HUS-Servis Vuoden 2011 tilintarkastus LIITE 1 HUS-Servis Vuoden 2011 tilintarkastus 21.3.2012 Jorma Nurkkala Heikki Ruosteenoja

Yhteenveto Vuoden 2011 tilintarkastus on toteutettu ennalta laaditun suunnitelman mukaisesti. Tarkastukseen käytetty aika ja painopistealueet on koordinoitu HUS-konsernin tilintarkastusryhmän toimesta ja näiden yhdessä sovittujen periaatteiden mukaisesti on toimittu. HUS-Servisin tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittu voimassa olevien säännösten mukaisesti ja noudattaen soveltuvin osin kirjanpitolautakunnan kuntajaoston liikelaitosten toimintakertomusta ja tilinpäätöstä koskevia ohjeistuksia. Liikelaitoksen tilikauden tulos oli noin 40 tuhatta euroa. Toimintatuotot ylittivät talousarvion 0,5 miljoonalla eurolla. Lähinnä digisaneluprojektin viivästymisen takia henkilöstökulut ylittivät budjetin 1,3 miljoonalla eurolla ja palvelujen ostot alittivat 1,0 miljoonalla eurolla. Annettujen asiakashyvitysten määrä oli 1,0 miljoonaa euroa. Lomapalkkavelan laskentaperiaatteen muutos rasitti tulosta 0,3 miljoonaa euroa. Tilinpäätökseen sisältyy tulospalkkioita sosiaalikuluineen 0,1 miljoonaa euroa. Taserakenteessa ei ole tapahtunut merkittäviä muutoksia eikä tilinpäätökseen käsityksemme mukaan sisälly yksittäisiä olennaisia taseriskejä. Tilinpäätöstä varmentavat asianmukaisesti laaditut erittelyt. Liikelaitoksen hallinto on järjestetty sisäisten ohjeistusten mukaisesti ja olemme seuranneet hallintoelimissä tehtyjen päätösten toteuttamista. Liikelaitoksen kirjanpito on hoidettu asianmukaisesti emmekä ole todenneet olennaisia kehittämistarpeita taloushallinnon sisäisen valvonnan järjestelyissä. Tilintarkastuksen yhteydessä on käyty läpi kaikkia liikelaitoksia koskeviin osittain HUS-Servisin vastaaviin rutiineihin kuten kulujen kuukausittaiset jaksottamisperiaatteet, sähköisten osto- ja kululaskujen suhteelliset osuudet ja palkanlaskennan järjestelyt. Lisäksi on perehdytty kaikkia liikelaitoksia koskeviin maksuliikenteen hoidon kontrolleihin ja aineistoihin samoin kuin käyttöomaisuuskirjanpidon hoidon periaatteisiin ja käytäntöihin. Vuoden aikana käyttöön otetun ostolaskujen kierrätysjärjestelmän (Rondo) ominaisuuksia on käyty läpi samoin kuin sisäisessä laskutuksessa noudatetut periaatteet ja kontrollit sekä ulkoisen myyntilaskutuksen eri liikelaitoksia koskevat HUS-Servisin järjestämät prosessit.

Toimintakertomus ja tilinpäätös Toimintakertomuksessa on mielestämme asianmukaisella tavalla selostettu vuoden 2011 aikaista toimintaa. Erikseen on kuvattu arvioita merkittävimmistä riskeistä ja niihin varautumisesta. HUS-Servissä on meneillään useita kehittämishankkeita, joista on annettu lyhyt kuvaus kohdassa Tulevaisuuden näkymät. Liikelaitoksessa tehdyn analyysin mukaan toiminta on kolmen toimintavuoden aikana tehostunut noin 22 prosentilla ja euroissa lähes 11 miljoonaa. Strategisiin päämääriin liittyvät tavoitteet saavutettiin osittain. Parhaiten saavutettiin henkilöstöä koskevat tavoitteet, mutta erityisesti prosesseja koskevista tavoitteista jäätiin. Tuloslaskelman ja taseen tiedot ovat pääosin vertailukelpoisia edelliseen vuoteen. Olemme analysoineet tuloksen ja sen muodostumisen myös tilikauden aikaisen tarkastuksen havaintoihin verrattuna. Mitään erityistä ei ole tullut esiin kuten ei myöskään verrattuna budjetteihin. Tulos toteutui vertailukelpoista ennustetta parempana. Kertaluonteinen lomapalkkavelan laskentaperiaatteen muutos rasitti tulosta 0,3 miljoonalla eurolla. Taserakenteessa ei ole tapahtunut olennaisia muutoksia. Olemme tarkastaneet keskeiset tase-erät samoin kuin jaksotus- ja arvostusperiaatteiden soveltamisen. Rahoituslaskelma on laadittu sitä koskevien säännösten mukaisesti. Liitetiedoissa on kuvattu laadintaperiaatteet ja liitetiedot sisältävät säännösten edellyttämän informaation. Arvostus- ja jaksotusperiaatteissa ei ole tapahtunut muutoksia. Toimivan johdon mukaan liikelaitoksella ei ole riita-asioita tai vastaavia. Tilinpäätökseen ei sisälly vastuusitoumuksia. Tilat on vuokrattu HUS-Tilakeskukselta toistaiseksi voimassa olevilla vuokrasopimuksilla. Tunnusluvut on laskettu niitä koskevien ohjeistusten mukaisesti. Tunnusluvuissa ei ole tapahtunut olennaisia muutoksia verrattuna edelliseen vuoteen.

Tilikauden aikainen tarkastus Tilikauden aikainen tarkastus on toteutettu ennalta laaditun suunnitelman pohjalta. Painopistealueita ovat olleet myynti- ja hankintatoiminta. Kirjanpitoa on tarkastettu pistokokein eri osa-alueiden tarkastusten yhteydessä. Kirjanpito on tarkastetuilta osin hoidettu asianmukaisesti. Sisäisessä valvonnassa ei ole todettu merkittäviä kehittämistarpeita. Myyntilaskutus on tarkastetuilta osin tehty kirjallisten sopimusten mukaisesti ja tarkastetut toimitetut määrät vastasivat laskutettuja määriä. Tarkastetut ostolaskut olivat sopimusten mukaisia. Laskut on tarkastettu ja hyväksytty liikelaitosten sisäisten ohjeistusten mukaisesti. Taloushallintopalvelut Emme tarkastetuilta osin todenneet puutteita myyntireskontran työnjaossa, toisten järjestelmien käyttövaltuuksissa tai tietojen siirtämisessä laskutusjärjestelmästä reskontraan tai kirjanpitoon. Myynnin jaksottamisen rutiinit ja virheiden korjaamiseen liittyvät käytännöt ovat käsityksemme mukaan kunnossa. Myynnin aukottomuuden varmistamisessa olisi hyvä saada käyttöön eri liikelaitosten (ja muiden yksiköiden) toiminnanohjaus- ja muiden perusjärjestelmien ja myyntilaskutusjärjestelmän tämäytyskontrollit. Sisäiseen laskutukseen liittyvät prosessit eivät ole muuttuneet edellisestä vuodesta. Mielestämme kontrollit tietojen oikean siirtymisen ja vuosisopimusten kuukausittaisten kirjautumisten kannalta ovat toimivat. Tilikauden aikaisissa liikelaitoksia koskevissa menojen jaksottamisperiaatteissa ei ole tapahtunut muutoksia. Keskeisimmät jaksotettavat erät ovat hyväksytyt yli 20 tuhannen euron osto- ja kululaskut, etukäteen maksetut useampaa seuraavaa kuukautta koskevat laskut, seuraavassa kuussa maksetut kyseistä kuukautta koskevat työaikakorvaukset ja mm. liikelaitosten itsensä erikseen ilmoittamat jaksotettavat erät. Jaksottamiseen liittyvät periaatteet ja käytännöt ovat mielestämme asianmukaiset. Lomapalkkavelkaan liittyvä vuoden aikainen jaksotus on laskennallinen aiempien vuosien tapaan, koska suoriteperusteista tietoa ei tilikauden aikana ole saatavissa. Sama koskee työaika- ja päivystyskorvauksia, millä ei kuitenkaan ole olennaista vaikutusta liikelaitosten kuukausituloksiin. Ostolaskujen käsittelyprosessista on kuvaus taloushallinnon ohjeessa. Uudistettua ohjetta ei oltu tarkastusajankohtana vielä otettu käyttöön, mutta tähän osioon ei tullut merkittäviä muutoksia. Olennaisin vuoden 2011 aikana tapahtunut muutos koskee skannauspalvelun siirtymistä ulkopuoliselle palveluntuottajalle. Aiempien havaintojen mukaisesti kehittämiskohteena on delegointipäätösten sisällön yhtenäistäminen. Erääntyvien laskujen kohdalla liikelaitosten sisäistä tietojen kulkua tulisi kehittää. Todettiin, että uusien toimittajien syöttämisen rekisteriin samoin kuin toimittajatietojen muuttamisen hoitaa yksi henkilö ja varahenkilöt eivät käsittele ostolaskuja tai hoida ostoreskontraa. Muutoksiin liittyvä dokumentaatio säilytetään. Laskutusosoitteissa on edelleen ollut joitain puutteellisuuksia, kun laskuista ei aina käy ilmi kyseisen liikelaitoksen nimi. Tältä osin asia on erityisesti tilaajan vastuulla.

Tilikauden aikainen tarkastus Sähköisten ostolaskujen osuus on kasvanut tasaisesti viime vuodet ja osuus huhti–syyskuussa oli noin 31 prosenttia. HUS-Logistiikassa sähköisten laskujen osuus on hyvin vähäinen liikelaitoksen erityispiirteiden takia ja liikelaitoksessa on meneillään tätä koskeva kehittämishanke. Useassa liikelaitoksessa osuus oli lisäksi vain noin kolmannes. Uudessa Rondo-järjestelmässä on paljon uusia toiminnallisuuksia, jotka tehostavat ostolaskujen kierrätystä ja mahdollistavat monipuolisen raportoinnin. Myös kontrolliympäristö on kehittynyt selvästi edellisestä versiosta. Tarkastusajankohtana syksyllä järjestelmä ei kuitenkaan vielä tukenut asianmukaista kontrolliympäristöä, koska hyväksymisvaltuuksien rajoja ei oltu vielä kyetty asettamaan kattavasti eivätkä liikelaitokset olleet aina toimittaneet valtuutuspäätöksiä HUS-Servisiin. Kuten edellä todettiin niin puutteita on myös toimitettujen päätösten yksiselitteisyydessä. Puutteena oli myös se, että yhdelle henkilölle ei ole voitu asettaa kuin yksi euromääräinen hyväksymisraja, jolloin järjestelmässä olevat hyväksymisrajat eivät välttämättä vastaa tehtyjä päätöksiä. Maksuliikenteen hoidon tarkastuksessa käytiin läpi Baswaren järjestelmän yleisiä ominaisuuksia, tiliöintikäytäntöjä, järjestelmän käyttöoikeuksia ja tietojen arkistointia. Lisäksi katsottiin kunkin liikelaitoksen tiliotteiden sisältöä toukokuulta. Tarkastuksessa ei tullut esiin kontrollipuutteita eikä kehittämiskohteita. Palkanlaskenta Vuoden 2010 tilintarkastuksen yksi painopistealueista oli palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon tarkastus, josta laadittiin yksityiskohtainen koko kuntayhtymää koskeva raportti. Tarkastuksessa ei todettu kokonaisuuden kannalta merkittäviä yksittäisiä kontrollipuutteita mutta sen sijaan joitain kehittämiskohteita, jotka koskivat mm. tiedonkulkua ja dokumentaatiota. Vuonna 2011 palkanlaskennan tarkastus tehtiin suppein kutakin liikelaitosta koskevin pistokokein. Yhteenvetona tarkastuksesta voimme todeta, että pääosin tiedot maksettujen tehtäväkohtaisten palkkojen, lisien jne. perusteista löytyivät hyvin. Joidenkin henkilöiden kohdalla TVA-malliryhmän määrittelyjä ei ollut tehty. Palkanlaskennan käytössä ei ole sanallisia arvioita henkilöiden kuulumisesta eri malliryhmiin samoin kuin ei pitkään HUS:ssa työskennelleiden osalta tietoja mm. lisien perusteista.

© 2012 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved. The KPMG name, logo and “cutting through complexity” are registered trademarks or trademarks of KPMG International.