Ulla Ikäheimo (Jaana Routakangas) Helsinki

Esitys aiheesta: "Ulla Ikäheimo (Jaana Routakangas) Helsinki"— Esityksen transkriptio:

1 Ulla Ikäheimo (Jaana Routakangas) Helsinki 22.8.2014
Aleph-luettelointi Ulla Ikäheimo (Jaana Routakangas) Helsinki

2 Sisältö Haut ja hakutulokset Tietueiden muokkaus Tietueiden tallennus
Tietueiden luominen Tietueiden poistaminen Luetteloinnin apuvälineitä Osakohteiden luettelointi Luettelointiharjoitukset

3 Tunnus ja salasana Luetteloijatunnuksessa ja salasanassa ei merkitystä isoilla ja pienillä kirjaimilla Salasana vaihdetaan klientin käyttäjänhallintavalikosta (avain-symboli, klikkaa hiiren oikealla painikkeella) *Change Current Password* Kirjastojen pääkäyttäjät hallinnoivat luetteloijatunnuksia erillisellä käyttöliittymällä:

4 Luettelointi Käyttöliittymän näyttö Työskentely ilman hiirtä
Näppäinkomentoja Metiva-wikissä Mahdollisuus asettaa omia pikanäppäinkomentoja Ks. Ohje Metiva-wikissä Useita toimintoja, jotka eivät ole käytössä Melindassa Tietuetyypit Melinda-luetteloinnissa on käytössä bibliografiset ja auktoriteettitietueet

5 Haut *Search Tab* > *Find* > *Search Tab* > *Browse*
*1. Advanced Search* *2. Multi-base CCL Search* *3. Multi-field Search* Haut hakutermeillä *Search Tab* > *Browse* Haut selaushakuindekseistä

6 Hakutulokset *Search Tab* > *Find* > *Show*
Yläpaneelin LOW-sarakkeessa tähti, jos tietue on merkitty oman tietokannan tietokantatunnuksella Alapaneelissa erilaisia näyttöjä Valittujen tietueiden vienti luettelointitilaan *Catalog* tai *Cataloging* -toiminnoilla

7 Tietokantatunnus (LOW-tagi)
*Edit Actions* > *View Local Owner* > *Add* *Edit Actions* > *View Local Owner* > *Delete* Tietuetta ei tarvitse erikseen tallentaa, jos siihen ei ole tehty muutoksia Uudet tietueet on tallennettava ennen kuin tietokantatunnuksen voi lisätä Tietokantatunnuksen lisääminen laukaisee replikoinnin paikalliskantaan, jos replikointi on käytössä, eli tietue kopioituu omaan tietokantaan Vain oman kirjaston tietokantatunnusta voi käsitellä

8 Tietueen muokkaaminen
Luettelointitilassa tietueen muokattavien kenttien kenttäkoodeja, indikaattoreita, osakenttäkoodeja ja sisältöä voi muokata siirtämällä kohdistimen haluttuun kohtaan ja kirjoittamalla muutokset *Enter* -näppäimen painaminen järjestää tietueen kentät siirtää kohdistimen tietueen alkuun poistaa tyhjät kentät ja osakentät *Cataloging* > *Split Editor Mode* mahdollistaa kahden tietueen muokkaamisen rinnakkain

9 Kiinteämittaiset kentät
*Edit Actions* > *Open Form* (*Ctrl-F*) Kiinteämittaisia kenttiä muokataan lomakepohjilla Lomakkeissa vetovalikot Ks. Ohje Metiva-wikissä

10 Kenttien ja osakenttien lisääminen ja poistaminen
*Edit Text* > *New Field / Subfield* (F5 tai F6 / F7) *Edit Text* > *Delete Field(s) / Subfield(s)* (Ctrl-F5 / Ctrl-F7) Uusi kenttä sijoittuu kohdistimen jälkeen Kun halutaan uusi osakenttä kentän ensimmäiseksi osakentäksi, kohdistin sijoitetaan ennen osakentän lisäämistä indikaattoreiden/kenttäkoodin kohdalle Kenttälistasta valittaessa (F5) kenttään avautuvat automaattisesti käytetyimmät osakentät

11 Tietueen tallentaminen
*Cataloging* > *Save on Server and Local Drive* (*Ctrl-L*) Tietue tarkistetaan tallentaessa *Override* -toimintoa saa ja tulee käyttää, mutta ajatuksella Jos tietueessa on oman tietokannan tietokantatunnus, tallentaminen laukaisee replikoinnin (jos replikointi on käytössä), eli tietueeseen tehdyt muutokset siirtyvät myös omaan tietokantaan

12 Uuden tietueen luominen
Käyttämällä tallennusalustaa *Cataloging* > *Open Template* (*Ctrl-A*) Tallennusalustoja voi luoda paikallisesti kullekin työasemalle Tallennusalustoja on valmiiksi palvelimella Ohjeita tallennusalustojen käyttöön Metiva-wikissä: Avaamalla uuden, tyhjän tietueen *Cataloging* > *New Record*

13 Vanhan tietueen kopioiminen uuden pohjaksi
*Cataloging* > *Duplicate Record* (*Ctrl-N*) LOW-tagit eivät kopioidu Muistettava kuitenkin poistaa kaikki muut pohjatietueen tunnisteet (SID-kentät, 035, ISBN-tunnukset jne.)

14 Etäkannat Alephissa hakuja voi tehdä myös muista tietokannoista
Määritellyt etäkannat löytyvät hakutoimintojen valikoista Etäkannasta haettu tietue viedään luettelointitilaan samoin kuin paikallinenkin tietue, ja kopioidaan sen jälkeen haluttaessa *Cataloging* > *Duplicate Record* -toiminnolla uuden paikallisen tietueen pohjaksi Etäkannasta haetusta tietueesta on syytä siivota esim. lähtökannan varastotiedot ja muu tarpeeton sisältö

15 Tietueen poisto Lisää kenttä STA, jonka osakentän $a sisällöksi DELETED ja tallenna tietue tai *Edit Text* > *Delete Record from Server* (*Ctrl-R*) Tietueen nimiö (Leader) jää aina jäljelle tietokantaan Vain ’roskatietueet’ poistetaan, kelvollisten tietueiden kohdalla riittää oman tietokantatunnuksen (LOW-tagin) poistaminen

16 Tietueen piilottaminen OPACista
Lisää kenttä STA, jonka osakentän $a sisällöksi SUPPRESSED ja tallenna tietue Piilotetun tietueen saa takaisin näkyviin poistamalla STA-kentän Jos tarvitset jonkun muun piilottamaa tietuetta, piilotuksen poisto on aina sallittua – tällöin on syytä tarkistaa, että tietue on esim. luetteloitu kunnolla loppuun Mahdollisuus myös ainoastaan oman paikalliskannan saatavuustietojen piilottamiseen OPACista (otettava käyttöön paikalliskantakohtaisesti)

17 Apuvälineitä *Edit Actions* > *Help on Field*
Formaatin suomennos ja linkkejä muuhun ohjeistukseen *Cataloging* > *View in Web OPAC* OPACin näyttö *Edit Actions* > *Search Subfield Options* (*Ctrl-F8* / sarkain) Kenttien automaattisia sisältövaihtoehtoja Lista Metiva-wikissä:

18 Auktoriteettikannan käyttö luetteloinnissa
Käytössä sanastot YSA, Allärs, Musa ja Cilla sekä henkilöiden ja yhteisöjen nimiä Ks. Metiva-wiki: Asennettava käytettäviksi kannoiksi Alephissa Ohje Metiva-wikissä *Edit Actions* > *Search Field Headings of Other Base* (*Ctrl-F3*)

19 Tietueen tarkistaminen
*Edit Actions* > *Check Record* (*Ctrl-U*) Virheilmoitukset alapaneelin *1. Messages* -välilehdellä Lista Alephin tekemistä tarkistuksista Metiva-wikissä

20 Tietuehistoria *Edit Actions* > *View Record’s Cataloguers*
Tietueet haettavissa tietuehistorian perusteella CAT-haulla (*Search* > *Find* > *1. Advanced Search* > *CAT (tunnus tai pvm)*) Tunnuksella ja päiväyksellä haettaessa käytettävä *Words Adjacent* -valintaa Tunnus ja päivämäärä katkaistavissa kysymysmerkillä Päivämäärä muodossa vvvvkkpp

21 Osakohteiden ja emojen haku
Yleisillä hakukomennoilla haetaan sekä emo- että osakohdetietueita Linkit näkyvät vain hakutulosnäytössä emotietueessa toistaiseksi kaksi samanarvoista kenttää, Contents ja Volumes, jompaakumpaa klikkaamalla saadaan listaus poikasista – alle viisi poikasta näkyy suoraan tietueessa Osakohdetietueessa kenttä In publication vie emoon Luettelointitilasta päästään hakutulosnäyttöön yläreunan kiikarikuvaketta painamalla – View in search

22 Osakohdetietueen tekeminen Alephissa
Aktiivisesta emotietueesta valitaan Edit actions -> Derive new records Esiin tulevasta valikosta valitaan sopiva tallennusalusta Tallennusalustoja voi muokata ja tehdä uusia Tietue täydennetään kuvailusääntöjen ja sovellusohjeiden mukaisesti Tallennettaessa muodostuu Alephin sisäinen LKR-linkkikenttä Seuraavan osakohteen voi kopioida pohjaksi tai tehdä Derive new records -komennolla

23 Alephin LKR-kenttä Muodostuu 773-kentän tietojen perusteella automaattisesti osakohdetietueeseen tallennuksessa LKR-kenttä näyttää osakohteet OPACissa ja luettelointiohjelman haussa $a linkin tyyppi – UP osakohteesta emoon, DOWN emosta osakohteisiin (ei näkyvissä, automaattinen) $b linkatun tietueen ID-numero (käytännössä sama kuin 773w) $l Aleph-kirjasto, meillä FIN01 $r linkkikentän numero, meillä 773 $m down-linkki, osakohteen 245a $n up-linkki, emojulkaisun 245a

24 Osakohteiden poimiminen toisesta tietokannasta
Melindaan voi poimia osakohdetietueita mm. Arscasta ja Violasta 773 w-osakentän linkki on lisättävä tässä vaiheessa käsin, osakohteet eivät linkkaudu automaattisesti

25 Tietueen aineistotyypin muuttaminen
Muutos esim. kirjasta nuottijulkaisuksi Edit actions > Change record’s format esiin tulevasta valikosta valitaan haluttu aineistotyyppi ja muokataan kiinteät kentät sen mukaan

26 Replikoituminen Osakohteet replikoituvat nyt kirjaston määrittelemien yleisten sääntöjen mukaan, toistaiseksi ei linkkautumista omassa tietokannassa – replikointisäännöt kannattaa tarkistaa musiikkiaineiston kannalta Melindan linkki on emojulkaisun 001 ja osakohteen 773w (= emon 001 FIN01-etuliitteellä varustettuna) -> Voyagerissa näitä vastaavat 773w + emon 035a Kun emolle annetaan tietokantatunnus, tunnus kopioituu parissa minuutissa myös osakohteisiin – kopioituminen tapahtuu vain jos tämä asetus on aktivoitu kirjastolle

27 Tuplakontrolli ja tietueiden yhdistyminen
Emotietueet yhdistyvät tällä hetkellä Alephin yleisten sääntöjen mukaan ja osakohteet seuraavat mukana Osakohteiden tuplakontrollin tekniset yksityiskohdat ovat vielä kesken Samoin musiikkiaineiston sisällölliset erityispiirteet yhdistymisessä ovat edelleen testattavana Merge +:lla ei toistaiseksi voi yhdistää osakohteita eikä emoja, joihin liittyy osakohteita – ”sinkun” voi yhdistää vastaavaan emoon

28 Luettelointiharjoitukset
Tehdään harjoitukset tuotanto-Melindassa, koska testiympäristö on liian erinäköinen Harjoituksissa muokataan tietueita, jotka löytyvät sanahaulla testitietue – uusiin harjoitustietueisiin merkitään tämä teksti huomautuskenttään: 500 $aTestitietue Uusia tietueita tehdessä saa mielellään tehdä ihan oikeitakin tietueita Katselkaa, kokeilkaa ja kysykää rohkeasti!

29 Kysymyksiä? Kommentteja?