Jyväskylän sähköiset lupapalvelut Kuntien paikkatietoseminaari 7 - 8.2.2012 Ismo Tulisalo Paikkatietoasiantuntija Jyväskylän kaupunki

Sisältö Mitä sähköisiä lupapalveluita on käytössä Palveluiden esittely Miten palveluita on käytetty Kokemuksia palveluista Kehittämistarpeita KRYSP-rajapintojen hyödyntäminen sovelluksissa Ympäristötoimen luvat

Jyväskylässä käytössä olevia sähköisiä lupapalveluita eService (Tekla oyj) Rakennusvalvonnan luvat Yhdyskuntatekniikan luvat Ympäristötoimen luvat Tonttituotannon luvat eLomakepalvelu (Eventizer Oy) Sähköisiä pdf-lomakkeita jotka voidaan toimittaa vahvalla tunnistautumisella lupien käsittelijöille Tällä hetkellä kaupunkirakennepalveluiden lomakkeita.

eService Palvelualusta luvan hakijan, hakijan valtuuttaman henkilön ja viranomaisen välillä Hakija voi antaa oikeudet valtuuttamalleen henkilölle hakemuksen täyttämiseen, esim. pääsuunnittelijalle ”Keskustelut” jäävät palveluun muistin käsittelijän vaihtuessa tiedetään, mitä aiemmin on sovittu Edellyttää käyttäjältä kirjautumista järjestelmään Internet Karttapalvelu, eService ja ePalautejärjestelmä käyttävät kaikki samoja tunnuksia Palvelu hyödyntää Tekla GIS sovelluksen tietoja Hakemusta täytettäessä avustetaan hakijaa esitäyttämällä hakemuksessa kysyttäviä tietoja. (esim. kiinteistö-, rakennus-, omistaja-, kaavatietoja) Käyttää Tekla GIS Web Service rajapintoja Palvelu hyödyntää Internet Karttapalvelun karttoja.

eService Hakija lähettää hakemuksen Vetuma-palvelun avulla käsittelyyn Pankkitunnuksen lisäksi ammattirakentajille voidaan luoda henkilökohtainen Vetuma -tunnus ja salasana. Hyödynnetty Yhdyskuntatekniikan luvissa. Luvan vastaanottaja käyttää samaa sovellusta Hakija voi seurata palvelussa luvan käsittelyvaiheita sekä täydentää hakemusta prosessin aikana. Esim. Toimittaa liitetiedostoja viranomaiselle luvan myöntämisen jälkeen. Luvan kopiointi toiselle luvalle pohjatiedoksi Esim. katutyöluvat jossa hakemuksen tiedoista vaihtuu vain osa. Esim. hakija, yhteyshenkilö, vastaava mestari, laskutustiedot yms. tiedot eivät muutu. Hakijan organisaatio näkee haetut luvat. Esim. johtolaitokset ja laskutuksen seuranta

eService Luvan tiedot suoraan Tekla GIS järjestelmään. Kohteet kartalle Yhteyshenkilöiden hallittu käsittely Vähentää viranomaisten työtä Hakemukset ja luvat hallitusti koko organisaation käytössä Hakemukset eivät jää jonkun pöydälle makaamaan.

”Vanha” asiakaskäyttöliittymä

asiakaskäyttöliittymä

eLomakepalvelu Lähtökohta kehittämiselle: kaupungin verkkosivuilla on paljon erinäköisiä PDF-lomakkeita, joilla asiakkaat ovat toimittaneet erilaisia hakemuksia, valtakirjoja sekä palvelupyyntöjä uusimistarve sisällöllisesti että ulkonäöllisesti tehtiin myös uusia lomakkeita Täytetyt PDF-lomakkeet voidaan lähettää Vetuma-tunnistautumisen kautta viranomaisille käsittelyyn. Mahdollistaa myös täytetyn lomakkeen tulostamisen tai tulostetun lomakkeen voi täyttää myös käsin. mahdollistaa vanhan ”manuaalisen” asioinnin

Valmiit sähköiset PDF-lomakkeet Rakennusvalvonta Ilmoitus rakennusluvan raukeamisesta (lisätty 18.1.2012) Aloittamisoikeushakemus (lisätty 16.1.2012) Työnjohtajan hakemus / ilmoitus (lisätty 16.1.2012) Rakennusluvan jatkoaikahakemus (lisätty 16.1.2012) Yhdyskuntatekniikka Vahingonkorvaushakemus Hylätyn ajoneuvon siirtotilaus yksityisalueelta (lisätty 31.1.2012) Pysäköinninvalvonta Oikaisuvaatimus pysäköinninvalvojalle pysäköintivirhemaksusta (päivitetty 17.1.2012) Appeal to the traffic warden against a parking fine (lisätty 17.1.2012)

Valmiit sähköiset PDF-lomakkeet Ympäristöterveydenhuolto Ilmoitus elintarvikehuoneiston toimijanvaihdoksesta (päivitetty vedos 19.12.2011) Ilmoitus elintarvikehuoneistosta tai siinä tapahtuvasta olennaisesta muuttamisesta (päivitetty vedos 19.12.2011) Ympäristöterveyteen työn alla useita lomakkeita Asuntotoimi Asumisoikeusasunnon järjestysnumerohakemus (päivitetty vedos 22.12.2011)

Kokemuksia palveluista, eService Rakennusvalvonta 2011 Rakennusvalvonnan luvista tuli sähköisessä muodossa 6 % Markkinointi vähäistä Kuntaliitos maalaiskunnan ja Korpilahden kanssa 2009 hidastanut käyttöönottoa rakennusvalvonnassa Uusi lupasovellus ja toimintatavat vaatii opettelua. Luvat lähetetään keskeneräisinä Esim. ilman liitteitä Vaikka ohjelma huomauttaa hakijalle puutteista lähetetään hakemus silti eteenpäin Pääsuunnittelijat lupatietojen täyttäjäksi, hakija suorittaa hakemuksen lähetyksen Kommentit kaikkien rakennustarkastajien käytössä Muuttaa rakennusvalvonnan nykyisiä työprosesseja Lupaan lisättyjen liitteiden lisääminen Tekla GIS järjestelmään helppoa

Kokemuksia palveluista, eService Yhdyskuntatekniikka 2011 Yhdyskuntatekniikan luvista tuli sähköisen palvelun kautta Katutyöluvat 73% Tapahtumaluvat 35 % Sijoituspaikkaluvat 97 % Hakijat lähes aina ammattilaisia Kokevat hyvänä palveluna Näkevät helposti hakemansa luvat ja niiden vaiheet ”Nopeiden lupien” hallinta Esim. nostopalvelut. Ottavat tulosteen palvelusta lähetetystä luvasta ja laittavat autonosturin ikkunaan (on ainakin haettu ). Tiedot hallitusti palvelusta lupasovellukseen Asiakkaiden palautteista: Pitkien kaivualueiden käsittely hankalaa Pitäisi pystyä lisäämään kaivualue viivalla ja antamalla leveys. Tämän hetken alueiden piirto aiheuttaa lupien käsittelijöille korjailtavaa Vaatii koulutusta Tarkastusdokumentit mukaan palveluun

Kokemuksia, eLomakepalvelu Käytössä vasta muutaman kuukauden Tammikuun tilastot: Yhtenäistänyt lomakkeiden ulkoasua ja ne on saatu ajantasalle. Lomakkeet myös suomi.fi- palvelussa Käyttäjiltä positiivista palautetta, kysely palvelussa ”Ensinnäkin olin yllättynyt lomakkeen käytettävyydestä ja asiakasystävällisyydestä. Lomakkeen vastaanotosta voisi olla hienoa saada sähköposti, jolla asiakas voi todentaa lomakkeen täytön.” Ilmoitus Vastaanotettu Tunnistettu kompostointi-ilmoitus Yhteiset jäte-astiat Rakennusvalvonta, tilauslomake Kiinteistötoimitushakemus 21 2 15 10 1

Kokemuksia eLomakepalvelu Lomakkeet helpottavat asiakkaan asiointia Viranomainen joutuu viemään käsin lomakkeen tiedot taustajärjestelmään Toimittajalla rajapinnat joilla tietoja voitaisiin viedä eteenpäin WebService tuki olemassa, joten rajapintoja voidaan hyödyntää Pysäköinnin oikaisuvaatimus on ensimmäinen lomake josta tiedot viedään sähköisesti Helka- järjestelmään. Ympäristöterveyden lomakkeiden tiedot aiotaan viedä myös sähköisesti Tervekuu-ohjelmaan Mitä tehdään ilman tunnistusta lähetetyille lomakkeille? Lomakkeita on tullut useampaan kertaan. Aiheuttaa ylimääräistä työtä! Viranomaisella ei ole mahdollisuutta olla sähköisesti yhteydessä lomakkeen lähettäjään. Asiakas ei saa palautetta onko lupa tullut perille, otettu käsittelyyn yms.

Kehittämistarpeita eService: Rakennusvalvonnan kehitysprojekti vuonna 2012 Paljon kehityskohteita, mm. pakollisuustarkistuksia hakemukseen ennen kuin sen voi lähettää eteenpäin Laajennetaan palvelua ennakkokuulemisesta rakentamisen aikaiseen valvontaan.

Kehittämistarpeita eService: Oma kehitysprojekti nykyiseen versioon Rakennusvalvonta lupatyypit avataan toimenpidekohtaisiksi Helpottaa asiakasta paremmin hahmottamaan haettavaa lupatyyppiä Ohjeistusta lisää Palautepalvelun liittäminen ohjeistukseen Kun saatu käyttöön, markkinointia Henkilöstön motivointia Uusia lupatyyppejä palveluun Pohjakartat suunnittelijoiden käyttöön sähköisestä asiointipalvelusta Tällä hetkellä osalla suunnittelijoilla huonot pohjakartat KRYSP-rajapintojen hyödyntäminen

Uusi asiakaskäyttöliittymä

Kehittämistarpeita eLomakepalvelu: Molemmat palvelut Tietojen vienti lomakkeelta taustajärjestelmiin KRYSP-rajapintojen hyödyntäminen selvittämisen alla KATSO-tunnistautumispalvelun liittäminen Vetuman rinnalle palveluun. Omien pankkitunnusten käyttöön suuri kynnys Molemmat palvelut Yhtenäinen kirjautuminen sähköisiin palveluihin Esim. Lahti, Oulu Kaikki kaupungin sähköiset palvelut samalla tunnuksella Sähköisten palveluiden parempi huomioiminen kaupungin nettisivuilla Sähköinen dokumenttien hallinta Nyt asiakkaat joutuvat joka tapauksessa toimittamaan piirustukset paperimuodossa viranomaiselle Lupapäätökset, tarkastuspöytäkirjat, liitetiedostot kaikkien osapuolien käyttöön asiointipalvelussa

KRYSP-rajapintojen hyödyntäminen Ympäristöluvat Hyödynnetään KRYSP:ssä määritettyä rajapintaa tietojen siirrossa eService lupasovelluksesta tuotantojärjestelmään. Lupakäsittelijä kirjoittaa eService-lupapalvelusta xml-tiedoston ulos, jonka sitten luetaan sisään Tekla GIS sovellukseen toiminnolla ”lue tiedosto => kuntaGML”. Tämä käynnistää velhon sähköisen luvan käsittelyyn. Normaalisti sähköisen luvan vienti Tekla GIS sovellukseen käynnistyy suoraan lupasovelluksesta. Skeema ei ole täydellinen, vaatisi jatkokehittelyä Halpa ratkaisu, koska rajapinta toteutettu KRYSP-projektissa.