Bencheit Yhteenveto toiminnasta ja tuloksista v Bencheit Yhteenveto toiminnasta ja tuloksista v. 2012 TieHa-or:n kokous 4.12.2012 Ahti Planman

Yleisiä huomioita Toimittu hyvin vuosikellon mukaan (ks. seuraava kalvo) Edellisvuoden kokemukset huomioitu BM- ja Syst- kyselyt erilleen (kevät / syksy) Kyselylomakkeiden systematisointi Konsolidointi automaattiseksi (VB-ohjelmin) Raportointi uudelle tasolle Eduunin avulla logistiikka toimii nyt hyvin Edellisvuoden s-posti-pohjaisesta käytännöstä päästy iso harppaus eteenpäin Yleisarvio Vakiinnuttaminen Suomessa onnistunut hyvin Kansainvälistyminen hyvälle alulle Hallintamallin kehitys käyntiin 3.12.2012 Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

Vuosikello 3.12.2012 Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

Organisointi Suomessa Euroopan tasolla Raketti TieHa-ryhmä ylin ohjaava elin Siirrettiin Koordiointiryhmältä v. 2012 aikana Bencheit Steering Group (BSG), Fucion ja Aapan asettama Ilkka Siissalo (HY, pj), Kimmo Pettinen (Laurea, vara-pj), Pekka Kähkipuro (Aalto), Tuomo Rintamäki (Metropolia), Jussi-Pekka Pispa (TTY), Jaakko Riihimaa (SeAMK), Esko Ala-Peijari (Aapa), Ahti Planman (Fucio); asiantuntijoina: Teemu Seesto (TY), Kari Kataja (HAMK) Bencheit projektiryhmä (BM-pg), BSG:n asettama Yvonne Falk (HY, proj. pääll.), Teemu Seesto (TY), Kari Kataja (HAMK), Anne Sahi (TAMK), Ritva Suojärvi-Mäkinen (Metropolia), Tomi Lamminsalo (Aalto), Esko Ala-Peijari (Aapa), Ahti Planman (Fucio) Euroopan tasolla Eunis Boardin asettama Bencheit Task Force Toiminta käynnistymisvaiheessa Pj: Ilkka Siissalo (HY) 3.12.2012 Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

Lessons learned IT-johtajat kokevat BM-työn hyödylliseksi Fuciolta ja Aapalta edelleen täysi tuki BM-työlle Tulosten hyödyntämisessä kehittämistä Ohjeistusta kehitettävä edelleen Rajaukset vieläkin tarkemmin Ohjeiden strukturointia kehitettävä edelleen Tietojen yhteismitallisuutta parannettava Vertaistiimit käynnistymässä (verifiointi) KV-laajentuminen on mahdollista Pilottikäyttäjät mukaan onnistuneesti Aktiiveja mukaan käytännön työhön 3.12.2012 Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

BM-kysely – toteutustapa 1 Kyselylomake uudistettiin täysin Kokonaan englanniksi KV-yhteistyön merkeissä Talousdatan 3-ulotteisuus hallintaan aiempaa paremmin (yhteen taulukkoon) Palvelut – Tilikartta – Organisaatiotasot FTE-luvut talousdatan yhteyteen Hallittu tapa antaa könttäsummia Unspecified-vaihtoehto jokaiseen ulottuvuuteen Tarkkuustaso käyttäjän valittavissa Tietojen konsolidointi VB-ohjelmalla Aiemmasta virhealttiista käsityöstä päästiin eroon 3.12.2012 Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

BM-kysely – toteutustapa 2 Raportointi uudistettiin Kaikki tulokset yhteen Excel-työkirjaan Edellisen kierroksen kokemusten perusteella erillisestä Word-raportista luovuttiin Pääpaino kullekin sopivien naapurikorkeakoulujen vertailulla Vuosivertailu Tehtävä tarkkaan harkiten Korkeakoululaitoksen tasolla ei mahdollista Yksittäisen korkeakoulun osalta mahdollista Tunnettava kierrosten väliset merkittävät erot BM2010 oli (onnistunut) pilottikierros! 3.12.2012 Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

BM2011- kattavuus Lähes kaikki Suomen korkeakoulut mukana Puuttumaan jäi vain muutamia pieniä kouluja Puuttuvien osuus muutaman prosenttiyksikön luokkaa koko volyymistä Tietojen tarkkuustaso vaihtelee suuresti Useita täysin tarkan tason korkeakouluja Tietojen laatu parantunut huomattavasti viime vuodesta Monessa korkeakoulussa kehitetään sisäistä tiedonkeruuta Hyvä esimerkki: Aalto 3.12.2012 Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

BM-kyselyn kansainvälistyminen 1 KV-tiimi muodostunut suurimpien yliopistojen piiristä Tarvitaan kv-vertailukohtia Keskeiset tekijät: Ilkka Siissalo ja Yvonne Kivi (HY) sekä Pekka Kähkipuro (Aalto) Konseptia ja tuloksia esitelty n. 10 kv-tilaisuudessa Eunis: … Nuas: … Terena… KV-workshop Münchenissä marraskuussa 3.12.2012 Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

BM-kyselyn kansainvälistyminen 2 BM2011-kierroksella mukana Norjasta Univ i Oslo, Norwegian Univ of Science and Technology Tanskasta Univ of Southern Denmark Kiinnostuneiden määrä kasvussa koko ajan Münchenin WS:n keskeiset tulokset Pekka Kähkipuron (Aalto) kooste (liite) Bencheit-työ kestää hyvin kv-vertailun Eri maiden hankkeiden yhdistäminen ei onnistu nopealla aikataululla Tavoitteena löytää yhteinen ydin tietojen vertailemiseksi Bencheit-työtä jatketaan kv-rintamalla edelleen Muut hankkeet hyvin pitkälle kansallisia (GB, Espanja) Mm ruotsalaiset ja saksalaiset yliopistot kiinnostuneita 3.12.2012 Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

BM2011-tulokset 1 Tulos-Excelin rakenne Näytteitä tuloksista SurveyStatistics: Yhteenveto tuloksista CIOsummary Oma korkeakoulu suhteessa sektorin lukuihin CIOchoose5 Oman kk:n vertailu neljään muuhun CheckCosts ja CheckVolumes Kustannus- / volyymi- tiedot Slicereillä eriteltävissä Cost_by_accountgroup Palvelu- ja kk-kohtaiset kustannukset tiliryhmittäin Comdatavalues Kaikki kommentit koottuna yhteen taulukkoon Näytteitä tuloksista Seuraavilla kalvoilla ruutukaappaus kultakin välilehdeltä 3.12.2012 Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

BM2011-tulokset: SurveyStatistics 3.12.2012 Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

BM2011-tulokset: CIOsummary 3.12.2012 Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

BM2011-tulokset: CIOchoose5 3.12.2012 Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

BM2011-tulokset: CheckCosts 3.12.2012 Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

BM2011-tulokset: CheckVolumes 3.12.2012 Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

BM2011-tulokset: Cost_by_accountgroup 3.12.2012 Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

BM2011-tulokset: Comdatavalues 3.12.2012 Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

BM-jatkosuunnitelmia Kyselylomake pidettäneen lähes entisellään Others ja Unspecified yhteen Reliability Code pois (ei saanut kannatusta kokeilussa) Ohjeiden täsmennys kokemusten pohjalta KV-kumppaneita mukaan Ohjaustasolle (Eunis) Projektiryhmään BSG linjaa jatkon joulukuun kokouksessaan Funet-toiminta kartoitetaan saman kaavan mukaisesti ensi vuoden alussa Keskusteltu myös muiden CSC:n palveluiden BM-kartoituksesta 3.12.2012 Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

Syst2012 vaiheet BSG:n päätös periaatteista keväällä 2012 Jakeluun 2.10.2012, määräaika 31.10.2012 Pikaohjeet s-postissa, laajempi ohje Eduuniin Kk-kohtaiset pohjat Eduuniin Uusien systeemeiden lisäämisestä tarkennettu ohje s-postitse 26.10.2012 Jatkoaikaa myönnettiin 7.11.2012 saakka Useita karhukierroksia… Kuudelle puuttuvalle Last Call 14.11.2012 23.11.2012 Benchmarking higher education IT / Syst2012-tilannekatsaus, Ahti Planman, Teemu Seesto

Syst2012 -Muutokset edelliseen kierrokseen Elinkaaren vaihe mukaan W = tulossa käyttöön X = käytössä Y = poistumassa käytöstä Kampussopimuskartoitus Kampussopimusten kohdalle c-kirjain omaan sarakkeeseensa (Kampus) Laajennuksia tietosisältöön Työasemaohjelmistot, uusi pääkategoria Varmuuskopiojärjestelmä (Infran alle) Varmistusohjelmisto (Infran allle) 23.11.2012 Benchmarking higher education IT / Syst2012-tilannekatsaus, Ahti Planman, Teemu Seesto

Syst 2012 osallistujat ja syntynyt aineisto Mukana lähes kaikki kk:t, yhteensä 35 Yliopistoista 13/16 (taideyliopistot puuttuvat) MPKK mukaan ehkä seuraavalla kierroksella AMKeista 22/25 Puuttuvat: Humak, HÅ, MAMK Merkintöjen (w, x, y) määrä tuplaantui! V. 2011 oli 1482, nyt 2891 kpl (keskim. 83/kk) Poistumassa 196 (7%), tulossa 138 (5%) Kampussopimuksia 209 kpl (7%) Lisättyjä systeemeitä 168 kpl (6%) 23.11.2012 Benchmarking higher education IT / Syst2012-tilannekatsaus, Ahti Planman, Teemu Seesto

Syst2012 konsolidointi Exceliin Teemu teki konsolidointimakron Huomioi myös lisäysrivit ja luokittelee ne oikeaan kategoriaan Kaikki data kootaan yhdelle välilehdelle Tulosdokumentointi jaetaan kahteen osaan Helppo yleisyhteenveto (vrt. 2011) Kaikki systeemit korkeakouluittain nuolitaulukkona Kampussopimukset nuolitaulukkona Monipuolisempi aineisto syvällisempää käyttöä varten (vaatii kohtalaista Excelin käyttötaitoa) Pivot-tauluja, joissa Slicereitä rajausten tekemiseksi Kaikki data monipuolisesti analysoitavissa Viimeistelyvaihe parhaillaan menossa 23.11.2012 Benchmarking higher education IT / Syst2012-tilannekatsaus, Ahti Planman, Teemu Seesto

Syst2012 tulosten viimeistely ja esittely Tulosaineiston viimeistely ja jakelu Koekäyttöön aluksi BM-pg:lle ja BSG:lle Korjaukset, mahdolliset käyttöohjeet Jakelu IT-johtajille (Eduunin kautta) Esittelytilaisuudet AC-briiffaus halukkaille IT-johtajille? TieHa-or 4.12.2012 klo 10-13 Raketti-or 12.2.2013 Lisenssi-SIG 28.11.2012 Muut SIGit (KA-SIG, tietovarastofoorumi) 23.11.2012 Benchmarking higher education IT / Syst2012-tilannekatsaus, Ahti Planman, Teemu Seesto

Syst2012 esimerkkejä käyttötapauksista Mitä naapurissa on käytössä ja tapahtumassa? Erot järjestelmäkartassa Mitä tulossa, mitä poistumassa? Järjestelmä x kiinnostaa Kenellä käytössä, kommentteja? Onko joku juuri ottamassa käyttöön? Onko joku poistamassa käytöstä? Järjestelmä y laajassa käytössä Kannattaisiko siirtyä kampussopimukseen? Kenellä on jo kampussopimus, kommentteja? Järjestelmän z kanssa paljon ongelmia Onko muilla, onko joku luopumassa? Tarvitaanko yhteistyötä toimittajan suuntaan? 23.11.2012 Benchmarking higher education IT / Syst2012-tilannekatsaus, Ahti Planman, Teemu Seesto

Syst-kyselyn tulokset: Esimerkki 23.11.2012 Benchmarking higher education IT / Syst2012-tilannekatsaus, Ahti Planman, Teemu Seesto

Syst-kyselyn jatkosuunnitelmista Lomakkeen kääntäminen englanniksi Pilotointi esim. Oslon kanssa Aikataulut avoinna Seuraavaa kierrosta ajatellen Lisäysrivien kokoaminen jo keväällä, jotta saataisiin lomakkeelle jo ennen kyselyä? Kysely jälleen syksyllä, ei enää lisärivejä? Koodituksista luovuttaneen (pärjätään nimillä) Hankesalkun kokoaminen Aloite tullut esiin Fucion kokouksessa ja muuallakin BSG valtuuttanut BM-pg:n valmistelemaan Matalalla profiililla ja suppealla tietopohjalla Ei korvaa kk-kohtaisia hankesalkkuja Tavoitteena yhteistyön tukeminen kehityksessä 23.11.2012 Benchmarking higher education IT / Syst2012-tilannekatsaus, Ahti Planman, Teemu Seesto

Hallintamallin kehitystilanne Gradun teettäminen käynnissä Raketti-rahoituksella Tekijänä Janne Juult Ohjaajina Markku Kuula ja Pekka Kähkipuro (Aalto) sekä Ahti Planman (Fucio) Tutkimussuunnitelma (liite) Janne mukana Münchenin ws:ssä Ensi vuosi mentäneen hyvin pitkälle vanhalla rakenteella BSG ja BM-pg pystyvät hoitamaan vielä talkootyönä Kv-kehityksen laajuus ja aikataulu vaikuttavat jatkoon 23.11.2012 Benchmarking higher education IT / Syst2012-tilannekatsaus, Ahti Planman, Teemu Seesto

TieHa-or:n kommentit ja linjaukset Kommentteja tähänastisesta? Suosituksia jatkon suhteen? 23.11.2012 Benchmarking higher education IT / Syst2012-tilannekatsaus, Ahti Planman, Teemu Seesto