Lippukunnan Talous Antti ”Ana” Halonen PäPa 15.5.2006

Rahoituslaitokset (pankki) Lippukunnan talous Palvelu/ suorite Hyödyke Vuokrat Kuljetukset Ruoat Materiaali Koulutus jne LPK Tapahtuman osallistujat Jäsenmaksu Kaupunki Seurakunta Vuokra-, lainaus-, ohjelmapalvelut jne Kassasta € Kassaan € Korot € Laina € Rahoituslaitokset (pankki)

Termistöä MENNYT TULEVA Tilinpäätös ja toimintakertomus Budjetti on tulevan toiminnan suunnitelma Toimintakertomus kuvaa menneen toiminta- kauden tapahtumat Toimintasuunnitelma on tulevan toimintakauden tapahtumien suunnitelma Tilinpäätös Tuloslaskelma Tase Liitetiedot Talousarvio on tulevan toimintakauden rahankäytön suunnitelma Kirjanpito pääkirjaan kirjattuna rahaliikenteen yksityiskohdat Kassavirtasuunnitelma rahaliikenteen yksityiskohtainen suunnitelma

Mitä kirjanpito on? Rekisteröi kaiken rahaliikenteen Ainoastaan euromääräiset arvot Tieto siitä Mistä raha on saatu Mihin raha on käytetty tai mihin se on sijoitettu Kirjanpito on jatkuvaa Ei katkoksia Lippukunnan kirjanpidosta selviää vähintään 10 vuotta taaksepäin kaikki taloudellinen aktiviteetti lippukunnassa

Miksi kirjanpito tehdään? Lait määräävät Kirjanpitolaki (KPL 1:1), yhdistyksillä velvollisuus Yhdistyslaki määrää vastuista Verolaki ja rikoslaki määräävät rahojen käyttöä Antaa tiedon toiminnan taloudellisesta asemasta myös ulkopuoliselle Takaa, ettei tehdä väärinkäytöksiä Sisäinen tiedon tarve, jotta toimintaa voidaan ohjata järkevästi

Kenelle kirjanpidosta on hyötyä? Hallitus on vastuussa taloudellisesta tilanteesta Johtajat voivat ottaa esim. oman tapahtuman talouden vastuulleen ja ymmärtää käytössä olevat taloudelliset resurssit Jäsenet näkevät mihin jäsenmaksu käytetään Toiminnan avustajat / tukijat voivat kirjanpidosta selvittää mihin heidän tukensa on käytetty Verottaja

Millä tavalla kirjanpito tehdään? Lakisääteistä Käytännössä tietokoneohjelmien avulla 2-kertainen kirjanpito on helppo tehdä Kirjanpito tulee tehdä kahdenkertaisella kirjanpitotavalla noudattaen hyvää kirjanpitotapaa

Peruskäsitteet Kirjanpidon tapahtumat Yksittäiset menot, tulot, maksut, oikaisuerät, siirtoerät Tilikausi Ajanjakso jolta taloudellinen tulos selvitetään Tavallisesti 12 kk, 1.1. – 31.12.

Tilit Kirjanpidossa kirjataan tapahtumat eri tileille Myynnit, ostot, kassa, ostovelat, avustukset, jne. Kassatilit ovat ainoat fyysisesti olemassa olevat tilit Muita tilejä ei tulisi ajatella fyysisinä pankkitileinä, vaan kirjanpidon tileinä Esimerkki: Myynnit-tililtä otetaan rahaa kun jotain myydään ja samalla hyvitetään kassa-tiliä Yhdistyksellä on tilikartta, joka on luettelo käytetyistä kirjanpidon tileistä Tilikauden lopussa kaikki tilit päätetään tuloslaskelmaan tai taseeseen Tilikartta on tuloslaskelman ja taseen pohjana

Tilikauden tulos saadaan summaamalla tuotot ja vähentämällä kulut Tuloslaskelma Tuloslaskelma Debet Kredit Tilikauden kulut Tyypillisiä kuluja Ostot Vuokrat Vakuutukset Poistot Tilikauden tulot Tyypillisiä tuloja Osallistumismaksut Myynnit Jäsenmaksut Korkotulot Avustukset Tilikauden tulos saadaan summaamalla tuotot ja vähentämällä kulut

Taseen molempien puolien pitää olla aina yhtä suuret Debet Kredit Omaisuus ”Vastaavaa” Tyypillisiä eriä Rakennukset Kalusto Kassa Muu omaisuus Velat ja Oma Pääoma ”Vastattavaa” Tyypillisiä eriä Tilikauden tulos Pantit Siirtovelat Taseen molempien puolien pitää olla aina yhtä suuret

Debet ja Kredit Kaikilla tileillä on kaksi puolta (2-kertainen) Tilit kuvataan kirjanpidossa usein tiliristikkona

Esimerkki 2-kertaisesta kirjanpidosta Lippukunta saa 120 euroa retkimaksuja pankkitilille Pankkitililtä siirretään käteiskassaan 100 euroa Lippukunta ostaa 100 eurolla ruokaa retkelle käteiskassasta Pankkitili Käteiskassa Retkikulut Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit (1) 120 100 100 100 100 (2) (2) (3) (3) Retkituotot Debet Kredit (1) 120

Esimerkki tilinpäätöksestä Pankkitili Käteiskassa Retkikulut Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit 120 100 20 100 100 100 100 Tuloslaskelma Retkituotot Debet Kredit Debet Kredit Retkikulut Retkituotot TULOS 100 20 120 120 120

Päiväkirja ja pääkirja Merkintä jokaisesta kirjanpidon tapahtumasta aikajärjestyksessä Tieto miltä tililtä rahaa otettu (per) ja mille hyvitetty (an) Pääkirja Seuranta tileittäin Kullakin tilillä näkyvissä otot ja panot

Päiväkirja käytännössä # PVM Selite Tili Nimi Debet Kredit 1. 1.1. Talviretkimaksu 1100 Kassa 100,00 1.1. Talviretkimaksu 2085 Talviretkimaksut 100,00 123. 15.5. Koulutusmateriaali 1100 Kassa 50,00 15.5. Koulutusmateriaali 5050 Koulutuksen kulut 50,00 234. …

Pääkirja käytännössä Retkimaksut Debet Kredit #1 1.1.2006 Talviretkimaksu 100,00 0,00 100,00 Pankkitili Debet Kredit #1 1.1.2006 Talviretkimaksu 100,00 #123 15.5.2006 Koulutusmat… 50,00 100,00 50,00 Koulutuskulut Debet Kredit #123 15.5.2006 Talviretkimaksu 50,00 50,00 0,00

Maksu- ja suoriteperuste Lippukunnan (yhdistyksen) tulee pitää kirjaa saatavistaan Retkimaksut, jne. on tarkistettava maksetuiksi Silloin, kun on sitouduttu maksamaan lpk:lle, mutta ei ole vielä maksettu (retken ilmoittautuminen), on lippukunnalla saatavia Saatavista voi pitää kirjaa kahdella tavalla Maksuperusteisesti (tällöin jo ilmoittautuminen aiheuttaa kirjanpitoon merkinnän) Suoriteperusteisesti (tulevat maksut ovat tiedossa ns. reskontrassa) Lippukunnalle riittää suoriteperusteinen kirjanpito

Esimerkki maksu- ja suoriteperusteesta

Tilikauden kirjanpidon vaiheet Tilinavaus Tapahtumien kirjaus Tilinpäätös

Tositteet Jokaisen kirjauksen tulee perustua tositteeseen Jos mahdollista, ulkopuolisen antama (esim. lasku) Päivättävä ja numeroitava juoksevasti Tositteesta tulee käydä ilmi mitä on hankittu/myyty Tositteeseen hyvä merkitä mille tileille se on kirjattu Määrämuotoiset kuittiselvitykset hyvä tapa selvittää ja säilyttää kuitit Säilytettävä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi on päättynyt

Tilijärjestelmä Vapaa muoto, kuitenkin selkeä ja riittävän eritelty Tililuettelo on oltava olemassa Tililuettelon hyväksyy hallitus Käytännössä ATK-aikana tililuettelon kannattaa olla erittäin tarkka, sillä fyysisiä kokorajoitteita ei ole Kaksi näkökulmaa lippukunnan tilijaotteluun Kulutyypit Osastot Retket Kokoukset Jäsenmaksut … Sudenpennut Vartiolaiset Vaeltajat Johtajat Yleiset

Tilikartan valinta Tilikartta määrittelee suurelta osin tilinpäätöksen ja mahdollisen talousarvion muodon Hyvä tilikartta tukee toiminnan seurantaa ja suunnittelua Lippukunnan ATK-tilikartan kannattaa ottaa huomioon sekä osasto että kulutyyppi-näkökulmat Näin voidaan tukea myös budjetointia (esimerkki mahdollisesti seuraavalla kerralla)

Esimerkki tilikartan laatimisesta 1000 Kassatilit 1010 Käteiskassa 1020 Pankkitili 2000 Sudenpentuosasto 2010 Kokouskulut 2020 Retkikulut 2025 Retkimaksut 2030 Leirikulut 2035 Leirimaksut 2040 Materiaalihankinnat 2055 Varainhankinta 3000 Vartio-osasto … 4000 Vaeltaja-osasto 5000 Johtajat 6000 Avustukset 6010 Kaupungin avustus 6020 Kaupungin projektiav. … 7000 Omaisuus 7100 Kämppä 7110 Kämppäinvestoinnit 7115 Poistot kämpästä 7120 Kämpän huolto 7500 Kalusto

Jaksottaminen - poistot Suurin osa tapahtumista kuuluu menneelle tilikaudelle Esim. maksettu kurssin osallistumismaksu kuuluu yleensä tilikaudelle jolla se on maksettu Jos meno kuuluu kokonaisuudessaan tilikaudelle, se kirjataan kokonaisuudessaan siihen Osa menoista on kuitenkin luonteeltaan pitkävaikutteisia, ne vaikuttavat toimintaan usean tilikauden ajan Osan autosta voidaan ajatella kuluvan heti tilikauden aikana, mutta lopulla on arvoa seuraavinakin vuonna Se osa menosta, joka kuuluu tilikaudelle päätetään tulostilille Se osa, joka jää jäljelle aktivoidaan tasetilille Esim. autosta arvioidaan kuluvan 10% alkuperäisestä arvosta vuosittain 10 000 € autosta ensimmäisenä vuonna poistetaan (kuluu) 1 000 € joka vaikuttaa tulokseen 9 000 € jää taseeseen seuraavalle vuodelle

Siirtyvät erät Reskontrassa tai kirjanpidossa voi olla saamisia tai maksamattomia laskuja vuodenvaihteessa Nämä erät kirjataan siirtoerinä tilinpäätöksessä taseeseen Esim. jouluretkestä voi jollain olla osallistumismaksu maksamatta tilikauden vaihtuessa – tällainen maksu voidaan kirjata siirtosaamisiin

Varaukset ja rahastointi Varauksella tarkoitetaan tilinpäätöserää, joka varataan tiettyyn käyttötarkoitukseen ja merkitään kuluksi jo kuluvalle kaudelle Varauksilla voidaan pienentää tilikauden tulosta Hyvän tavan mukaista on merkitä vain varauksia, jotka ovat varmoja Kaupungit suosittelevat ettei varauksia käytettäisi Rahastointi on varauksien tapainen, vaihtoehtoinen tapa siirtää ylimääräistä rahaa sivuun Rahastot vaativat yhdistyksen kokouksen päätöksen Lisäksi rahastojen käyttötarkoitus on ehdoton, ts. rahaston varat tulee käyttää tarkoitukseensa Rahaston voi purkaa kuitenkin yhdistyksen kokous

Oikaisut Kirjanpitoa voidaan oikaista jälkikäteen seuraavasti:

Alaskirjaukset ja luottotappiot Vanhat siirtosaamiset on hyvä kirjata luottotappioiksi hallituksen päätöksellä Yli 2 vuotta vanhoja saamisia tuskin saadaan Politiikka myöhässä olevien maksujen perimiseen tulisi olla olemassa

Kirjanpito-ohjelmat

Tilinpäätöksen laadinta

Apua! Piirin järjestämät talousinfot Piirin & nuorisoasiainkeskuksen järjestämät avustusinfot Piirin talousryhmä Tai kysykää vaikka nyt!