”Monesta säikeestä yhdeksi köydeksi” – Helsingin yliopiston kirjastojen valmistautuminen auditointiin Yliopistokirjastojen laadun varmistus: kokemukset ja näkemykset jaossa Päivi Lammi ja Matti Hjerppe Helsingin yliopisto

Päivi Lammi ja Matti Hjerppe2 Haasteena organisaatiorakenne Helsingin yliopiston organisaatiorakenne HY:n kirjastolaitos neljällä kampuksella 9 HY:n kirjastoa + kirjastopalvelujen koordinointiyksikkö -18 toimipistettä -Henkilöstöä n. 250 Kansalliskirjasto Yliopistolaisia asiakkaina n muut käyttäjät Kirjastojen laaturyhmä kokoamaan laadunvarmistusjärjestelmän dokumentaatiota

Päivi Lammi ja Matti Hjerppe3 Köydenpunomista – taustaa Takana pitkäjänteinen kehittämistyö v yliopiston sisäiset arvioinnit v kansainvälinen arviointi, v seuranta-arviointi Kirjasto- ja tietopalvelustrategia vuosille Kirjastojen käyttötutkimushanke v Helsingin yliopiston kirjasto- ja tietopalvelujen rakenteellinen kehittäminen v Kirjastojen yhteisten työryhmien vakiintuminen Yksittäisiä prosessikuvauksia laadittu useita vuosien varrella Laaturyhmän tehtäväksi yhteisen toimintakäsikirjan kokoaminen ja prosessikuvausten valmistelu

Päivi Lammi ja Matti Hjerppe4 Voimavarat ja tukipalvelut Kirjasto- ja tietopalveluiden tarjoaminen yliopiston perustehtävien edistämiseksi Kokoelmanmuodostus Tietoaineistopalvelut HankintaprosessiLuettelointiiSisällönkuvailuKäyttökuntoonsaattaminenValintaprosessiKokoelmienylläpito PALAUTE Asiakastarpeet Asiakas tutkii,opettaa, opiskelee,etsii tietoa Tyytyväinen asiakas Käyttöpalvelut AineistojenkäyttöNeuvonta- ja tietopalvelutTiedonhankinnan koulutus Painetut ja elektroniset tietoaineistot Johtaminen PALAUTE

Päivi Lammi ja Matti Hjerppe5 Prosessikuvaukset Kirjastojen asiantuntijaryhmät laativat/hyväksyivät kuvaukset Kuvattu vuokaavioina, lisäksi sanallinen kuvaus Jatkuva kehittäminen ja prosessien laadun seuranta sekä arviointi

Päivi Lammi ja Matti Hjerppe6 Kirjastojen yhteinen toimintakäsikirja Noudattaa yliopiston toimintakäsikirjan rakennetta A. Johtaminen B. Perustehtävät C. Voimavarat D. Tukipalvelut E. Kirjastojen kehittämiskohteet ja –hankkeet QPR-versio: (lukuoikeus rajattu) PDF: Wiki:

Päivi Lammi ja Matti Hjerppe7 Köysi on – mitäs nyt? Apuna uuden kirjasto-organisaation suunnittelussa Kehittämiskohteita Palautejärjestelmä Mittarit ja indikaattorit Vaikuttavuus Laatujärjestelmä itsestään selvä osa perustoimintaa

Päivi Lammi ja Matti Hjerppe8 KKA:n nimeämä auditointiryhmä Kansleri Eero Vuorio (LKT), TuY (pj.) Puheenjohtaja Tapio Huttula (FT), Erityisalojen toimihenkilöliitto Akatemiaprofessori Jussi Kukkonen (FT), JoY Professori Kyösti Kurtakko (KT), Lapin Y Dosentti Kaj Malm (FT), ARENEN ent. pääsihteeri Fil. yo Anne Mikkola, SYL ry. Osastopäällikkö Maire Mäki (FT), P-Pohjanmaan TE- keskus Hallintojohtaja emerita Eila Rekilä (HTT) Projektipäällikkö Anu Yanar (PhD), TKK Sihteerit: FT Helka Kekäläinen; Projektisuunnittelija Sirpa Moitus; Suunnittelija Kirsi Mustonen

Päivi Lammi ja Matti Hjerppe9 Mitä auditointihaastattelussa tulee tietää? (koonnut Aimo Virtanen ja Helena Immonen) Että laadunvarmistuksen tärkein rooli on oman toiminnan kehittäminen Että laadunvarmistusjärjestelmä on sisäänrakennettuna kaikkeen toimintaan Että minä olen vastuussa oman työni laadunvarmistuksesta Että yliopisto panostaa juuri nyt voimakkaasti laadunvarmistuksen toimivuuteen Että laadunvarmistusjärjestelmä on tuki eikä taakka Että laadunvarmistuksessa on kyse mm. prosessien hallinnasta Että laadunvarmistuksessa toimitaan yhteistyössä sidosryhmien kanssa