Toiminnantilastointi 13.12.2013

Toiminnantilastointi 2014 Tuija Valjakka Etelä-Karjalan Martat ry 10.2.2014 Imatran Kylpylä ja 11.2. Etelä-Karjalan Marttakeskus

Toiminnantilastointi Vuoden 2014 alusta otetaan käyttöön sähköinen toiminnantilastointi. Uutena tilastoidaan yhdistysten vapaaehtoistoimintaa Tietoja keräämällä selvitetään vapaaehtoistoiminnan merkitystä ja määrää järjestössämme. Tätä tietoa tarvitsemme, kun vahvistamme vapaaehtoistoiminnan arvostusta ja vaikuttavuutta sekä turvaamme järjestömme rahoitusta.

Vapaaehtoistoimintaa martoissa Tapahtuu omasta vapaasta tahdosta, toiminnasta ei makseta palkkaa ja se kohdentuu pääsääntöisesti järjestön sisäiseen toimintaan Vapaaehtoistoimintaa tarvitaan järjestön toiminnan tukemiseen tiedottamiseen sisällön tuottamiseen vertaistueksi Marttaliitto ja piirit ovat vapaaehtoistoiminnan tukijoita ja mahdollistajia Vapaaehtoistoiminnaksi lasketaan yhdistyksen toimintaa tukeva vapaaehtoistoiminta Vapaaehtoistoiminnaksi ei lasketa osallistumista marttailtoihin tai vastaaviin tapahtumiin.

Miksi tilastoidaan? Halutaan esille marttatoiminnan laajuus Miten paljon yhdistykset ja martat toteuttavat toimintaa Miten paljon vapaaehtoisia osallistuu toimintaan – mahdollistaa toiminnan Minkälaista toimintaa on ja kenelle sitä suunnataan Toiminnan kehittäminen, mihin yhdistykset tarvitsevat tukea ja materiaalia Ohjaa toiminnan sisältöjen suunnittelua

Mitä tilastoidaan? Toiminnan määrää, osallistujia, toteuttajia ja sisältöjä Taustatiedot Yhdistys/toimintaryhmän numero 2. Perustiedot Tilaisuuden nimi Tilaisuus alkoi - päättyi Osallistujien määrä Vapaaehtoistoimijoiden määrä Vapaaehtoisten toimijoiden tunnit Tilaisuuden järjestäjä Tilaisuuden muoto 3. Sisältö Kotitalousneuvonta Järjestötoiminta Kansainvälinen toiminta Muu toiminta Tapahtumat ja tilaisuudet Kolmannelle osapuolelle tehtävä toiminta HUOM! Yhdistyksen tulee kirjata vain omaa toimintaansa. Ei esim. vertaismarttatoimintaa, joka on piirin tukemaa ja ohjaamaa toimintaa.

Mikä muuttuu? Yhdistykset voivat viedä tiedot verkkoon reaaliaikaisesti Tilastotiedon saanti nopeutuu ja helpottuu Tilastojen poimintoja voidaan tehdä pitkin vuotta Yhdistys saa helposti erilaista tilastotietoa mm. toimintakertomukseen, toimintasuunnitelmaan Piirien ei tarvitse koota (käsin laskea) yhdistysten tilastotietoja omaa toimintakertomukseen Marttaliitto saa suoraan tilastot (piirien ei tarvitse laskea/toimittaa) Kaikkia yhdistyksiä kannustetaan sähköiseen tilastointiin Helpompaa Nopeampaa Vähentää työtä, jaksottaa kirjaamiset pitkälle ajalle Paperit eivät poistu -> mutta VÄHENEVÄT! Mikäli yhdistys toimittaa tilastotiedot piiriin paperilla, piirin kirjaa ne verkkolomakkeelle. Paperilomakkeella on toiminnan tilastointi mahdollista jatkossakin.

Muutos ja mahdollisuus Marttatoiminnan (yhdistystoiminnan) näkyväksi tekeminen entistä paremmin Osallistujien määrät Tapahtumien määrät Vapaaehtoistoimintaan osallistuvien määrät ja käytetyt tunnit Mahdollisuus vaikuttavuuden todentamiseen (yhdistys, piiri, liitto) toiminnan tasolla Mahdollistaa tilastotietojen saatavuuden myös toimintavuoden aikana Yhdistys, piiri ja liitto Tilastojen vertailtavuus mahdollista eri toimintavuosien välillä

Miten tilastoidaan? Yhdistyksen valtuuttama henkilö rekisteröityy verkkopalvelun käyttäjäksi ja luo tunnukset Verkossa on valmis tilastolomake, johon tiedot kirjataan Toimintatiedot kirjataan tapahtumakuukausittain Vuoden vaihteen tiedot kirjataan viimeistään seuraavan vuoden tammikuun 15. päivä mennessä.

Kuka hoitaa tilastoja yhdistyksessä? Yhdistyksen hallitus valitsee henkilön, jolla on mahdollisuus käyttää verkkopohjaista tilastointilomaketta ja joka nauttii hallituksen luottamusta Samalla tulee sopia toimintatapa, miten tieto tilastoitavista asioista kulkee vastuuhenkilölle Asioiden sujuvuuden vuoksi olisi hyvä valita valitulle tilastointivastaavalle varahenkilö Yhteyshenkilönä Marttaliitossa on ritva.ikonen@martat.fi

Huomioitavia asioita Aikataulu Toiminnan kirjaaminen tilastolomakkeelle aloitetaan vuoden 2014 alusta Kirjaukset tulee tehdä mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen Toiminta on hyvä kirjata viimeistään toteutumiskuukautta seuraavan kuukauden alussa esim. tammikuun toimintatiedot tulisi olla kirjattuna helmikuun aikana Vuoden vaihteen toimintatiedot kirjataan viimeistään seuraavan vuoden tammikuun 15. päivä mennessä. Esim. joulukuun 2014 toimintatiedot tulee olla kirjattuna vuoden 2015 tammikuun 15. päivä mennessä.

Yhdistys päättää kuka kirjaa toiminnat verkkoon Marttayhdistys Marttapiiri Marttaliitto Yhdistys päättää kuka kirjaa toiminnat verkkoon Toimintatilasto helpottaa vuosikertomuksen kokoamista sekä toimintasuunnitelmaan laatimista Uutta Vapaaehtoistoiminnan näkyväksi tekeminen, henkilömäärät ja toteutuneet tunnit. Piirin ei tarvitse koota yhdistysten tilastotietoja toimintakerto-mukseensa käsin, vaan saavat jatkossa tarvittavat tiedot suoraan tilastopoimintoina Piiri ohjaa ja neuvoo yhdistyksiä toimintojen kirjaamisessa verkkolomakkeelle Huom! Vertaismarttatoiminta tms. on piirin toimintaa Marttaliitto saa yhdistysten ja piirien tilastopoiminnat suoraan käyttöliittymästä ML antaa tarvittavaa tukea ja ohjeistaa tarvittaessa piirejä Tiedotuskanavat Yhdistyskirje 1/2014 Marttailusivuilla tietoa 2014 Piireille materiaalia intrassa

Tiedoksi; jäsenrekisteriuudistus Jäsentietohallintoa ja siihen liittyviä palveluja kehitetään kevään 2014 aikana Seuraavaksi yhdistyksille avataan mahdollisuus selata ja muuttaa jäsentietojaan sähköisesti Jäsenrekisteriin käytettävyyttä tullaan helpottamaan ja laajentamaan vähitellen Vapu-arvioinnin uudistus on myös meneillään.

TIEDOKSI: Luottamushenkilöluettelo tehdään myös sähköisesti 2014 Historiaa: Aikaisempina vuosina yhdistykset ovat täyttäneet paperisen, exel-pohjaisen  luottamushenkilöluettelon käsin ja se on lähetetty piiriin 2014 Pyrimme kaikilla tasoilla vähentämään paperien määrää Paperittoman toiminnan mahdollistaa nyt Wepropolin kautta tehtävä ilmoitus Linkki lomakkeeseen on ww.martat.fi/marttailu/yhdistystoimijoille/ Ilmoitus tulee olla täyttelynä 7.3.2014 mennessä Tämä on välivaihe liittyen laajempaan jäsenrekisterin kehittämiseen Vain muuttuvat tiedot yhdistys lähettää Marttaliittoon (marja-liisa.alhonsalo@martat.fi) 

TULE MUKAAN MARTTOIHIN TULE MUKAAN MARTTOIHIN! Marttailu on monipuolista ja aktiivista harrastamista. Martoissa sinulla on mahdollisuus uuden oppimiseen, yhdessä tekemiseen, vaikuttamiseen ja elämyksiin. Osallistumalla tuet myös kotien ja perheiden hyvinvointia.