FinELib-aineistojen kilpailuttamisen hyödyt ja haasteet FinELibin asiantuntijaseminaari Toni Vesterinen
Kilpailuttamisen prosessi Kilpailutettavien aineistojen määrittäminen –aineiston arvo vs. hankintalain kynnysarvot ( €) –aineiston saatavuus samansisältöisenä usealta palveluntarjoajalta Hankintailmoitukset ja tarjouspyynnöt –hankintamenettelyn valinta –hankintailmoitusten julkaisu HILMAssa –ehdottomien vaatimusten ja arviointikriteerien määrittäminen Tarjousten vertailu –Ehdottomien vaatimusten täyttäminen –Tarjousten vertailu kriteerien avulla Hankintapäätös
Tarjoajalta edellytettävät ehdottomat vaatimukset Tekniset vaatimukset (www-käyttöliittymä, IP-tunnistus) Testikäyttö Käyttötilastot Sopimuksen käsitteiden määritelmiä (esim. käyttäjät) Käyttöehdot (peruskäyttöehdot; tulostus, tallennus) Warranty ja indemnity Lisenssinsaajan rajoitettu vastuu loppukäyttäjistä Vastuuvapautus muiden konsortion jäsenten sopimusrikkomuksista Merger-lauseke
Tarjousten vertailukriteerit, niiden painoarvot ja tarjousten pisteytys Kriteerit ja painoarvot –Hinta (35 %) –Yhteensopivuus Nelli-portaalin kanssa (25 %) –Käyttöehdot (20 %) –Käyttötilastot (20 %) Tarjoukset saavat kunkin kriteerin osalta 0-3 pistettä Pisteet määräytyvät kriteerien sisäisten tasojen mukaan Kokonaispisteet lasketaan painoarvojen avulla
Kilpailuttamisen hyödyt Haluttujen käyttö- ja sopimusehtojen saaminen aineistoihin (ehdottomat vaatimukset ja valintakriteerit) Hintaetu joissakin aineistoissa Hankinta on hyvin dokumentoitu
Kilpailuttamisen haasteet Kilpailutilanne ei aina ole ”aito” Hinnankorotukset joissakin aineistoissa Tarjouspyynnön laatiminen Tarjoajien ”perehdyttäminen” kilpailutusprosessiin Natiivikäyttöliittymien arviointi osana vertailua –Käyttöliittymän vaihtuminen aiheuttanut ongelmia –Vertailun objektiivisuus –Ei välttämättä ratkaise vertailua Työaika ja hallinnolliset kustannukset
Kilpailuttamisen kehittäminen Kilpailuttamisvelvollisuuden selvittäminen Osallistuminen kilpailutuskoulutuksiin Tarjouspyynnön selkeyttäminen edelleen Lisää tiedotusta kilpailuttamisesta kustantajille/välittäjille Natiivikäyttöliittymien arviointimahdollisuuksien selvittäminen Kriteerien painoarvojen arviointi