Tik-76.612 Ohjelmistoprojektien Hallinta Luento 10 – Projektin päättäminen

Projektin päättäminen osuuden - tavoite Tässä osuudessa kerrotaan mitä tapahtuu varsinaisen projektivaiheen päätyttyä eli käydään läpi erilaiset projektin luovuttamiseen liittyvät tehtävät, kuten virheiden korjaaminen, tuotantotuki sekä ylläpidon organisointi, loppuraportin laatiminen ja palkitsemismekanismien toiminta. Määritelty kesto, eri vaiheita Määritelty aloituspiste Määritelty lopetuspiste Tarve Resurssitarve Tarve tyydytetty Projekti Tuki ja / tai linja-organisaatio Yrityksen tukiorganisaatio tukee projektia (ja muita projekteja) peruspalveluilla synty suunnittelu käynnistys tekeminen päätös operointi ohjaus

Sisällysluettelo Ylläpidon suunnittelu ja toteutus Projektin palkitsemismenetelmät Projektin päättäminen ja purkamisessa huomioitavat asiat Loppuraportin laatiminen

Projektin Päättäminen Ylläpidon suunnittelu ja toteutus Projektin palkitsemismenetelmät Projektin päättäminen ja purkamisessa huomioitavat asiat Loppuraportin laatiminen

Ylläpidon suunnittelu ja toteutus Ylläpidon ja operoinnin suunnittelu on tärkeä osa koko hankkeen suunnittelussa. On oleellisen tärkeää, että ylläpidon ja operoinnin kustannukset on huomioitu jo Business Case –vaiheessa kokonaisuuden hahmottamiseksi sekä mm. kaikkien kustannusten huomioimiseksi. Managing Operating Delivering Planning Kuva: Accenture Business Integration Methodologyn sisältämät päätehtäväkokonaisuudet

Hanke – projektit – vaiheet Ylläpito alkaa ensimmäiseen tuotantovaiheeseen siirryttäessä. Monesti jonkin järjestelmäratkaisun rakentaminen muodostuu useista peräkkäisistä projekteista, jotka kukin rakentavat osan ratkaisusta. Ylläpito ja kehittäminen tapahtuvat samanaikaisesti. 2002 2003 2004 Hankkeen hallinta Muutoshallinta Release 1.0 pilotti Release 1.5 Myynti- ja palvelun Myynti- ja palvelu: Ylläpitovaiheessa Release 2.0 Markkinointi ja analysointi Markkinointi ja analysointi: Ylläpitovaiheessa Release 3 Yrityksen sisäinen ja ulkoinen hallinta

Ylläpidon suunnittelu ja toteutus Esimerkit seuraavilla sivuilla

Ylläpidon suunnittelu ja toteutus - tehtäviä Access and Interpret Progress: Operointivaiheen hallinta kokonaisuutena Jatkuva monitorointi liiketaloudellisille hyödyille Seurantamekanismit: projektinhallinnan käytännöt Muutosherkkyys: ympäristömuutoksiin reagointi Manage Service to Customers: Asiakassuhteen seuranta ja hallinta Sopimusten seuranta ja hallinta Palvelutason seuranta Työkohteiden hallinta: huom. kommunikointi

Ylläpidon suunnittelu ja toteutus - tehtäviä Improve Service and Productivity: Odotustenhallinta Jatkuva toiminnan kehittäminen Toiminnan määrämuotoinen seuranta ja tehostavien toimenpiteiden muodostaminen ja läpivienti Plan and Manage Service Provision Unit: Toteuttavan organisaation johtaminen Yhteistyökumppanien johtaminen Taloushallinto Toiminnan raportointi ja johtaminen sekä kommunikaation hallinta Strateginen suunnittelu

Ylläpitosuunnitelma - konteksti Liiketoiminta-arkkitehtuurin mallintaminen auttaa myös ylläpidon suunnittelussa. Yhteistyö eri osapuolten välillä Yhteisten päämäärien ymmärtäminen Palveluasenne Yrityskulttuuri, “fiilis” Kulttuuri Tulos ja mittaaminen Strategia Osaaminen Organisaatio Tuotetuntemus ATK:n käyttö Prosessien tuntemus Varma ja toimiva liiketoiminta-ratkaisu Tehokas, edistyksellinen ja käyttäjäystävälli-nen ratkaisu Ratkaisun laajuus tarkasti rajattu Toteutus aikataulun mukaisesti Hyvin toimiva projekti Hallittu muutos Prosessitiimit Työryhmät Toimenkuvat Proseduurit Tavoitteena on liiketoiminnan parempi kannattavuus ja yrityksen kilpailukyvyn parantaminen Tilat Toimisto 1 Toimisto 2 Tuotetuki Prosessit Tuote Palvelu 1 Palvelu 2 Kirjanpito Sovellukset Laitteet Liiketoiminta 1 Liiketoiminta 2 Kirjanpito Data Warehouse Työasemat Palvelimet Oheislaitteet Työkalut Työasemaympäristö, verkko Keskuskonepalvelut serverillä Käyttöpalvelut Operointipalvelut Toteutus- ja tuotanto- ympäristöt Esimerkki: Projektin ’arkkitehtuurista’

Ylläpitosuunnitelman sisältö Ylläpitosuunnittelun laajuus kattaa kaikki ylläpitoon liittyvät seikat alkaen ylläpidon prosesseista aina tuotantoympäristöihin, henkilöstöön ja riskeihin. Ylläpitosuunnitelma voi sisältää esim. seuraavat osat: Tausta palvelut, help desk, sovellusylläpito, tuotantotuki ja ylläpidon monitorointi Prosessit help desk -palvelujen prosessit ja päätöksenteko ylläpidon päätöksenteko ja prosessit Muutospyyntöjen ja virheilmoitusten luonti Prioriteettien asettaminen Muutospyyntöjen ja virheiden analysointi Toteutuksen hyväksymismenettely Toteutustyö Tuotantoon palautus, luovutusmenettely Käyttäjien informointi koskien korjauksia Tuotantotuki Ylläpidon suorituskyvyn ja läpimenoaikojen seuranta Järjestelmäkatkokset ja tuotantokatkokset Muu KPI monitorointi

Ylläpitosuunnitelman sisältö Ylläpidon laajuus ja rajaukset pienkehitys tuotannon tukeminen ja palvelutaso korkean prioriteetin virheet ja muutospyynnöt Ylläpidon budjetit ja ajankäyttösuunnittelu aikataulut resurssit Ylläpidon aikataulu ja resurssit Tekninen ympäristö tuotantoympäristö kehitys- ja testausympäristöt rinnakkaiskehittämisen ympäristöt Avoimet kysymykset, riskit ja toimenpiteet käyttäjäorganisaatio, loppukäyttäjät kehitysprojektit ulkoiset muutosvaatimukset

Ylläpidon suunnittelu ja toteutus – tiukat prosessit Ylläpitoon liittyy suuri määrä ristiriitaisia vaatimuksia. Toisaalta vaatimuksena on järjestelmän virheettömän toiminnan varmistaminen mahdollisimman nopeasti ja luotettavasti ja toisaalta uusien toimintojen ja ominaisuuksien nopea luonti ja sisällyttäminen osaksi jopa järjestelmän ydinprosessointia. Tämä aiheuttaa ylläpidosta vastaavalle johdolle miellyttämisongelman; ”ei pidä kumartua, koska silloin myös pyllistää”. CR not Postponed/ Rejected created Rejected Postponed Over 3 days impl . ? New request for change Line Programme Maintenance User Group Maintenance User Group Analysis, Yes Organisation Director / estimated Manager IT Manager No Inform the system Approved, Programme users Migrated Test, Director about the migration Tested Ylläpidon prosesseista voi muodostua hyvinkin monimutkaisia, jotta tasapuolisuus ja järkevyys toteutuisi.

Ylläpitokoulutus ja valmennus – tiedon jakaminen Tiedon- ja osaamisen siirto pitää varmistaa, jotta ylläpidon organisointi ja henkilöiden osaaminen saadaan tarvittavalle tasolle. Tilaajan projektilaisten osaamiskäyrä Projektin aikana varmistetaan tietojen ja taitojen siirtäminen tilaajan henkilöstölle niin, että heistä tulee riippumattomia osaajia hankkeen loppuun mennessä. Osaamisen jakamisen suunnittelu ja toteutus otetaan huomioon työsuunnitelmissa ja tiimi-kokoonpanoissa. Näin varmistetaan, että asiakas saa kaiken mahdollisen hyödyn projektista. Projektitiimin jäsenten valinnassa tulee painottaa henkilöiden omaksumiskykyä ja –halua, jotta tiedonsiirron tavoitteet voidaan saavuttaa. Tiimin jäsenten tiedon omaksumista mitataan koko hankkeen ajan. Osaamisen kartuttaminen kehitysprojektin aikana mahdollistaa järjestelmän ylläpidon ja asiakkaan edustajien omien taitojen hyödyntämisen myös mahdollisen jatkokehitystyön aikana. Accenturen osallistuminen projektiin Pätevyys pystyy suorittamaan kaikki avaintehtävät vähäisellä tuella Accenturen osallistuminen Säästöpankkiryhmän osaamistaso Kyvykkyys Tuettuna pystyy suorittamaan kaikki olennaiset tehtävät hyväksyttävällä tasolla Knowledge transfer Tietämys Ymmärtää kriittiset tehtävät, mutta tarvitsee merkittävää tukea niiden suorittamiseen Aika Avainmenetelmät ja työkalut Osallistujat kehittävät uusia taitoja työskentelemällä tiimeissä, jotka koostuvat Accenturen ja tilaajan tiimin jäsenistä. Myös mahdollisen järjestelmätoimittajan asiantuntijat tuovat osaltaan tietoa tiimiin. Tiedonsiirron vastuut ja tavoitteet jaetaan sekä tiedon jakajien että tiedon omaksujien kesken. Projektitiimin valmennukset Accenturen globaalit tietokannat ja keskustelufoorumit Hankkeen hallinnan työvälineet tietopääoman hallinnan ja hankedokumentaation tukena Toteutussuunnitelmat ja onnistumisen mittarit Loppukäyttäjävalmennus Parhaat käytännöt help deskille ja muille tukipalveluille

Projektin Päättäminen Ylläpidon suunnittelu ja toteutus Projektin palkitsemismenetelmät Projektin päättäminen ja purkamisessa huomioitavat asiat Loppuraportin laatiminen

Projektin palkitsemismenetelmät #1 Palkitsemista voidaan käyttää sekä projektin kuluessa että sen päättyessä. Projektin kuluessa palkitsemisella pyritään innostamaan henkilöstöä tiimityöhön tai henkilökohtaiseen ”lisä”panostukseen. Lisäksi esim. kilpailuilla voidaan tiivistää yhteenkuuluvuuden tunnetta tiimeissä. Tärkeimpiä projektin aikana palkitsemisessa huomioitavia asioita ovat: Vakava leikkimielisyys Oikeudenmukaisuus ja tasapuolisuus – kaikki samalla viivalla? Täsmällinen ja lupausten mukainen läpivienti Tiimien palkitseminen etusijalla Tiimien yhteenkuuluvuuden tunteen kasvattaminen Projektihenkilöstön yhteenkuuluvuuden tunteen kasvattaminen (Esimerkiksi viinipullo parhaasta laadusta tai budjetin alituksesta, piirustuskilpailut ”design”-tehtävät, golf-kilpailut, autokilpailut...)

Projektin palkitsemismenetelmät #2 Toinen palkitsemisen muoto on suora taloudellinen hyöty projektin menestyksekkäästä toteutuksesta. Palkitseminen jakautuu yleensä siten, että palkinnon suuruus on sidottu projektin läpivientiin liittyneeseen vastuuseen. Esim. projektin johtaja saa suurimman palkkion menestyksestä. Tässä palkitsemismenettelyssä on huomioitava mm.: Mittareiden asettaminen tehdään heti projektin alussa, esim. aikataulu, budjetti, laatu Mittarit ja palkitseminen kommunikoidaan kaikille osapuolille Mittareita ei muuteta tarkoituksenhakuisesti (vrt. optiokeskustelu riman madaltamisesta) Mittareiden monitorointimenettely sovitaan samalla Palkkion määräytyminen on selkeä (esim. kuukauden bruttopalkka) Arviointi tehdään puolueettoman tahon toimesta esim. ohjausryhmä, sisäinen tarkastus Palkitseminen liittyy loppuraportissa raportoituihin tuloksiin

Projektin Päättäminen Ylläpidon suunnittelu ja toteutus Projektin palkitsemismenetelmät Projektin päättäminen ja purkamisessa huomioitavat asiat Loppuraportin laatiminen

Projektin päättäminen ja purkamisen asiat Projektin purkamisen yksityiskohdat täsmentyvät projektin aikana ja projektisuunnitelmassa tehdyt resurssivaraukset ja aikataulut konkretisoituvat. Projektin päättämisen tehtäviä ovat mm.: Budjetin ja aikataulun synkronointi – tehtävien valmistuttua ylimääräisistä resursseista on luovuttava (roll-off suunnittelu) Roll-off suunnittelu eli projektihenkilöstön vapauttaminen muihin tehtäviin – projektin toiminta ei lopu kuin seinään! Hyväksynnän saaminen kaikille lopputuotteille Lopputuotteiden luovutus tilaajalle – dokumentointi Takuutöiden miehitys? Ylläpito- ja operointivaiheeseen siirtyminen Loppuraportin tekeminen – projektin suorituksen arviointi

Hyväksymiskäytännöt Hyväksymismenettely on tärkeä osa tilaajan ja toimittajan välistä toimitussopimusta. Mitä suurempi ja monimutkaisempi toimitus on, sitä tarkemmin on määritettävä hyväksymisen ehdot – suurempi riski... Hyväksymisen tulee kattaa kaikki toimitukseen liittyvä lopputuotemateriaali = hyväksyntä kokonaisuudelle Pohjana testaussuunnitelmat ja –mallit, jotka perustuvat hyväksyttyihin suunnitelmiin...ohjelmistot, koulutus, käyttöönotto Tehdyt toimenpiteet: koulutus, opastus, asennus,... Testauksessa todettavat virheettömyystasot: ohjelmistovirheet, suunnitteluvirheet,...virheetöntä ohjelmakoodia ei ole Hyväksymisen estävät kriteerit: virheiden priorisointi Korjaavien toimenpiteiden ajoitus: ennen käyttöönottoa vai sen jälkeen? -> vaikka formaali hyväksymismenettely voi tuntua liioittelulta, muodostaa se pitävän pohjan toimituksen hyvyyden objektiiviselle tarkastelulle!

Projektin Päättäminen Ylläpidon suunnittelu ja toteutus Projektin palkitsemismenetelmät Projektin päättäminen ja purkamisessa huomioitavat asiat Loppuraportin laatiminen

Loppuraportin laatiminen Projektin loppuraportissa kuvataan projektin toteutuksen kulku sekä arvioidaan saavutettuja tuloksia projektin alussa asetettuja mittareita vasten. Tärkeä osa loppuraportin arvioista liittyy projektille asetettujen odotusten täyttymisen arviointiin. Loppuraportin tehtäviä ovat mm.: Kommunikaatio. Projektin lopputuloksesta kertominen sidosryhmille Lopputuloksella saavutettavien liiketoimintahyötyjen arviointi ja odotusten täyttymisen arviointi Projektin suorituksen arviointi palkitsemismenettelyä varten Projektin toteutuksen kuvaus ja arviointi jatkuvaa oppimista varten Kehittämiskohteiden tunnistaminen tulevien projektien suunnittelun pohjaksi Työmääräarvioiden ja aikataulujen toteutuminen – jatkuva oppiminen

Esimerkki - sisällysluettelo Tiivistelmä 1. Loppuraportin kuvaus 2. Projektin toteutuksen perustelut 2.1 Projekti osana hanketta 2.2 Odotetut liiketoiminnan hyödyt 2.3 Ohjausryhmän laatuodotukset 3. Projektin toteutus 3.1 Projektin laajuus 3.2 Suunnittelu 3.3 Toteutus 3.4 Testaus 3.5 Käyttöönotto 3.5.1 Koulutus 3.6 Yhteenveto 4. Toimintatapana Business Integration Methodology (BIM) 4.1 Projektin organisointi 4.2 Scorecard seuranta- ja raportointityökaluna 4.3 Hyötyjen toteutumisen seuranta business performance -mallin avulla 5. Projektin toteutuksen arviointi 5.1 Projektin eteneminen 5.1 Projektityöskentelyn toimivuus 5.1.1 Työyhteisön laatututkimusten tulokset 5.1.2 Työyhteisön ilmapiirin analyysi 5.1.3 Tekninen infrastruktuurin toimivuus 5.2 Hankkeen tavoiteasetanta ja business case 5.2.1 Business casen toteutuminen 5.2.2 Laatuodotusten toteutuminen 5.3 Linjaorganisaation sitoutuminen 5.3.1 Linjaorganisaation panos projektille 5.3.2 Ylläpidon palvelutaso 5.3.3 Järjestelmän käytettävyys 5.4 Toteutuksen evaluaation yhteenveto 6. Onnistumiset ja kehittämiskohteet 6.1 Missä projekti onnistui erityisen hyvin 6.2 Kehittämiskohteet

Esimerkki – seurantataulun käyttö Projektin eteneminen Hankkeen tavoiteasetanta ja Projektin budjetti alittui miljoonalla Business Case markalla. • Ohjelman/hankkeen syyt perusteltiin Projektin välitavoitteet saavutettiin selkeästi ja ne ovat voimassa edelleen. suunnitellusti ja projekti eteni aikataulussa. • • Projektilla oli näkyvä johdon tuki, Projektin tuottamien lopputuotteiden laatu luokittelu A-projektiksi. on moitteeton. • • Business casen toteutumiselle ei ole Projektin riskitaso oli normaali ja riskejä nähtävissä esteitä. hallittiin aktiivisesti. • • Projektin tulokset ja työskentelytapa EMU koordinaatio toimi hyvin. vastasivat ohjausryhmän laatuodotuksia. Projektityöskentelyn toimivuus Linjaorganisaatioyksiköiden Tekninen infrastruktuuri oli projektin sitoutuminen käytössä suunnitellusti. • Linjaorganisaation yksiköt hyväksyivät Henkilöstön työtyytyväisyys ja motivaatio hankkeen ja tukevat sitä aktiivisesti. olivat erityisen hyvät. • • Ylläpidon palvelutaso on ollut hyvä. Resurssointi onnistui; työn ja vapaa-ajan • välillä vallitsi mielekäs tasapaino. Prosessin omistajat osallistuvat projektiin • tehtäviinsä sitoutuen. Yhteistyö toimii hyvin • • Järjestelmän käytettävyys tulee olemaan Avoin ja toimiva kommunikaatio projektin halutulla tasolla vasteaikojen lyhenemisen sisällä ja eri sidosryhmien kesken jälkeen. Hyvässä Kehittämistä Kriittinen: vaatii kunnossa välitöntä toimintaa

Projektin päättäminen osuus – kertaus Opiskelijalla tulisi olla hyvä kuva siitä mitä yleisesti tapahtuu projektin lopussa ylläpitoon siirtyminen mitkä ovat loppuraportin tehtävät Määritelty kesto, eri vaiheita Määritelty aloituspiste Määritelty lopetuspiste Tarve Resurssitarve Tarve tyydytetty Projekti Tuki ja / tai linja-organisaatio Yrityksen tukiorganisaatio tukee projektia (ja muita projekteja) peruspalveluilla synty suunnittelu käynnistys tekeminen päätös operointi ohjaus