Aineistonhallintasuunnitelma – miksi ja miten

Esitys aiheesta: "Aineistonhallintasuunnitelma – miksi ja miten"— Esityksen transkriptio:

1 Aineistonhallintasuunnitelma – miksi ja miten
Aineistonhallintasuunnitelma – miksi ja miten? – informaatikko Päivi Kanerva Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä 4.0 Kansainvälinen -käyttöluvalla. Tarkastele käyttölupaa osoitteessa

2 Mikä on aineistonhallintasuunnitelma?
Aineistonhallintasuunnitelma = datanhallintasuunnitelma = Data management plan = DMP Lyhyt tutkimuksen alussa tehtävä suunnitelma, jossa kuvataan koko datan elinkaari. Suunnitelmasta käy ilmi esimerkiksi: Miten data luodaan? Miten se dokumentoidaan? Kuka pääsee muokkaamaan sitä? Missä sitä säilytetään? Kuka huolehtii datan muokkaamisesta jatkokäyttöä varten? Aineiston käyttöoikeuksiin liittyvät asiat Tullaanko (ja miten) data avaamaan ja jakamaan muille?

3 Miksi aineistonhallintasuunnitelmaa tarvitaan?
Varmistetaan, että aineistojen kerääminen, käsittely, kuvailu ja säilyttäminen on suunniteltu hyvin ja toteutettu järkevästi. Varmistetaan, että aineistojen käsittelyssä noudatetaan hyvää tieteellistä käytäntöä Voidaan tehdä perusteltuja päätöksiä sekä sitä kautta ennakoida ja välttyä ongelmilta. Vältytään tuplilta, datahävikiltä ja tietoturvaongelmilta. Menetelmiä voidaan kehittää johdonmukaisesti heti projektin tai tutkimuksen alkuvaiheista lähtien. Varmistetaan datan tarkkuus, valmius, luotettavuus ja varmuus. Säästetään aikaa ja voimavaroja varsinaiseen tutkimustyöhön. Helpotetaan aineistojen arkistoimista ja jatkokäyttöä.

4 Rahoituksen haun näkökulmasta suunnitelmalla osoitetaan, että
datan käyttö on jouhevaa tutkimuksen aikana. tunnetaan olemassa olevat tutkimusdatat => ei olla tekemässä päällekkäistä työtä. omaa aikaisempaa dataa voidaan hyödyntää => tutkimuksen potentiaali suhteessa kilpailijoihin on hyvä. syntyvästä tutkimusdatasta osataan pitää huolta => syntynyt data voidaan varmasti hyödyntää, eikä se häviä tai ole luku- tai käyttökelvotonta. käytettävän datan omistajuus on selvä => datan käyttö on mahdollista. syntynyt data hyödyttää myös muita => data voidaan jakaa, mikä parantaa tutkimuksen vaikuttavuutta ja synnyttää tutkimus- tai yritysyhteistyötä. SA edellyttää aineistohallintasuunnitelman (1-2 sivua) tekoa. Syyskuun 2016 hausta lähtien se on ollut pakollisena liitteenä. Aineistosta tullaan kertomaan jatkossa siis kahdessa paikassa: 1)tutkimussuunnitelmassa ( hankkeen toteutukseen liittyvä aineiston kuvaus, merkitys, kerääminen/hankinta ja käyttö ja 2) Aineistonhallintasuunnitelmaliitteessä (aineiston hallintaan, säilytykseen, avaamiseen ja oikeuksiin liittyvät teknisemmät seikat). Mikäli tutkimuksessa ei synny säilytettävää tutkimusaineistoa, on se kuvattava liitteellä lyhyesti ja liite on silloinkin jätettävä. Aineistonhallintasuunnitelma on oltava ohjeiden jäsentelyn mukainen tai laadittu DMPTuuli-työkalulla (sama sisältö); kysymyksiin vastataan soveltuvin osin. jatkossakin tutkimussuunnitelma on se, joka ratkaisee, onko hakemus hyvä, mutta aineistonhallintasuunnitelman laadukkuudella on myös positiivinen vaikutus rahoituspäätökseen. SA kannustaa tutkijoita päivittämään eri rahoituksilla toteutettavien tutkimushankkeiden suunnitteluvaiheessa laadittua aineistonhallintasuunnitelmaa tutkimushankkeen edetessä. SA edellyttää että sen rahoittamien hankkeiden vastuulliset tutkijat tallentavat ja avaavat hankkeensa tutkimusaineiston oman tieteenalansa kannalta tärkeässä kansallisessa tai kansainvälisessä arkistossa tai tallennuspalvelussa. Aineistolla voi perustelluista syistä olla erilaisia julkisuuden asteita vaihdellen kaikille täysin avoimesta salaiseen - tutkijan on huomioitava avoimuuden taso ja perusteltava rajoitukset mikäli niitä on. SA suosittelee kotimaisista Tietoarkiston (FSD), Kielipankin (FIN-Clarin) ja IDA -tallennuspaikkoja, kansainvälisistä Zenodoa ja EUDATia. Jos tieteenalalla on jokin hyväksi koettu arkisto näiden lisäksi, se on toki suositeltavaa myös. Silloin se kirjataan suunnitelmaan perusteluiden kera. Akatemia suosittelee arkistoja, jotka luotettavia, pysyviä ja joissa on toimiva tuki.

5 Lähde: Sarah Jones: DMP & DMPonline

6 Aineistonhallintasuunnitelmaa tekemään - 10 kohdan muistilista (Järvelä, Kaisa: Kymmenen vinkkiä hyvään aineistonhallintaan) Tee aineistonhallintasuunnitelma. Hyvä työkalu on DMPTuuli: Tutustu ohjeisiin: mm. Turun yliopiston Tutkimusdata-guide: Ja Tietoarkiston aineistonhallinnan käsikirja: Huolehdi suostumukset ajoissa kuntoon Varmista, vaaditaanko eettinen ennakkoarviointi Mieti, mitä tapahtuu aineistolle tutkimuksen päätyttyä 1) Suunnitelman voi kirjoittaa Tuulin avulla, vaikka tutkimukselle ei olisi juuri hakemassa rahoitusta. Silloin suunnitelma voi olla pidempi kuin rahoitushakemuksen yhteyteen vaadittu pari sivua. Myöhemmin valmiista aineistonhallintasuunnitelmasta on helppo poimia sopivat palaset myös rahoitushakemusta varten. Aineistonhallintasuunnitelmaan kannattaa alusta asti suhtautua elävänä dokumenttina, jota on tarkoitus muokata säännöllisesti tutkimusprosessin edetessä. 3) Suostumusten hankkiminen tutkittavilta on jälkikäteen työlästä tai jopa mahdotonta. Siksi lupa-asiat on syytä huolehtia kuntoon mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Jos henkilötietoja sisältävän aineiston haluaa arkistoida jatkokäyttöön, myös tähän täytyy pyytää tutkittavilta lupa etukäteen. 4) Ihmistieteissä eettinen ennakkoarviointi on tarpeen silloin, kun tutkimuksessa puututaan tutkittavien fyysiseen koskemattomuuteen. Eettinen ennakkoarviointi vaaditaan myös, kun tutkimus kohdistuu alle 15-vuotiaisiin ilman huoltajan erillistä suostumusta tai informointia ja tutkimusta ei toteuteta osana varhaiskasvatuksen tai koulun toimintayksikön normaalitoimintaa. Olemassa myös muita tapauksia, jolloin eettinen ennakkoarviointi tehtävä. Arviointi pohjautuu tutkimussuunnitelmaan, ja se pitää tehdä ennen tutkimuksen aloittamista. 5) Voiko aineiston arkistoida, vai onko se jostain syystä syytä hävittää? Onko järkevintä arkistoida vain joitakin osia aineistosta? Minkälaisiin käyttötarkoituksiin arkistoidun aineiston voi luovuttaa? Pitäisikö aineiston jatkokäytölle asettaa jotain ehtoja, esimerkiksi embargo? Jos tutkimukselle hakee rahoitusta, kannattaa tarkistaa, minkälaisia vaatimuksia rahoittajalla on siitä, mitä aineistolle tutkimuksen päätyttyä tulee tehdä.

7 6) Huolehdi tutkijoiden väliset sopimukset kuntoon 7) Varmista, onko aineistossa tekijänoikeuksien alaista materiaalia 8) Huolehdi tutkittavien informoinnista 9) Mieti anonymisointikysymykset kuntoon 10) Huolehdi, että aineisto ei häviä 6) Sopikaa selvästi, mitkä ovat kenenkin vastuut, velvollisuudet ja tehtävät aineistoihin liittyen. On tärkeää päättää, kenellä hankkeessa on oikeus tehdä arkistointisopimus. Jos haluatte aineiston jatkokäytön luvanvaraiseksi, sopikaa kuka päättää lupien myöntämisestä. 7) Tekijänoikeuksien alainen materiaali voi olla esimerkiksi lehtileikkeitä, kirjallisuutta, videoita tai taideteoksia, mutta myös suoraan tutkittavilta kerättyä tekijänoikeuden alaista materiaalia, esimerkiksi kirjoitusaineistoa. Jos tekijänoikeuden alaisen materiaalin aikoo arkistoida, siihen täytyy pyytää lupa oikeudenhaltijoilta. Myös tekijänoikeuden alaisen materiaalin julkinen esittäminen ilman lupaa on kielletty. Kielto ei kuitenkaan koske esimerkiksi omaan tutkimukseen liittyviä seminaariesityksiä. 8) Tutkittavien riittävä informointi on tärkeää varsinkin silloin, kun tutkimuksessa käsitellään henkilötietoja. Asiaan on syytä suhtautua vakavasti, sillä informointi on henkilötietolain mukainen velvoite. Informoinnin tarkoituksena on kertoa tutkittaville, mihin he ovat suostumassa, jos he päättävät osallistua tutkimukseen. Mistä tutkimuksessa on kyse? Miksi heiltä kysytään tiettyjä asioita? Mitä tietoja tutkija aikoo kerätä ja miten? Muodoltaan informointi on hyvin vapaa, ja se voi olla joko suullinen tai kirjallinen. Jos aineiston aikoo arkistoida, tutkittaville täytyy kertoa myös, missä muodossa se luovutetaan arkistoitavaksi, mihin tarkoitukseen tunnisteellista aineistoa voidaan arkistosta luovuttaa, missä aineisto aiotaan säilyttää, kuka jatkokäyttöä hallinnoi ja mitkä ovat aineiston käyttöehdot. 9) kaikki tarpeettomat tunnistetiedot tulee poistaa analysoitavasta aineistosta aina silloin, kun se on mahdollista. Tunnisteellisia henkilötietoja kerätessä tarvitaan rekisteriseloste. Anonymisoimista varten kannattaa laatia erillinen anonymisointisuunnitelma. Suunnitelmaan voi kirjata, minkälaisia tunnisteellisia tietoja aineistosta täytyy poistaa, että aineisto pysyy ymmärrettävänä mutta tutkittavien anonymiteetti ei vaarannu. Tunnisteellisten tietojen säilyttäminen ja käsittely vaatii erityistä varovaisuutta. Henkilötietoja ei esimerkiksi koskaan saa säilyttää pilvipalveluissa. Kaikki tunnistetiedot pitää hävittää lopullisesti viimeistään siinä vaiheessa, kun niitä ei enää tarvita ja niiden säilyttämiselle ei ole lainsäädännöllistä perustetta. 10) Aineiston varmuuskopioiminen on tärkeää jo tutkimuksen aikana. Muista kopioida säännöllisesti kaikki tiedostot. Tutkimuksen päätyttyä varmuuskopioinnin merkitys korostuu, jos aineisto jää tutkijan omaan haltuun. Varmin tapa pitkäaikaissäilyttää aineisto käyttökuntoisena on arkistoida se. Suomen Akatemia suosittelee arkistointipaikaksi esimerkiksi Tietoarkistoa, Kielipankkia tai Avoin tiede ja tutkimus -hankkeen palveluita.

8 Rekisteröidy käyttäjäksi (Sign up)

9 Suunnitelman luominen (Create) Valitse yleinen suunnitelma (generic DMP) TAI Valitse rahoittaja Valitse organisaatio Valitse lisäohjeistus

10 Suunnitelman kirjoittaminen (Write) Täytä lomake Esimerkkivastaus tekstilaatikon Yläpuolella Ohjeet oikealla (Guidance) Kommentointi (Share note)

11 Suunnitelman jakaminen (Share) Tee yhdessä Co-owner= täydet oikeudet eli kirjoita ja jaa oikeuksia Edit=muokkaus- ja kirjoittamisoikeus Read only = luku- ja kommentointioikeus

12 Suunnitelman exportointi (Export) Suunnitelman saa ulos eri muodoissa Liitä osaksi tutkimus- suunnitelmaa tai rahoitushakua

13 Vinkkejä valmiiden aineistojen löytymiseen
Kirjaston guidet: Tieteenalakohtaiset guidet ja välilehti ”Muut lähteet” sekä Tutkimusdata-guiden välilehti ”Datan käyttäminen ja säilyttäminen” Tietoarkiston aineistoja voi hakea asiasanoittain, tieteenaloittain, sarjoittain ja teemoittain.

14 Ota yhteyttä: openutu@utu.fi
Kysymyksiä? Ota yhteyttä: