Matriisiorganisaatio ja sen johtaminen Yliopistojen opintoasiainpäivät 29.9.2016 Milla Vaisto-Oinonen Eija Zitting

Lämmittelykysymys Vaihda vieruskaverisi kanssa muutaman minuutin ajan ajatuksia aiheesta: Miksi valitsin tämän ryhmän? Mitä toivon saavani mukaan tästä ryhmästä? 17.9.2018

Agenda ja tavoitteet: 3 + 1 ideaa Mikä on matriisiorganisaatio? Miten matriisi toimii käytännössä, havaintoja Aallosta Tiimisopimus Prosessiomistajat Matriisiyhteistyö ja vuosikello Ryhmätyö 1: Toimivatko esitellyt työkalut? Kokeilisitko? Mitä hyviä käytänteitä omassa tiimissäsi on? Matriisin kriisit, havaintoja Aallosta Ryhmätyö 2: Tiedonkulku matriisissa, matriisin roolitus, matriisin prosessien suunnittelu Lopuksi: Mitä otan itselleni mukaan? 17.9.2018

Matriisiorganisaatio määritelmänä Matriisiorganisaatio perustuu ristikkäisohjaukseen. Matriisiorganisaation jäsen vastaa toiminnastaan kahdelle tai useammalle taholle. Yhdistelmä tuottaa monijohtajuutta, joka parhaimmillaan luo toiminnalle suunnitelmallisuutta, ennustettavuutta, luotettavuutta ja vahvan keskinäisen kontrollin; kääntöpuoliin kuuluvat vastuuristiriidat ja toiminnan pöhöttyminen Suuryrityksissä tyypillistä on esimerkiksi eri maiden myyntiyritysten organisointi siten, että eri maissa on maajohtajat ja linjaorganisaatio, mutta kukin myyjä tai osasto kuuluu eri liiketoiminta-alueeseen, jolla on oma johto. Yrityksissä voi myös olla prosessijohtajia, jotka valvovat ja kehittävät omaa prosessiaan poikki linjaorganisaation. Riippuen siitä, onko pääasiallinen johtamisvastuu toiminnoilla vai linjaorganisaatiolla, erotetaan - heikko matriisi (linjalla päävastuu) - vahva matriisi (toiminnolla päävastuu). 17.9.2018

Aallon johtamismalli 17.9.2018

Aallon johtamisjärjestelmä Yliopiston johtamisen ja päätöksenteon keskeisin tehtävä on varmistaa yliopiston strategian toteutuminen yliopiston yhteisen johtamisjärjestelmän avulla. Johtamisjärjestelmässä yhdistyy organisaation kaikilla tasoilla tapahtuva: strateginen suunnittelu ja tavoitteiden asettaminen operatiivinen suunnittelu ja resursointi toimeenpano, raportointi ja ennakointi arviointi ja jatkuva parantaminen 17.9.2018

Miten matriisi toimii käytännössä – havaintoja Aallosta

Tiimisopimuksen tekeminen Jokainen Aallon tiimi on tehnyt tiimisopimuksen, jossa on kirjattu tiimin tarkoitus sekä sovittu tiimikäytännöistä (esimerkiksi palaverikäytännöt), toiminnan sujuvuuden edistämisestä, yhteisvastuullisuudesta, palautteenannosta ja viestintäkanavista Lisäksi tiimillä on vuosittaiset tavoitteet ja mittarit tavoitteiden täyttymisen seurantaan Tiimisopimus katselmoidaan vuosittain ja siihen tehdään tarvittaessa muutoksia. Tiimisopimusten lisäksi käytössä ovat myös laitossopimukset. 17.9.2018

Tiimisopimuksen tekeminen 17.9.2018

Tiimin tarkoitus: Ulkoisten asiakkaiden palvelutiimi on ikkunallinen ovi Aaltoon Ulkoisten asiakkaiden palvelutiimi on alariippumaton toimija yliopiston ja ulkopuolisen maailman välillä Kerromme ja tiedotamme Aallosta sekä niille, jotka ovat kiinnostuneita opiskelusta täällä, että niille, jotka eivät vielä tiedä olevansa sitä Tarjoamme koulutusta työelämän tarpeisiin sopivalla laajuudella Toimimme matriisiyhteistyössä ura-, työnantaja- ja alumnipalveluiden ja teemme matriisiyhteistyötä viestinnän kanssa opiskelijarekrytointiin liittyvissä asioissa 17.9.2018

Esimerkki tiimikäytännöistä: Miten toiminnan sujuvuutta edistetään Esimerkki tiimikäytännöistä: Miten toiminnan sujuvuutta edistetään? Miten pidetään toiset ajan tasalla? Selkeät kokouskäytännöt Avoimet kalenterit Yhteinen signature Wiki yhteistyöalustana Työnkuvien aukikirjoittaminen Sovitut yhteyshenkilöt suhteessa sidosryhmiin Ei aamumarinaa 17.9.2018

Tiimin prosessit: External Customers, prosessit ARTS BIZ CHEM ELEC ENG SCI Yhteiset palvelut Oppimis-keskus Kielikeskus Avoimen opetuksen suunnitteluun liittyvät prosessit (Matti Ojala) Opiskelijavalintojen suunnitteluun liittyvät prosessit (Eve Oesch) Valintaperusteet Valintojen käytänteet Matriisiyhteistyö Opiskelijarekrytointiin liittyvät prosessit (Katri Ventus) Hakuneuvonta Digitaaliset kanavat Tapahtumat ja muu toiminta Matriisiyhteistyö Muut ulkoisille asiakkaille suunnatut prosessit (Milla Vaisto-Oinonen) Matriisiyhteistyö urapalveluihin ja työnantajapalveluihin liittyvissä asioissa Ulkoisten asiakkaiden palvelujen päällikkö (Milla Vaisto-Oinonen) Oppimispalveluiden päällikkö (Eija Zitting)

Mitä prosessinomistaja tekee? Vastaa prosessin hallinnasta ja sen sujuvuudesta (esimerkiksi aikatauluttaa asiat ja huolehtii prosessin läpiviennistä, kerää tarvittavat tiedot prosessin sisällä toimivilta asioiden valmistelua varten ja tekee yhteenvedot, valmistelee prosessiin liittyvät matriisitapaamiset, pitää sidosryhmät ajan tasalla, nostaa esille kehittämisideoita ja kerää palautetta prosessin toiminnasta) Jos prosessilla on erillinen budjetti, prosessinomistaja kokoaa budjetin ja huolehtii sen toteutumisen seurannasta Ohjeistaa prosessin sisällä toimivia käytännön työtilanteissa ja osallistuu uusien henkilöiden perehdyttämiseen Prosessinomistajalla ei ole lähiesimiesvastuuta. 17.9.2018

Yhteistyö matriisissa: Opiskelijarekrytointi Aalto-yliopistossa Opiskelijarekrytointia ja -markkinointia tehdään yhteistyössä oppimis-palveluiden, viestinnän ja ohjelmien johdon kanssa niin yliopisto- kuin korkeakoulutasollakin. Opiskelijarekrytoinnista vastaa opetuksesta vastaava vararehtori sekä hänen johdollaan kokoontuva oppimisen ja opetuksen ohjausryhmä LESG. LESG hyväksyy vuosittain Aallon opiskelijarekrytoinnin linjaukset, jotka sitä ennen on käyty läpi opiskelijarekrytoinnin matriisityöryhmässä. Opiskelijarekrytoinnin matriisityöryhmässä sovitaan opiskelijarekrytoinnin ja –markkinoinnin käytännön toimenpiteistä. 17.9.2018

Opiskelijarekrytoinnin vuosikello 2016-2017 Joulukuu 2016 Maisteriohjelmien haku alkaa 15.12.2016 Avoimen yo:n kevätilmoittautumiset alkavat Rehtorin päätökset vuonna 2018 perustettavista ohjelmista Tammikuu 2017 Kandivaiheen haku Mikkeliin 10.-25.1.2017 Maisteriohjelmien hakuaika päättyy 25.1.2017 Hallinnollinen tarkastus Hakijapalveluissa Akateeminen arviointi alkaa DIA-valinnan markkinointi alkaa Helmikuu 2017 Hallinnollinen tarkastus Hakijapalveluissa Akateeminen arviointi jatkuu 2017-2018 kauden markkinointisuunnittelu alkaa Markkinointivaiheen tulosten analysointi Marraskuu 2016 Yhteisvalintojen verkkosivupäivitykset Högskoledagen 3.11., Opo-seminaari 4.11., SACO (Tukholma) 17.-18.11., KnowHow 23.-24.11., Studia 29.30.11.2016 Avoimen yo:n kevätkampanja alkaa (jatkuu vuoden alkuun saakka) Hakuajat kv-yhteistutkinto-ohjelmiin alkavat Maaliskuu 2017 Kandivaiheen haku alkaa 15.3.2017 (ARTSin ennakkotehtävät julkistetaan) Maisterivalintojen akateeminen arviointi päättyy, valintaesitykset järjestelmään Opiskelijarekrytoinnin matriisitapaaminen (materiaalit) Avoimen yo:n kesäkausi julkaistaan ja kesäkampanja alkaa (jatkuu toukokuulle) Seuraavan kauden (2017-2018) suunnittelu Tammi Helmi Maalis Huhti Touko Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu Lokakuu 2016 Opiskelijarekrytointitapahtumat Opiskelijarekrytoinnin matriisitapaaminen Päivitykset opiskelijaportaaleihin Avoimen yo:n kevät julkaistaan Huhtikuu 2017 Kandivaiheen haku päättyy 5.4.2017 Maisterivaiheen tulokset julkaistaan 5.4.2017 Avoimen yo:n kesäilmoittautumiset alk. Uutiskirjeen tilaajille kysely Kampanjamittaus Syyskuu 2016 Päivitykset hakujärjestelmiin, Studies-sivuille (15.8. - 15.9.) ja Opintopolkuun (DL 30.9.) Infoilijakoulutukset alkavat, materiaalit päivitetty Hakusanamarkkinointi alkaa 1. uutiskirje (kerran kuussa 5/2017 asti) Toukokuu 2017 Opiskelijarekrytoinnin matriisitapaaminen (linjaukset ja vuosikello, suunnitelma 2017-2018) Kandivaiheen valintojen valintakoekausi alkaa Maisterivaiheen paikan vastaanotto 31.5. Infoilijakoulutusten ajat ja paikat Kesäkuu 2017 Kandivaiheen pääsykokeet päättyvät Decliners survey (koulut) LeSG: opiskelijarekrytoinnin linjaukset Markkinointivaiheen lopulliset tulokset ja analyysi Avoimen yo:n syyskurssit julki ja syyskampanja alkaa (jatkuu elokuulle) Opiskelijarekrytoinnin matriisitapaaminen (LeSG:in jälkeen, linjaukset ja päivitykset) Opintopolku-työpaja kouluille (tarvittaessa) Infoilijamateriaalien päivitys Vuosikellon design: Juha Juvonen/ Aalto-viestintä Elokuu 2016 Kandivaiheen paikan vastaanotto Kandivaiheen valintatilastot julki Study in Finland –päivitysten deadline 8.8. Avoimen yo:n syysilmoittautumiset alkavat Orientaatiot elokuun puolivälin jälkeen Opiskelijarekrytoinnin matriisitapaaminen Heinäkuu 2017 Kandivaiheen opiskelijavalinnan tulokset Tulostiedotteet Maisterivalinnoissa ehdollisesti hyväksyttyjen valmistuttava

Ryhmätyö 1: toimivatko työkalut? Toimivatko esitellyt työkalut? Kokeilisitko? Mitä ajatuksia työkalut herättävät? Mitä hyviä käytänteitä omassa tiimissäsi on? Jakaudutaan pieniin ryhmiin porisemaan asiasta (15 min.) Lyhyt keskustelu – mitä asioita ryhmässäsi nousi esille? 17.9.2018

Matriisikriisit – havaintoja Aallosta

Matriisikriisit: Heikko vai vahva matriisi? Matriisiorganisaatiossa pääasiallinen johtamisvastuu on joko toiminnoilla tai linjaorganisaatiolla. Heikossa matriisissa päävastuu on linjalla, vahvassa matriisissa toiminnolla. Aallossa tietyillä yksiköillä (talous, HR, viestintä..) on vahva toiminto-ohjaus, mutta akateemisten palvelujohtajien vetämillä yksiköillä (oppimispalvelut, tutkimuspalvelut) vahva linjasta (korkeakouluilta) tuleva intressi. Matriisin vahvuus siis vaihtelee sen mukaan, miten suuri yksimielisyys ko. alueesta kouluilla on. Aallossa on korostettu sitä, että korkeakoulut ovat akateemisesti itsenäisiä yksiköitä, mutta prosessien tulee siitä huolimatta olla mahdollisimman yhtenäiset. Oppimispalveluissa liika erilaisuus näyttäytyy opiskelijoille helposti epätasa-arvoisena ja sekavana. 17.9.2018

Matriisikriisit: Kun peilikuva puuttuu Oppimispalveluiden tiimi on organisoitu neljään alueeseen: opiskelijan, opettajan, ohjelmajohdon ja ulkoisten asiakkaiden palveluihin. Korkeakoulujen tiimejä ei välttämättä ole kuitenkaan organisoitu samoin, mikä on välillä vaikeuttanut vastinparin löytämistä. Organisatorisen peilikuvan puuttuminen ei kuitenkaan välttämättä merkitse sitä, etteikö tehtävillä olisi vastinparia.  Aallossa case-esimerkkinä ohjelmajohdon tukipalvelut Organisaatiorakenteen ei aina haluta ohjaavan toimintaa ja peilikuvan puuttuminen voi olla myös tietoinen ratkaisu.  Aallossa esimerkkinä lakimiehet, joilla on oma verkostonsa, mutta ei peilikuvatiimiä tai edes peilikuvaroolia. Esimerkiksi valintojen oikaisuissa tai sopimusvalmisteluissa kaikki toimijat vievät samaa asiaa eteenpäin, mutta eri rooleista käsin 17.9.2018

Oppimispalvelut ARTS BIZ CHEM ELEC ENG SCI Yhteiset palvelut Leena Koskinen BIZ Markus Torkkeli CHEM Hanne Puskala ELEC Perttu Puska ENG Marjo Immonen SCI Mari Knuuttila Yhteiset palvelut Oppimis-keskus (Matti Raatikainen) Kielikeskus (Heidi Rontu) Opiskelijapalvelut, Saara Maalismaa Hyvinvointi ja saavutettavuus Opintopsykologit Opintotuki Ruotsinkielinen toiminta Student services (Jyri Äärilä) Ydin-palvelut (Marja Elonheimo) Ydin-palvelut (Riikka Leikola) Opiskelija palvelut (Mirka Jalonen) Ohjelmajohtajien palvelut, Eija Zitting Lakiasiat Viestintä- ja laatuasiat Kansainväliset asiat Ohjelmien ylläpito (Jenni Tulensalo) Ohjelmajoht. palvelut (Maire Syrjäkari) Program manager & external customer services (Mari Seppälä) BA prog. services (E. Kivi-Koskinen) Master progr.serv (Johanna Bovellán) Doctoral progr. serv. (Emma Holmlund) Ohjelmien ylläpito, t&k (Riitta Peltonen) Bachelor student services (Pia Lahti) Master student services (H. Puskala) Doctoral student services (Sirje Liukko) Ulkoisten asiakkaiden palvelut, Milla Vaisto-Oinonen Avoin yliopisto Hakijapalvelut Opiskelijarekrytointi & urapalveluasiat Ohjelmien t & k (Anita Bisi) Ulkoiset asiakkaat (Saara Sokolnicki) Muut (Markus Torkkeli) Tohtoriohj. ylläpito (Kati Voutilainen) Opettajien palvelut (Tiina Kotti) Opettajien palvelut, Markus Torkkeli - Learning ICT Teacher services (Iiris Kauppila) Teacher services (Jukka Parviainen) Oppimispalveluiden päällikkö (Eija Zitting) Vararehtori, opetus (Eero Eloranta)

Matriisikriisit: Ristiriitatilanteet Monijohtajuuden malli voi työntekijälle näyttäytyä sekavana ja ristiriitaisena. Matriisimallissa tärkeää ovat ajatuksella määritellyt raportointisuhteet ja selkeä työnjako. Yliopistotason ja koulutason ristiriitatilanteita pyritään ennakoimaan suunnittelemalla, sopimalla ja keskustelemalla asioista jo etukäteen sekä huolehtimalla tiedonkulusta. Oppimispalveluissa tiedonkulkua helpottavat oppimisen johtoryhmä sekä erilaiset matriisiryhmät. Ristiriitatilanteissa ratkaisuna on useimmiten yliopiston kokonaisedun mukainen ratkaisu, mutta myös poikkeuksia sallitaan, mikäli se ei haittaa yliopiston toimintaa. Akateemisten ja hallinnollisten asioiden törmäyksessä pyritään usein jakamaan asiat sisällöllisiin ja hallinnollisiin asioihin, jolloin vastuun jakautuminen on selkeämpää. Henkilöiden välisissä ristiriitatilanteissa keskustelu käydään matriisiesimiehen ja lähiesimiehen välillä. Kahden esimiehen malli ei kuitenkaan toimi, vaan esimiessuhteen tulee olla selkeä. 17.9.2018

Matriisikriisit: Piilomatriisi Aallossa on akateemisia toimintoja, jotka on jaettu kahden akateemisen johtajan alle siten, että toinen vastaa sisällöstä ja toinen tukipalveluista (esimerkkinä tohtorinkoulutus). Tämä johtaa tilanteisiin, joissa vastuukysymykset saattavat hämärtyä ja on suuri riski päällekkäiseen toimintaan. Aallossa ratkaisuna on ollut learning by doing eli esille nousseet asiat on ratkottu sitä mukaa, kun ne ovat nousseet esille. Toinen esimerkki asiasta on uraohjaus, jonka omistajuutta on ollut vaikeaa määritellä useasta syystä (kohdistuuko opiskelijoihin vai työntekijöiksi katsottaviin tohtoriopiskelijoihin, ratkotaanko opiskelijan, yritysten vai alumnien tarpeista käsin, odotusten hallinta työllistymissä, uraohjaus osana opiskelua vs. cv-klinikka). Aallossa ratkaisuna on ollut urapalveluiden sijoittaminen yhteen työnantaja- ja alumnipalveluiden yhteyteen, mutta selkeällä oppimispalveluiden matriisiohjauksella. 17.9.2018

Matriisikriisit: Toiminnan suunnittelu Aallon oppimispalvelut ovat yliopiston johdon näkökulmasta yksi toiminto (esimerkiksi suhteessa talous- ja henkilöstösuunnitteluun), mutta käytännössä osasissa (yhteiset palvelut ja koulut). Henkilöstösuunnittelun osalta asia on ratkottu rekrytointien lupamenettelyn kautta. Budjetoinnissa ei ole kunnollista näkyvyyttä siihen, mitä koulut budjetoivat LES-kustannuspaikan alle, toisaalta kuluseuranta on hyvin näkyvää. Palvelukokonaisuudesta vastaava vararehtori kuitenkin vastaa ja raportoi koko kokonaisuudesta. Asiaan on kiinnitetty huomiota, ja budjettisuunnittelulle pyritään rakentamaan yhteisiä pelisääntöjä. Tässäkin learning by doing, josta esimerkkinä isoon valtakirjasotkuun johtanut strategiahankehallinta. 17.9.2018

Matriisikriisit: Kuka tekee päätökset? Kuka valvoo niiden toteutumista? Akateemisissa asioissa päätösvaltaa Aallossa käyttää yliopiston akateemisten asiain komitea. Moni asia on kuitenkin delegoitu eteenpäin korkeakoulujen akateemisille komiteoille. Haasteena onkin se, että kunnollinen näkymä korkeakoulujen akateemisten komiteoiden päätöksentekoon puuttuu. Ongelmaksi nousee päätöksenteon yhdensuuntaisuuden puutteet sekä pienten yksityiskohtien tuplapäättäminen, joka johtaa kustannustehottomuuteen, sekavaan raportointiin ja monikertaiseen valmisteluun. Tyhmäksi koetun päätöksen noudattamatta jättäminen ei kuitenkaan ole oikea toimintamalli. 17.9.2018

Matriisikriisit: Tiedonkulun haasteet Tiedonkulku on haasteellista myös matriisiorganisaatiossa. Aallon oppimispalveluissa tiedonkulusta pyritään huolehtimaan esimerkiksi siten, että päätösten valmistelussa on mukana sekä opetuksesta vastaavat varadekaanit että opintoasiainpäälliköt ja heidän lisäkseen yhteisistä asioista vastaavat päälliköt. Haasteeksi nousee kuitenkin usein se, että asioiden valmistelussa mukana olevat eivät pidä omia sidosryhmiään riittävällä tavalla informoituina. Haasteena on myös tiedon kerääntyminen erilaisille alustoille, tiedon päivitettävyys ja sivustojen organisaatiolähtöisyys. Katkokset tiedonkulussa johtavat usein myös erilaisten, päällekkäisten, liian edustuksellisten ja isojen työryhmien perustamiseen, mikä johtaa hallitsemattomaan työryhmätyöskentelyyn. 17.9.2018

Ryhmätyö 2: Matriisikriisit Matriisin prosessien rakentaminen Matriisissa työskentely ja roolittaminen Tiedonkulku matriisissa Mitä sudenkuoppia/ kriisejä omassa organisaatiossasi on tähän teemaan liittyen? Mitä ratkaisuja/ ideoita/ jatkokysymyksiä löydätte aihepiiriin liittyen? Kolme aihepiiriä, joiden ympärille jakaudutaan. Jokainen käy kahdessa aihepiirissä. Ryhmillä on puheenjohtajat, jotka kiteyttävät ryhmän keskustelun muutamaksi ydinoivallukseksi. Aikaa on 15 min./ aihepiiri. 17.9.2018

Lopuksi Ydinoivallukset Mitä otat tästä työpajasta mukaasi? Poimitaan yleisöstä muuta esimerkki 17.9.2018