Suomen Akatemian linjauksia aineistohallintasuunnitelmasta Aki Salo, Suomen Akatemia Kuva: Aki Salo ”Mahdollisimman avoin, tarvittaessa suojattu” (The Council of the European Union: The transition towards an Open Science system Council conclusions, adopted on 27/05/2016, statement on research data “as open as possible, as closed as necessary”) © SUOMEN AKATEMIA 2017 | TIETEEN PARHAAKSI

Avoin tiede Suomen Akatemiassa Recommended archives and storage services FSD, FIN-CLARIN, CERN Zenodo, EUDAT, AVAA, Etsin, IDA Data management plans required To improve overall quality and impact of research and promote the good scientific practice Opening of data and methods required Depends on research ethics & law Openly available publications required Funding for publishing costs provided Academy is committed to Finnish Open Science and Research Roadmap 2014-2017 Results must be made public © SUOMEN AKATEMIA 2017 | TIETEEN PARHAAKSI

Miksi edistää avoimuutta Suomen Akatemiassa ? Avoimuus on tieteen keskeinen periaate, se parantaa tutkimuksen laatua edistämällä tutkimustulosten toistettavuutta ja kriittistä arviointia. Avoimuus ja aineistohallinta ovat osa hyvää tieteellistä käytäntöä (ks. ALLEA-The European Code of Conduct for Research Integrity, revised edition 2017). Avoimuus edistää tutkimuksen vaikuttavuutta parantamalla tutkimustiedon ja - aineistojen saatavuutta ja sitä kautta myös aineistojen tehokkaampaa käyttöä. Tutkimusaineistoilla on erilaisia avoimuuden asteita vaihdellen kaikille avoimesta salassa pidettävään tutkimuseettisistä ja lainsäädännöllisistä syistä johtuen – ratkaisu ainakin osittaiseen avaamiseen on kuitenkin usein löydettävissä. Akatemian tavoitteena on saattaa suomalaiset hakijat mukaan kansainvälisen tason avoimen tieteen muutokseen; kun avoimen tieteen edellytykset ja osaaminen ovat olemassa Akatemian hakuja varten, hakijan on helppo hakea myös H2020, ERC, NIH, NSF, Bill & Melinda Gates Foundation, ym. –rahoitusta. Hankkeen alussa mietityt tarpeet aineiston hallinnoimiseksi ja toimiminen suunnitelman mukaisesti helpottavat myös kun yhä useampi lehti edellyttää tutkimusaineiston avaamista artikkelin julkaisemisen yhteydessä. Akatemian tavoitteena on saattaa suomalaiset tutkijat mukaan kansainvälisen tason avoimen tieteen muutokseen. Kun avoimen tieteen edellytykset ja osaaminen ovat olemassa meidän hakuamme varten, hakijan on helppo hakea myös H2020 - rahoitusta yms. Samalla vältetään tilanne, jossa lehden edellyttämä data esim. refereetä varten muutaman vuoden kuluttua johtaisi valtavaan datankäsittelytarpeeseen. Hankkeen alussa mietityt tarpeet aineiston hallinnoimiseksi ja toimiminen suunnitelman mukaisesti helpottaa silloin paljon. Aineistoilla voi olla erilaisia avoimuuden asteita vaihdellen kaikille avoimesta salaiseen tutkimuseettisistä ja lainsäädännöllisistä syistä johtuen. Ks. Tutkimustietovaranto avaa tutkimustiedot käyttöön yhdestä paikasta, http://minedu.fi/artikkeli/-/asset_publisher/tutkimustietovaranto-avaa-tutkimustiedot-kayttoon-yhdesta-paikasta © SUOMEN AKATEMIA 2017 | TIETEEN PARHAAKSI

Aineistohallintasuunnitelmat Akatemian hakemuksissa Syyskuun 2016 hausta alkaen hakemuksessa on oltava erillisenä pakollisena liitteenä aineistonhallintasuunnitelma Aineistohallintasuunnitelma on aiemmin ollut kiinteä osa tutkimussuunnitelmaa, mutta nyt aineistosta kerrotaan kahdessa paikassa: Aineiston kuvaus, merkitys, kerääminen / hankinta ja käyttö edelleen tutkimussuunnitelmassa sisällä (hankkeen toteutukseen liittyvät) Aineiston hallinta, säilytys, avaaminen ja oikeudet aineistohallintasuunnitelmaliitteessä (teknisemmät seikat) Aineistohallintasuunnitelmaliitteen pituus voi olla 1-2 sivua Jos tutkimuksessa ei synny säilytettävää tutkimusaineistoa, on se kuvattava liitteellä lyhyesti ja liite on silloinkin jätettävä Aineistonhallintasuunnitelma on oltava ohjeiden jäsentelyn mukainen tai laadittu DMPTuuli-työkalulla (sama sisältö); kysymyksiin vastataan soveltuvin osin Aineistosta pyydetään kertomaan kahdessa paikassa, jotta varmistetaan että arvioitsijat ja päättäjät löytävät hankkeen toteutettavuuteen liittyvät kaikki asiat. Hakija voi viitata tutkimussuunnitelmassa liitteessä kerrottuihin aineiston hallintaa kuvaaviin asioihin ja näin ohjata arvioitsijoita sekä päättäjiä lukemaan yksityiskohtia liitteestä. Aineistohallintasuunnitelma vapauttaa tutkimussuunnitelmasta jonkin verran tilaa, koska teknisiä seikkoja ei tarvitse kertoa siellä. © SUOMEN AKATEMIA 2017 | TIETEEN PARHAAKSI

Aineistohallintasuunnitelman kysymykset huhtikuussa 2017 Akatemiassa otettiin käyttöön DMPTuuli-toimiston viime vuoden tutkijatyöpajojen tuloksena laaditut yleiset aineistohallintasuunnitelmakysymykset ohjeineen: Alkuun hakijan nimi, tutkimusaihe, hakemusnumero ja päiväys. 1. Tutkimusaineistojen tyypit 1.1 Minkälaisia tutkimusaineistoja hankkeessa kerätään tai käytetään? 1.2 Mikä on aineiston tiedostomuoto? 2. Aineiston dokumentaatio ja laatu 2.1 Miten tutkimusaineisto dokumentoidaan? 2.2 Miten aineiston yhdenmukaisuus ja laatu varmistetaan ja dokumentoidaan? 3. Säilytys ja varmuuskopiointi 3.1 Miten tutkimusaineisto säilytetään ja suojataan? 3.2 Miten pääsyä tutkimusaineistoon valvotaan? 4. Säilyttämiseen liittyvät eettiset ja laillisuuskysymykset 4.1 Miten eettiset kysymykset otetaan huomioon? 4.2 Miten aineiston omistus- ja käyttöoikeuksia hallinnoidaan? 5. Aineiston avaaminen ja pitkäaikaissäilytys 5.1 Miten, milloin ja missä aineisto avataan muiden käyttöön? 5.2 Miten ja missä aineisto, jolla on pysyvää arvoa, avataan muiden käyttöön? 5.3 Arvioi aineiston säilyttämisen ja avaamisen kustannuksia, aikaa ja työmäärää Ohjeita muutetaan tuleviin hakuihin. © SUOMEN AKATEMIA 2017 | TIETEEN PARHAAKSI

Aineistohallintasuunnitelmakysymysten Akatemian lisäohjeet 1/3 Akatemia laati yleisiä ohjeita täydentävät omat lisäohjeet ja perustelut (miksi rahoittajalle tärkeitä) aineistohallintakysymyksille: 1. Tutkimusaineistojen tyypit Tutkimusaineistojen perusominaisuudet ja tiedostomuotojen valinta tukevat tutkijoiden toimintaa ja tutkimusyhteistyötä. Oikeat valinnat ovat keskeisiä tutkimustiedon avaamisen ja jakamisen kannalta. Noudata standardisoituja tai vahvistettuja tiedonkeruun käytäntöjä ja käytä tavanomaisia aineistotyyppejä aineistojen jakamisen ja käytön mahdollistamiseksi. Säilytettävien ja arkistoitavien aineistojen ominaisuudet ja tiedostomuodot riippuvat tutkimuksen luonteesta ja tutkimusalasta. Kuvaa tiedonkeruun ja analyysien yksityiskohdat tutkimussuunnitelmassa. 2. Aineiston dokumentaatio ja laatu Hankkeen koko elinkaaren aikainen aineistojen standardoitu dokumentointi ja laadunvarmistus luovat toimivan yhteyden hankkeen ja koko tiedeyhteisön välillä. Näin tehdään mahdolliseksi hankkeen tieteellisissä julkaisuissa esitettyjen tulosten validointi sekä aineistojen uudelleenkäyttö. Hankkeessa tuotettujen tai käytettyjen aineistojen pitää olla löydettävissä, tunnistettavissa ja paikannettavissa metatietojen avulla. © SUOMEN AKATEMIA 2017 | TIETEEN PARHAAKSI

Aineistohallintasuunnitelmakysymysten Akatemian lisäohjeet 2/3 3. Säilytys ja varmuuskopiointi Säilytyksen ja varmuuskopioinnin järjestäminen hankkeen aikana on tärkeää, varsinkin jos hankkeessa käsitellään hyvin suuria tai hyvin monimutkaisia aineistoja. Sinun tulee kuvata, miten tutkimusaineistojen turvallinen ja luotettava säilytys taataan hankkeen elinkaaren aikana. 4. Säilyttämiseen liittyvät eettiset ja laillisuuskysymykset Eettiset ja immateriaalioikeuksiin liittyvät kysymykset ovat keskeisiä tekijöitä tutkimusaineistojen säilyttämisen ja avaamisen rajoitusten kannalta. Akatemian tavoitteena on edistää mahdollisimman vapaata tutkimusaineistoihin pääsyä ja aineistojen tehokasta jatkokäyttöä. Samalla Akatemia haluaa kuitenkin muistuttaa, että tutkimusaineistoihin pääsyä tulee tarvittaessa rajoittaa. Tutkijoiden on löydettävä toimiva tasapaino avoimuuden, tietosuojan, kaupallistamisen ja immateriaalioikeuksien välillä. Laadi suunnitelmat ja tee tarvittavat järjestelyt, joilla ratkaistaan mahdolliset aineistojen jakamiseen liittyvät eettiset tai laillisuuskysymykset. Eettisten kysymysten yksityiskohdat, eettisen toimikunnan lausunnot ja koe-eläinten käyttö on kuvattava tutkimussuunnitelmassa. Kuvaa aineistonhallintasuunnitelmassa vain aineistonhallintaan liittyvät eettiset kysymykset. © SUOMEN AKATEMIA 2017 | TIETEEN PARHAAKSI

Aineistohallintasuunnitelmakysymysten Akatemian lisäohjeet 3/3 5. Aineiston avaaminen ja pitkäaikaissäilytys Julkisin varoin rahoitetun tutkimuksen tärkeimpiä tuotoksia ovat tutkimusaineistot. Siksi kaikki Akatemian rahoituksella tuotetut tutkimusaineistot ovat oletusarvoisesti avoimesti saatavilla. Aineistojen avaaminen ja jakaminen lisäävät tutkimuslöydösten ulottuvuuksia ja lisää vaikutuksia usein tutkimushankkeen alkuperäistä suunnitelmaa laveammin. Avoimet tutkimusaineistot ovat myös meriittejä niitä keränneille ja avanneille tutkijoille ja tutkimusryhmille. Sinun tulee kuvata ja eritellä, miten ja missä tietoarkistoissa tai tietokannoissa aiot säilyttää tutkimusaineistosi hankkeen päätyttyä. © SUOMEN AKATEMIA 2017 | TIETEEN PARHAAKSI

Suunnitelmallisella aineistohallinnalla vältytään ongelmatilanteilta ja tutkimusaineistojen häviämiseltä. Kuva: Jørgen Stamp, www.digitalbevaring.dk, CC BY 2.5 Denmark licence (WhatIsDP_DigitalPreservation.png) © SUOMEN AKATEMIA 2017 | TIETEEN PARHAAKSI

Aineistohallintasuunnitelma osana hakemusten arviointia ja päätöksentekoa Arvioitsijoita ja päättäjiä ohjeistetaan huomioimaan avoimen tieteen tavoitteet työssänsä – heille kerrotaan Akatemian tavoitteet Arviointipaneeleilta pyydetään näkemys suunnitelluista eettisistä näkökulmista, avoimen tieteen toimenpiteistä ja aineistohallintasuunnitelmasta: “1.3 Question: Ethical aspects and open science (ei arvosanaa) Guiding questions: Are there any ethical issues involved and, if so, how are they taken into account? What is the intended level of open access to research results? Is the data management plan outlined in a sufficient way?” Aineiston hallinta kuvaa myös tutkimuksen laatua, liittyy toteutettavuuteen ja hakijan johtamiskykyyn –> näin ollen sitä arvioidaan osana muitakin arviointikysymyksiä Päätöksenteossa avoimen tieteen edistäminen on yksi tiedepoliittinen tavoite ja tiukassa rahoituskilpailussa laadukas aineiston hallinta tuo lisäedun hakijalle Arviointikysymys panelisteille muuttuu syyskuun 2017 hausta alkaen. © SUOMEN AKATEMIA 2017 | TIETEEN PARHAAKSI

Avoimen tieteen toimenpiteiden / aineistohallintasuunnitelmien arviointikokemuksia syyskuun 2016 haussa Kokemuksia syyskuun 2016 haun hakemusarviointipaneeleista Yksikään paneeli ei pitänyt avoimen tieteen edistämistä huonona asiana Parhaimmissa hakemuksissa avoimen tieteen suunnitelmat (aineistohallintasuunnitelma, julkaisusuunnitelma) hyviä Vertaisarvioitsijoilla erilaiset valmiudet arvioida avoimen tieteen toimenpiteitä tai aineistohallintasuunnitelmien riittävyyttä Tieteenalakohtaisia ja paneelikohtaisista eroja mielipiteissä siitä kenen pitäisi arvioida avoimen tieteen suunnitelmat: paneelit, Akatemian virkamiehet, päättäjät, suorituspaikat jne. Arviointi on paneeleissa vaikeata, joten tarvitaan enemmän koulutusta niin tutkijoille kuin arvioitsijoille -> asiaa tulee edistää myös muuten kuin hakemusarvioinnin kautta (parhaat käytännöt) Arviointikysymys panelisteille muuttuu syyskuun 2017 hausta alkaen. © SUOMEN AKATEMIA 2017 | TIETEEN PARHAAKSI

Aineistohallintasuunnitelmat tulevaisuudessa Voisiko kaikilla suomalaisilla rahoittajilla olla käytössään samat DMPTuuli- toimiston viime vuoden tutkijatyöpajojen tuloksena laaditut yleiset aineistohallintasuunnitelmakysymykset ohjeineen ? Ovat kansainvälisesti hyvin yhteensopivat / samansisältöiset (vastaa myös lehtikustantajien datan avaamisen vaatimuksiin) -> kv-yhteistyö helpompaa Joka rahoittaja voi laatia omat lisäohjeensa ja perustelunsa -> erityispiirteet huomioitavissa Eri rahoituksilla toteutettavien tutkimushankkeiden suunnitteluvaiheessa laadittua samankaltaista aineistohallintasuunnitelmaa on tutkijan mielekästä päivittää tutkimushankkeen edetessä -> tutkijan etu Akatemia kehittää avoimuuden toimenpiteiden / aineistohallintasuunnitelmien arviointia paneeleissa selkeämmäksi Akatemia seuraa dataviittausten käyttöönottoa -> hyödyntäminen tieteen tilan ja tason arvioinnissa sekä huomioiminen tutkijan saavutuksia arvioitaessa (avoimen datan laatu varmistettava, suomalaisen CV-mallin kehittäminen) Akatemia osallistuu valikoitujen kansainvälisten työryhmien toimintaan, esim. Science Europe: Research Data WG ja Open Access to Research Publications WG © SUOMEN AKATEMIA 2017 | TIETEEN PARHAAKSI