Korkeakoulujen arkkitehtuuripäivä Miten kokonaisarkkitehtuuri auttaa opinto-/talous- /henkilöstö-/tila-/tutkimus-/yleishallinnon edustajaa? Jukka Heikkilä Professori, Tietojärjestelmätiede (työinformatiikka) Turun kauppakorkeakoulu Turun yliopisto tel:

Miksi kokonaisarkkitehtuuri? •Kokonaisarkkitehtuurilla (KA) tarkoitetaan menettelyä, jossa nykyiset resurssit tunnistetaan ja täydennetään tavoitteiden saavuttamiseksi, mahdollisesti uudella tavalla. •Lisäksi KA-työ yhdistää johdon tavoitteet ja toteuttajien kyvyt toteuttamiskelpoiseksi vaihtoehdoksi. Siten KA-työ sitouttaa ja osallistaa yhteisen mallin avulla sidosryhmät. •Parhaimmillaan sen avulla toteutetaan muutokset laadukkaasti siten, että muutosten vaikutukset muihin järjestelmiin ovat tunnistettavissa ja hallittavissa •Hallitaan paremmin kuormitusta, hankesalkkua ja aikatauluja (sekä kehittäjä- että käyttäjäorganisaatioissa)

Arkkitehtuurityö •Arkkitehtuuri johdetaan toiminnan strategiasta, joka asettaa muutokselle tavoitteet ja resursseista, jotka tavoitteiden toteuttamiseen tarvitaan ja kehitetään. •Arkkitehtuurityön aikana kuvataan ja arvioidaan vaihtoehtoisia toimintamalleja, jotka resurssoimalla ja organisoimalla tavoitteisiin päästään. •Arkkitehtuurin ansiosta voidaan luodaan yhteiskäyttöisiä osia, arvioida muutosten vaikutukset ja estää tarpeettomasti päällekkäiset toiminnot •Toimintamallien edellyttämät integroinnit ja standardit määritellään KA:ssa neljästä näkökulmasta •toimintamallit toteuttavat prosessit •toimintamalleihin liittyvät ohjelmistot/sovellukset •toimintamalleissa tarvittavat tiedot •toimintamallit toteuttavat tekniset laitteet ja organisaatiot

Kuulostaa hienolta, mutta miksi nähdä vaivaa? •Muutokset •ainakin kaksi eri tilannetta •mitä meillä on? •mitä meillä pitäisi olla? •Ketteryys •Päällekkäisyyden välttäminen

Arkkitehtuurikuvaukset eri tarpeisiin (Pavlak, 2006)

Strategis-toiminnallinen kytkös (JHS 179, 2011) JHS 179 JHS 171 JHS 172 JHS 173 monesti puuttuu, yhä useammin alkaa kuitenkin olla tehtynä yleensä hyvin tehty, mutta arkkitehtuurikytköstä ei ole

Strategia ja KA (Ross, Weill & Robertson, 2008, mukaellen ) Perusta liiketoiminnan ydinprosessit ja tiedot IT- ja tietojärjestelmät, organisaatio Operatiivinen toimintamalli Integraatio- ja yhdentoimiuustarpeet Hankealoite Oppiminen & hyödyntäminen Toteutusympäristö Kokonaisarkkitehtuuri Ydinkyvykkyydet EA:n kehittyminen Strategisen muutoksen rajat Tavoitteet & KPIt

Opittua •Realistiset resurssit •Toiminnalliset tavoitteet hyötyjien näkökulmasta ohjaavat kehittämistä •Rahoittaja, omistaja ja toteuttaja erillään •Laatukontrolli •Osallistaminen ja osallistuminen •Ideointi ja vaihtoehtojen pohtiminen •Muutoksenhallinta (esim. kytkeminen laillisuustarkasteluun ja YT-neuvotteluihin) •Käytännön projektitoiminta ja kokonaisuuden hallinta •myös muutoksissa

Arkkitehtuurityön minimiroolitus • Omistajan, yleensä johdon, tehtävänä on huolehtia strategian ja tavoitteiden määrittelystä sekä riittävästä resurssoinnista ja valvonnasta hyötyjen saavuttamiseksi. • Toteuttajan tehtävänä on huolehtia arkkitehtuurimenetelmän noudattamisesta (ohjausmallin mukaisesti ml. laillisuustarkastelu, YT-menettely ja riskianalyysi) ja resurssien laadusta kehittämisen, käyttöönoton ja käytön aikana. • Laadunvarmistuksen lähtökohtana ovat tavoitteet ja dokumentit, joiden perusteella parannetaan toiminnan taloudellista, oikeudellista ja toiminnallista laatua, sekä varmistetaan yhteentoimivuus. • Valvojan tehtävänä on tarkastella sekä kehittämishanketta että toteutettua toimintatapaa pitkällä aikavälillä tavoitteiden saavuttamisen ja verokkien kautta. • Edunsaajat?

FEAR ohjausmalli (FEAR ohjausmalli: Heikkilä et al., 2010) Panos-tuotos -, gate- ja osallistavan suunnittelumallin periaatteita noudatellen

Muistelua: Arkkitehtuurikuvaukset eri tarpeisiin (Pavlak, 2006)

12 Eligibility: Proposed Outline for Assessing eGovernment Benefits (Lau, 2007) Beneficiaries’ benefits Government, office Citizens, business, communities Direct economic costs and benefitsReducing costsReducing administrative burden Ditect non-economic costs and benefitsTotal costs of investmentsIncreasing user satisfaction Indirect costs and benefits: ”good governance” as a common good Supporting legitimacy Supporting growth

Ohjausmallin läpäisevät toiminnot (Mukaellen BABOK, 2009) •RACI kommunikointi •Laadunvarmistus (esim. ISO- 9000, EFQM) ja riskianalyysi organisaation käytänteiden mukaan (esim. SWOT) •Hyötyjen varmistus •tavoitteiden saavuttamiseksi tai ylittämiseksi

RACI esimerkki

Johdon, arkkitehtien ja projektin toteuttajien rooli