Kokoustekniikan perusteet Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajistokoulutus Marcus Nybergh 29.7.2009

Johdanto 2

Ylioppilaskunnan sääntöhierarkia Yliopistolaki (30§, 46§) Eduskunta Ylioppilaskunta-asetus Opetusministeriö AYY:n säännöt Edustajisto + rehtori Työjärjestykset ja viralliset ohjesäännöt Edustajisto Edustajiston päätökset Hallituksen mahdolliset pysyväispäätökset Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta Hallintolainkäyttölaki Aravalaki Tilintarkastuslaki Osakeyhtiölaki

Kokousta koskeva lainsäädäntö Ylioppilaskunnassa noudatetaan yliopistolakia ja sen alaista lainsäädäntöä Lainsäädäntö ei ota juuri lainkaan kantaa kokoustekniikkaan 30§: ”Ylioppilaskunnassa sovelletaan hallintolakia niiden hoitaessa julkista hallintotehtävää” ”Ylioppilaskunnan toiminnan julkisuuteen sovelletaan, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) säädetään lain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetun viranomaisen toiminnan julkisuudesta” Ylioppilaskunnan toiminta ei ole lainkaan alisteinen yhdistyslaille Yhdistyslaki on kuitenkin soveltamiskelpoinen kokousmenettelyn osalta Ylioppilaskuntien kokouskäytäntö rakentuu pääasiassa yleisen kokouskäytännön pohjalle ja se kirjataan ylioppilaskunnan sääntöihin (YL46§)

Kokouskutsu ja kokouksen alkutoimet

Kokouskutsu Kokoukseen kutsumisesta mainitaan säännöissä. Tulee sisältää ainakin: Kokousaika ja –paikka * Sääntöjen mukaan käsiteltävät asiat * Kutsun päivämäärä * Kokoukseen kutsu suoritettava ajoissa ja sovitun mukaisesti * Kokouskutsu lähetettävä kaikille asianomaisille henkilöille (edustajiston jäsenille) tai toimitettava heidän nähtävilleen muulla sääntöjen määräämällä tavalla * *) edellytyksiä kokouksen laillisuudelle

Järjestäytyminen (Todetaan esteellisyydet, estyneisyydet, eronpyynnöt) Valitaan kokoustoimihenkilöt (puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat) Puheenjohtaja määritetään ylioppilaskunnan säännöissä

Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Puheenjohtaja toteaa Laillisuus: Kokouskutsu suoritettu sääntöjen mukaisella tavalla Päätösvaltaisuus: Riittävästi osallistujia kokouksen pitämistä varten Usein rutiini, mutta mainittava pöytäkirjassa * Tapaan kuuluu, että puheenjohtaja käy läpi laillisuuden ja päätösvaltaisuuden kriteerit ja sen miten ne toteutuvat kyseisessä kokouksessa

Työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen esityslista toimitetaan kokouskutsun yhteydessä Työjärjestykseksi hyväksyttäessä tehdään mahdolliset lisäykset ja tarkennukset esityslistaan sekä esimerkiksi käsiteltävien asioiden järjestykseen Ei pilkunviilausta, ellei tämä vaikuta asiaan, josta ollaan päättämässä Uudet kohdat käsittelyyn kiireellisenä säännöissä määrätyllä tavalla (yleensä 5/6 enemmistöllä)

Kokousasiat ja niiden käsittely

Käsiteltävät kokonaisuudet Ilmoitusasiat Ei voida tehdä päätöksiä Sääntömääräiset asiat Usein vaatimus, että mainittava kokouskutsussa Muut käsiteltäväksi tuodut tai kokouksen käsiteltäväkseen ottamat asiat Esimerkiksi hallituksen esitykset Muut esille tulevat asiat (META) Ponnet Ohjaavat päätökset Ei voi sisältää uusia varsinaisia päätöskohtia Kokouksen päättäminen

Mitä kokouksessa voi käsitellä Sen mitä esityslistassa ja säännöissä on mainittu Sen mitä kokous ottaa käsiteltäväkseen kiireellisenä (5/6) Jos kokouskutsussa on mainittu eksplisiittisesti, että kokouksessa ollaan päättämässä jostain sellaisesta asiasta, josta sääntöjen mukaan on ilmoitettava kokouskutsun yhteydessä, ei muusta asiaan liittyvästä voi päättää. Esim. jos esityslistalla lukee ”Sääntöjen 2§ muuttaminen”, ei kokouksessa voida käsitellä muuta kuin 2§ muuttamista. Jos taas kutsussa lukee ”Sääntöjen muuttaminen”, voidaan kokouksessa käsitellä mitä tahansa pykälää.

Asioiden tuominen edustajiston käsittelyyn Asiat tuo tyypillisesti käsittelyyn hallitus ja edustajiston valiokunta. Lisäksi sääntöjen mukaan esimerkiksi edustajiston puheenjohtaja, pääsihteeri, vähintään 1 edustajiston jäsen tai X ylioppilaskunnan jäsentä Valmiiksi muotoiltu kirjallinen esitys toimitetaan pääsihteerille X vuorokautta ennen kokousta Sääntöjen muuttaminen, toiminnan lakkauttaminen ja eräät muut merkittävät päätökset on mainittava kokouskutsussa, jotta ne voidaan käsitellä. Näitä ei voi käsitellä kiireellisinä Asian esittelee asian esityslistalle tuonut. Tämän jälkeen kuullaan hallituksen ja mahdollisen valiokunnan lausunnot. Hallituksen esitys toimii aina pohjaesityksenä

Kokousasian käsittely Asiakohdan avaaminen Asian esittely (esimerkiksi hallituksen toimesta) Keskustelun avaaminen Keskustelu Voidaan jakaa yleiskeskusteluun ja yksityiskohtaiseen keskusteluun Kysymykset Mahdolliset vastaesitykset Pöytäämisesitykset (pöytääminen käsiteltävä välittömästi) Esityksiä kannatettava, ei kuitenkaan henkilöesityksiä Keskustelun julistaminen päättyneeksi Ehdotusten toteaminen ja tarkistaminen Äänestystavasta ja -järjestyksestä päättäminen Äänestys ja äänestyksen tuloksen julistaminen Päätöksen ilmoittaminen ja vahvistaminen Asiakohdan päättäminen

Esityksen muoto Huonosti tehty ja epämääräinen esitys johtaa usein turhaan ja pitkään keskusteluun, jonka jälkeen kokouksen osallistujat eivät välttämättä edes tiedä, mistä ollaan päättämässä Suositeltavaa olisi, että jo esityslistalla olisi selkeä esittely perusteluineen sekä eksplisiittinen päätösesitys Viimeistään kokouksessa tulee päätösesitysten olla valmiina kirjallisessa muodossa Myös kokouksessa tehtävät vastaesitykset on syytä tehdä kirjallisena

Esimerkki, TKYH 6.6 Kerholle annettava varoitus asukkaita häiritsevästä metelöinnistä   N.N:lle on vuokrattu kerhotila Teekkarikylään kuuluvan asuinkiinteistön kellarikerroksesta. Suoraan kerhotilan yläpuolella olevan solun asukas on valittanut usein toistuvasta metelöinnistä ja hänelle on tarjottu toisia asuntoja kylästä. Asukkaalle metelöinnistä aiheutuva haitta on syksyllä 2002 tuotu yhdistyksen puheenjohtajan tietoon ja yhdistys on ollut tietoinen aiheuttamastaan häiriöstä. Yhdistykselle on tarjottu mahdollisuutta siirtää kylässä asuvia kerhon jäseniä kerhotilan yläpuolella olevaan soluun muille asukkaille koituvan häiriön minimoiseksi. Kerhotilojen vuokrasopimusten ehdoissa velvoitetaan vuokratussa huoneistossa noudattamaan TKY:n kiinteistöjen järjestyssääntöjä sekä erityisesti kiinnittämään huomiota mm. seuraaviin seikkoihin: Huoneistossa on käyttäydyttävä siten, että kiinteistön asukkaiden asumisviihtyvyyttä ei huononneta, kello 23-07 välisenä aikana on vältettävä turhaa melua. Mikäli kysymys on satunnaisesta häiriöstä, jonka syntymistä ei voida välttää, on asiasta riittävän ajoissa etukäteen sovittava niiden asukkaiden kanssa, joita häiriö tulee koskemaan, järjestysmääräysten rikkominen voi johtaa vahingonkorvausvelvollisuuteen tai vuokrasuhteen purkamiseen. Asuntojaosto on kokouksessa 8/2002 käsitellyt asukkaiden tekemän valituksen ja päättänyt antaa varoituksen kerholle. Päätöksessä todetaan kerhotilan yläpuolella olevaan soluun siirrettävän kylässä asuva kerhon jäsen. Mikäli siirrettäviä asukkaita ei löydy, on metelöinnin loputtava. PE TKYH päätti antaa N.N:lle kirjallisen varoituksen asukkaita häiritsevästä metelöinnistä. Kerhon kylässä asuvia jäseniä kehotetaan ottamaan yhteyttä asuntotoimistoon asukkaiden siirtämiseksi kerhotilan yläpuolella olevaan soluun. Mikäli siirrettäviä asukkaita ei löydy, on kerhon muutoin huolehdittava vuokrasopimuksen ehtojen noudattamisesta.

Esimerkki, TF MåMö 2001 Teknologföreningen ylläpiti opiskelijaravintolaa Servin Mökissä. Toiminta ei silloisella konseptilla ollut kannattavaa. Asia oli jokseenkin tulenarka, jonka takia kuukausikokouksen esityslistalla oli seuraava päätöskohta: N. Beslut om Servin Mökki

Esimerkki, TKYE 6/2002 Kokouskutsun lähtiessä ei ollut täysin tarkkaa tietoa siitä lopullisen päätösesityksen muodosta. Asiakohdat nimettiin kuitenkin mahdollisimman suuntaa antavasti ja pohjaesitys toimitettiin edustajistolle ennen kokousta siinä vaiheessa kun Senaattikiinteistöt olivat toimittaneet aiesopimuksen. Asiakohdat olisi myös voinut nimetä ”Tonttien vuokrausta koskeva sopimus”, ”Asuntolan rakentaminen” ja ”Teekkarikylän vuokraus” 12. Servin mökin parkkipaikalle ja Otaniemen Itärantaan kaavoitettavien tonttien vuokraamista koskevan esisopimuksen hyväksyminen 13. Periaatepäätös asuntolarakennusten rakentamisesta Servin mökin parkkipaikalle ja Otaniemen Itärantaan kaavoitettaville tonteille 14. Periaatepäätös Teekkarikylän vuokraamisesta MM-kisakyläksi vuonna 2005

Päättämättä jättäminen Pöydälle jättäminen Asia käsitellään seuraavassa kokouksessa samassa muodossa Tyypillisesti eri enemmistövaatimukset ensimmäisellä ja toisella pöytäämiskerralla (esim. x hlö ja enemmistöpäätös) Jos asiakohta muuttuu merkittävästi seuraavaan kokoukseen mennessä, käsitellään sitä, kuin se olisi ensimmäistä kertaa esillä Pöytäämisesitys on käsiteltävä heti, tarkentavaa keskustelua esimerkiksi myöhemmästä käsittelystä voidaan kuitenkin jatkaa Ponsiesityksiä ei voida pöydätä Kiireelliseksi julistettua asiaa ei voida pöydätä Kieltävä päätös Voi tarkoittaa myös palauttamista käsittelyyn uuden pohjaesityksen tekemistä varten Palauttaminen valmisteluun Käytännössä kieltävä päätös, mutta ei ilmaisultaan yhtä jyrkkä

Äänestys kokouksissa Vaihtoehdot JAA - EI Koeäänestys Kokouksen kulun nopeuttamiseksi Puheenjohtaja tulkitsee – ja jos joku niin haluaa, tulee äänet laskea ääntenlaskijoiden voimin Henkilövaaleissa on suositeltavaa käyttää suljettua lippuäänestystä (kannattaa mainita suoraan säännöissä) Kaikista lippuäänestyksistä on edustajiston kaltaisissa elimissä tapana tehdä kokouspöytäkirjan liitteeksi äänestyspöytäkirja, jonka ääntenlaskijat allekirjoittavat Kädenojennusäänestyksistä kirjataan äänestystulos pöytäkirjaan

Äänestysjärjestykset Yksityiskohtainen äänestysjärjestys Asetetaan vastakkain pohjaesityksestä eniten poikkeavat vastaesitykset. Voittanut vastaesitys asetetaan vastakkain pohjaesityksestä seuraavaksi eniten eroavan esityksen kanssa. Lopuksi pohjaesitystä vastaan Ryhmittäinen äänestysjärjestys Käytetään mikäli useita äänestysryhmiä Asetetaan ensin vastakkain pohjaesityksestä eniten poikkeavat esitysryhmät ja niin edelleen, kunnes voittanut ryhmä voidaan asettaa pohjaesitystä vastaan Mikäli pohjaesitys voittaa, se tulee päätökseksi Mikäli pohjaesitys häviää, voittaneen ryhmän sisällä suoritetaan yksityiskohtaisen äänestysjärjestyksen mukainen äänestys siitä, mikä kyseisen ryhmän esityksistä tulee kokouksen päätökseksi.

Esimerkki, yksityiskohtainen äänestysjärjestys Hallitus esittää, että hankitaan punainen auto. Keskustelussa tehdään seuraavat kannatetut vastaesitykset: Ostetaan pinkki ufo Ei osteta lainkaan kulkuneuvoa Äänestysjärjestys: 1. kierros 2. kierros Voittaa  vs. vs. Ei osteta ajoneuvoa

Esimerkki, ryhmittäinen äänestysjärjestys Hallitus esittää, että hankitaan punainen auto. Keskustelussa tehdään seuraavat vastaesitykset: Ostetaan keltainen auto Ostetaan vihreä auto Ostetaan turkoosi ufo Ostetaan pinkki ufo Ei osteta lainkaan kulkuneuvoa Äänestysjärjestys: 1. kierros 2. kierros 3. kierros 4. kierros Ostetaan ajoneuvo Ostetaan auto Voittaa  Voittaa  vs. vs. vs. vs. Ei osteta ajoneuvoa Ostetaan ufo Voittaa 

Erilaiset enemmistöt Yhdistyslain oletusarvo: Yli puolet ”annetuista äänistä” Koskee valtaosaa ylioppilaskunnan päätöksentekoa ”Annettuja ääniä” ovat asiaan kantaa ottaneet äänet Enemmistöä määritettäessä ei huomioida tyhjiä ja hylättyjä ääniä. Nämä eritellään kuitenkin äänestyspöytäkirjassa Asiaäänestyksessä ratkaisee puheenjohtajan ääni (mikäli puheenjohtaja äänivaltainen), henkilövaalissa arpa Huom! ”Yksinkertainen enemmistö” ei ole juridisesti eksplisiittisesti määritetty termi vaikka onkin yleisimmin käytetty sanamuoto Määräenemmistö Tietty prosentti tai lukumäärä annetuista äänistä tai kaikista jäsenistä Oletusarvoisesti 3/4 annetuista äänistä (yhdistyslain oletusarvo sääntömuutoksille, yhdistyksen purkamiselle ja yhdistyksen omaisuuden pääosan luovutamiselle) Suhteellinen enemmistö Se päätös voittaa, joka saa suhteellisesti suurimman enemmistön, tämä enemmistö voi olla < 50 %. Ei käytännössä koske ylioppilaskuntia  Edellytettävät enemmistöt on kirjattava sääntöihin selkeästi

Vaalit Yksi valittava Useampi valittava Normaali äänestysjärjestys (jokainen äänestäjä äänestää jotain ehdokasta), kunnes jollain ehdokkaalla on takanaan yli 50 % enemmistö Ehdokkaiden pudottamisesta pois jatkosta sovittava ennen äänestyksen aloittamista (esimerkiksi ilman ääniä jääneet pois, alle tietyn osuuden (%) ääniä saaneet pois, vähiten ääniä saanut pois tai yhdistelmä näistä) Esimerkki: Yhtä henkilöä valittaessa on kuusi ehdokasta. 1. kierroksella äänet jakautuvat seuraavasti: 0, 1, 8, 11, 12, 13. Kaksi tapaa jatkaa: 1) Äänestetään 12 ja 13 ääntä saaneiden välillä 2) Äänestetään 11, 12 ja 13 ääntä saaneiden välillä (tiputusäänestys) Tiputusäänestyksessä seuraavalle kierrokselle siirryttäessä jätetään pois nolla ääntä saaneet sekä vähiten ääniä saanut ehdokas. Mikäli hajaääniä saaneita on useita, voidaan tiputtaa pois ne, joiden yhteenlaskettu äänimäärä ei riittäisi seuraavalle kierrokselle, eli kyseisessä tapauksessa voidaan jättää pois 1 ja 8 ääntä saaneet, sillä näiden äänimäärä on yhteensä < 11 Useampi valittava Suhteellinen listavaali Henkilökohtainen suhteellinen listavaali Henkilökohtainen suhteellinen vaali Siirtoäänivaali

Henkilökohtainen suhteellinen vaali Henkilökohtainen suhteellinen vaali toimitetaan ilman ehdokaslistoja Jokainen annettu ääni jaetaan vaalilippuun merkittyjen ehdokkaiden kesken ensimmäisenä olevan ehdokkaan saadessa yhden äänen, toisena olevan puoli ääntä ja niin edelleen. Vaalissa tulevat valituiksi eniten ääniä saaneet ehdokkaat

Suhteellinen listavaali Ehdottajat laativat tunnuksilla varustetut ehdokaslistat, joissa ehdotetut henkilöt asetetaan määrättyyn järjestykseen Vaalilippuun tulee merkitä ehdokaslistan tunnus. Listojen vertauslukujen laskeminen (n nimeä listalla, x ääntä): 1. saa x pistettä, 2. saa x/2, 3. saa x/3, …, ja viimeinen saa x/n pistettä Kaikki ehdokkaat asetetaan saamiensa vertauslukujen mukaiseen järjestykseen Vaalissa tulee valituksi niin monta suurimman vertausluvun saanutta, kuin valittavia on Jos joku tulee valituksi useammalta kuin yhdeltä ehdokaslistalta, katsotaan hänen edustavan sitä listaa, jolla hänelle laskettava vertausluku on suurin

Henkilökohtainen suhteellinen listavaali Ehdottajat laativat ehdokaslistat Ääni annetaan jollekin ehdokaslistassa olevalle ehdokkaalle Listojen vertauslukujen laskeminen: Kullakin ehdokaslistalla eniten ääniä saanut saa vertausluvukseen ehdokaslistan saaman koko äänimäärän, toiseksi eniten ääniä saanut listan äänimäärän jaettuna kahdella, ja niin edelleen Ehdokkaat asetetaan vertausluvun mukaiseen järjestykseen Vaalissa tulee valituksi niin monta suurimman vertausluvun saanutta kuin valittavia on Jos joku tulee valituksi useammalta kuin yhdeltä ehdokaslistalta, katsotaan hänen edustavan sitä listaa, jolla hänelle laskettava vertausluku on suurin. Kullakin muulla ehdokaslistalla tulee hänen sijaansa seuraavaksi suurimman vertausluvun saanut

Siirtoäänivaali (yksinkertaistettu yleinen kuvaus) Äänestäjä merkitsee ehdokkaansa (yhden tai useampia) vaalilippuun haluamassaan suosituimuusjärjestyksessä Valituksi tulevat laskennasa äänikynnyksen ylittävät ehdokkaat: äänikynnys = kaikkien äänten lukumäärä / (valittavien määrä + 1) Jokaisella äänestäjällä on yksi ääni, joka voi jakautua järjestyksessä vaalilippuun merkittyjen ehdokkaiden kesken ääntenlaskennan edetessä kierroksittain Annettu ääni hyödyttää ensin vaalilipun ensimmäistä ehdokasta, ja tämän mennessä läpi (tai pudotessa laskennasta) “käyttämätön” (=läpi menneitä hyödyttämätön) osa äänestä siirtyy seuraavana mainitulle jäljellä olevalle ehdokkaalle

Irrallisia kokousteknisiä poimintoja

Estyneisyys ja esteellisyys Estyneisyys = tilapäisesti estynyt (koko kokous, tai johonkin kellonaikaan asti) Voidaan tyypillisesti peruuttaa kokouksessa Tarkempi käytäntö määritetään työjärjestyksessä Esteellisyys = jääviys Henkilö itse tai puheenjohtaja toteaa Esteellisiä toimimaan edustajistossa ovat tyypillisesti ylioppilaskunnan hallituksen jäsenet ja työntekijät ”Henkilö ei saa osallistua sellaiseen hänen ja yhdistyksen välistä koskevan eikä muunkaan sellaisen asian käsittelyyn eikä ratkaisemiseen, jossa hänen yksityinen etunsa saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa” Tilinpäätöksen hyväksyminen sekä sopimusten tekeminen ja tulkinta Esteellisyys ulottuu tiettyjen perheenjäsenten ja sukulaisten asioihin (kts. suuntaviivat esimerkiksi hallintolain 28§) Ei koske esimerkiksi hallitus- tai toimihenkilövaalia tai kyseisen henkilön erottamista yhdistyksestä Järki käteen “Osallistumisen” rajoittamisen käytännön toteutus vaihtelee (puheoikeus vs. läsnäolo-oikeus)

Hallintolain 28§ esteellisyydestä Esteellisyysperusteet (Huom! Nämä eivät koske kaikkea ylioppilaskunnan päätöksentekoa) Virkamies on esteellinen: jos hän tai hänen läheisensä on asianosainen; jos hän tai hänen läheisensä avustaa taikka edustaa asianosaista tai sitä, jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa; jos asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa hänelle tai hänen 2 momentin 1 kohdassa tarkoitetulle läheiselleen; jos hän on palvelussuhteessa tai käsiteltävään asiaan liittyvässä toimeksiantosuhteessa asianosaiseen tai siihen, jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa; jos hän tai hänen 2 momentin 1 kohdassa tarkoitettu läheisensä on hallituksen, hallintoneuvoston tai niihin rinnastettavan toimielimen jäsenenä taikka toimitusjohtajana tai sitä vastaavassa asemassa sellaisessa yhteisössä, säätiössä, valtion liikelaitoksessa tai laitoksessa, joka on asianosainen tai jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa; jos hän tai hänen 2 momentin 1 kohdassa tarkoitettu läheisensä kuuluu viraston tai laitoksen johtokuntaan tai siihen rinnastettavaan toimielimeen ja kysymys on asiasta, joka liittyy tämän viraston tai laitoksen ohjaukseen tai valvontaan; tai jos luottamus hänen puolueettomuuteensa muusta erityisestä syystä vaarantuu. Läheisellä tarkoitetaan 1 momentissa: virkamiehen puolisoa ja virkamiehen lasta, lapsenlasta, sisarusta, vanhempaa, isovanhempaa ja virkamiehelle muuten erityisen läheistä henkilöä samoin kuin tällaisen henkilön puolisoa; virkamiehen vanhempien sisarusta sekä hänen puolisoaan, virkamiehen sisarusten lapsia ja virkamiehen entistä puolisoa; sekä virkamiehen puolison lasta, lapsenlasta, sisarusta, vanhempaa ja isovanhempaa samoin kuin tällaisen henkilön puolisoa sekä virkamiehen puolison sisarusten lapsia. Läheisenä pidetään myös vastaavaa puolisukulaista. Puolisoilla tarkoitetaan aviopuolisoita sekä avioliitonomaisissa olosuhteissa ja rekisteröidyssä parisuhteessa eläviä henkilöitä.

Eriävä mielipide Kaikki päätöksentekoon osallistuneet ovat osallisia päätökseen elleivät jätä eriävää mielipidettä Case TKY: ”Moraalinen oikeutus julkiseen vastustamiseen” Ainoa normaali tapa irtisanoutua juridisesta vastuusta päätökseen (esimerkiksi oikeus nostaa moitekanne) On pitänyt vastustaa asiaa sen käsittelyssä Ilmoitettava kokouksen aikana Annetaan kirjallisena pöytäkirjan tarkastukseen varatun ajan sisällä Kannattaa kirjata myös perustelut Käytännössä poikkeuksellista – ei joka asiaan josta eri mieltä

Pöytäkirja Erilaisia pöytäkirjatyyppejä Päätöspöytäkirja Päätöspöytäkirja perusteluineen (selostuspöytäkirja) Keskustelupöytäkirja Pöytäkirjan julkistamisesta määrätään säännöissä Todennäköisesti virallisen ilmoitustaulun välittömässä läheisyydessä ja www-sivuilla Tarkastettava X vrk (tyypillisesti 14) kuluessa kokouksesta Vaatikaa! Pöytäkirjat julkisia (YL 30§) ”Yliopiston ja ylioppilaskunnan toiminnan julkisuuteen sovelletaan, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) säädetään lain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetun viranomaisen toiminnan julkisuudesta.” Päätösluettelo saadaan käytännössä ulos heti kokouksen jälkeen – hyvä hallintotapa Tarkastajat henkilökohtaisesti vastuussa hyväksymistään asioista

Pöytäkirjanote Tulee sisältää: Pöytäkirjan otsikko ja kokouksen ajankohta Kokouksen avaamista koskeva kohta Kokouksen päätösvaltaisuutta koskeva kohta Kokoustoimihenkilöiden valintaa koskeva kohta Kyseistä asiaa koskeva kohta (päätös) Kokouksen päättäminen Otteen oikeaksi varmentaminen Numerointi kuten pöytäkirjassa, muut kuin otetta koskevat asiakohdat merkitään viivalla

Ponnet ja kokoustauot Ponnet Kokoustauko Käytännössä toivomusponsia, ei päätöksiä eivätkä velvoittavia Hallitus vastaa ponteen kirjallisesti seuraavassa kokouksessa Äänestetään aina Käsitellään kohdassa ”Muut esille tulevat asiat” Kokoustauko Asioiden selvittämistä varten Harvoin kirjattu mitään sääntöihin/työjärjestyksiin – voisi olla paikallaan Puheenjohtaja tulkitsee Pidemmät kokoustauot (esimerkiksi yli 15 minuuttia) hyvä käsitellä esimerkiksi ehdottomalla enemmistöllä, varsinkin jos pidemmän tauon pitäminen ei tunnu yleisesti kannatetulta

Kirjallisuutta www.finlex.fi Neuvottelu- ja kokoustaitoa käsittelevät kirjat Risto Riitesuon ja Heikki Halilan kirjat Yhdistysoikeus (HH, Lauri Tarasti) Yhdistyksen kokousmenettely (RR) Yhdistyksen hallituksen kokousmenettely (RR) Erottaminen ja kurinpito yhdistyksessä (RR)

Anteeksi.