten enemmistöllä suostuu.” Säännöt mahdollistavat lakisääteisten ja sääntöjen määräämän asialistan laajentamisen UPSEERILIITTO ry www.upseeriliitto.fi

Kokouksen toimihenkilöt ja tehtävänsä Puheenjohtaja – yhdistyksen valitsema tai kokouksen valitsema kokouksen järjestyksen pito kokousmenettelyn ja päätösten lainmukaisuuden valvonta hyvien kokoustapojen noudattaminen puheenjohtaminen ja –rajoittaminen vastaa pöytäkirjan laatimisesta - allekirjoittaa Sihteeri – puheenjohtajan kutsuma (oikeus valita?) kokouksen hyväksyessä tai kokouksen valitsema puheenjohtajan tekninen avustaja suurissa kokouksissa voi olla kaksi tai useampi sihteeri laatii pöytäkirjan voi olla ns ammattisihteeri esim yhdistyksen sihteeri UPSEERILIITTO ry www.upseeriliitto.fi

Kokouksen toimihenkilöt ja tehtävänsä Pöytäkirjan tarkastajat – yleensä yhdistyksen kokouksissa hallituksen kokouspöytäkirja tarkastetaan yleensä seuraavassa kokouksessa kokousten ollessa toistuvia ja säännöllisiä pöytäkirja on kokouksen puheenjohtaja allekirjoitettava ja kokouksen sitä varten valitseman vähintään kahden henkilön tarkistettava tai kokouksen itsensä hyväksyttävä oltava läsnä koko kokouksen ajan varmistavat, että pöytäkirjan kirjaukset vastaavat kokouksen kulkua ja tehtyjä päätöksiä Ääntenlaskijat – yleensä kaksi pienessä kokouksessa voi toimia itse puheenjohtaja sihteerin avustamana esteellisyydet yleisten esteellisyyssäännösten mukaan – tulkinta puheenjohtajan oikeus mieluiten eri henkilöt kuin pöytäkirjan tarkastajat, jotta kokousta eri tarvitse ääntenlaskennan ajaksi keskeyttää UPSEERILIITTO ry www.upseeriliitto.fi

ESITYSLISTA Kokouksen avaus – koollekutsuja (puhjoht tai hallituksen puhjoht) nuijan kopautukset x 3, huomion herättäminen Kokouksen järjestäytyminen puheenjohtajan valinta sihteerin valinta tai kutsuminen puheenjohtajan työjärjestyspuheenvuoro, puheenvuorojen pyytäminen ja käyttäminen, vaadittava enemmistö jne Pöytäkirjan tarkastajien vaali Ääntenlaskijoiden vaali Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen lain ja sääntöjen määräysten mukaisuus, kutsumisaika ja – tapa kutsussa mainitut asiat läsnäolijoiden toteaminen – lukumääräisyysvaatimus hallituksessa Kokouksen esityslistan hyväksyminen usein käytetään virheellisesti nimitystä työjärjestys, jolla tarkoitetaan kokouksen menettelytapaohjeita mieluiten jaetaan aina kirjallisena, jos mahdollista 7. – n. Käsiteltävät asiat n+1. Muut asiat n+2. Kokouksen päättäminen nuijan kopautukset x 2, signaali päättymisestä UPSEERILIITTO ry www.upseeriliitto.fi

ASIAN KÄSITTELY Asiakohdan avaus – nuijan kopautus, kopautuksen merkitys Asian esittely puheenjohtaja tai sihteeri tai nimetty toimihenkilö (usein asian valmistelija) esittelyssä myös aina päätösehdotus, jos sellainen on etukäteen laadittu (yleensä hallituksen tai yhdistyksen puheenjohtajan ehdotus) Keskustelu keskustelun avaaminen - nuija puheenvuorojen jakaminen – työjärjestyspuheenvuorot ensin puheenvuorojen pysyttävä käsiteltävässä asiassa päätös- tai muutosehdotusten kirjaaminen ja välitön tarkistaminen keskustelun päättäminen – nuija Ehdotusten tarkistaminen ja nimeäminen tarvitessa (esim tekijän nimi todettava kannatus – ei henkilövaalissa yhdistäminen karsiminen todettava pääehdotus UPSEERILIITTO ry www.upseeriliitto.fi

ASIAN KÄSITTELY Äänestystavasta päättäminen säännöt 8 § Hallitus: ” Äänestys tapahtuu avoimesti, ellei joku hallituksen jäsenistä vaadi suljettua äänestystä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee suljetussa äänestyksessä arpa ja muutoin puheenjohtajan ääni ” säännöt 7 § Yhdistyksen kokous: ” Asiat ratkaistaan kokouksissa yksinkertaisella ääntenenemmistöllä, mikäli näissä säännöissä ei muuta mainita. Asiat ratkaistaan ja vaalit toimitetaan avoimella äänestyksellä, paitsi milloin vähintään yksi neljäsosa (1/4) saapuvilla olevista jäsenistä vaatii suljettua äänestystä. Äänten mennessä tasan ratkaisee suljetussa äänestyksessä ja kaikissa vaaleissa arpa, muutoin puheenjohtajan ääni.” puheenjohtaja ehdotuksentekijä - hyväksyttäneen - hyväksytty ensin ratkaistava avoin – suljettu UPSEERILIITTO ry www.upseeriliitto.fi

ASIAN KÄSITTELY Äänestystavasta päättäminen Äänestystavat: Koeäänestys äänet arvioidaan, ei lasketa pyrkimys jouduttaa kokousta voidaan todeta päätös, jos sen kaikki hyväksyvät – yksikin riittää estämään hallituksessa yleensä ei suositeltava – pieni lkm, jäsenen vastuu yms Avoimet – aina, ellei säännöissä määräyksiä (määrävähemmistö) nimenhuuto äänestys – (jaa/ei) – pieni kokous – äänestysluettelo kädennostoäänestys lippuäänestys, jos paljastaa äänen antajan Suljettu – salainen äänestyslipuin ei paljasta äänestäjää UPSEERILIITTO ry www.upseeriliitto.fi

ASIAN KÄSITTELY Äänestysjärjestyksestä päättäminen puheenjohtaja ehdotuksentekijä, hyväksyttäneen – hyväksytty Mikäli on tehty asiasta päättämisen lykkäysehdotus, on ensin äänestettävä lykätäänkö vai ei. Ellei lykätä asian päättämistä jatketaan äänestystä. Jos asiassa on lisäksi tehty pääehdotuksen hylkäävä ehdotus (=tarkoittaa, että asiassa ei tehdä päätöstä lainkaan) lopuksi päätetään hylätäänkö vai ei – ero lyhyessä ja pitkässä äänestysjärjestyksessä. yksinkertainen enemmistö – suhteellinen enemmistö – ehdoton enemmistö – määräenemmistö määräenemmistöä vaaditaan erikseen säännöissä tai laissa mainituissa asioissa esim sääntömuutokset ehdotonta enemmistöä vaaditaan, ellei säännöissä ole toisin sanottu, kaikissa muissa asioissa – ja aina puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan vaalissa JOS PÄÄTÖS SAA TAAKSEEN EHDOTTOMAN ENEMMISTÖN, ON SE AINA RIIDATON, ELLEI MÄÄRÄENEMMISTÖÄ VAADITA UPSEERILIITTO ry www.upseeriliitto.fi

ASIAN KÄSITTELY Äänestysjärjestyksestä päättäminen äänestysjärjestykset: kollegiaalinen – pääehdotus vastaan kaikki muut ehdotukset päätös selvä, jos pääehdotus saa > 50 % äänistä koeäänestyksessä hyödyllinen pienilukuisessa hallituksessa sopimaton, jos kannatettuja ehdotuksia useita parlamentaarinen – lyhyt tai pitkä äänestysjärjestys lyhyessä Lykätään – Päätetään nyt Pääehdotus – Hylkäävä Pääehdotus – muut ehdotukset Pääehdotus – etäisin ehdotus Pääehdotus – toiseksi etäisin ehdotus jne UPSEERILIITTO ry www.upseeriliitto.fi

ASIAN KÄSITTELY Äänestysjärjestyksestä päättäminen pitkässä Lykätään – Päätetään nyt Pääehdotuksesta eniten poikkeava – toiseksi eniten poikkeava Edellisen voittanut - seuraavaksi etäisin jne – Edellisessä voittanut – Pääehdotus Edellisessä voittanut – Hylkäävä ehdotus Äänestysmenettelyn selostaminen – puheenjohtajan työjärjestyspuheenvuoro miten äänestys toimitetaan sääntöjen yms mukaan päätösvaihtoehdot ja niiden nimeäminen, joista äänestetään äänestystapa ohjeet, mitä äänestyslippuun saa kirjoittaa UPSEERILIITTO ry www.upseeriliitto.fi

ASIAN KÄSITTELY Äänestystoimitus – muu kokous keskeytyy toimituksen ajaksi Äänestys julistettava päättyneeksi, kun kaikki äänestäneet Äänten laskenta eriteltävä ja kirjattava, äänioikeutettujen kokonaismäärä, annettu kokonaisäänimäärä, kullekin vaihtoehdolle annettu äänimäärä, tyhjien äänien määrä, hylättyjen äänien määrä äänen hylkääminen, jos ei äänioikeutta lippuäänestyksessä, jos käytetty muuta kuin käskettyä äänestyslippua merkinnät eivät ole äänestysohjeen mukaisia, jos enemmän merkintöjä kuin ohjeessa annettu äänestäjän kannasta ei saa yksiselitteisesti selvää asiattomia merkintöjä tai suljetussa lippua ei ole taitettu Äänestystuloksen – päätöksen ilmoittaminen eriävän mielipiteen ilmoittaminen - työjärjestyspuheenvuoro Asian käsittelyn päättäminen – nuija Asian käsittelyn päätyttyä siihen ei voida palata ilman kokouksen erillistä päätöstä – pl työjärjestyspuheenvuoro. UPSEERILIITTO ry www.upseeriliitto.fi

TYÖJÄRJESTYSPUHEENVUOROSTA Keskustelua koskeva ehdotus keskustelun rajoittaminen käsittelytavan muuttaminen käsittelyjärjestyksen muuttaminen Kokousta koskeva ehdotus tauko asian käsittelyn siirto kokouksen järjestys Puheenjohtajan menettelytapoja koskevat äänestys/vaalitapa – selostus äänestys/vaalijärjestys – sääntöjen kertaus muu menettelyohje tai ohje kokouksen työjärjestykseksi Huom! ei koskaan keskeytä menossa olevaa puheenvuoroa, pl pjoht lykkäys (jos kannatetaan) käsiteltävä heti keskustelun päätyttyä ainoa vaihtoehto käyttää puheenvuoro, mutta ei saa koskea enää käsiteltävän asian sisältöä UPSEERILIITTO ry www.upseeriliitto.fi

REPLIIKKIPUHEENVUOROSTA Kohdennetaan asian esittelijälle tai edelliselle puhujalle tarkennukseksi Henkilölle, jonka puheenvuoroa on tulkittu väärin Asian esittelijälle vastauspuheenvuorona kysymykseen tai väittämään Yhdistyksen toimihenkilölle asian selventämistä ja tarkentamista varten Aina lyhyt ja poikkeaa tavallisesta puheenvuorosta UPSEERILIITTO ry www.upseeriliitto.fi

KOKOUKSEN SAA EPÄONNISTUMAAN Esittämällä aina ensin oma mielipiteensä ja ajattelemalla ääneen pitkittäen sanomaansa Osoittamalla jonkun mielipide vääräksi ja typeräksi sekä nolaamalla toinen henkilö heti alussa Toistamalla jokainen esitetty mielipide ja kommentoimalla jokaista puheenvuoroa Keskeyttämällä puhuja ja kertomalla oma käsityksensä Väittelemällä jonkun osanottajan kanssa Antamalla saman henkilön aina ensin esittää mielipiteensä ja tyytymällä siihen Jättämällä puheenvuorotta ne, jotka sitä harvoin pyytävät Estämällä jonkin ryhmän arvostelemasta mielipidettäsi tai ”arvohenkilön” mielipidettä Jättämällä täysin suunnittelematta kokouksen ajankäytön ja antamalla kaikkien puhua mistä kukin haluaa. UPSEERILIITTO ry www.upseeriliitto.fi