Melinda-Aleph-kertauskoulutus Kansalliskirjasto 25.3.2015

Päivän ohjelma 9.45 – 10: Aamukahvit 10 – 12: Melindan periaatteet ja käytännöt Tuomo Virolainen 12 – 13: Lounastauko 13 – 14: Alephin esittely ja toimintojen demonstrointi Minttu Hurme 14 – 15.45: Käytännön harjoituksia Alephilla

Melindan periaatteet ja käytännöt Tuomo Virolainen

Mikä Melinda? Bibliografinen viitetietokanta Perustettu 1994 yliopistokirjastojen yhteisluetteloksi (Linda) Pitkään Linnea2-konsortion kirjastoja: yliopistokirjastot, yhteiskirjastot, erikoiskirjastoja (esim. Eduskunta, Tilastokirjasto) Myös (OKM:n alaiset) AMK-kirjastot ja kansallisbibliografia Kirjastojärjestelmänä (tällä hetkellä) Ex Libris Aleph ISBD (Consolidated) –kuvailusäännöt MARC 21 -formaatti

Mitä Melindassa on (nyt)? Eniten tieteellistä ja tutkimusaineistoa Koti- ja ulkomaisia monografioita, kaunokirjallisuutta Aikakauslehtiä ja jatkuvia julkaisuja Karttoja, musiikkia Arkistoaineistoja, kokoelmatietoja E-aineistoja – kokotekstejä, jatkuvia julkaisuja Lisensioidut aineistopaketit yleensä poikkeus Opinnäytteitä – vaihtelevia käytäntöjä > 7 000 000 tietuetta Kate laajenee, aineistot monipuolistuvat

Miksi Melinda – ja juuri nyt? OKM:n rahoittama Kansallinen metatietovaranto –hanke 2012-2016 Tavoite: yhteinen metatietovaranto kaikille Suomen kirjastoille Linda  Melinda (2013 alkaen) Yhteinen työskentely-ympäristö metatiedon tuottamiseen ja jakamiseen Kuvailuprosessin tehostuminen: Päällekkäisen työn minimointi Kuvailukäytäntöjen yhdenmukaistaminen

Kohti metatietovarantoa Melinda laajenee vaiheittain Ensimmäisenä mukaan pääosa AMK-kirjastoista (2012-2014) Yht. 19 kirjastoa Amk-kirjastojen osaprojektin loppuraportti Metiva-wikissä Yleisten kirjastojen pilotointi 2012 alkaen, jatko korkealla prioriteetilla Amk-liittymisten jälkeen (2014 - ) Pilotteina PIKI ja ANDERS

Miksi Melinda? Metatietovaranto (Melinda) on henkilökunnan työkalu Alusta metatiedon Luomiseen kuvailutyö Jakamiseen poimintaluettelointi Kehittämiseen datan rikastaminen, virheiden korjaus Säilyttämiseen Datan säilytys: tehtyä työtä ei poisteta Pitkä aikaorientaatio Formaatti- / järjestelmäriippumattomuus

Pitkän tähtäimen tiedontuottoa Metatietovaranto on yhteistietokantaa laajempi käsite Ei vain kirjastojen kokoelmien kuvaus (kokoelmaluettelo) Myös aineistoja, joita ei ole missään kirjastossa Periaate: tehtyä työtä ei poisteta Tulevaisuuden tarpeet datalle? Metatiedon elinkaari voi olla niteiden käyttöikää pidempi Standardit vaihtuvat mutta data elää Aiemmin: Suomalaiset kuvailusäännöt ja Finmarc-formaatti Nyt: ISBD-kuvailusäännöt ja MARC 21 Tulevaisuudessa: RDA, MARC-formaatin seuraaja (Bibframe?) Melinda-kirjastot ovat kehityksen etulinjassa

Kuvailutyö Melindassa Melindan toimintaohje Kokoaa yhteen ohjeistuksen ja kuvaa käytännöt Kuvailun perustana Melindassa Kirjastoaineiston kuvailusäännöt (ISBD Consolidated - suomalainen käännös) MARC 21 -formaatti / MARC 21 på svenska Ohjeita formaatin soveltamiseen annetaan MARC 21 –sovellusohjeessa Sisällönkuvailussa ohjeena on Sisällönkuvailun asiantuntijaverkoston tekemä Sisällönkuvailuohje (PDF)

Kuvailun perusperiaatteet Melindassa Yhteinen data, yhtenäiset käytännöt Ammattitaitoinen työskentely ja toisten tekemän työn kunnioitus Yksi tietue nimekkeelle Tietueissa noudatetaan kansallista kuvailutasoa Kaikki kuvailu (korjaukset, rikastaminen) tehdään Melindaan, ainoastaan nidekohtaiset tiedot lisätään omaan tietokantaan Peruselementit kerralla oikein – myöhemmin voi täydentää

Kuvailu ja sisällönkuvailu Korjaukset Auktoriteettitietueet MELINDA Tarkistukset Kuvailu ja sisällönkuvailu Korjaukset Auktoriteettitietueet OMA TIETOKANTA Sijainti- ja nidetiedot Asiakastiedot ja lainaus Kaukopalvelu

Replikointi Tiedonsiirto tietokantojen välillä on yksisuuntaista: Melinda  paikalliskanta Replikointi: tietueiden automaattinen kopioituminen Melindasta paikallisiin kirjastotietokantoihin Replikointiasetuksia voidaan säätää monipuolisesti: Tietokantakohtaisia Mitkä kentät siirtyvät Melindasta omaan kantaan Kenen tekemien muutosten halutaan päivittyvän omaan kantaan Luetteloijat voivat käyttää ohjauskomentoja Replikointisääntöjen tapauskohtainen ohittaminen KEEP / DROP

Kansallinen kuvailutaso Melindassa noudatetaan kansallista kuvailutasoa (aiempi kirjasto/välitaso = nimiön merkkipaikassa 17 koodaustaso 4) Kansallisessa kuvailutasossa merkitään kuvailuun kuvailusääntöjen pakollisten elementtien lisäksi ao. kuvailuelementit Seuraavat elementit merkitään, jos on saatavilla ja sovellettavissa: - rinnakkaisnimeke - muu nimeketieto, mm. alanimeke - laajuus, mm. sivumäärä ja erityismääre

Kuvailutaso MARC-kenttinä Aineiston mukaiset kiinteät kentät - formaatin sovellusohjeisiin on määritelty KITT- yhteistilaston määräämät pakolliset kentät Tunnisteet 020, 022, 024 (ISMN ja EAN musiikissa), 028 – käytetään aina kun saatavilla 041 Kielikoodi – pakollinen (tämä on suomalainen sovellus!) 100/110/111/130 – pääkirjauskentät pakollisia, mikäli soveltuvat kuvailun kohteeseen 245 nimeke- ja vastuullisuusmerkintö – pakollinen kenttä, $a ja $c pakollisia jos saatavilla ja sovellettavissa [!], $b merkitään Melindaan jos saatavilla ja sovellettavissa 246 muut nimekkeet – käytetään aina kun sovellettavissa

250, 254, 255 – pakollisia jos saatavilla ja sovellettavissa 260 julkaisutiedot – osakentät $a, $b ja $c pakollisia 300 ulkoasutiedot – Melindassa pakollinen vähintään osakenttä $a (ei kausijulkaisuissa) 336 ja 337 pakollisia 490 sarja – osakentät $a ja $x pakollisia jos saatavilla ja sovellettavissa Mitkään huomautus- tai linkkikentät eivät ole sinänsä pakollisia, mutta käytännön suosituksia on tehty noudatettavaksi 8-alkuiset sarjakentät - pakollisia jos saatavilla ja sovellettavissa

Melindassa edellytettävä laatutaso Melindan laatu on ajankohtainen kysymys Melindan laatuohjelman käynnistäminen 12.3. Lyhyesti: Riittävä kuvailun laatutaso Melindassa on sellainen, joka riittää kirjaston omiin tarpeisiin. Peruselementit kerralla oikein – myöhemmin voi täydentää Elementtejä ei tarvitse olla paljon kunhan ne ovat oikein Tarpeettomien muutosten välttäminen – vaikka tekisit itse jotain toisin, tietue voi silti olla oikein luetteloitu Tärkeää erottaa löydettävyyteen vaikuttavat ja kosmeettiset virheet tietueissa

Kuvailuprosessi Melindassa

Kuvailuprosessi Melinda-ympäristössä Tiedonhaku: tarkista, tarkista, tarkista Mahdolliset tulokset: Yksi bibliografinen tietue Poimitaan sellaisenaan tai muokaten Hankinta- tai ennakkotietue Täydennetään, poimitaan Voidaan yhdistää tallennusalustaan Useita osumia Tupla: yhdistetään (Merge+) Useampia tietueita samasta nimekkeestä: viesti verkkolomakkeella tietokantahuollolle Vanhempia painoksia tai sarjan muita osia Voidaan kopioida pohjaksi Ei osumia Tietue luodaan Melindaan

Tietueen luominen Melindaan Poiminta ulkoisista tietokannoista BookWhere-poiminta, konversio, tuonti Melindaan Primaariluettelointi Hyviä käytäntöjä: pohjana tallennusalustat (template), tai vanhemmasta painoksesta tms. pohjaksi kopioitu tietue

Työskentelyä Melindassa Kannattaa tehdä ja jakaa yhteisiä tallennusalustoja, jokaiselle aineistoryhmälle omansa, kuten Voyagerissa Myös Kansalliskirjaston valmiita alustoja palvelimella Poimintaluettelointi, tietueiden kopioiminen Järjestelmä tarkistaa tietueen automaattisesti, ilmoittaa virheet, ehdottaa tuplia Painetulle ja e-aineistolle oma tietue Tilastointi – pääkäyttäjä voi tehdä itse tilastoja

Melindassa olevien tietueiden muokkaus (Kirjoitus)virheet tulee korjata Tietueita saa muokata Tietueita saa rikastaa Kirjastokohtaisia huomautuksia (kentät 59X) saa lisätä Ylimääräisiä kenttiä voi poistaa Kunhan varmuus tiedon tarpeettomuudesta tai virheellisyydestä Epävarmoissa tilanteissa jätä tieto Nimekkeissä ja pääsanoissa tehtävistä korjauksista ilmoitus voy-cat@helsinki.fi -postilistalle Yksittäisten Melinda-kirjastojen yhteystiedot Metiva-wikissä Kansallisbibliografian (Fennica) tietueet erityistapaus…

Kansallisbibliografian tietueiden käsittely Kansallisbibliografian tietueissa on seuraavia tunnisteita Nimiön merkkipaikassa 17 tyhjä – Täydellinen taso 040 $a -kentässä ISIL-tunnus FI-NL 042 $a finb LOW-tag: FENNI Yleensä FENNIKEEP-merkitty UDK-luokitus 080-kentässä Kenttä 901 Muvvvvkkpp -päiväys Melindassa oleva tietue on myös Fennican osalta ensisijainen Tietueita saa tarvittaessa korjata ja täydentää, kuten muitakin Melindan tietueita

Kansallisbibliografian tietueiden käsittely Älä muuta tietueiden ISBN- tai ISSN-tunnistenumeroita Älä muuta tietueiden tasokoodia Älä poista ohjauskomentoja, FENNI<KEEP> / <DROP> Älä poista 594-kentässä olevaa merkintää ENNAKKOTIETO Tietueissa on omia 9XX-kenttiä, joita ei saa poistaa tai editoida Jos kysyttävää luettelointiratkaisuista, virhe tunnisteissa tms. Ota yhteyttä: fennica-posti@helsinki.fi

Tietueen poistaminen Tietueita ei tarvitse poistaa Melindasta, vaikka nide poistuisi oman kirjaston kokoelmista lopullisesti Oman tietokantatunnuksen poistaminen riittää Erheelliset, vahinkotietueet voi poistaa

Muutamia yksityiskohtia kuvailusta Kiinteämittaisten kenttien (nimiö ja kontrollikentät) koodeja on käytettävä kuvailuohjeiden mukaan Nimiö Mp. 06 Tietueen tyyppi ja mp. 07 Tietueen bibliografinen taso on aina tallennettava Mp. 17 Tietueen taso 4 Kun 336/337 niin mp. 18 koodi on aina i = ISBD-välimerkitys 008-koodit suositellaan merkittäväksi mahdollisimman tarkkaan – käytetään mm. rajauksissa, hauissa, tilastoissa Mikäli koodia ei voida merkitä, merkkipaikkaa ei jätetä tyhjäksi vaan käytetään ”ei koodattu” eli | (putkimerkki)

Muutamia yksityiskohtia kuvailusta Standardeja ja tunnisteita (ISBN, ISSN) on käytettävä aina kun saatavilla 035 -kenttä – (FI-MELINDA) ei poisteta omasta kannasta, se on tuplakontrollin väline Julkaisun jokaisesta ilmiasusta (esim. painettu ja elektroninen aineisto) tehdään erilliset tietueet Aineistojen kuvailussa tarvittavissa termeissä ja ilmauksissa Metatietosanaston käyttö suositeltavaa

Tapauksia Melindassa Kenttiä ja osakenttiä, jotka liittyvät Alephin toiminnallisuuksiin RDA-kentät poimituissa tietueissa Ennakkotietueet Tuplatietueet

Alephissa käytettävät kentät ja osakentät Koko listaus Metiva-wikissä https://wiki.helsinki.fi/pages/viewpage.action?pageId=122040229 LOW, SID-kentät, STA-kentät (status) … Poistuvat automaattisesti tallennettaessa omaan tietokantaan Osakenttä $9 <KEEP> / <DROP> Replikoinnin kirjastokohtaisia ohjauskomentoja Esim. FENNI<KEEP> Ei saa poistaa

RDA-kentät poimituissa tietueissa RDA-kuvailusäännöstö otettu käyttöön mm. Kongressin kirjastossa Tietueet tunnistaa 040 $e -kentässä olevasta koodista rda Perusperiaate: ei hävitetä tehtyä työtä Yleissääntö: kuvailutietoja ei tarvitse muokata, hakutiedot pitää Yksityiskohtainen listaus kentistä KUMEAn wikissä Mukana myös ohjeet kenttien käsittelyyn

Ennakko- ja hankintatietueet Ennakkotietueita Fennicasta ja Kirjavälityksestä Tietueita saa käyttää, poimia ja kuvailua täydentää kuten muitakin tietueita Jos hankintatietue on olemassa, kuvailu tehdään sen pohjalle Hankintaa varten saa tehdä uusia, ei-niin-täydellisiä tietueita esim. omista tiedoista tai kustantajan luetteloista

Tuplatietueet Havaituista tuplatietueista ja väärinyhdistyneistä ilmoitetaan e-lomakkeella Kansalliskirjastoon Tuplatietueita voi yhdistää myös itse Merge+ -ohjelmalla Kirjautuminen Aleph-tunnuksella Ohjeet ohjelman käyttöön Metiva-wikissä

Melindan tietokantahuolto Poistetaan tuplatietueita, erotetaan väärinyhdistyneitä tietueita ja korjataan muita virheitä Tietokantaa huolletaan sekä käsityönä että automatiikalla Kehitetään välineitä tietokannan huoltoon Automatiikalla on Yhdistetty tuplatietueita Korjattu systemaattisia virheitä

Metiva-wiki ja yhteystiedot Tietoa hankkeesta Ohjeita ja tukea Melinda-kuvailuun Melindan toimintaohje Kootut linkit kuvailuohjeisiin Kaikki metatietovarantohankkeen ja Melindan yhteystiedot listattu Metiva-wikissä

Yhteystietoja Postituslistat: me-luetteloijat@helsinki.fi voy-cat@helsinki.fi Palveluposti: melinda-posti@helsinki.fi

Melinda-resursseja Käytännön asiat: Metiva-wiki: https://wiki.helsinki.fi/display/Metiva/ Melinda-asioiden ”pääkallonpaikka” ”Melinda-talonmiehen paimenkirjeet” Kuvailun hienoudet: KUMEA-ryhmä Hankkeen edistyminen ja uusimmat tuulet: Kansalliskirjaston asiantuntijaseminaarit Kansalliskirjaston uutiskirje Missä mennään? –katsaukset Muut Melinda-aiheiset tapahtumat ja koulutukset Löytyvät Metiva-wikistä

Kiitos! tuomo.virolainen@helsinki.fi melinda-posti@helsinki.fi

Lounaspaikkoja Valkka / Sodexo (Teollisuuskatu 21) Cafe Aschan (Teollisuuskatu 21) Subway (Teollisuuskatu 21) Stadin Ammattiopiston ruokala (yläkerrassa) Menuel (Elimäenkatu 17) Mount Everest (Elimäenkatu 20) Factory (Kumpulantie 3)