JOHTAMISJÄRJESTELMÄN TARKASTELU Taustaa tarkastelulle sovittu kuntayhtymän perustamisen yhteydessä nykyinen malli on aloitusmalli ja järjestelmä tarkastetaan samassa yhteydessä kuin uudistetaan luottamushenkilöjärjestelmä johtamisjärjestelmä perustuu vanhaan sektoripohjaiseen jakoon Sosiaali- ja terveydenhuollon integraatio ei ole toteutunut kaikilta osin Erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon integraatio ei ole toteutunut kaikilta osin järjestelmä ei tule nykyisyyttä ei tulevaisuutta käytännön työtä tehdään entistä enemmän prosessien mukaan ja horisontaalisesti (poikki) eri toimialojen välillä johtamisen pitää tukea toimintaa ja toiminnan tavoitteita johtamisjärjestelmä ei voi olla irrallinen toiminnan prosesseista johtamisjärjestelmän tulisi olla selkeä

Havaittuja kehittämistarpeita 1/2 Toimintamallin tulisi tukea prosesseja, verkostomaista toimintatapaa ja moniammatillista tiimimallia Esimerkkinä hoivakoordinaattori, vastaanottotoiminnan uudistaminen, Mtt-palvelujen uusi toimintamalli Lähiesimiesten resursointi liian niukka Lähiesimies ja välittömästi henkilöstöä lähellä oleva esimies Osa lähiesimiehistä työhön osallistuvia ja esimiestyöhön sekä hallinnolliseen työhön ei jää riittävästi aikaa Näkyy nyt väsymisenä, kiireenä ja stressaantumisena, jaksaminen ei riitä kehittämistyöhön, toimintatapojen uudistamiseen, kokeiluihin jne. Terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen ja ennalta ehkäisevä työ Kaikki toiminnot läpäisevä horsontaalinen toiminta Jäsenkuntien kanssa tehtävä yhteistyö täysin puutteellista tällä hetkellä Järjestöjen / kolmannen sektorin kanssa tehtävän yhteistyön merkitys kasvaa Ei ole koordinoitua ja vastuutettua tällä hetkellä lainkaan Asetettu valtakunnallisissakin tavoitteissa keskeiseksi (kuntarakennelaki ja STM ministerityöryhmän esitys) Pitkäjänteistä toimintaa, jolla odotetaan olevan vaikuttavuutta kustannusten hillintään

Havaittuja kehittämistarpeita 2/2 Kehittämistoimintaan ei ole resursseja, eikä se ole koordinoitua tällä hetkellä Tutkimus- ja kehittämistoiminta Hankkeet, niiden johtaminen ja koordinointi, hankeosaamisen puute Laadunhallinta ja laatutyö ”aloittamatta vaille valmis” , puuttuu resurssit, koordinointi ja vastuu Palautejärjestelmien kehittäminen ja viestinnän resursointi ovat puutteellisia Tilastointi- ja raportointityön resursointia ei ole lainkaan Analysointi, jatkojalostaminen johtamistyön tueksi puutteellista Keskitetyillä toiminnoilla voidaan vapauttaa resursseja peruspalvelutoimintaan Sopimusten hallinta Hankinnat, hankintojen suunnittelu, valmistelu, kilpailutus, sopimukset, seuranta ja valvonta Controllertoiminta (ei resursseja tällä hetkellä lainkaan) Riskienhallinta (ei resursseja tällä hetkellä lainkaan) Tietojärjestelmät ja teknologian käyttöönotto Tietohallintolain velvoittamana kokonaisarkkitehtuurin luominen vaatii merkittävän kehittämistyön Sähköinen asiointi ja sähköiset palvelut vaativat selkeää panostusta ja osaamisresurssia

Johtamisen kuvaus Johto-ryhmä Päälliköt Lähiesimiehet Nykytilanne Esimiestehtävissä n. 5 % henkilöstöstä = n. 80 / 1600 (hlöstö) Ylin johto + päälliköt n. 25 = 1,5 % / 1600 hlstö Lähiesimiehet n. 55 = 3,4 % / 1600 hlstö Lähiesimiesten alaisuudessa on n. 1500 työntekijää = n. 28 työnt./esimies Osa lähiesimiehistä työhön osallistuvia Tulevaisuus Kokonaisvastuu kuntayhtymän johtamisesta ja kehittämistyöstä Hallinnollinen työ keskittyisi päällikkötehtäviin -valmistelu, raportointi -lähiesimiestyön tukeminen Palvelutarve kasvaa, tehtävät kasvava Lähiesimies = työnjohtotehtävät

Nykyinen malli

Prosessien tarkastelu lähtökohtana Tällä hetkellä vain yksi esimerkki prosessimaisesta toimintatavasta

Vaihtoehtoisia malleja 1/5 Erityispiirteitä vastaavista organisaatioista Terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen nostettu ”johtamisen alueeksi” Vanhusten palvelut, hoito- ja hoiva ovat oma vastuualueensa Perinteisestä sektorijaosta on luovuttu Virkanimikkeet vastaavat ja korostavat organisaation ”kuvaa” ja tavoitetta Johtotehtävät esim. palvelualuejohtajia tms. ei enää sidottuja perinteisiin virkanimikkeisiin Kehittämistehtäviin on resursoitu (kehittämisjohtaja tms.) Tavoitteita ja huomioon otettavaa Iisalmen Sairaalan roolin vahvistaminen KYS tuottavuusohjelma ja toimintamalli, joka perustuu prosesseihin ja hoitoketjuihin Perusterveydenhuollon vahvistaminen (valtak.tavoitteet) Sosiaali- ja terveydenhuollon integraatio (valtak.tavoitteet) Erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon integraatio(valtak.tavoitteet)

Vaihtoehtoisia malleja 2/5 Luonnosteluja esimerkinomaisesti Elämänkaarimalli Organisaatio jaettu ikäryhmittäisiin palveluihin esim. lasten ja nuorten palvelut, palvelut järjestetty kaikilta osin tälle ikäryhmälle (terveyspalvelut, mtt-palvelut, sosiaalihuollon palvelut Ikäihmisten palvelut, työikäisten palvelut jne. Prosessien mukaan järjestetyt palvelut Korostuu palveluketjun kokonaisuus Esim. hoito- ja hoivapalvelut, vastanottopalvelut jne. Ennaltaehkäisevän toiminnan malli ja sairaalan itsenäinen asema Terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen Prosessien mukainen malli Sairaalan toiminta itsenäisenä yksikkönä, mahdollisuus markkinoille Perinteisen ja prosessien välimuoto, suuret vastuualueet Poikkihallinnollisena hoivakoordinaattori ja hyvinvointikoordinaattori Suuret henkilöstömäärät haasteena Päälliköiden rooli korostuu (johtaminen, osaaminen, kehittämistyö jne.) Nykyinen malli Korostuu sektorit erillisinä toimijoina Terveydenhuolto, sosiaalihuolto,

Vaihtoehtoisia malleja 3/5 Lasten ja perheiden palvelut Aikuisten palvelut Vanhusten palvelut Hallinto- ja tukipalvelut (sis. Ympäristö palvelut Vastaanottopalvelut Hoito- ja hoivapalvelut Hyvinvointipalvelut Hallinto- ja tukipalvelut Ympäristöpalvelut

Vaihtoehtoisia malleja 4/5 Peruspalvelut, Ennaltaehkäisevä työ ja Sairaalan rooli korostuvat Sairaala omana yksikkönä Vastaanottopalvelut Hoito- ja hoivapalvelut Hyvinvointipalvelut Terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen Hallinto- ja tukipalvelut Ympäristöpalvelut

Vaihtoehtoisia malleja 5/5 Perinteisen mallin ja prosessien välimuoto, suuret vastuualueet Avo- ja laitoshoidon palvelut Hyvinvointipalvelut Ympäristöpalvelut Hallinto

Jatkotyöskentely Johtamisjärjestelmän tarkastelutyön organisointi Aikataulu 19.2.2013 – 16.3.2013, yhtymähallitukseen maaliskuun II kokouksessa Johtoryhmä vastaa koordinoinnista Tehtäväalueiden päälliköt ja esimiehet valmistelutyöhön mukaan yhdessä johtoryhmän kanssa, perustetaan työryhmät (poikkihallinnolliset) Valmistellaan 3 vaihtoehtoa, voidaan käyttää esimerkkejä pohjana tai luoda täysin uusia malleja Työryhmien esitykset johtoryhmään ja yhteistyöryhmään Esittely hallitukselle (suunnittelukokous) ennen käsittelyä Vaihtoehtojen viimeistely

Valmisteluryhmien esitykset Yhteenveto Yleisiä piirteitä: Keskitettyjä toimintoja ja koordinointia yhteisesti Strategia- ja kehittämistyö, hanketyö, analysointi jne. Henkilöstöresurssien ohjaaminen Resurssit, työvoimapoolit, rekrytointi, koulutus Toimialajako näkyy esityksissä edelleen (sosiaali- ja terveydenhuolto) Prosessimainen toiminta nousee myös esille vahvasti Tiimityö ja poikkihallinnollinen toiminta Terveydenhuollon kaksoisjohtajuuden poistamisesta ei ole esityksiä Hyvinvointi ja terveyden edistäminen nousevat johtamisalueena esille

Palvelutuotannon organisointi Työryhmä 1 ehdotus Palvelutuotannon organisointi Toimitusjohtaja Kuntajohtajien neuvottelukunta Taloudellisten ja toiminnallisten toimintaedellytyksien suunnittelu Sisäinen tarkastus Johtoryhmä Palveluntuotannon analysointi ja suunnittelu Kokoonpano? Resurssiyksikkö Yhteinen työvoimapooli. Kaikki kuntayhtymän työntekijät resurssiyksikön hallinnassa. Resurssiyksikkö jakaa henkilöresurssit palveluntuottamistarpeen mukaisesti Strategiayksikkö Kehityshankkeiden suunnittelu ja koordinointi. Toiminnan tuotannon ja taloudellisuuden seuranta. Kehitystarpeiden tunnistaminen. Yksiköllä kontrollikehityshankkeissa yli toimialajohdon. Toimialajako Päätettävä toimialojen jakoperusteet. Ikäkausi/palveluprosessien mukaisesti. Vastuuhenkilöt? Palveluprosessit Taloudellinen ja toiminnallisen vastuu ja päätösvalta prosessin vastuuhenkilöllä. Palveluntuotannon prosessin ”omistaja” palveluprosessin hallinnollisessa vastuussa oleva henkilö. Päätöksenteko ja talousvastuu siirrettävä suoraan palveluntuotosta vastuussa olevalle viranhaltijalle.

Työryhmä 2 ehdotus

Työryhmä 3, ehdotus

Hallinnon työryhmä, ehdotus Keskeiset muutokset nykyiseen organisaatiomalliin: Oma tehtäväalue lakipalveluille, jossa hankintojen ja sopimusten lisäksi sisäinen tarkastus-toiminta Hallinto- ja talouspalveluiden tehtäväalueelle on lisätty talouspalvelujen asiantuntijatehtävä, jossa talousarvioprosessin koordinoinnin lisäksi tuetaan kuntayhtymän tuotteistusta sekä tehdään controller-tehtäviä Henkilöstöpalveluihin on lisätty koulutusten koordinaatio Oma tehtäväalue kehittämispalveluille, jossa hankkeiden ja kehittämistyön koordinoinnin lisäksi koordinoidaan kokonaisarkkitehtuurityötä kuntayhtymässämme Emme esitä ympäristötoimen liittämistä hallinnon vastuualueelle Ryhmä 3:n organisaatioesitys Todettiin, että esityksessä on edelleen kehitetty prosessien mukaista organisoitumista (koko hoitoketju samalla vastuualueella) Ryhmä 2:n organisaatioesitys Esityksessä palataan erikoissairaanhoidon, perusterveydenhuollon ja sosiaalihuollon erillisiin organisaatioihin.

Kehittämistavoitteet / ehdotukset Toimintamallin tulisi tukea prosesseja, verkostomaista toimintatapaa ja moniammatillista tiimimallia Lähiesimiesten resursointi liian niukka Terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen ja ennalta ehkäisevä työ Kehittämistoimintaan ei ole resursseja, eikä se ole koordinoitua tällä hetkellä, ehdotukset Keskitetyillä toiminnoilla voidaan vapauttaa resursseja peruspalvelutoimintaan Tietojärjestelmät ja teknologian käyttöönotto Ehdotukset: Ei selkeää ehdotusta keskeisistä prosesseista Lähiesimiesten resursointi ja työ nähtiin tärkeänä, mutta toimintamallia ei esitetty Terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen sekä ennalta ehkäisevä työ on esityksissä mukana Strategia, kehittämistyö ja resurssien ohjaus(henkilöstö), hankinnat jne. esityksiä keskitetystä mallista Tietojärjestelmistä ja teknologian käyttöönotosta vain vähän kannanottoja Hallinnon työryhmä tehnyt esityksiä keskitetyistä toiminnoista

Johtoryhmän käsittely 21.05.2013, luonnos valmistelun pohjaksi Jatkovalmistelun pohjaksi otetaan työryhmän 3 malli Vastuualuejohtajat (Anne Mikkonen, Pekka Taipale ja Tarja Huttunen valmistelevat Terveydenhuollon, Hoidon ja Hoivan sekä Hyvinvointipalvelujen kokonaisuudet Hyvinvointipalveluihin keskitetään terveyden ja hyvinvoinnin edistämisen palvelut Hallinto- ja tukipalvelujen vastuualueen valmistelevat Seija Kärkkäinen ja Janne Niemeläinen (keskitetyt palvelut esille tulleiden tarpeiden mukaan) Yhteistyöryhmä käsittelee työryhmien ehdotuksia 27.5.2013 ja johtoryhmä vko 22. Esitys viedään yhtymähallituksen kesäkuun kokoukseen

Jatkojalostuksen pohja (Jory) Terveyspalvelut ja kuntoutus (1+1?) Avovastaanotot ja operatiivinen toiminta (1+1) Poliklinikat Yhteispäivystys, kotisairaala Ajanvarausvastaanotot Leikkaussalit Kuvantaminen es Sairaala-apteekki es Laboratoriopalvelut Kuntoutus, terapia ja apuvälineet (p) Ostettu ESH Suun terveyden-huolto (es) Työterveyshuolto (es) Hoito- ja hoiva palvelut (1) Avopalvelut (p) Kotiin annettavat palvelut Omaishoidontuki Päivätoiminta Asumispalvelut SAS – toiminta (t) Osastotoiminnat (p 1+1) Sisätautiosasto Dialyysi Operatiivinen os Akuuttiosastot Hyvinvointipalvelut/ terveyden edistäminen (1) Terveyden edistäminen ja kehittämistoiminta (p) Hanketyö Laatutyö Hyvinvointikertomus Lasten ja nuorten palvelut ja perheiden palvelut (p*) Lapsiperheiden sosiaalityö Terveysneuvonta Perheneuvola Lasten ja nuorten työryhmä Sosiaalipäivystys Kuraattoripalvelut Vammaispalvelut (p) Sosiaalityö ja kuntoutus Päivätoiminta Asumispalvelut Aikuisten palvelut (p*) Mielenterveys- ja päihdepalvelut Sosiaalityön palvelut Hallinto- ja tukipalvelut Hallinto- ja talous- Palvelut Hallintopalvelut Talouspalvelut Controller-toiminta ja tuotteistuksen tuki Tukipalvelut ruokapalvelut, siivous, sairaalatekninen ja tilapalvelut, keskitetyt hankinnat ja logistiikka Henkilöstö- ja lakipalvelut Palkka-ja henkilöstöpalvelut Rekrytointi, työhyvinvointi ja sissitoiminta Luottamusmiestoiminta ja työsuojelu koulutuksen koordinointi Hankintojen ja sopimusten tuki ja lakipalvelut Tietopalvelut Tietohallinto asianhallinta viestintä tietosuoja raportointi Ympäristö- ja terveysvalvonta-palvelut Ympäristöpalvelut Terveysvalv.palv. Eläinlääkintä Es = esimies T = tehtävä P = päällikkö P* = yhteinen päällikkö

Toimitusjohtajan esitys (yhall 14.6.2013) Terveyspalvelut ja kuntoutus Avovastaanotot ja operatiivinen toiminta Poliklinikat Yhteispäivystys, kotisairaala Ajanvarausvastaanotot Leikkaussalit Kuvantaminen es Sairaala-apteekki es Laboratoriopalvelut Kuntoutus, terapia ja apuvälineet (p) Ostettu ESH Suun terveyden-huolto (es) Työterveyshuolto (es) n. 49 M€ (n.280 hlö) Hoito- ja hoiva palvelut (1) Avopalvelut (p) Kotiin annettavat palvelut Omaishoidontuki Päivätoiminta Asumispalvelut SAS – toiminta (t) Osastotoiminnat Sisätautiosasto Dialyysi Operatiivinen os Akuuttiosastot n. 43 M€ ( 610-620 hlö) Hyvinvointipalvelut/ terveyden edistäminen Lasten, nuorten ja perheiden palvelut (p*) Lapsiperheiden sosiaalityö Terveysneuvonta Perheneuvola Lasten ja nuorten työryhmä Sosiaalipäivystys Kuraattoripalvelut Vammaispalvelut (p) Sosiaalityö ja kuntoutus Päivätoiminta Asumispalvelut Aikuisten palvelut (p*) Mielenterveys- ja päihdepalvelut Sosiaalityön palvelut n. 36 M € (n. 290 hlö) Hallinto- ja tukipalvelut Hallinto- ja talous- Palvelut Hallintopalvelut Talouspalvelut Controller-toiminta ja tuotteistuksen tuki Tukipalvelut ruokapalvelut, siivous, sairaalatekninen ja tilapalvelut, keskitetyt hankinnat ja logistiikka Kehittämistoiminta Hanketyö Laatutyö Hyvinvointikertomus Raportointi Henkilöstö- ja lakipalvelut Palkka-ja henkilöstöpalvelut Rekrytointi, työhyvinvointi ja sijaispalvelut (”sissi”) Luottamusmiestoiminta ja työsuojelu koulutuksen koordinointi Hankintojen ja sopimusten tuki ja lakipalvelut Tietopalvelut Tietohallinto asianhallinta viestintä tietosuoja n. 18 M€, 160 hlö) Ympäristö- ja terveysvalvonta-palvelut Ympäristöpalvelut Terveysvalv.palv. Eläinlääkintä n. 1,7 M€ (24 hlö) Es = esimies T = tehtävä P = päällikkö P* = yhteinen päällikkö

Tj esitys perustelut Esitetty malli luo puitteet johtamisjärjestelmälle, joka tukee jo nyt käytännössä havaittuja ja muotoutuvia toiminnan luontevia prosesseja/ yhteistä toimintaa Tarkempi jako yksiköihin valmistellaan vastuu- /tehtäväalueilla johdon ja henkilöstön yhteistyönä Ydinprosesseja / toimintoja Terveyspalvelut Avopalvelut ja vastaanottotoiminta, sairaalantoiminta ja erikoissairaanhoito Hoito- ja hoivapalvelut Koko hoito- ja hoivapalvelujen toimintaketju; koti – asumispalvelut – osastotoiminnat Hyvinvointi ja terveyden edistäminen Ennaltaehkäisevä ja terveyttä edistävä toiminta Terveyttä, hyvinvointia ja toimintakykyä ylläpitävä toiminta Ympäristöpalvelut Ympäristö- ja eläinlääkintähuolto (säilyy entisellään) Hallinto- ja tukipalvelut (kaikille yhteiset palvelut) Vastuualueilta siirtyy keskitettyihin palveluihin hankintoihin, rekrytointiin, henkilöstön sijaishankintaan ja kehittämistoimintaan (hanke, laatutyö) ja raportointiin liittyvät tehtävät

Uudistuksella saavutetaan (1) Vastuualueet koostuvat ”poikkihallinnollisesti” luonnollisesta yhteistyöstä Sosiaali- ja terveystoimen integraatio toteutuu joustavammin Erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon integraatio toteutuu joustavammin Johtamisvastuut ja esimiestyö selkeytyvät Vapautuu resursseja palvelutyöhön ja luovutaan tehtäväyhdistelmistä, jotka ovat osoittautuneet liian kuormittaviksi Osa esimiestehtävissä toimivista haluaa luopua esimiesvastuusta ja hallinnollisista tehtävistä Keskitetään tehtäviä, jotka ovat kaikille yhteisiä ja jotka tällä hetkellä eivät ole kunnolla koordinoituja. Esim. laatutyötä, joka on edellytys sosiaali- ja terveyspalveluille, ei tällä hetkellä ole pystytty käynnistämään lainkaan Raportoinnin kehittäminen ja toiminnan analysointi resursoidaan keskitetysti - tällä hetkellä erittäin hajanainen Hankintojen ja sopimushallinnan koordinointi ja vastuut keskitetään Hanketoiminta sekä ulkopuolisen rahoituksen hankinta ei ole koordinoitu tällä hetkellä, tavoitteena selkeämpi kehittämistoiminnan hallinta

Jatkuu….. (2) Kuntayhtymän henkilöstömäärä 1350 + 350 määräaikaista = n. 1.700 henkeä, suurimmat henkilömäärät hoitotyössä (hoito- ja hoiva, sairaala, osastotoiminta, mtt- palvelut) Tällä hetkellä merkitty (), uusi ehdotus (arvio) Johtoryhmä (7), esitys 6 Tehtäväalueiden päälliköt, (), arvio Lähiesimiehet = yksiköiden esimiehet (), arvio Asiantuntijatehtävät (), arvio Yksi lähiesimies / 25 – 30 henkilön yksikkö, joissakin toiminnoissa isompia yksiköitä riippuen toiminnasta Päällikkötehtävät koostuvat selkeistä kokonaisuuksista (prosessien osakokonaisuuksia) Ei ulkoa rekrytointeja, tehtävät täytetään nykyisillä resursseilla

Hallituksen käsittelyssä vastuualuetaso 14. 6 Hallituksen käsittelyssä vastuualuetaso 14.6.2013 ja vastuualueiden johtajien tehtävät 17.9.2013 Tehtäväalueet ja tulosyksiköt muotoutuvat jatkovalmiste-lussa yhteistyössä henkilöstön kanssa