Koulutuksen ja opetuksen järjestämisen prosessit Alustus KA-ringin kokouksessa 2.6.2016 Pekka Linna, CSC

Korkeakoulujen prosessit Korkeakoulujen opintohallinnon ja tietohallinnon asiantuntijat ovat yhdessä määritelleet korkeakoulun keskeisimpiä prosesseja Ensin tietojärjestelmähankkeissa, sitten Raketti-Opi-projektissa, tällä hetkellä Synergiaryhmässä (ja tietojärjestelmä-hankkeissa)

Koulutukseen liittyvät prosessit Koulutuksen järjestämisen prosessit korkeakoulu toimijana Opintojen järjestämisen prosessit opiskelija toimijana

Koulutukseen liittyvät prosessit Koulutuksen järjestämisen prosessit korkeakoulu toimijana Opintojen järjestämisen prosessit opiskelija toimijana Erillisessä selvitystyössä on määritelty opiskelun ja opetuksen prosesseja Synergiaryhmän työssä näihin viitataan vain luonnosmaisesti

Koulutuksen järjestämisen prosessit Koulutussuunnittelu Opetussuunnittelu Opetustarjonnan suunnittelu Opetuksen toteuttaminen

Koulutuksen järjestämisen prosessit Koulutussuunnittelu Mitä koulutuskokonaisuuksia tarjotaan Opetussuunnittelu Mistä osista kokonaisuus muodostuu, tutkintovaatimusten määrittäminen Opetustarjonnan suunnittelu Mitä kursseja tarjolla tiettynä ajanjaksolla Opetuksen toteuttaminen Kurssin suunnittelu, valmistelu ja opetus

Opintojen järjestämisen prosessit Opiskelijaksi (opintoihin) hakeutuminen Opintojen suunnittelu Opintojen suorittaminen

Opintojen järjestämisen prosessit Opiskelijaksi (opintoihin) hakeutuminen Päätös hakemisesta ja paikan haku Opintojen suunnittelu Opintojen rakenteen suunnittelu ja suoritettavien kurssien valinta Opintojen suorittaminen Kurssille ilmoittautuminen ja kurssin suorittaminen

Kysymyksiä prosesseista? Keskusteltavaa?

Raketti-Opi Raketti-Opissa pyrittiin määrittelemään opintohallinnon prosesseja yhteiseen käyttöön suomalaisille korkeakouluille Taustalla ensin ajatus yhteisen opintohallinnon tietojärjestelmän toteuttamisesta Seuraavassa vaiheessa ajatuksena oli opintohallinnon tietojärjestelmäyhteistyön mahdollistaminen Toimintamuotona oli opintohallinnon ja tietohallinnon asiantuntijoista muodostuva Synergiaryhmä

Raketti-Opin jälkeinen yhteistyö Raketti-Opin jälkeen työssä tapahtui siirtymä Pyritään mahdollistamaan opiskelulle ja opetukselle tarjottavien palveluiden kehittäminen yhteistyössä Tietojärjestelmän kehittämisestä toiminnan kehittämiseen Opintohallinnon ja tietohallinnon sijaan huomion kohteeksi korkeakoulun arvoa tuottavat prosessit Määritelläänkin koulutuksen ja opintojen järjestämisen prosessit

Koulutuksen ja opintojen järjestäminen Koulutus- suunnittelu Opetus- suunnittelu Opetus- tarjonnan suunnittelu Opetuksen toteuttaminen Opiskelijaksi hakeutuminen Opintojen suunnittelu Opintojen suorittaminen

Prosessien tarkemmat kuvaukset Prosesseilla oma wikisivu: https://confluence.csc.fi/display/OPI/Prosessit_viimeisin-virallinen Täältä löytyvät prosessien ja aliprosessien tarkemmat kuvaukset Esimerkiksi opetustarjonnan suunnittelun aliprosessit: https://confluence.csc.fi/display/OPI/Opetustarjonnan-suunnittelu_2015-12-KOOTuki_hyvaksytty

Siltaavat prosessit Korkeakouluissa on koulutuksen ja opintojen järjestämisen lisäksi myös ”joitain muita” prosesseja

Opiskeluoikeuden ylläpito … siltaavat prosessit Koulutus- suunnittelu Opetus- suunnittelu Opetus- tarjonnan suunnittelu Opetuksen toteuttaminen Opiskelija- valinta Opetuksen tuki Opiskeluoikeuden ylläpito Opiskelun tuki Opiskelijaksi hakeutuminen Opintojen suunnittelu Opintojen suorittaminen

”Siltaavat” prosessit Korkeakouluissa on koulutuksen ja opintojen järjestämisen lisäksi myös ”joitain muita” prosesseja On paljon sellaista toimintaa, joka liittyy sekä korkeakouluun koulutuksen järjestäjänä että opiskelijaan opintojen suorittajana Tältä alueelta löytyvät useimmat ne tehtävät, joita Synergiaryhmän työhön osallistuvat opintohallinnon asiantuntijat tai heidän kollegansa tekevät

Tukiprosessit palveluina Nämä ovat tarpeellisia toimia mutta eivät suoraan osa koulutuksen järjestämistä tai opintojen järjestämistä Synergiaryhmän työssä pyritään jäsentämään näitä ”muita prosesseja” palveluina, jotka tukevat ja mahdollistavat arvoa tuottavat prosessit

Prosessien verkko Palveluprosessi on vuorovaikutusprosessi, jossa asiakas saa lisäarvoa Palveluprosessin taustalla on vuorostaan tämän palvelun tuottava tuotantoprosessi, joka on (suurelta) osin asiakkaalle näkymätön Ja tämä palvelun tuotantoprosessi voi taas osaltaan hyödyntää sitä tukevia palveluita …

Kuvaustavoista Synergiaryhmän työssä pyrittiin alussa tuottamaan sellaisia kuvauksia, jotka ovat (melko) suoraan hyödynnettävissä tietojärjestelmän suunnittelutyössä Tämän vuoksi työskentelyyn osallistui huomattava määrä tietohallinnon asiantuntijoita ja kuvausvälineiltä toivottiin yksiselitteisyyttä Työssä käytettiin yleisesti hyväksyttyjä välineitä mutta itse määrittelytyössä sekoittuivat Todellisuuden käsitteellinen jäsentäminen ja tietojärjestelmän tietomallin tuottaminen Prosessin ja siinä liikuteltavien tietojen määrittäminen

Kuvaustavasta Käytetyn kuvaustavan täytyy olla osallistujille riittävän merkityksellinen Liian formaali kuvaustapa saattaa vieroittaa osan osallistujista Käytetyn kuvaustavan tulisi olla riittävän yksiselitteinen Riittävän yksiselitteinen prosessien kehitystyössä ja tämän jälkeen jokapäiväisen toiminnan ja johtamisen osana Käytetyn kuvaustavan tulisi olla yhtenäinen läpi toimintaverkoston Pystytään tunnistamaan prosessien väliset liittymät ja yhteinen tuen tarve Eri yksiköissä mutta ehkä myös yli korkeakoulurajojen

Palvelujen kuvaustapa Synergiaryhmän työssä ryhdyttiin kesällä 2015 käyttämään palvelun sinikopio –menetelmää (service blueprinting) Palveluprosessi tehdään näkyväksi kuvaamalla asiakkaan prosessi, asiakkaan kohtaama palveluprosessi, tämän taustalla oleva tuotantoprosessi ja tämän hyödyntämä tukiprosessi Menetelmä on hyvä siinä, että se ohjaa tarkastelemaan asiakkaan prosessia Menetelmän heikkous on siinä, että se ohjaa tarkastelemaan palveluita hieman liian tarkalla tasolla tasolla: Kuvataan palvelutapahtuman rakenne (kuinka) Ei kuvata palvelun asiakkaan saamaa lisäarvoa (mitä)

Asiakkaan prosessin päämäärä ja tavoitteet Toiminnan kehittämiseen tähtäävässä jäsennystyössä olisi tärkeintä pystyä ilmaisemaan asiakkaan eli tuettavan prosessin päämäärä eli mikä on se yleinen arvo, jonka toiminta tuo kokonaisuudelle tavoitteet eli mitkä ovat ne määriteltävissä olevat asiat, jotka prosessi tuottaa Asiakkaan prosessien päämäärien ja tavoitteiden kuvaamisen avulla päästään kuvaamaan myös tukiprosessien eli palveluiden tuottama lisäarvo Tällä tavalla voidaan kuvata toinen toistaan tukevien prosessien ja palveluiden verkko

Palvelun kuvaustapa 2016 Perustiedot Asiakkaan päämäärät ja tavoitteet Palvelun nimi Mitä prosessia palvelee Palvelun asiakas Asiakkaan päämäärät ja tavoitteet Päämäärä Tavoite Palvelun tuottama lisäarvo Palvelun kuvaus Ydinpalvelu Tukipalvelut Palvelun tuottamisen edellytykset

Kysymyksiä, kommentteja, keskusteltavaa? Kiitos Pekka Linna pekka.linna@csc.fi