Mitä Innokylässä voi tehdä ja mitä ei voi Raili Hilakari, toimitusjohtaja KL-Kuntahankinnat Oy

Muutos on jatkuvaa – rahat on loppu ”Kerrotaan”, että kuntien ja valtion hankintamenot ovat 35 miljardin luokkaa Kuntien osuus (kuntien ja kuntayhtymien ulkoiset ostot) noin 20 miljardia, josta sote haukkaa yhä enemmän – kohta puolet Soten hankintoja alettu kilpailuttaa ja tehdä sopimuksia, isot edellä Sote-ratkaisut heijastuvat palveluiden järjestämiseen ja myös hankintatoimintaan Kuntien yhteinen ostovoima 2

Muutos on jatkuvaa – rahat on loppu Uusi hankintalaki voimaan vuonna 2016 Sähköisen kilpailutuksen piirissä noin 80 kunta-organisaatiota, ja kohta myös valtio Käytössä Cloudia Oy:n sähköinen kilpailutusjärjestelmä Sopimushallinta ensi arvoisen tärkeää, jotta saadaan sitä mitä haluttiin ja tarjottiin (hinnat, laatu) Sopimushallintataitoihin panostettava huomattavasti enemmän Kuntien yhteinen ostovoima 3

Prosessi 4 Kuntien yhteinen ostovoima

Hankinnan valmistelu Ennakkoilmoitukset Markkinakartoitukset Yritykset, tuotteet/palvelut, uudet toimintamallit ja laajemmat palvelukokonaisuudet Asiakastarvekartoitukset Asiakkaiden ja omat kokemukset Tarjouspyyntöaineiston valmistelu (kohde, menettely, vertailukriteerit, sopimuskausi, yksi tai usea toimittaja) Kommentointi, eri versioita 5 Kuntien yhteinen ostovoima

Kilpailutus Hankintailmoitus ja tarjouspyyntö – Cloudia, Hilma Viimehetken kysymykset ja niihin vastaaminen Tarjousten vastaanotto, avaus Tarjousten tutkiminen Tarjoajan kelpoisuus Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Tarjousvertailu Hankintapäätös, muutoksenhaku 6 Kilpailutus

Sopimushallinta Sopimus käyttöön 21 päivän jälkeen (odotusaika) Asiakastiedotus Starttipalaverit toimittajien kanssa -> pelisäännöt Tapaamiset 3-4 kertaa vuodessa Vakioagendat Vuosikello Sopimuksenmukaisuus/kaupalliset ja juridiset Asiakastyytyväisyys 7 Sopimus- hallinta

Miten Innokylää voi hyödyntää? Käyttö hankinnan uutena työvälineenä Valmisteluvaiheessa, kun kartoitetaan uusia ideoita tai mietitään miten lähdettäisiin kilpailuttamaan Sopimushallinnan vaiheessa, kun halutaan verrokkitietoja Omien toimintamallien kehittämiseen ja ideointiin sekä asiantuntijayhteistyöhön Omien hyvien käytäntöjen ja projektien levittämiseen muille Omien ”epäonnistuneiden” käytäntöjen ja projektien viestimiseen muille Kuntien yhteinen ostovoima 8

Missä raja voi tulla vastaan? Kilpailutusvaiheessa noudatetaan hankintalakia ja sen mukaisia prosesseja - hankintalaki tulee pitää kirkkaana Operatiivinen kilpailutus hoidetaan omilla työkaluilla Kilpailutuksissa ja sopimushallinnassa julkisuus/salassapito raamittavat prosessia - oltava tarkkana mitä tietoa voi ja kannattaa käsitellä Innokylässä Innokylä on kaikille avoin ja maksuton – saadaanko yrityksiä mukaan ja kuinka pitkälle julkisesti kertovat palveluistaan ja suunnitelmistaan Kuntien yhteinen ostovoima 9

Missä raja voi tulla vastaan? Ähky - hankinnoissa käytössä sähköisen kilpailutuksen lisäksi mm. tilausjärjestelmiä, tuotekatalogeja, raportointijärjestelmiä, verkkoviestintää, nyt uusi työkalu Aika ja resurssit ovat rajallisia Onko aikaa päivityksiin monessa järjestelmässä, kuka vastaa? Kuntien yhteinen ostovoima 10

Innokylä tuli jäädäkseen Innokylälle on vissi tilaus Toimintamalli on laajennettavissa muillekin alueille (esim. sivistys, tekninen), kun mahdolliset lapsentaudit on karsittu Innokylän fokus ja sisältö kannattaa pitää yksinkertaisena, jotta sen lisäarvo saadaan irti täysimittaisesti Suurin odotuksin ja onnitteluin toiveena Innokylän telttakylästä iloisia savumerkkejä! Kuntien yhteinen ostovoima 11

Kuntahankintojen käytäntöjä

KUUMA-asumispalvelut 2015 – 2018, vuosi Kuntien yhteinen ostovoima Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu Elokuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu Heinäkuu Syyskuu Uuden kilpailutuksen käynnistäminen Raportointi Sisäiset palaverit ennen seurantaa Uudet hinnat voimaan Asiakastyytyväisyyskyselyt Hinnanmuutosesitys Asiakaskysely + agenda seurantapalaveriin Asiakastapahtuma Hintavertailu Asiakastarina

Kalusteet , vuosi Kuntien yhteinen ostovoima Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu Elokuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu Heinäkuu Syyskuu Uuden kilpailutuksen käynnistäminen Seurantapalaverit Sisäiset palaverit ennen seurantaa Uudet hinnat voimaan Asiakastyytyväisyyskyselyt Hinnanmuutosesitys Asiakaskysely + agenda seurantapalaveriin Asiakastapahtuma Hintavertailu Asiakastarina

Muutama sana Kuntahankinnoista

KL-Kuntahankinnat Oy Kilpailuttaa asiakkaidensa puolesta koko Suomen kattavia puitesopimuksia Fokus kilpailutuksissa, joilla saavutetaan volyymiin perustuvia hinta- ja prosessisäästöjä Vastaa sopimushallinnasta ja valitusriskeistä 1 200Asiakkaat Sitoumukset5150 Asiakastyytyväisyys 4 (1-5) Perustettu2008 Suomen Kuntaliiton omistama ainoa valtakunnallinen yhteishankintayksikkö Kuntien yhteinen ostovoima 16

Kuntien yhteinen ostovoima Palvelee asiakkaitaan joustavasti tuomalla kustannussäästöjä ja tehokkuutta osallistavalla prosessilla Puitesopimukset Meur Ostojen arvo vuodessa Toimittajat170 Henkilökunta11 Tavarat ja palvelut, Energia, ICT, Sote Palvelumaksu keskimäärin 1% Laaja asiantuntijaverkosto Ammattitaitoinen henkilökunta Edistämme markkinoiden toimivuutta; sopimustoimittajista 45% isoja, 55 % pk-yrityksiä Kuntien yhteinen ostovoima 17

18