Hankekoulutus: INTERREG-hankkeen toteuttaminen (day1) 12.-14.9.2005 Helsinki/Turku ja 15.-16.9. sekä 22.-23.9.2005 Tallinna

Koulutuksen tarkoitus kohderyhmä: 21 hyväksyttyä hanketta ja niiden vastuupartnerit molemmissa maissa – sekä hankkeen vetämisestä että taloudesta vastaavat perustietopaketti Suomeksi ja Viroksi: yhteishankkeen käynnistäminen ja toteuttaminen rahoituspäätöksen ehdot maksatuksen hakeminen ja raportointi kysymyksiä ja vastauksia sekä käytännön vinkkejä ja kokemuksia toisilta hankkeilta

Yhteishankkeen logiikka Pääpartneriperiaate (LP): yhteishanke suhteessa rahoittajiin (raportointivastuut) sekä yhteishankkeen sisäiset suhteet partnereiden välillä (hallinnon ja talouden vastuut) Erilaiset partnerit, niiden roolit ja tehtävät Tehtävä: kuvaa oma hankkeesi seuraavien mallien avulla.

Rahoituspäätökset  raportointi/maksatukset (1) suomalainen pääpartneri (LP) INTERREG-hanke EAKR / VSL LP fi Valtion rahoitus fi: maakunnan liitto (SM) / VSL lääninhallitus (OPM) / LSLH TE-keskus (MMM) (TM) (KTM) /U-te ympäristökeskus (YM) / UYK, LSYK Terveysliikunnasta hyvinvointia yhteistyössä yli rajojen (TYO Täydennyskoulutuskeskus / MTÜ Eesti Tervislike Linnade Võrgustik) Suomi-Viro puuveneperinteen elvyttäminen II (Ab Svenska Folkhögskolan-SFV Kuggomskolan / Aibolands museum) Ammattikoulutuksen ja työelämän yhteyksien osaamisverkosto (Porvoo International Services / Narva Kutseõppekeskus) ECOSTALL Kylmien karjasuojien toiminnallisuus ja ekologisuus (Maa- ja elintarviketalouden tutkimuskeskus MTT / Eesti Põllumajandusülikool) EDUDEV (Edupoli / Tallinna Tehnikakõrgkool) From SEM to SME - Student Entrepreneurship Model… (Turun AMK Tietoliikenne ja sähköinen kauppa / Tallinna Tehnikakõrgkool) FinEst Business Network (Lohjan Yrityspalvelukeskus Oy / Ida-Virumaa Ettevõtluskeskus) Cross border small business environment (HKKK Pienyrityskeskus /Tallinna Tehnoloogiapargi Arendamise Sihtasutus) Yachting in Archipelago (Turku Touring / Läänemaa Arenduskeskus) e4 Portaali (VTT Rakennus- ja yhdyskuntatekniikka / Tallinna Tehnikaülikool) Summeri II (Kotkan Ammattikoulutuskeskus / Eesti Mereakadeemia) Etelä-Suomen rannikon ja Pärnuun välisen meriväylän turvallisuuden parantaminen (Suomen Merenkulkulaitos / Eesti Veeteede Amet) 3+3 Yhteinen ympäristö (Itä-Uudenmaan liitto / Jõgevamaa Omavalitsuste liit) OILECO - Luonnontaloudellisten arvojen merkitys öljyvahinkojen… (HYO koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenia, Kotka / Tartu Ülikooli Eesti Mereinstituut) RePlast FinEst -kehittämishanke Muovin(+SER) uusiokäyttö (HYO Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenia, Lahti / MATTECH Center) Uusi Elämä - Uus Elu (Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskus Oy / MTÜ Taaskasutus) Ruovikkostrategia Suomessa ja Virossa (Lounais-Suomen ympäristökeskus / Tallinna Tehnikaülikool) P2 ee SM Eesti

Rahoituspäätökset  raportointi/maksatukset (2) virolainen pääpartneri (LP) INTERREG-hanke EAKR / VSL LP ee SM Eesti Pilet - Piireületav ühistranspordivõrgustik ja piletisüsteem (MTÜ Helsinki-Tallinn Euregio / YTV - Pääkaupunkiseudun Yhteistyövaltuuskunta) KUTUR kuuriordi-, kultuuri- ja turismiprojekt (Pärnu linn / Itä-Uudenmaan liitto) Geoturismi arendamine Eestis ja Soomes: õppides tundma maa minevikku (MTÜ GEOGuide Baltoscandia / Turun yliopisto, Geologian laitos) Õlitõrje-alase valmisoleku suurendamine Soome lahe ääres (SA Eestimaa Looduse Fond / WWF Suomi) P2 fi Valtion rahoitus fi: maakunnan liitto (SM) / VSL lääninhallitus (OPM) / LSLH

Hankkeen talous (1) keskitetty talous maksatushakemus / raportointi EAKR / VSL LP + € – € hankkeen kustannukset sitoumus: raha sitoumus: raha sitoumus: työpanos (raportointi) + € + € P3 P2

Hankkeen talous (2) hajautettu talous maksatushakemus / raportointi EAKR / VSL LP + € – € hankkeen kustannukset raportointi + € + € raportointi P3 P2 – € – € hankkeen kustannukset hankkeen kustannukset

Hankkeen talous (3) osin keskitetty, osin hajautettu talous maksatushakemus / raportointi EAKR / VSL LP + € – € hankkeen kustannukset sitoumus: raha raportointi + € raportointi P5 sitoumus: työpanos (raportointi) P4 P3 P2 sitoumus: raha P6 – € – € hankkeen kustannukset hankkeen kustannukset

Pääpartnerin tehtävät vastaa kokonaiskoordinaatiosta, INTERREG-hankkeen hallinnosta ja toteuttamisesta (sekä Suomessa että Virossa, ml. kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma) saa EAKR-rahoituksen ja vastaa sen käytöstä ja käyttöön liittyvästä raportoinnista ja yhteydenpidosta rahoittajaan (VSL): hankkeen aloittaminen ja aikataulussa pysyminen työsuunnitelmien laatiminen ja seuranta (ml. osatehtävät ja niiden budjetit) rahoitukseen liittyvät raportoinnit ja selvitykset EAKR-rahoituksen hakeminen ja edelleen välittäminen muilla partnereille sekä mahdollisen valtionrahoituksen hakeminen maksuun ja siihen liittyvät raportoinnit ao. rahoittajalle

Vastuupartnerin (P2) tehtävät vastaa pääpartnerille samoista tehtävistä kuin pääpartneri tekee omassa maassaan: toiminnan koordinointi ja aikataulussa pysyminen työsuunnitelman laatiminen ja seuranta (ml. osabudjetti) osaraporttien laatiminen ja pääpartnerin tarvitsemien tietojen toimittaminen (ml. kirjanpidon raportit ja toteumaraportit, seurantatiedot) – mahd. osatehtävien raportointi myös muilta osatoteuttajilta hankkeen toteuttamiseen vaikuttavien tilanteiden ennakointi ja ilmoittaminen pääpartnerille sekä mahdollisen valtionrahoituksen hakeminen maksuun ja siihen liittyvät raportoinnit ao. rahoittajalle Partneria koskevat samat rahoituksen ehdot kuin pääpartneriakin.

Osatoteuttajan (P3, P4… PNN) tehtävät vastaa joko pääpartnerille tai vastuupartnerille omassa maassaan hankkeen jonkin osatehtävän toteuttamisesta ja saa tästä aiheutuneiden kustannusten mukaisen korvauksen hankkeesta osatehtävän toteuttaminen sovitussa aikataulussa osaraporttien laatiminen (ml. kirjanpidon raportit ja toteumaraportit, seurantatiedot) Partneria koskevat samat rahoituksen ehdot kuin pääpartneriakin.

Muut yhteistyökumppanit hankkeessa antavat sitoumuksella lupaamansa panoksen hankkeen käyttöön (raha, työ, asiantuntemus, kontaktit, taito-tieto jne.) saavat hankkeen tulokset käyttöönsä osallistumalla, olemalla hankkeessa mukana voivat vaikuttaa hankkeen toteuttamiseen esim. ohjausryhmätyöskentelyn kautta

Partnerin kanssa sovittu = hankesuunnitelma hankkeen tavoitteet ja osatavoitteet toteutettavat toimenpiteet ja aikataulu hankkeeseen osallistujat, keskeiset partnerit sekä partnereiden tehtävät ja vastuut (ml. osatehtävät) kokonaiskustannukset ja rahoitussuunnitelma (ml. osabudjetit) hankkeen hallinnon ja talouden järjestäminen hankkeen ohjausryhmä tulosten jakaminen tiedotussuunnitelma (ml. hankkeen sisäinen viestintä ja hankkeesta ulospäin tapahtuva viestintä)

Partnerin kanssa sovittava = hankesopimus sopimuksen kohde = ko. hanke ja allekirjoittaneiden väliset suhteet sopimuksen kesto partnereiden väliset suhteet, suhteet kolmansiin osapuoliin seuranta, arviointi ja raportointi, erit. talouden seuranta ja tarkastukset tulosten jakaminen ja oikeudet hankkeen tuloksiin (immateriaaliset oikeudet) sopimuksen muuttaminen, sopimuksesta vetäytyminen, erimielisyyksien ratkaiseminen sopimusrikkomukset ja korvausvelvoitteet työkieli muut asiat

Hankekoulutus: INTERREG-hankkeen toteuttaminen (day2) 12.-14.9.2005 Helsinki/Turku ja 15.-16.9. sekä 22.-23.9.2005 Tallinna

INTERREG-ohjelman ja -hankkeen aikataulu Ohjelmakausi 2001-2006 2001 (…) määräpvä 2005 2006 2007 2008 ohjelman loppuraportit: ohjelman sulkeminen Hankkeen kesto (maks.) INTERREG-hakemus / -päätös 31.12.2007 hankkeen aloitus hanke päättyy: hankkeen loppuraportti ja sulkeminen

Mitä aluksi: paperit kuntoon rahoituspäätös: lue läpi, huolehdi että partnerisi saavat tiedon päätöksestä hyväksytty hankesuunnitelma: kertaa, huolehdi että partnereillasi ja hankkeen keskeisillä tahoilla on ajantasainen versio suunnitelmasta – hankesuunnitelmaa tarkastellaan hankkeen edetessä; työsuunnitelmat ovat yksityiskohtaisempia kuvauksia lyhemmällä aikataululla hankesopimus partnereiden välillä: kertaa sovitut asiat ja tarkista, onko kaikesta sovittavaksi tarkoitetusta saavutettu riittävä yhteisymmärrys

Mitä aluksi: taloudenpito hankkeen taloudenpito: kaikki osatoteuttajat kirjanpito: oma kustannuspaikka (tai muu hankkeen yksilöivä tunniste) laskujen hyväksyminen maksuun; kuka, mitä seuranta kirjanpidosta hankkeen vetäjälle tietojen kokoaminen kirjanpidon raportista INTERREG-maksatuslomakkeen mukaisiin otsikoihin (ellei kustannuspaikka jo valmiiksi tämän mukainen) hankkeen raportoinnit: kaikki osatoteuttajat ja ne tahot, joilta odotetaan esim. työpanosta hankkeen toteuttamiseen raportointipohjat ohjeineen ja aikataulutus

Partnerin kanssa sovittu = hankesuunnitelma hankesuunnitelma kertoo: mitä, miksi, milloin, kuka hankkeen tavoitteet ja osatavoitteet toteutettavat toimenpiteet ja aikataulu hankkeeseen osallistujat, keskeiset partnerit sekä partnereiden tehtävät ja vastuut (ml. osatehtävät) kokonaiskustannukset ja rahoitussuunnitelma (ml. osabudjetit) hankkeen hallinnon ja talouden järjestäminen hankkeen ohjausryhmä tulosten jakaminen tiedotussuunnitelma (ml. hankkeen sisäinen viestintä ja hankkeesta ulospäin tapahtuva viestintä)

Partnerin kanssa sovittava = hankesopimus sopimuksen kohde = ko. hanke ja allekirjoittaneiden väliset suhteet sopimuksen kesto partnereiden väliset suhteet, suhteet kolmansiin osapuoliin seuranta, arviointi ja raportointi, erit. talouden seuranta ja tarkastukset tulosten jakaminen ja oikeudet hankkeen tuloksiin (immateriaaliset oikeudet) sopimuksen muuttaminen, sopimuksesta vetäytyminen, erimielisyyksien ratkaiseminen sopimusrikkomukset ja korvausvelvoitteet työkieli muut mahdolliset asiat

Hyvä tapa: hankekansio järjestä keskeiset asiakirjat hankekansioon, huolehdi että vastuupartnerilla / osatoteuttajilla on käytössään sama aineisto: päätös ja hankesopimus hyväksytty hankesuunnitelma, kustannusarvioineen ja rahoitussuunnitelmineen + kullakin partnerilla oma osabudjettinsa raportointipohjat ohjeineen sekä aikataulu raportoinnin/maksatusten kokoamiseksi tiedotusohjeet ja keskeiset muut ohjeet (ks. rahoituksen ehdot)

1. maksatushakemus (esimerkki)

Hanketoteutuksen tukena: tiedotussuunnitelma ja ohjausryhmä hankeviestintä raameihin tiedotussuunnitelmalla ohjausryhmä tukemaan hankkeen toteutusta tehtävän- ja vastuunjako työn organisointi: sisäinen viestintä on säännöllistä, avointa ja ennakoivaa vaikuttavuus: hankkeen tulokset tehdään näkyväksi ja jaetaan laajemmalle hyödynnetään hankkeeseen osallistuvien jo olemassa olevat valmiit yhteydet ja osaaminen

Projekti on sykli: selkiytä tavoite tee tehtävästä tärkeä luo odotuksia jaa tavoite pienempiin osiin tee saavutuksista näkyviä kerää palautetta tarvittaessa ole valmis muuttamaan suunnitelmaa jaa tulokset osaamista ovat myös kokemukset ja parhaat ratkaisut matkan varrelta

Ohjausryhmä on hankkeen tukiryhmä: tukee pääpartneria hankkeen toteuttamisessa, on hankkeen sisäisen tiedonvaihdon kanava seuraa hankkeen etenemistä ja toteuttamista, on onnistuessaan myös hankkeen sisäisen arvioinnin ja suuntaamisen väline kuka: hankkeen toteuttamisen kannalta keskeiset tahot – hankkeiden kokemus: mieluummin henkilö kuin taho tarvittaessa hallinnolliset asiat ja sisältöasiat erikseen esim. erillisten työryhmien (Suomi/Viro) tai asiantuntijaryhmien avulla hankkeiden kokemus: kokouskutsut ja -rutiinit kuntoon heti ensimmäisestä kokouksesta; yhteyshenkilö mukaan

Yhteyshenkilön ja tukihenkilön tehtävät: valvoo hyväksytyn hankesuunnitelman ja kustannusarvion noudattamista ohjeistaa ja neuvoo maksatushakemuksen laadintaa ja käsittelyä hyväksyy hankesuunnitelman tai kustannusarvion pienet muutokset Tätä varten yhteyshenkilöllä on: oikeus saada ohjausryhmän esityslistat liitteineen etukäteen läsnäolo- ja puheoikeus ohjausryhmän kokouksissa oikeus kutsua ohjausryhmä koolle oikeus saada kaikki hankkeen toteuttamiseen ja talouteen liittyvät asiakirjat

Hankkeen tulee tiedottaa sillä: viestintä on osa toteutusta tiedottaminen luo positiivista julkisuutta näkyvyys tuo uusia yhteistyötahoja ja -yhteyksiä EU-säädökset velvoittavat, että: toiminnan on oltava avointa kun EU-rahaa käytetään, siitä on kerrottava hyviä käytäntöjä pitää levittää EU:n osallistuminen kehittämistyöhön on tehtävä tutuksi myös suurelle yleisölle Jokaisen rahoittajan ja jokaisen partnerin intressissä on näkyä hankkeen tiedotuksessa.

Tiedottamisen minimi lehdistötiedote hankkeen käynnistymisestä ja päättymisestä hankkeesta tehdään A4-esite isommille hankkeille tehdään www-sivu ohjausryhmässä hyväksytään hankkeen tiedotussuunnitelma tiedotuksen onnistumisen seuranta lehtileikkeet ja artikkelit kootaan projektikansioon

Lehdistötiedotteella kerrotaan uutisaihe Lehdistötiedote vastaa kysymyksiin: mitä? kuka? missä? milloin? mitä tästä seuraa? (miksi?) Lehdistötiedotteen rakenne: otsikko kertoo tärkeimmän: käytä aktiivista otsikkoa sitten asia ytimekkäästi: käytä lyhyitä selkeitä lauseita, vältä vaikeita termejä vähemmän tärkeää ei tarvitse kertoa EU-rahoitus ja Etelä-Suomen rannikkoseudun Interreg IIIA (ja/tai Viron EU Phare CBC -ohjelma) näkyviin

Miten EU-rahoituksen tulee näkyä? ”Hanke saa rahoitusta Euroopan aluekehitysrahastosta (EAKR) ja se toteuttaa Etelä-Suomen ja Viron INTERREG IIIA -ohjelmaa.” + Tiedotuksen tukimateriaalit: INTERREG-hankkeen tiedotusohje www.interreg-finest.net http://europa.eu.int/comm/regional_policy/sources/graph/embleme_en.htm