010761001 Projektinhallinta http://www. it. lut 010761001 Projektinhallinta http://www.it.lut.fi/kurssit/04-05/010761001/ Luento 6 ja 7 Kalle Ikkelä kalle.ikkela@lut.fi
Sisältö Projektin tuloskolmio Riskien hallinta Muutostenhallinta Hankinnat Laatu Projektin kokoukset Projektin päättäminen
In the meantime, Nobody got the job done. Tarina projektista This is a short story about four people, Everybody, Somebody, Anybody and Nobody. There was an important job to be done and Everybody was asked to do it. Everybody was sure that Somebody would do it. Anybody could have done it, but Nobody would. Somebody got angry about that because it was Everybody's job to do it. Everybody thought that Anybody could do it, and Nobody realized that Everybody wouldn't. It ended up that Everybody blamed Somebody. In the meantime, Nobody got the job done.
Projektin tuloskolmio ryhmä TULOS AIKA RAHA - Resurssit - Muut kustannukset - Ominaisuudet - Laatu
Muutoksia projektin tuloskolmiossa
Sisältö Projektin tuloskolmio Riskien hallinta Muutostenhallinta Hankinnat Laatu Projektin kokoukset Projektin päättäminen
Riskien hallinta projektissa Riskin määritelmä: Mahdollinen negatiivinen poikkeama projektin tavoitteista. Riskianalyysi ainakin toteutettavuustutkimuksen loppupuolella, mahdollisesti muissakin vaiheissa. Riskejä seurataan esim. viikkokokouksissa ja niiden perusteella ohjataan projektia ja tehdään päätöksiä toimintatavoista. Tarvittaessa projektin johtoryhmä voi tehdä päätöksiä riskien minimoimiseksi.
Riskityypit, esimerkkejä Tekniset riskit Tuotevastuuriskit Projektiriskit Aikataulu- ja budjettiriskit Organisaatio, henkilöstö, tiedonkulku Ulkopuoliset hankinnat, toimittajat Sopimusriskit Bisnesriskit Taloudelliset ja sopimuksiin liittyvät riskit Ympäristötekijät, luonnonolosuhteet Kohdemaahan liittyvät riskit, esim. lait, politiikka
Riskianalyysi Workshop, osallistujat eri alueiden asiantuntijoita Riskit kerätään listaksi, jossa jokaisen riskin todennäköisyys (P) ja vaikutus (I) arvioidaan ennalta sovitulla asteikolla (usein 1-5) Lista järjestetään P x I arvon perusteella Tärkeimmille riskeille tehdään varautumissuunnitelma Jokaiselle riskille nimetään vastuuhenkilö ja annetaan päivämäärä, johon mennessä varautumissuunnitelmassa kerrotut asiat tulisi olla tehty
Riskien dokumentointi, esimerkki
Riskien hallinnan nelikenttä P I Riskejä tarkkaillaan Ei toimen- piteitä Analyysi ja torjunta- suunnitelma Etsitään ratkaisuja riskien poistamiseksi
Riskien seuranta ja hallinta Mahdolliset toimenpiteet Riskien ennakointi Riskien eliminointi Riskien väistäminen Seurausten minimointi Toimenpiteissä täytyy aina muistaa vaikutukset projektin budjettiin, aikatauluun, ominaisuuksiin ja laatuun
Top risks, USA Avainhenkilö vaihtaa työpaikkaa Epärealistiset aikataulut ja budjetit Kehitetään ohjelmistoon vääriä toimintoja ja turhia piirteitä Huono käyttöliittymä Muutokset määrittelyssä = "liikkuva maali" Ongelmat muualta hankituissa komponenteissa ja/tai palveluissa Tekniset ongelmat (suoritusteho, reaaliaikaisuus, muistitila).
Top risks, Lappeenranta MITEN Aikataulu petti Kustannukset ylittyivät Asiakas tyytymätön tuotteeseen (ei vastaa tavoitteita, liiketaloudelliset menetykset) jälkihoidon työmäärä valtava. MIKSI ? Työmääräarvio virheellinen Määrittely puutteellinen Liian suuri projekti Asiakkaan/toimittajan asiantuntemattomuus Suunnittelematon käyttöönotto Henkilöstön vaihtuvuus Huono projektipäällikkö Ongelmat työvälineissä/laitteissa
Critical (anti) success factors in software projects (J. S. Reel, IEEE Software May/June 1999) 1. Projektinvetäjä ei ymmärrä asiakasvaatimuksia 2. Projektin laajuutta ei ole määritelty kunnolla 3. Muutostenhallinta on puutteellista 4. Teknologiassa tapahtuu muutoksia 5. Asiakasvaatimukset muuttuvat 6. Aikataulu on epärealistinen 7. Käyttäjien vastustus 8. Tuki projektille loppuu 9. Projektiryhmässä ei ole tarvittavaa ammattitaitoa 10. Ei oteta oppia toimivista käytännöistä ja tehdyistä virheistä. Johtopäätös: Projektien ongelmat eivät niinkään ole teknisiä, vaan liittyvät projektinhallintaan, ihmisten johtamiseen, ryhmätyöhön, kommunikointiin, asiakastarpeiden ymmärtämiseen…
Riskienhallinta, tehtävä Olet projektipäällikkönä keskisuuressa suomalaisessa yrityksessä. Toimit projektissa, joka lähtee toteuttamaan kosketusnäytöllä olevaa tiesääpalvelua mobiilipäätelaitteisiin. Asiakkaana on aloitteleva, pääasiassa Pietarin alueella toimiva päätelaitevalmistaja. Tarvittavat kartat tuottaa suuri tunnettu suomalainen yritys. Projekti on sinulle ensimmäinen projektipäällikkönä. Projektin arkkitehti on kokenut, mutta hänellä ei ole kokemusta käytettävästä arkkitehtuurista eikä hän tunne uutta ohjelmointikieltä, mambaa. Projektissa on neljä suunnittelijaa, jotka myös käytännössä toteuttavat ohjelmiston. Lisäksi projektissa on puolipäiväinen testaaja sekä konsulttiyrityksestä ostettu henkilö, joka kirjoittaa käyttöohjeet. Henkilön nimi ei ole vielä tiedossa, mutta sen pitäisi selvitä muutamassa kuukaudessa. Projektissa ollaan toteutettavuustutkimuksen loppuvaiheessa. Vaatimusmäärittely on tehty, vaatimukset on suurimmaksi osaksi analysoitu ja arkkitehtuurista on olemassa hahmotelma. Loppuprojektin suunnittelu on aluillaan: alustava tehtävien ositus on tehty, mutta työmääriä ei ole vielä ehditty arvioimaan. Projektin johtoryhmässä olevat henkilöt ovat ilmoittaneet, milloin projektin viimeistään täytyy olla valmis. Mielestäsi aikataulu kuulostaa tiukalta, mutta haluat uskoa, että ehditte valmiiksi. Asiakas vaatii, että projektin on oltava valmiina mahdollisimman nopeasti. Tämän vuoksi projektia ei pilotoida, vaan se halutaan samoin tein suuren yleisön käyttöön. Itse asiassa markkinointikampanjan suunnittelu on jo hyvässä vauhdissa. Tänään vuorossa on projektin riskianalyysi. Tehtävänäsi on keksiä projektiriskejä, teknologiariskejä ja bisnesriskejä, vähintään 3 kappaletta kutakin. Arvioi luennolla esitetyllä tavalla riskien todennäköisyyttä ja vaikutusta asteikolla 1-5 ja keksi viidelle suurimman painoarvon saaneelle riskille varautumissuunnitelma.
Sisältö Projektin tuloskolmio Riskien hallinta Muutostenhallinta Hankinnat Laatu Projektin kokoukset Projektin päättäminen
Projektin sisällön hallinta Sisällön hallinnan tarkoituksena on varmistaa, että tavoitteiden saavuttamiseksi tehdään riittävä määrä töitä. Ei yhtään vähempää eikä yhtään enempää. ”Projektin aikana tehtiin muutama pieni sisällön muutos.”
Muutosten hallinta Tarvitaan, kun alkuperäisiin suunnitelmiin tulee muutoksia Syitä muutoksiin voi tulla mm. markkinatilanteen muutoksista, kilpailijoiden toimenpiteistä tai asiakkaan täsmentyneistä tarpeista Muutokset on otettava huomioon, jotta tuote on valmistuttuaan edelleenkin kilpailukykyinen ja markkinoille sopiva
Muutostenhallintaproseduuri ehdotus Muutoksen arviointi Asiantuntija- lausunnot Muutoksen käsittely Hylätään Hyväksytään Muutoksen suoritus, dokumentointi, testaus ja tiedottaminen
Sisältö Projektin tuloskolmio Riskien hallinta Muutostenhallinta Hankinnat Laatu Projektin kokoukset Projektin päättäminen
Hankinnat Tuotteen valmistaminen Omassa tuotannossa Partnerit: vakinainen yhteistyökumppanuus Alihankinnat: erityisosaamista tarvitsevat komponentit tilataan Sopimuskuviot, kommunikointi ja raportointi suuressa roolissa Elcoteq Network Oy:n esitteessä motto: ”Keskity tekemään voittoa, ei tuotteita.”
Projektiryhmän tehtävät hankintatoimessa Varmistaa, että käytettävissä on riittävät lähtötiedot Osittaa projekti myös hankintatoimen kannalta järkeviin kokonaisuuksiin Pitää rekisteriä mahdollisista toimittajista ja kartottaa uusia toimittajia Laatia tarjouspyyntöjen tekniset määrittelyt Osallistua toimittajien valintaa Valvoa hankintojen etenemistä
Sisältö Projektin tuloskolmio Riskien hallinta Muutostenhallinta Hankinnat Laatu Projektin kokoukset Projektin päättäminen
Mitä on laatu? Laatu muodostuu tuotteen tai palvelun piirteiden ja ominaisuuksien joukosta, joiden avulla tuote tai palvelu tyydyttää asiakkaan asettamat sekä toiminnalliset että ei-toiminnaliset vaatimukset. Kolme eri kategoriaa: Asiakastyytyväisyys Tuotteen tai palvelun laatu Toiminnan laatu (prosessit) --> sertifiointi
Asiakastyytyväisyys Asiakkaan tyytyväisyyttä voidaan mitata kyselyn avulla. Projektin alussa kysytään esim. viittä asiakkaan mielestä tärkeintä kriteeriä projektin onnistumisesta. Projektin lopussa kysytään, kuinka projektissa onnistuttiin saavuttamaan kyselyyn kirjatut tekijät. Tärkeää on määritellä jollain tavoin mitattavat kriteerit, jotta kyselystä on hyötyä. Esim: ”Tuote on valmis ajallaan” ja ”Tuotteesta ei löydy kriittisen tason virheitä” on parempi kuin ”Tuotetta voidaan jatkokehittää”.
Tuotteen tai palvelun laatu Mitattavia ominaisuuksia, esim. Virhettä / kloc (tai virhettä / FP) Tuotteen saatavuus Virheistä aiheutuvat kustannukset Arvioitavia ominaisuuksia, esim. Toiminnallisuus Käytettävyys Tehokkuus Siirrettävyys Ylläpidettävyys
Tehtävä Mikä on katselmointien ja testauksen merkitys a) asiakastyytyväisyyteen b) tuotteen tai palvelun laatuun c) projektitoiminnan laatuun? Mitä muita laatua parantavia toimenpiteitä katselmointien ja testauksen lisäksi on olemassa?
Toiminnan laatu Yleisesti käytetyt organisaation kyvykkyyttä mittaavat järjestelmät: ISO 9000 SPICE (Software Process Improvement and Capability dEtermination) CMM (Capability Maturity Model)
Laatujärjestelmät yrityksessä Vaikuttavat johdon kiinnostukseen toiminnan kehittämiseen → laatukäsikirja Luovat kansainvälisiä toimintamalleja ja pelisääntöjä Antavat työkaluja laadun kehittämisprojekteille Laatujärjestelmien sertifiointi on konkreettinen tavoite toiminnan kehittämisessä Laadulle tulee jatkuvaa seurantaa ja auditointeja Antavat asiakkaalle tietyn takuun yritysten johtamisjärjestelmien tasosta
Yleisiä ominaisuuksia Kaikki johtamisen toiminnot kuvataan kirjallisesti → prosessikuvaukset Vastuut ja valtuudet on määriteltävä selkeästi Henkilöstön on tunnettava laatuohjeisto Käytännön toiminnan on vastattava ohjeistoa Työnkulku on oltava jäljitettävissä
Laatujärjestelmän sykli - miten asioita tehdään - korjaa suunnitelmaa ACT PLAN CHECK DO - tarkastele toimintaa suunnitelmia vastaan - toimi
ISO 9000 Ei pelkästään IT-alalle Sertifikaatin saaminen kestää yleensä 1-3 vuotta Sertifiointiin liittyy laatuohjeiston laatiminen, toiminnan kehittäminen, henkilöstön koulutus ja auditoinnit säännöllisin väliajoin (yleensä 2 krt/vuosi) Lisätietoa Suomen Standardoimisliitosta http://www.sfs.fi/
Esimerkkejä ISO9000 sertifioinnin kysymyksistä Onko projektista selkeä perustamispäätös tai sopimus? Laaditaanko jokaisesta projektista projektisuunnitelma? Onko projektipäällikön tehtävät ja vastuut määritelty? Käytetäänkö vakiosisältöisiä projektiraportteja? Laaditaanko jokaisesta projektista loppuraportti? Onko henkilöstö saanut projektitoiminnan koulutuksen? Onko asiakas tyytyväinen?
SPICE = ISO/IEC 15504 - Software Process Assessment Kaksiulotteinen: kyvykkyystasot ja prosessit Kyvykkyys = kuinka hyvin saadaan tuloksia noudattamalla prosessia Kyvykkyyden arviointi = kuinka paljon kullakin tasolla on saavutettu haluttuja ominaisuuksia. Perustuu tosiasioihin, todisteisiin ja tulkintoihin
SPICE-mallin kyvykkyystasot Optimoituva Ennustettava Vakiintunut Hallittu Toimiva Ei toimiva
SPICE-mallin prosessit Tuki (SUP) Asiakas - toimittaja (CUS) Ohjelmistotuotanto (ENG) Ydinprosessit Tukiprosessit Organisoinnin prosessit Hallinta (MAN) Organisaatio (ORG)
Esimerkkejä prosesseista CUS.1 Hankinta ENG.1.3 Ohjelmiston suunnittelu ENG.1.5 Järjestelmän integrointitestaus SUP.1 Dokumentointi SUP.2 Tuotteenhallinta MAN.2 Projektinhallinta MAN.4 Riskienhallinta ORG.3 Henkilöstöhallinto ja koulutus Lisätietoa esim. http://www-sqi.cit.gu.edu.au/spice/
CMM Viisi tasoa: CMM + SPICE = CMMI Optimoiva (5) Hallittu (4) Luonnollinen (1) Toistettava (2) Määritelty (3) Hallittu (4) Optimoiva (5) Viisi tasoa: CMM + SPICE = CMMI
CMM tasojen vaatimukset
Laatukäsikirja - Suppea - Voidaan antaa asiakkaalle HALLINTO SOPIMUS- MALLIT SYSTEEMI- TYÖ- MALLI PROJEKTI- DOKU- MENTTI- POHJAT OHJEL- MIEN KÄYTTÖ- OHJEET VIITE- AINEISTO JA STAN- DARDIT - Suppea - Voidaan antaa asiakkaalle - Viittaukset tarkempiin dokumentteihin Yksityis- kohtaiset ohjeet sisäiseen käyttöön Menetelmäkuvaukset sisäiseen käyttöön
Laatujärjestelmien etuja Asiakas ja sidosryhmät saavat vakuudet laatujärjestelmän tasosta Projektitoiminta on yrityksen sisällä yhtenäisempää → kaikki tuntevat yrityksen tavat tehdä projekteja → siirtyminen projektista toiseen helpottuu Systemaattinen suunnittelu ja dokumentointi ohjaavat projekteja
Laatujärjestelmän ongelmia Sertifiointi on lyhyellä aikavälillä kallista (auditoinnit, konsultoinnit, sisäiset työkustannukset) Liiallinen prosesseihin kiinnittyminen voi johtaa projektien tarkoituksen unohtamiseen Henkilöstö voi turhautua jatkuvassa kehityssyklissä. Prosessimateriaalille pitää antaa aikaa vakiintua ennen uutta kehityskierrosta.
Sisältö Projektin tuloskolmio Riskien hallinta Muutostenhallinta Hankinnat Laatu Projektin kokoukset Projektin päättäminen
Projektikokoukset Yleensä viikottain Tarkoituksena on selvittää projektin tila ja jakaa tietoa projektin sisällä Vakiomuotoinen esityslista tuo jämäkkyyttä muuten melko vapaamuotoiseen kokoukseen Tärkeää on kuunnella kaikkia projektin jäseniä ja kirjata poikkeamat, ideat, päätökset ja mahdolliset uudet riskit
Projektikokouksen esityslista Edellisen kerran avoimet tehtävät Terveiset projektin johtoryhmältä Projektin edistyminen (käydään läpi esim. henkilö henkilöltä) Projektin yleiset asiat Projektin tiedotusasiat Kokouksen aikana tulleet avoimet tehtävät
Edistymisraportit Valmistele raportin tiedot: Päivitä aikataulut ja kustannukset ja selvitä mahdolliset poikkeamat Ylläpidä kuormitussuunnitelmaa ja selvitä yli- ja alikuormitukset Pyydä mahdolliset lisätiedot projektiryhmältä ja/tai aliprojekteilta Päivitä riskilistaa Etsi ratkaisuehdotuksia poikkeamiin
Edistymisraportin sisältö Viime kokouksen jälkeen tehdyt tehtävät Seuraavat tulevat tehtävät Aikataulu- ja kustannusseuranta Riskiseuranta ja ehdotukset poikkeamiin Tarvittavat päätökset (toimenpiteet kustannuksiin, aikatauluun, resursseihin, alihankkijoihin jne.) Muut oleelliset asiat
Edistymisraportin käsittely Toimita raportti sovittuna ajankohtana, esim. joka toisen viikon maanantai Mikäli raporttia ei käsitellä ohjausryhmän kokouksessa, pyri varmistamaan johtoryhmän jäseniltä, että raportti on luettu ja ymmärretty
Johtoryhmän kokoukset Tehtävät: Informointi projektin etenemisestä esim. edistymisraportin avulla Poikkeamien ja niiden syiden selvittäminen Päätöksenteko Ensimmäisessä kokouksessa sovitaan käsittelytavat, kokousten tiheys ja kesto. Nämä tiedot dokumentoidaan projektisuunnitelmaan. Dokumentit: esityslista ja pöytäkirja
Sisältö Projektin tuloskolmio Riskien hallinta Muutostenhallinta Hankinnat Laatu Projektin kokoukset Projektin päättäminen
Projektin päättämisen vaiheet Tarkastetaan tulokset ja arkistoidaan ne Tuote tai palvelu toimitetaan asiakkaalle, tuotetukeen ja pidetään tarvittaessa ennalta sovitut koulutukset Valmistellaan projektin loppuraportti Sovitaan projektin arvioinnista ja mittareiden laskemisesta Vapautetaan projektiryhmä muihin tehtäviin Pidetään projektin päättämiskokous (”kickout”)
Projektin päättämisen ongelmia Henkilöt siirtyvät uuteen projektiin, vaikka entinen on vielä kesken Dokumenttien saattaminen lopputuloksen tasalle Projektin vastaanotto vaikeata, kuka hyväksyy? Ei tiedoteta päättämisestä ja tuloksista Projekti päättyy, kun rahat loppuvat Käyttöönotto keskeneräisenä Projektin päättymistä ei ole rajattu selkeästi Ei palkita hyvistä suorituksista
Toimituksen hyväksyminen Projektin hyväksymiskriteerit tulee dokumentoida esim. projektisuunnitelmaan Yleensä asiakas tekee hyväksymis-testauksen Katselmointeja voidaan käyttää hyväksymisen tukena Kun kaikki hyväksymiskriteerit on täytetty, voidaan allekirjoittaa joko johtoryhmän pöytäkirja tai erillinen paperi projektin päättämisestä
Dokumentoinnin arkistointi Projektin alussa on määritelty Asiakirjojen luokittelu Arkistointitapa Arkistointipaikka Vastuut Jokaisessa dokumentissa tulee olla Dokumentin nimi, versionumero ja versiohistoria Laatijan nimi ja luontipäivämäärä Dokumentin tallennuspaikka / hakemistopolku Dokumentin tila (luonnos, valmis katselmoitavaksi, hyväksytty) Julkisuusaste (julkinen, sisäinen, luottamuksellinen)
Projektikansio Projektin hallinnollisten dokumenttien säilytyspaikka, arkistoidaan Sisältö Projektiehdotus Projektisuunnitelma Pöytäkirjat kokouksista Muistiot Raportit Laskut ja tarveilmoitukset Sopimukset ks. Pelin s. 364
Tekninen dokumentaatio Tekniset dokumentit päivitetään ennen projektin päättymistä Dokumentaatio hyväksytetään (versionumero esim. 1.0) Dokumentit arkistoidaan yhdessä projektikansion kanssa omaksi nipukseen
Projektin loppuraportti Tarkoituksena on antaa arvokasta tietoa seuraavien projektien tehokkaampaa toteutusta varten tiedot organisaatiolle prosessi- ja menetelmäkehitystä Projektipäällikölle on annettava palaute loppuraportista Loppuraportti ei ole päiväkirja vaan yhteenveto projektin tapahtumista Sisäinen vai myös asiakkaalle tarkoitettu?
Loppuraportin sisältö Projektin yleiskuvaus Projektin sisällöllinen onnistuminen (tekniset, sisällölliset ja laatutavoitteet) Projektin ajallinen onnistuminen (aikataulun toteutuminen, resurssien käyttö) Projektin taloudellinen onnistuminen (kustannukset, tuotto, kate) Organisaation toiminta projektissa (johtoryhmä, projektiryhmä, muut työryhmät) Ongelmia projektin toteutuksessa (ongelmat, toimenpide-ehdotukset) Takuu ja ylläpitojärjestelyt, muut selvitykset
Lisäksi loppuraporttiin… Jäikö jotain tekemättä? Tuliko jotain lisätehtäviä, jotka suoritetaan tiettyyn päivään mennessä? Kuka hoitaa projektiin liittyviä asioita kun projektiorganisaatio on purettu? Kuka teki projektissa mitäkin ja henkilöiden yhteystiedot
Projektin lopetuskokous Aiheet Projektin loppuraportin käsittely Projektin tuloksen arviointi Projektin toteutuksen arviointi Jatkotoimenpiteiden käsittely Palkitseminen, esim. Kiitos ja julkinen tunnustus Projektipalkkiot Henkilökohtaiset palkkiot Muut esimiehen kanssa sovittavat palkkiot esim. palkankorotus, ylennys, vapaa, jne.
Projektin loppuarviointi Mikäli yrityksessä on käytössä laatujärjestelmä, tehdään projektille loppuarviointi Arvioinnissa käsitellään projektin toimintatapoja ja syitä tapahtumiin Arvioinnin voi tehdä yrityksen sisäinen, mutta puolueeton henkilö, esim. laatupäällikkö tai laatu/prosessi-insinööri