MARIKA MÄKELÄ 2014 LÄHDE: TALOUSHALLINNON TAITAJAKSI (2014) OSTORESKONTRA

OSTORESKONTRAN TEHTÄVÄT Ostoreskontraan kirjataan yritykseen saapuvat ostolaskut Ostoreskontran kautta maksetaan ostolaskuja

OSTORESKONTRAN HOITAJAN TYÖTEHTÄVIÄ  Toimittajatietojen (esim. tilinumeroiden ja ennakkoperintärekisteröintitietojen) päivittäminen  Ostolaskujen kirjaaminen ostoreskontraan  Ostolaskujen hyväksymismenettelyn valvominen  Avoimien (eli maksamattomien) ostolaskujen määrän seuraaminen  Ostolaskujen maksaminen

OSTORESKONTRA Tehdyt tilaukset Ostolaskujen tarkastus Ostolaskujen maksaminen Kirjanpito OSTORESKONTRA Saapuvat laskut Raportteja Raportteja: Toimittajakohtaiset tiedot Maksamattomat laskut yhteensä Erääntyneet laskut yhteensä Yms.

OSTORESKONTRA 1.Tehdyt tilaukset (ostotilaukset) kirjataan tietojärjestelmään 2.Saapuvat laskut kohdistetaan tehdyille ostotilauksille ja esikirjataan ostoreskontraan 3.Ostolaskut lähetetään tarkastettavaksi tilauksen tehneelle henkilölle tai esimiehelle  tarkastetut laskut hyväksytään ostoreskontraan 4.Ostoreskontrasta siirretään tiedot maksettavista laskuista pankkiin ja kirjataan laskut maksetuiksi 5.Ostoreskontrasta siirretään tiedot kirjanpitoon (kirjatut laskut ja maksut) 6.Reskontrasta tulostetaan erilaisia raportteja

OSTOLASKUJEN TARKASTUS Saapuvien ostolaskujen tietojen oikeellisuus on aina tarkastettava NUMEROTARKASTUS Ostolaskua verrataan aiemmin tehtyyn ostotilaukseen ja/tai tavaroiden mukana tulleeseen lähetysluetteloon  NUMEROTARKASTUS Kappalemäärät ja hinnat oltava oikein

OSTOLASKUJEN TARKASTUS Tarkastetaan, että ostoreskontran toimittajatiedot (osoite, tilinumero, ennakkoperintärekisterimerkintä) ovat kunnossa Ennakkoperintärekisteriin kuuluminen vaikuttaa verojen ennakkoperintään Ennakkoperintärekisteriin merkitsemisen tarkoitus on osoittaa, ettei suorituksen maksajan tarvitse tehdä maksusta ennakonpidätystä vaan rekisteriin merkitty toimija huolehtii ennakkoverojen maksamisesta itse.

OSTOLASKUJEN TARKASTUS Laskujen esikirjauksen jälkeen tilauksen tehnyt henkilö/esimies tekevät laskulle asiatarkastuksen Sähköinen tarkastus: ostoreskontrasta menee automaattisesti sähköpostiin hyväksymis- tarkastuspyyntö Tarkastettavia asioita mm: lasku täyttää sovitut ehdot, mahdolliset alennukset, sovitut toimituskulut ja maksuehdot

OSTOLASKUJEN TARKASTUS Tämän jälkeen lasku menee usein hyväksymistarkastukseen tilaajan esimiehelle Esimies tarkastaa, että lasku on yrityksessä hyväksyttyjen toimintatapojen mukainen ja hyväksyy laskun Seuraavaksi ostoreskontranhoitaja tarkastaa vielä laskun kirjanpitomerkinnät ja sitten lasku on ostoreskontrassa maksukelpoinen

OSTOLASKUJEN TARKASTUS Ostoreskontranhoitajan tehtävänä on seurata laskun tarkastuskierroksen etenemistä ja muistuttaa tilaajia ja esimiehiä laskujen hyväksymisestä Lasku pitäisi saada tarkastettua hyvissä ajoin ennen laskun eräpäivää, ettei sen maksaminen myöhästy Näin vältetään turhia viivästyskorkokuluja Pyritään huomioimaan mahdolliset käteisalennukset (esim. maksuehto 14 pv -2%, 30 pv netto)

OSTOLASKUJEN MAKSAMINEN Ostolaskut maksetaan eri kokoisissa yrityksissä eri tavoin Pienen yrityksen yrittäjä voi maksaa ostolaskuja yksittäin verkkopankkiohjelman kautta

OSTOLASKUJEN MAKSAMINEN Jos ostolaskuja on paljon, voidaan käyttää ostoreskontrassa olevia maksuominaisuuksia Joissakin ohjelmissa tämä toimii niin, että avointen ostolaskujen luettelosta valitaan eräpäivän mukaiset laskut maksatukseen ja maksuluettelo lähetetään pankkiin Maksetuista laskuista saadaan seuraavana päivänä palauteluettelo, joka voidaan lukea ostoreskontraohjelmaan sähköisesti  maksetut laskut poistuvat avointen laskujen luettelosta

OSTORESKONTRA JA KIRJANPITO Vähintään kerran kuukaudessa (kuukauden lopussa) ostoreskontrasta siirretään tieto kirjatuista ostolaskuista ja ostolaskujen maksuista kirjanpitoon Ostoreskontrassa avoimina (maksamattomina) näkyvien laskujen yhteissumma kalenterikuukauden lopussa tulisi täsmätä kirjanpidon Ostovelat-tilin saldon kanssa

OSTORESKONTRA Ostolaskut voidaan käsitellä ja tarkastaa eri yrityksissä hieman toisistaan eroavilla tavoilla, joten edellä kerrottu tapa on vain yksi esimerkki ostolaskujen käsittelystä Pienissä yrityksissä ei yleensä ole erillistä ostoreskontran hoitajaa vaan ostolaskuja, myyntilaskuja, ostolaskujen maksamista ja myyntisaamisten seuraamista hoitaa yksi henkilö

OSTORESKONTRAN RAPORTIT Ostoreskontraohjelmista saadaan tulostettua erilaisia raportteja Ne voivat olla eri ohjelmissa eri nimisiä, mutta sisällöt ovat pääpiirteittäin samat

OSTORESKONTRAN RAPORTIT Ostolaskuluettelo Ostolaskuluettelo Tässä raportissa on listattu saapuneet ostolaskut valitulta laskentakaudelta, esimerkiksi kuukaudelta Lisäksi ostolaskuluettelossa yleensä näkyvät ostolaskujen kirjanpitokirjaukset Ostolaskuluettelon perusteella voidaan kuukauden ostot yhteensä kirjata kirjanpitoon ostojen luonteen mukaisille tileille

OSTORESKONTRAN RAPORTIT Maksuluettelo Maksuluettelo Maksuluettelossa on listattu ostolaskujen maksut valitulta laskentakaudelta, esim. kuukaudelta Myös maksuluettelossa näkyy yleensä maksujen kirjanpitokirjaukset Maksuluettelon perusteella voidaan kaikki kuukauden ostolaskujen maksut yhteensä kirjata kirjanpitoon

OSTORESKONTRAN RAPORTIT Avoimet ostolaskut Avoimet ostolaskut Tämä raportti kertoo, kuinka paljon valittuna päivänä on ostolaskuja maksamatta Kuukauden viimeisenä päivänä Avoimet ostolaskut – raportin loppusumman tulee täsmätä kirjanpidon Ostovelat-tilin kanssa Tilinpäätöspäivän Avoimet ostolaskut –raportti liitetään osaksi tilinpäätöserittelyjä ja se erittelee, mistä laskuista tilinpäätöspäivän ostovelat muodostuvat

SIIRROT KIRJANPITOON Useissa kirjanpito-ohjelmissa ostolaskut ja niiden maksut valitulta laskentakaudelta saadaan siirrettyä kirjanpitoon automaattisesti Jos automaattiset kirjaukset eivät ole mahdollisia, tehdään siirtokirjaukset kirjanpitoon käsin raporttien ostolaskuluettelon ja maksuluettelon mukaisesti Tällöin kirjanpitoon kirjataan laskentakauden ajalta ostolaskut yhteensä ja ostolaskujen maksut yhteensä

MUUT RAPORTIT Ostoreskontraohjelmista saadaan yleensä tulostettua paljon muitakin raportteja Näitä ovat mm. Erääntyneet ostovelat Lisäksi raportteja voidaan ottaa esim. jollekin tietylle toimittajalle maksamatta olevista laskuista tai vaikka joltakin tietyltä toimittajalta tehdyistä hankinnoista laskentakaudelta yhteensä

MUUT RAPORTIT Raportteja voidaan usein ottaa myös ostaja-, osasto-, tai kustannuspaikkakohtaisesti, kunhan ohjelman taustatiedot ovat kunnossa Näitä raportteja voidaan käyttää hyödyksi suunniteltaessa esimerkiksi seuraavan kauden ostoja ja tavarantoimittajia

ENNAKKOPERINTÄREKISTERI Ennakkoperintärekisteriin ilmoittaudutaan joko yrityksen perustamisilmoituksella tai muutosilmoituksella Rekisteriin ilmoittautuminen ei ole pakollista Verohallinto voi milloin tahansa poistaa ennakkoperintärekisteristä verotuksessa laiminlyönteihin syyllistyneen verovelvollisen

ENNAKKOPERINTÄREKISTERI Jos ostolaskulla on työ- tai käyttökorvausta, ostajan tulee tarkistaa, että laskun lähettänyt yritys on rekisteröity ennakkoperintärekisteriin Jos myyjäyritystä ei ole merkitty ennakkoperintärekisteriin, ostajan tulee pidättää työ- tai käyttökorvausta sisältävältä laskulta ennakonpidätys ja tilittää se Verohallintoon Työ- ja käyttökorvauksista ei tarvitse suorittaa työnantajan sosiaaliturvamaksua

ENNAKKOPERINTÄREKISTERI Työkorvaus = laskutettava korvaus työstä, palvelusta tai tehtävästä, esim. asennus-, siivous- tai suunnittelutyö Käyttökorvaus = tekijänoikeuden tai muun vastaavan oikeuden käyttämisestä tai käyttöoikeuden luovuttamisesta maksettu korvaus