KOKKOLAN KAUPUNKI KARLEBY STAD Hankintayhteistyön kehittäminen

KOKKOLAN KAUPUNKI KARLEBY STAD Miksi hankintayhteistyötä? Hankintalainsäädäntö, niukkenevat julkiset varat, kuntien muu yhteistyö ym. vievät hankintayksiköitä enenevässä määrin hankintayhteistyöhön Tilaajavolyymin kasvaessa sopimushinnat tippuvat Kaksinkertainen työ poistuu, kun kilpailutukset tehdään yhdessä paikassa ja kun tehdään vain yksi hankintapäätös Hankintayhteistyöllä voidaan kehittää hankintatoimintaa alueellisesti

KOKKOLAN KAUPUNKI KARLEBY STAD Miksi hankintayhteistyötä? Voidaan koota hankintaosaamista ja muuta hankinnoissa tarvittavaa asiantuntemusta Kun hankintayhteistyö on suunnitelmallista ja järjestelmällistä, pysytään myös ajan tasalla hankintatoiminnan kansallisista ja kansainvälisistä ”uusista tuulista” Hankintayhteistyötä tehdään monella suunnalla kuten KL Kuntahankinnoissa, ERVA-alueiden puitteissa sekä useissa alueellisissa hankintarenkaissa ympäri maan Nämä eri yhteistyömuodot usein täydentävät toisiaan

KOKKOLAN KAUPUNKI KARLEBY STAD Oleellisimmat kysymykset Hankintarenkaan alueellisen laajentamisen selvittäminen Renkaalle kilpailutettavien hankintasopimusten määrän kasvattaminen Hankintayhteistyösopimuksen uudistaminen Yhteishankintayksikön perustaminen ja hankintatoiminnan uudelleenorganisointi

KOKKOLAN KAUPUNKI KARLEBY STAD Renkaan laajentaminen Yhteydenotot kuntiin: Kaustisen seutukunnan kunnat ja Kannuksen kaupunki Pietarsaaren seutukunnan kunnat Aluksi tiedustelua alustavasta kiinnostuksesta hankintayhteistyöhön Jos löytyy kiinnostusta, valmistellaan konkreettisempi ehdotus, jonka puitteissa järjestetään tapaamisia näiden kuntien kanssa Aikanaan kun uusi hankintayhteistyösopimus on valmis, siihen voivat kunnat liittyä mukaan

KOKKOLAN KAUPUNKI KARLEBY STAD Hankintasopimusten määrä Tehdään perusteellinen analyysi siitä, mitä tuotteita/palveluita voidaan ja kannattaa jatkossa kilpailuttaa hankintarenkaalle (joko nykyisten osapuolten kesken tai uudet mukana) Samalla pitää analysoida, mitä hankinta- sopimusten määrän kasvattaminen käytännössä merkitsee hankintatoiminnan organisoinnille ja resursseille  eli sitooko nykyistä enemmän resursseja vai ei? Sinänsä nämä sopimukset on aiemminkin kilpailutettu, siksi teknisesti muutos koskee

KOKKOLAN KAUPUNKI KARLEBY STAD Hankintasopimusten määrä pääasiassa vain tarjouspyyntöjen valmistelua, hankintapäätösten tekemistä ja hankinta- sopimusten solmimista Ydinkysymys on henkilöresurssi ja sen määrä, joka vastaa kilpailutusten ja mahdollisten muiden hankintapalveluiden hoitamisesta

KOKKOLAN KAUPUNKI KARLEBY STAD Hankintayhteistyösopimus Hankintayhteistyösopimus uudistetaan joka tapauksessa tämän hankkeen tuloksena Sopimuksen sisältö riippuu hankintayhteistyön tulevasta laajuudesta ja organisointimuodosta Joka tapauksissa kaikissa vaihtoehdoissa sopimuksen tulee ohjata hankintayhteistyötä ja sen tulee sisältää yhteistyömenettelyt toimivaltuuksineen ja päätöksenteko- mekanismeineen Tavoitteena saavuttaa joustavuutta ja ”ketteryyttä” hankintatoimintaan

KOKKOLAN KAUPUNKI KARLEBY STAD Hankintayhteistyösopimus Jos perustetaan hankintalain mukainen yhteis- hankintayksikkö ja sen organisaatioksi hankintakeskus, siihen liittyvät kysymykset, kuten keskuksen tuottamat hankintapalvelut ja jäsenmaksut tulee määritellä myös hankinta- yhteistyösopimuksessa

KOKKOLAN KAUPUNKI KARLEBY STAD Yhteishankintayksikkö/muu organisointi Jos hankintayhteistyö laajenee kaikilta osin merkittävästi, tulee mietittäväksi yhteis- hankintayksikön perustaminen Se tehostaa tällaisessa tilanteessa hankintaprosesseja huomattavasti, kun esimerkiksi tehdään vain yksi koko rengasta sitova hankintapäätös, jokainen kunta allekirjoittaa silti hankintasopimuksen Yhteishankintayksikkö merkitsee usein hankintakeskusta tai hankintapalvelut – yksikköä, joka johtaa kilpailutusprosessit ja tuottaa muita hankintapalveluja

KOKKOLAN KAUPUNKI KARLEBY STAD Yhteishankintayksikkö/muu organisointi Voidaan myös selvittää, voiko yhteishankintayksikkö toimia löyhempänä organisaationa eli ei keskitettynä yksikkönä Hankintakeskus tarkoittaa henkilöresurssin mitoitusta ja kohdentamista sekä kilpailutusten substanssiosaamisen kytkemistä tarkoituksenmukaisella tavalla hankintapalvelujen yhteyteen Jos yhteishankintayksikköä ei perusteta, joudutaan miettimään muita tapoja tehostaa

KOKKOLAN KAUPUNKI KARLEBY STAD Yhteishankintayksikkö/muu organisointi yhteishankintojen hankintaprosessien organisointia Tehdäänkö esimerkiksi muutoksia nykyisiin toimivaltuuksiin ja koordinointiin tms? Tällä hetkellä seudullisten yhteishankintojen valmistelu ja hankintapäätöksen tekeminen on sijoitettu Kokkolan kaupungin organisaatioon useille johtaville viranhaltijoille Jokainen renkaan jäsen tekee myös oman hankintapäätöksensä nykyisin näissä kilpailutuksissa

KOKKOLAN KAUPUNKI KARLEBY STAD Summa summarum Hankintayhteistyön pääasiallinen tuleva muoto pyritään saada valmiiksi loppuvuoden aikana Yksityiskohtia voi jäädä neuvoteltavaksi myöhempään ajankohtaan Kunnat voivat esittää kiinnostuksensa liittyä mukaan jo syksyllä Tällöin niille jää vaikutusmahdollisuus tulevaan hankintayhteistyösopimukseen Tavoitteena on, että kaikki tilaajaosapuolet voittavat tässä toiminnassa ja verovaroja säästyy