Tietojohtamisen tulevaisuus valtionhallinnossa Pääjohtaja, dosentti, OTT Tuomas Pöysti/VTV 3.6.2009

Sisältö Yhteiskunta, talous ja hallinto ovat kansainvälisesti ja kansallisesti syvällisessä murroksessa. Nyt tarvitaan rohkeaa näkemystä tulevasta samalla kun katse pidetään perusasioissa Tietojohtamisella on merkittävää potentiaalia julkisen hallinnon ja julkisen toiminnan tuottavuuden ja tehokkuuden sekä yhteiskunnallisen vaikuttavuuden parantamisessa Tietojohtamisen menettelyiden systemaattinen käyttöönotto ja kehittäminen on välttämätön osa julkishallinnon kestävää tuottavuustyötä Tietojohtamisella voidaan toteuttaa pohjoismaisen demokratiaideaalin ja julkisuusperiaatteen kantavia arvoja ja tavoitteita: 2010 –luvun aktiivisten kansalaisten kansalaisyhteiskuntaa Tietojohtamisen tiellä valtionhallinnossa on lukuisia esteitä

Lähtökohtia valtionhallinnon muutoksesta Informaation sekä tiedon ja innovaatioiden taloustieteen kehitys on syvällisesti muuttanut käsitystämme tehokkuuden edellytyksistä markkinoilla ja julkisessa hallinnossa. Tämä on yksi merkittävistä viimeisen 20 vuoden tieteellisistä edistysaskeleista (prof. Joseph Stiglitz) Perinteisestä hyvinvointivaltiosta siirrytään uuskeynesiläistä talouspolitiikkaa harjoittavaan kilpailuvaltioon, jossa valtio on samalla interaktiivisen vuorovaikutuksen areena Kilpailuvaltiot toimivat myös laajalti yhteistyössä Hallinnon tulevaisuudenkuva on informaatiohallinto (prof. Victor Mayer-Schönberger, Suomessa professori Ahti Saarenpää)

Informaatiohallinnon ominaispiirteitä Julkishallinnon työ- ja toimintatapa on informaation haku, kokoaminen, muokkaus ja levittäminen: informaatio on raaka-aine, hyödyke ja vaikuttamisväline Hallinto- ja lainsäädäntömenettely on ensisijaisesti informaatioprosessi Hierarkkisesta hallinnosta siirrytään useiden kansainvälisten ja kansallisten, julkisten ja yksityisten toimijoiden verkostossa tapahtuvaan riskien, prosessien ja informaation hallintaan Julkishallinnon työ tapahtuu tietoverkossa ja tietojärjestelmissä Organisaatiot eivät ole enää paikkaan sidottuja Hyvä suomalainen esimerkki tästä muutoksesta on verohallinto ja uusi verohallintolaki (237/2008) sekä verotusmenettelyä koskeva lainsäädäntö.

Talouden muutoksesta Julkishallinnon tuottavuus- ja tehokkuusohjelmat ovat tulleet jäädäkseen Valtiontaloudessa ja julkistaloudessa laajemmin on merkittävä ja rakenteellinen kestävyysvaje. Sen suuruusluokaksi on arvioitu noin 3 % BKT:sta Tiukka menokuri sekä yhteiskuntapolitiikan ja julkisen toiminnan kustannusvaikuttavuus ja kustannustehokkuus ovat lähivuosien talousarviovalmistelun tärkeimpiä haasteita (VTV:n erilliskertomus eduskunnalle, K 12/2009 vp.) Kansantaloudessa tapahtuu merkittäviä rakenteellisia muutoksia

Mitä on tietojohtaminen Ei ole yhtä tietojohtamisen määritelmää Käytännössä ja teoriassa on useita eri lähestymistapoja tietojohtamiseen: tekninen ja järjestelmäkeskeinen: päätöksenteon tukijärjestelmät ja asiantuntijajärjestelmät informaatioprosessi- ja dokumentaatiokeskeinen: eksplisiittisen dokumentoidun tiedon hallinta ja tehokas hyödyntäminen organisaatiossa kognitiivinen johtaminen: kilpailu- ja suorituskyvyn johtaminen sekä tietämyksen ja tiedonhallinnan merkitys siinä monitieteellinen ja integroitu lähestymistapa yhteiskuntatieteellinen, erityisesti talous- ja hallintotieteellinen sekä humanistinen näkökulma oikeudellinen ja oikeustieteellinen: oikeusinformatiikan näkökulma

Mitä on tietojohtaminen valtionhallinnossa Tietojohtaminen tarkoittaa periaatteita sekä tekniikoita, prosesseja ja käytäntöjä, joiden mukaan tiedon ja tietämyksen luominen, haku, levittäminen ja hyödyntäminen organisaatiossa, organisaatioiden välillä ja organisaation toiminta- ja yhteistyöverkostoissa on järjestetty Ei siis ole pelkästään tietohallintoa ja IT –järjestelmiä koskeva kysymys Tietojohtamisen kehittäminen on välttämättä osa organisaation yleistä kehittämistä Ulkoinen ja sisäinen näkökulma tietojohtamiseen Valtioelinten, hallinnon ja kansalaisten sekä sidosryhmien välinen suhde: informaatiohallinnon aktiivinen kansalaisuus (e-demokratia, i-demokratia) Hallinnon sisällä toiminnan vaikuttavuuden ja tehokkuuden parantaminen tietojohtamisen menettelyillä

Tietojohtamisen tarve valtionhallinnossa 1: kansanvaltainen näkemysvalta Näkemysvalta eduskunnan vallan muotona: agendan asettaminen Näkemysvalta hallituksen vallan ja vaikuttamisen muotona: yhteiskunnan, talouden ja lainsäädännön kehittämisen tulevaisuuden linjat, hallituksen poliittinen agenda ja sen perustelut Näkemysvallan yhdistäminen lainsäädäntö- ja budjettivallan sekä hallitusvallan käyttöön ennakoinnin, arvioinnin ja tutkimuksen yhdistäminen Pohjoismainen ideaali sekä julkisuusperiaatteen taustalla oleva ajatus valistuneesta hallinnasta, joka perustuu avoimeen ja valistuneeseen keskusteluun Eduskunnalle tietoa ja informaatiota Näkemyksen tehokas kokoaminen ja tehokas toteuttaminen valtioneuvostossa. Hallitus on parlamentaarisen järjestelmän moottori

Tietojohtamisen tarve valtionhallinnossa 2: nykyajan aktiivinen ja valistunut kansalaisuus Moderni, aktiivinen kansalaisuus ja yhteisöllisyys toteutetaan pitkälti verkossa tai verkon ja muun vuorovaikutuksen kokonaisuudessa Aktiivisen kansalaisuuden muoto on osallistuminen keskusteluun ja vaikuttaminen: osallisuuden tunteminen Julkisuusperiaate edellyttää, että viranomaiset huolehtivat rikkaan julkisen keskustelun edellytyksistä (ks. Norjan perustuslaki, 100 §) tiedon tuottaminen ja jakaminen Informaation tuottaminen ja neuvonta ovat olennainen osa julkisten viranomaisten toimintaa (pelastustoimi, turvallisuus, kuluttajansuoja, terveystoimi) Kansalaisen kokema tietotulva edellyttää tiedon kokoamista ja jäsentämistä: laatusertifiointi vs. epäluottamus perinteiseen viranomaistiedottamiseen

Tietojohtamisen tarve valtionhallinnossa 3: tehokkuus ja vaikuttavuus sekä laatu Tietämyksen hyödyntäminen ja informaation tehokas kulku strategian onnistuneen toteuttamisen ehtona Strategiset pääomat ja tehokkaampi ongelmanratkaisu taloudelliset ja henkilöstöresurssit informaatioresurssit, dokumentoitu tieto osaaminen: hiljainen tieto ja intuitiivinen tieto ongelmanratkaisussa ja sen arvioinnissa Ns. tietoon ja näyttöön perustuva politiikka (evidence based policies), arviointi- ja ennakointitiedon tehokas hyödyntäminen erilaisissa prosesseissa ja eri tarpeisiin tehokkaampi ongelmanratkaisu ja riskienhallinta sekä resurssiallokaatio Tietojohtamisen menettelyillä voidaan hoitaa myös laadullisia kontrolleja. Tietojärjestelmät itsekin voivat tosiasiassa ohjata laadun ja tiedon hyödyntämisen kannalta optimaalisiin työtapoihin

Tietojohtaminen liittyy ennakoinnin, arvioinnin ja strategisen päätöksenteon kokonaisuuteen

Tietojohtamisen kehittäminen on olennainen osa kestävää tuottavuustyötä Päällekkäisen ja kaksinkertaisen työn sekä hitaan manuaalisen työn poistaminen Informaation ja tietojohtamisen avulla voidaan laajempia kokonaisuuksia hallita nykyisellä tai jopa vähemmällä henkilöstömäärällä Tuottavuuskehitys on riippuvainen sijoituksista taloudelliseen kompetenssiin, johon kuuluvat muun muassa tietovarannot Hierarkia ja sektoroituminen ovat perinteisen byrokratian toimintamalli Siirtyminen verkkomaiseen toimintatapaan ja logiikkaan edellyttää uudenlaista, yhteisiä näkökohtia ja tietovarantoja korostavaa näkökulmaa Valtioneuvoston ja muun valtionhallinnon resurssien käytön ja vaikuttavuuden haasteet ovat horisontaalisia: sektorirajat ylittäviä

Tietojohtaminen tukee innovatiivisuutta Julkishallinto tarvitsee uusia toiminnallisia innovaatioita; uusia tapoja tehdä asioita näkemystä ja päätöksiä siitä, mitä uusia asioita pitää tehdä näkemystä ja päätöksiä siitä, mistä luovutaan Oivallukset ja innovaatiot syntyvät vuorovaikutuksessa ja uuden informaation sekä tiedon perustalta Innovaatiot vaativat irtautumista totutuista ajattelumalleista, menemistä henkiselle kipurajalle sekä tiedollista haastamista

Tietojohtamisellako ruusuinen tulevaisuus? Tietojohtaminen ei ole mikään patenttiratkaisu tai ihmelääke. Tietojohtaminen ei ole mikään kokonaisvaltainen johtamisidea Tietojohtaminen voi parhaimmillaankin tarjota vain osavastauksia edellä esitettyihin haasteisiin Tietojohtamisen menettelyiden soveltamisen ja tuloksellisen hyödyntämisen tiellä on monia esteitä ja vaikeuksia

Valtion tietojohtamisen vaikeudet ja esteet Sektoroitunut sekä valtio- ja kuntasektoriin hajautunut toimintatapa Perinteiset ajattelumallit ja tavat hahmottaa asioita. Elämme Weberin byrokratian ja asiakirjan elämysmaailmassa. Pitäisi elää informaation, tiedon ja verkostojen sekä rakenteisten viestien ja dokumenttien maailmassa. Valtion ja osin JulkIT –johtaminen on teknistä tietohallintoa ja tietojärjestelmäkeskeistä. Puhutaan IT –arkkitehtuurista, liian vähän tietoarkkitehtuurista Kuka puhuu tietojohtamisen puolesta ja onko sen kehittämiseen osoitettu voimavaroja

Valtion tietojohtamisen vaikeudet ja esteet 2 Horisontaalisten ja vertikaalisten prosessien nivominen yhteen valtioneuvoston ja sen alaisen hallinnon muodostamassa konsernissa Tietojohtaminen edellyttää prosessien määrittelyä ja prosessien johtamista. Tässä ei vielä olla julkisessa johtamisessa kovin pitkällä mutta osassa toimintayksiköitä kuitenkin hyvällä alulla Tiedon kaaos. Tietoturvallisuuden integroiminen osaksi tietojohtamista Julkisen IT –johtamisen tulostaulu ei ole kovin hyvä, mutta onnistumiasiakin löytyy Aito vuoropuhelu teknologian, hallinnon kehittäjien ja käyttäjien kanssa Tieto, tietovarannot ja tietorakenteet ovat julkishyödyke, tyypillinen alirahoittamisen ongelma

Tietojohtamisessa onnistumisen vaikeudet ja pulmat yksilön näkökulmasta Yksilö- ja elämismaailman rajoitteet tietotulva aika miten herättää kiinnostus asioihin, joihin ei peruskiinnostusta: esim. talouden ja toiminnan yhteys Tiedon selkeä visualisointi eri käyttäjäryhmille

Mitä tarvitaan, mitä pitäisi tehdä Valtion konsernitasoinen tietojohtaminen ja valtioneuvoston tietojohtamisverkosto ovat olennainen osa konsernimaista IT –toimintaa. Tietojohtaminen edellyttää IT:n ja informaatiohallinnon kehittämisen yhdistämistä perusprosessien ja toimintojen kehittämiseen eli näkemistä hallintopolitiikan strategisena menestystekijänä Valtioneuvosto ja laajemmin koko valtiokonserni tarvitsee verkostomaisen ja ketterän mutta yhtenäisen ja avoimen arkkitehtuurin Tietojohtaminen pitäisi ottaa vahvasti hallinnon kehittämisen ja JulkIT-kehittämisen asialistalle Tietojohtamisessa pitäisi myös ottaa reippaita ja konkreettisia askeleita tärkeissä yksittäisissä prosesseissa Ehdotus: valtioneuvoston ja eduskunnan säädösvalmistelu- ja lainsäädäntöprosessi olisi erinomainen alku

Valtion tietojohtaminen tarkoittaa käytännön toimina Valtioneuvoston ja laajemmin valtionhallinnon yhteisten poikkihallinnollisten prosessien ja niihin liittyvien informaatioprosessien sekä niiden johtamis- ja kehittämisvastuiden määrittelyä Olennaisten yhteisten tietotarpeiden määrittelyä kansalaisten, eduskunnan ja hallinnon sidosryhmien sekä ministeriöiden ja hallinnon sisäisten suhteiden kannalta Yhtenäisiä julkishallinnon palveluportaaleita Uusi Suomi.fi, Yritys-Suomi, terveydenhuollon portaali(t) Valtioneuvostolle yhtenäinen ja yhteinen verkkoilme ja irti ministeriökohtaisuudesta

Valtion tietojohtaminen tarkoittaa käytännön toimina Tärkeiden metatietojen ja tietorakennemäärittelyiden tekemistä konsernitasolla ja tämän työn vastuuttamista Metatietojen ja tietorakenteiden määrittelyn, IT:n kehittämisen ja toiminnan kehittämisen tarkastelua yhdessä eri toimijoiden dialogina Tietojohtamisen menetelmiä toteuttavia yhteisiä konsernipalveluita valtioneuvoston ja laajemmin valtionhallinnon sisällä, valtioneuvoston ja eduskunnan välisessä suhteessa sekä hallinnon suhteessa kansalaisiin

Lopuksi Tietojohtamisen esteet ovat voitettavissa vain osittain. Mutta osittainen onnistuminenkin jo nostaa tehokkuutta ja vaikuttavuutta sekä uuden kansalaisyhteiskunnan toimivuutta huomattavasti. ___________ Valtiontalouden tarkastusviraston pääjohtaja, hallinto-oikeuden dosentti, OTT Tuomas Pöysti Valtiontalouden tarkastusvirasto, Eduskunta PL 1119, 00101 HELSINKI puh. 09 432 5700, etunimi.sukunimi@vtv.fi www.vtv.fi