Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus rakennerahastohankkeille 25.4.2012 Uudenmaan ELY-keskus 3.4.2017

Tukikelpoisuus ja maksatus ESR-hankkeissa Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus 25.4.2012 Mikael Posti Uudenmaan ELY-keskus

Tukikelpoisuuden edellytyksiä 1 Lait ja asetukset, EU ja kansalliset (Tukikelpoisuusasetus 1079/2007 ja muutos (501/2011) Ohjelma-asiakirja (ohjelmakohtaiset säädökset: ESR tukee ihmisiä eri tilanteissa (esim. kouluttautumista, työllistyvyyttä, osaamista) tai rakenteiden ja järjestelmien luomista (esim. koulutusohjelmia, uusia työvoimapalveluja, osaamistarpeiden ennakointia) Hallintoviranomaisen ohjeet (Hallintoviranomaisen ohje 22.12.2010, tukikelpoiset kustannukset) Rahoittajan / Uudenmaan ELY:n ohjeet (liittyvät tukikelpoisuuden tulkintaan), Ohjeita ESR–hankkeen toteuttajalle 2007–2013, 1.10.2011

Tukikelpoisuuden edellytyksiä 2 Tukikelpoisia ovat hyväksytyn projektisuunnitelman ja sen kustannuserittelyn mukaiset kustannukset (ml. taustalomakkeet ja muut mahdolliset liitteet). Rahoitus on myönnetty projektisuunnitelman mukaiseen toimintaan ja kustannuksiin. Projekti-/rahoituspäätöksen ehtojen mukaisia. Muutoin rahoittajan kanssa sovittuja (esim. aloituspalavereissa) Toteuttamisaikana syntyneitä /-aikaan kohdistuvia (poikkeus: tilintarkastus) Tosiasiallisesti tuensaajan maksamia (ennen maksatushakemuksen jättämistä). Poikkeus: lomapalkkavaraus.

Tukikelpoisuuden edellytyksiä 3 Projektista aiheutuneita lisäkustannuksia, joita ei ilman projektia synny, syysuhteet selvästi osoitettavissa Ei toteuttajan tavanomaisesta toiminnasta aiheutuneita menoja (johdon palkat , yleiset tilat, vahtimestari, ulkoalueen siivous, yleinen henkilöstökoulutus) Projektin toiminnan ja tavoitteiden kannalta tarkoituksenmukaisia Määrältään kohtuullisia Kansallisten, yleisten kirjanpitoa koskevien säännösten mukainen kirjanpito (oma kustannuspaikka) Luotettavilla kirjanpitodokumenteilla todennettuja (suljetun kirjanpidon pääkirja). Aukoton jäljitysketju

Tukikelpoisuuden edellytyksiä 4 Kaikki korvattavat kustannukset ovat harkinnanvaraisia ja rahoittajan arvioi niiden tukikelpoisuuden suhteessa projektisuunnitelmaan ja säädöksiin Tukikelpoisuutta varmistetaan etukäteen jo projektihakemusvaiheessa, projektineuvotteluissa ja aloituspalavereissa ennaltaehkäisy on sekä toteuttajan että rahoittajan etu Uudenmaan ELY on vastuussa kaikkien kustannusten tukikelpoisuudesta hallinto- ja maksuviranomaiselle (TEM) ja komissiolle

Kustannuksia, joihin voi saada tukea ESR Välttämättömät aineet ja tarvikkeet, toimistokulut (kopiointi, puhelimet yms.) Henkilöstökustannukset (kohtuulliset palkat ja lakisääteiset sivukulut, työajanseuranta, lomapalkat) Ostopalvelut , kilpailutetut hankinnat ja palvelut: hankintalaki ja ELY:n ohjeistus (kevennetty menettely, hintavertailu) Tiedotus (esitteet, ilmoitukset, tilaisuudet, WWW-sivut, julkaisut yms.) Matkakustannukset (projektihenkilöstö, TES matkustussääntö) Kone- ja laitehankinnat (pienet käyttötarvikkeet kerralla, yli 1.000€ poistot), Huom. ESR ei tue suuria investointityyppisiä laitehankintoja Vuokrat (tilat, atk-laitevuokrat yms.), hankkeelle luotettavasti ja perustellusti kohdennetut Muut hankkeen aiheuttamat kustannukset (eriteltyinä)

Kustannuksia, joihin ei myönnetä tukea Ns. erikseen raportoitavat kustannukset Hankkeeseen osallistuvien koulutusajan palkka- ja matkakustannukset Palkaton talkootyö (pidettävä kirjaa, tehtävän työn palkkataso pohjana) Osa hankkeen kokonaiskustannuksia/rahoitusta

Tukikelvottomia kustannuksia 1 Projektihakemukseen perustumattomat kulut Alan tasoa korkeammat palkkamenot, tavanomaisen palkan lisäksi maksettavat tulospalkkiot, bonukset, luontaisedut tai vastaavat palkanlisät, ei-lakisääteiset tai sopimuksiin perustumattomat lisäpalkkiot tai provisiot Johdon osallistuminen hankkeeseen Kilpailuttamattomat hankinnat tai puutteellinen kilpailutus, ei suorahankintaperusteita, heikko dokumentointi (alle kynnysarvon hankinnoissa noudatettava ELY:n ohjeistusta) Tiedotusmateriaali, jossa ei tietoa ESR-rahoituksesta tai EU-tunnuksia Muut kuin TES:n mukaiset matkakustannukset (esim. normaalit pysäköintimaksut, ei perustetta oman auton käytölle)

Tukikelvottomia kustannuksia 2 Välilliset kustannukset, jotka eivät perustellusti kohdennettavissa hankkeen aiheuttamiksi (laskentatapa, hankkeen aiheuttama osuus kustannuksista epäselvä, ei yksiselitteisesti osoitettavissa ) Yleistilojen kustannukset, katteelliset sisäiset vuokrat Liian nopeat poistot, (esim. 3v poistot, josta projektille hankkeen toteutusaikaan kohdistuva osuus) Korkokulut, viivästyskorot, valuutan vaihtopalkkiot, kurssitappiot yms. rahoitukseen liittyvät menot Sakot, taloudelliset seuraamukset ja oikeudenkäyntikulut Leasing-laitteiden hallinto-, rahoitus-, vakuutus-, korjaus- ja huoltokustannukset Arvonlisävero, joka on vähennyskelpoinen tai muuten korvattava

Projektin kirjanpito Projektin on pidettävä projektikohtaista, kansallisten, yleisten kirjanpitoa koskevien säännösten mukaista kirjanpitoa (moitteeton varainhoito) Projektin kulut ja tulot erotettavissa hallinnoijan muista tuloista ja menoista esim. oma kustannuspaikka tai alatilit Kirjanpidon otteesta tulee käydä ilmi projektin menot, rahoitus ja tulot kustannuslajeittain ja tositteittain. Tilijaottelun olisi hyvä noudattaa kustannusarvion mukaista jaottelua. Selkeät vientiselitteet Maksatushakemukseen kirjanpidosta vastaavan henkilön allekirjoittama ote kirjanpidosta (suljetun kirjanpidon pääkirja)

Projektin kirjanpito Ensimmäiseen maksatushakemukseen: kuvaus kirjanpidossa käytetystä menettelystä projektin tulojen ja menojen erittelemiseksi (erilliset tilit vai kustannuspaikka) kuvaus kirjausperusteista (maksu- vai suoriteperusteisuus, miten se näkyy maksatushakemuksessa) projektin tilikartta selvitys arvonlisäveron kirjaamismenettelystä

Projektin tositteet Tositteissa tulee näkyä tositenumero, tiliöinti- ja hyväksymismerkinnät Tositemerkinnöistä on ilmettävä mitä hankittu ja miten hankinta liittyy projektin toimintaan Kaikista tositteista ja niiden liitteistä tulee käydä ilmi yhteys projektiin. (MITÄ? MISSÄ? MILLOIN? KUKA? MIKSI? KENELLE?). Selkeämpi selitys nopeuttaa maksatushakemuksen käsittelyä Jos yhteinen tosite muun toiminnan tai organisaatioiden kanssa, tulee projektin osuus selvästi erotella ja perustella Tarvittaessa laskun liitteeksi esim. seminaarin ohjelma ja osallistujaluettelo. HUOM! Osallistujalistat allekirjoituksilla! Laskuihin viitteeksi ESR - projektikoodi

Maksatushakemus 1 Maksatushakemus määräajoin, maksatuskaudet ja palautuspäivät määritelty rahoituspäätöksessä (lisäaikaa jättämiseen voidaan hakea EU-tarkastajalta ennen määräajan umpeutumista, perusteltu syy) Maksatushakemuksella(tilitys) haetaan maksuun projektin toteutuksesta aiheutuneita, jo maksettuja kustannuksia. (Viimeisessä maksatuksessa hyväksytään hankkeen toteutusaikana aiheutuneet ja ennen maksatushakemuksen jättämistä maksetut kustannukset) Hakemukseen merkitään maksatuskauden kirjanpidon mukaiset, maksetut kustannukset, saadut rahoituserät sekä erikseen raportoitavat erät, ja siihen liitetään niitä todentavia dokumentteja mm. tiivistelmä, pääkirjanote, palkkaerittelyt, työajanseurannat, matkalaskut, kilpailutus- asiakirjat. (kts. ELY:n Ohjeita toteuttajille). Tarvittaessa erillinen pääkirjan avain (esim. mikäli vientiselitteistä ei selviä kustannusten sisältö ja kustannuslaji).

Maksatushakemus 2 Kustannukset haetaan projektisuunnitelman kustannuserittelyn mukaisissa kustannuslajeissa (merkitään samalla tarkkuudella kuin projektisuunnitelman kustannuserittelyssä). Viimeisessä maksatushakemuksessa hyväksytään hankkeen toteutusaikana aiheutuneet ja ennen maksatushakemuksen jättämistä maksetut kustannukset. Maksatushakemuksen allekirjoittaa organisaation nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö/henkilöt. Dokumentti ensimmäiseen maksatushakemukseen (ja muuttuessa) Hakemus tulostetaan paperille, allekirjoitetaan ja lähetetään liitteineen ELY -keskuksen kirjaamoon osoitteeseen: Uudenmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus PL 36 00521 Helsinki

Tukikelpoisuuden arviointi 1 Onko hanketta toteutettu sisällöltään rahoituspäätöksen ehtojen ja hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti (koordinaattorit) Kustannusten tukikelpoisuus (EU-tarkastajat) Kustannusten oikeellisuus ja tukikelpoisuus Vertailu kirjanpitoaineistoon ja sitä todentaviin liitteisiin, toiminnan dokumentaatio. Onko rahoitus kertynyt suunnitelman mukaisesti päätös tukikelpoisten kustannusten korvaamisesta

Tukikelpoisuuden arviointi 2 Avainsanat tarkastuksessa: loogisuus, selvä yhteys syyn (projektin toiminnan) ja seurauksen (kustannusten) välillä (aiheuttamisperiaate), todennettavat toimenpiteet, aukoton jäljitysketju dokumentoinnissa ”Suora linkki” hanketoiminnan, hyväksytyn hankesuunnitelman, kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman kesken Lisäselvityspyynnöt (epäloogisuudet, puuttuvat dokumentit, epäselvät kustannusselitteet / kirjanpidon vientiselitteet ), vastaus määräpäivään mennessä. Palautus täydennettäväksi (esim. liikaa epäselvyyttä, väärissä kustannuslajeissa haetut kustannukset, muut virheet ja oikaisut) Toteuttajan on seurattava kustannusten ja rahoitusosuuksien toteutumisesta. Tarvittaessa tehtävä esitys rahoituspäätöksen muuttamisesta.

Maksatuspäätös Muutoksenhaku Perustelut hylätyille kustannuksille ja rahoituserille Maksettava määrä ja maksuunpano muutoksenhakuosoitus Muutoksenhaku Muutoksenhakuosoitus maksatuspäätöksen liitteenä Oikaisupyyntö (määräajassa) Maksatuspäätöksen muutospäätös Valitusosoitus muutospäätöksen liitteenä Valitus, käsittely HAO

Yhteishanke Osatoteuttajia koskevat kaikki tuensaajaan sovellettavat oikeudet ja velvollisuudet, lukuun ottamatta päätoteuttajan hallinnollisia velvoitteita Päätoteuttaja koordinoi hanketta ja tekee hankkeen yhteisen maksatushakemuksen Kustannuksiin kaikkien toteuttajien kustannukset Rahoitukseen kaikkien toteuttajien rahoitusosuudet Maksatushakemukseen liitteeksi osatoteuttajien maksatushakemukset / tilitykset, pääkirjan otteet ja muut vaaditut liitteet Lisäselvityspyynnöt ja täydennyspyynnöt osoitetaan päätoteuttajalle Maksatuspäätös osoitetaan ja tukisumman maksetaan päätoteuttajalle (maksaa osatoteuttajille keskinäisen sopimuksen mukaan, menettely jos hylättäviä kustannuksia syntyy)

Valvonta ja tarkastukset Paikan päällä tarkastus (ELY-keskus) Tarkastettavat hankkeet valitaan otannalla Ilmoitus tarkastusajankohdasta etukäteen (yleensä) Tarkastetaan hankkeen asiakirjoja (ml. kirjanpito) sekä muuta toimintaa todentavaa aineistoa, haastatellaan projektin vastuuhenkilöitä Tarkastuksesta määrämuotoinen muistio Selvitykset, keskeytykset, takaisinperinnät Muita tarkastuksia Tarkastusviranomaisen (VVC), Hallintoviranomainen ja todentamisviranomainen (TEM) Komissio

Muuta huomioitavaa Projektisuunnitelman muutosesitykset tehtävä ajoissa ennen muutosten toteutumista Projektin toteutukseen liittyvä kirjanpitoaineisto ja muu projektin asiakirjamateriaali tulee säilyttää vähintään vuoden 2020 loppuun asti (mm. kuluihin, tuloihin ja toimintaan liittyvät asiakirjat ja tiedot osallistujista sekä ohjausryhmän pöytäkirjat, kts. rahoituspäätöksen ehdot) Projektin yhteystietotojen ylläpito EURA / Projektihakemus (esim. osoite, tilinumero, projektin vastuuhenkilö) Kaikissa yhteydenotoissa ja lisäselvityksissä on syytä mainita projektikoodi tai projektin nimi.

Flat rate eli mitkä kustannukset käsitellään prosenttiperusteisina Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus 25.4.2012 Joonas Heinilä Uudenmaan ELY-keskus

Haku ja päätösprosessi Sovelletaan 1.6.2011 alkaen sellaisiin hankkeisiin, joilla ei vielä projektikoodia ja hyväksyttyä projektipäätöstä Uudeksi hankkeeksi katsotaan myös jatkohanke, joka perustetaan uudella projektikoodilla ja saa uuden -päätöksen Hakija tekee projektihakemuksessa esityksen käytettävästä kustannusten korvaamismenettelystä eli: Ilmoitetaanko välilliset kustannukset prosenttimääräisenä vai Ilmoitetaanko kaikki kustannukset todellisiin kustannuksiin perustuen

Flat rate –hankkeen kustannusrakenne Kaavana esitettynä: TK= PK + (PK x k) + MVK, jossa TK= tukikelpoiset kirjanpidon kustannukset PK= palkkakustannukset, jotka muodostavat prosenttimääräisten välillisten kustannusten laskentapohjan (flat rate) k= kiinteä flat rate –kerroin (ESR 17%, EAKR 20%) MVK= ne tukikelpoisiksi määritellyt välittömät kustannukset, joiden perusteella ei lasketa prosenttimääräisiä välillisiä kustannuksia

Henkilöstökustannukset, joiden perusteella lasketaan flat rate -prosentti Hankkeen toteuttamisesta aiheutuneita Hankkeen kannalta tarpeellisia Erityisesti hanketoiminnasta aiheutuvia Kirjallinen tehtävänkuva henkilöittäin Lakiin tai virka- tai työehtosopimukseen perustuvat palkkakustannukset Tukikelvottomia ovat tulospalkkiot, luontoisedut ja bonukset

Välilliset kustannukset, jotka korvataan prosenttimääräisinä Toimistokustannukset: puhelin, internet sekä ohjelmistoihin liittyvät kustannukset Kopiointi, postitus, kokous- ja neuvottelukustannukset Yleishallintokulut: taloushallinto- ja tietohallintopalvelut  Huom! Ei haeta henkilöstökustannuksissa! Hankehenkilöstön koulutuskustannukset, työterveysmaksut sekä hankehenkilöstön käyttöön varattujen toimitilojen, koneiden ja laitteiden kustannukset (myös leasing) Ohjausryhmän toiminnasta aiheutuvat kustannukset, ts. kokouskulut, asiantuntijoiden palkkiot ja muut korvaukset Matkakustannukset: sekä hankehenkilöstön että muut mahdolliset hankkeen toteuttamiseen liittyvät matkakustannukset

Välittöminä käsiteltävät kustannukset Ulkoiset hankinnat, palvelut, muut kuin hankehenkilöstön palkat (pl. Yleishallintokulut, jotka korvataan prosenttiperusteisesti) Sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat ostopalvelut: tutkimukset, selvitykset, tiedotus ja markkinointi Kohderyhmälle järjestetyt seminaarit, koulutus- ja tiedotustilaisuuksiin liittyvät hankinnat Kohderyhmän vuokrat ja pienhankinnat Tilintarkastus, mikäli vaaditaan rahoituspäätöksessä Sisällölliseen toteuttamiseen liittyvät luontoissuoritukset

Flat rate maksatuksessa Tuensaaja tekee maksatushakemuksen toteutuneista projektisuunnitelman mukaisista välittömistä kustannuksista Maksaja tarkastaa maksatushakemuksessa esitettyjen välittömien kustannusten tukikelpoisuuden Tietojärjestelmä laskee automaattisesti välillisten kustannusten osuudeksi 17% (EAKR 20%) maksajan tukikelpoisiksi hyväksymistä palkkakustannuksista. Ts. mikäli palkkakustannuksia hylätään, järjestelmä vähentää vastaavasti prosenttimääräisiä välillisiä kustannuksia Välillisten kustannusten tositteita ei tarkasteta (kustannuksia ei kirjata projektin kirjanpitoon, vaan esim. erilliselle seurantakohteelle) Mikäli palkkakustannuksiin tulee takaisinperintöjä, myös välillisiin kustannuksiin tehdään korjaus flat rate –prosentin mukaisessa suhteessa

Kysyttävää? Kiitos mielenkiinnostanne!

Henkilöstökustannukset Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus 25.4.2012 Maria Laaninen Uudenmaan ELY-keskus

Henkilöstökustannukset Tukikelpoisia ovat projektisuunnitelman mukaisen henkilöstön kohtuulliset ja hankkeelle tarpeelliset palkkakustannukset . Kohtuullisuus: TES, VES, vastaavasta työstä. Työnantajan maksamat lakisääteiset palkan sivukulut Projektin ajalta projektille tehdystä työstä ansaitut loma-ajan palkat ja – rahat tai lomapalkkavaraus. Projektin alussa sovitaan, haetaanko lomakustannukset maksuun toteuman mukaan vai varauksina. Valittua menettelyä tulee noudattaa projektin loppuun asti.

Tukikelvottomia henkilöstökustannuksia Tavanomaisen palkan lisäksi maksettavat tulospalkkiot, bonukset, luontaisedut ja vastaavat palkanlisät Johdon yleisjohtamiseen liittyvät kustannukset Tukityöllistettyjen palkkakustannukset Stipendit, apurahat Vapaaehtoiset vakuutukset Yleinen henkilöstökoulutus Ylityö

Työajanseuranta Kokoaikaisesti projektille työtä tekevän ei tarvitse täyttää työajanseurantaa maksatushakemuksen liitteeksi Osa-aikaisen työntekijän tulee pitää päiväkohtaista työajanseurantaa, mistä käy ilmi projektille tehdyn työn sisältö (selite) ja työtunnit sekä kokonaistyöaika (tunnit) Työajanseurannan tulee täsmätä palkkaerittelyyn, pääkirjaan, (avaimeen) ja hakemukseen Lomakkeeseen työntekijän ja esimiehen allekirjoitus ja nimenselvennys Maksatushakemukseen liitetään kopiot työajanseurannoista.

Työajanseurannan täyttäminen Pvm Projektille tehty työ, tehtävät Projektin työtunnit Muut työtunnit Yhteensä 1 Laskujen hyväksyminen, seurantatiedot 3 5 8 2 Ohjausryhmä, seurantalomakkeen täyttö Euraan Maksatushakemuspalaveri taloussihteerin kanssa, liitteiden kokoaminen 4 Seminaarijärjestelyt, materiaalin valmistus ja kuljetus Seminaari 6 Vkl 7 Sairas 9 Loma 28 12 40

Työajanseurannan täyttäminen – monta projektia

Palkkaerittelylomake 3a Henkilöittäin eriteltynä: Henkilön bruttopalkka/ kk Projektille tehdyt tunnit ja kokonaistyötunnit Vain tehollisen työajan tunnit ja niitä vastaavat palkat Projektista maksettu palkka sivukuluineen, osa-aikaisilla projektille tehtyjen tuntien suhteessa Esimerkki: Henkilön kokonaistyöaika on 40 h, josta projektin työtehtäviin on käytetty 28 h ja hallinnoivan organisaation työtehtäviin 12 h. Palkasta sivukuluineen kohdistetaan projektille tehtyjen työtuntien suhteessa 28 h/ 40 h = 70 %. Palkanlaskennasta vastaavan henkilön nimikirjoituksella varmentama. Maksatushakemuksen liitteeksi alkuperäinen lomake.

Palkkaerittelyn (3a) täyttäminen

Lomakustannukset Projektin toiminta-ajalta ansaittujen lomien kustannukset ko. henkilön projektissa työskentelyn ajalta Maksetut lomapalkat ja -rahat tai lomapalkkavaraukset (mikäli sovittu) Osa-aikaisilla projektille tehdyn työajan suhteessa Jos tilitetty lomapalkkavaraus, maksatuspäätökseen ehto: Jos maksatushakemukseen sisällytettyä lomapalkkaa ei ole tosiasiallisesti maksettu, tulee tuensaajan toimittaa selvitys maksusta välittömästi kun maksu on suoritettu ja kuitenkin 12 kk:n kuluessa hankkeen päättymisestä takaisinperinnän uhalla.

Lomakustannukset Esimerkki lomien kohdistamisesta Henkilö on jo työnantajan palveluksessa 1.4.2010- 31.3.2011. Kokoaikainen työntekijä: Vuosilomapäiviä kertynyt 12 kk x 3 pv = 36 pv. Aloittanut projektissa 1.1.2011 . Projektin ajalta 1.1.- 31.3.2011 kertynyt lomapäiviä 3 x 3pv = 9 pv. Projektille kohdistetaan 9 lomapäivän kustannukset loma-ajan palkasta ja loma-rahasta. Osa-aikainen työntekijä: Projektin työntekijä on tehnyt ajanjaksolla 1.1.- 31.3.2011 projektille töitä 30 % kokonaistyöajasta (144 h/ 480 h). 9 lomapäivän palkasta ja lomarahasta kohdistetaan projektille samassa suhteessa 30%.

Lomapalkkaerittelyn (3b) täyttäminen

1600 –palkat (käytöstä sovittava projektin alussa) Malliesimerkki kohdennuksesta Opetusvelvollisuus 1 600 tuntia Kuukausipalkka, brutto 4 000,00 € Vuosiansio (kk-palkka x12) 48 000,00 € Vuosiansio opetusvelvollisuusajalta (vuosiansio/(52x40))x1600 36 923,08 € Vapaajakson ansio (12 vko) 11 076,92 € Vuosityöhinta (vuosiansio/1600) 30,00 € Opetustuntihinta (vuosiansio/(52x40)) 23,08 € Vapaajakson tuntihinta, varaus 6,92 €

Malliesimerkki 1600-palkkojen kohdennuksesta Esimerkki ilman henkilösivukuluja: Projektin tunnit 100  Palkka 100x23,08€ 2 308,00 € Vapaajakson palkkavaraus: projektin tunnit 100x6,92 692,00 € Projektin kirjanpitoon kirjatut kustannukset 3 000,00 € Eli 100 x vuosityöhinta 30,00 (tästä puuttuvat henkilöstösivukulut)

Hankinnat ja kilpailutus rakennerahastoprojekteissa Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus 25.4.2012 Joonas Heinilä Uudenmaan ELY-keskus

Yleistä hankinnoista Laki julkisista hankinnoista (N:o 348/2007) Hankintalain muutos tuli voimaan 1.6.2010 ja sitä sovelletaan yli 30 000 € hankintoihin, joiden hankintaprosessi on aloitettu 1.6.2010 tai myöhemmin Ennen 1.6.2010 aloitettujen hankintojen kohdalla lakimuutosta ei sovelleta (aiempi kynnysarvo 15 000 €) Kansalliset kynnysarvot (hankintalain 15 §) EU-kynnysarvot (hankintalain 16 §) Tietoutta hankinnoista: www.hankinnat.fi Ohjeistusta hankkeille: www.rakennerahastot.fi Valtion säädöstietopankki: www.finlex.fi

Hankinnat ESR-projekteissa Periaatteena avoimuus, tasapuolisuus, syrjimättömyys Hankintojen oltava hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisia Pääsääntönä on kaikkien hankintojen kilpailuttaminen Jos hankintoihin varattua rahaa jää käyttämättä ylimitoitetun budjetin takia, muutoksista ja lisäyksistä neuvotellaan rahoittajan kanssa  ts. ei oikeuta suoraan lisähankintoihin Hankintaan ja kilpailutukseen liittyvä materiaali tulee dokumentoida ja säilyttää ESR -säädösten mukaisesti (tarjouspyyntö, tarjousten avauspöytäkirja, tarjoukset, tarjousten vertailuasiakirjat, hankintapäätös, hankintasopimus/tilaus sekä muutoksenhakuosoitus)

Hankinnat ESR-projekteissa (jatkoa) Mikäli hankinta ei täytä hankintalain/hankinnoista annetun ohjeistuksen mukaisia vaatimuksia, se ei ole projektille tukikelpoinen kustannus Toteuttajaorganisaation jo kilpailuttamat hankinnat hyväksytään pääsääntöisesti (esim. puitesopimukset) Julkisen hankinnan tekemiseen on varattava riittävästi aikaa Hankintayksikön itsensä aiheuttama kiire ei ole riittävä peruste hankinnan kilpailuttamatta jättämiselle

Menettely eri euromääräisissä rajoissa Alle 500 €: Hankintoja ei tarvitse eritellä hankintaselvityslomakkeelle Hankintahinnan oltava kohtuullinen Hankintahinnan kohtuullisuus todennettavissa vaivatta vertailemalla yleistä hintatasoa

Menettely eri euromääräisissä rajoissa 500-4 000 €: Hankinnat kirjataan hankintaselvityslomakkeelle Dokumentoidut hankintaperusteet Ns. kevennetty menetelmä Hankinnasta riippuen riittää esimerkiksi sähköpostilla pyydetyt tarjoukset 3-5 kpl tai joissain tapauksissa hintojen vertailu netissä Vastaukset dokumentoidaan ja niiden pohjalta tehdään hintavertailumuistio tai vastaava, josta selviää perusteet hankinnalle Perustelut suorahankinnalle

Menettely eri euromääräisissä rajoissa 4 000-30 000 €: Hankinnat eritellään hankintaselvityslomakkeelle Kirjallinen tarjouspyyntömenettely Kirjallisesti, sähköpostilla tai faksilla vähintään 3-5 dokumentoitavaa tarjousta, joissa tulee olla kaikki hankinnan kannalta merkitykselliset tiedot Tarjousajan kohtuullisuus Vain ajoissa saapuneet tarjoukset käsitellään

Menettely eri euromääräisissä rajoissa 4 000-30 000 € (jatkoa): Tarjouksista tehdään selvä vertailu ja valinta tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden tai halvimman hinnan perusteella Maksatushakemuksen liitteeksi selvitys hintavertailusta ja hankintaperusteista (päätösmuistio tai kokouspöytäkirja) sekä hankintasopimukset

Menettely eri euromääräisissä rajoissa Kansalliset kynnysarvot ylittävät hankinnat: Hankintalain mukainen menettely Hankinnoista ilmoitettava HILMAssa Mikään ei estä 1.6.2010 jälkeenkin ilmoittamasta yli 15 000 € arvoiset hankinnat HILMAssa HILMA: www.hankintailmoitukset.fi

EAKR Hankintojen perustuttava hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan Oltava hankkeen kannalta tarpeellisia Erillinen hankintaluettelo, jossa laitteet yksilöity Luettelossa kerrotaan laitteen tai koneen sijoituspaikka Hankinnat merkittävä EU-tunnuksin  hankinnat pystyttävä yksilöimään projektin hankinnoiksi vielä 5 vuotta projektin päättymisen jälkeen Jos kone tai laite rikkoutuu, tuhoutuu tai häviää, dokumentoidaan toimenpiteet

EAKR jatkoa Käytettynä hankittujen koneiden ja laitteiden hankintakustannukset ovat tukikelpoisia ellei ko. laitteiden hankintaan ole saatu edellisten viiden vuoden aikana julkista tukea

Kysyttävää? Kiitos mielenkiinnostanne!

Matkat, tarjoilut ja muut kustannukset Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus 25.4.2012 Henri Hallanoro Uudenmaan ELY-keskus

Esityksessä käsiteltäviä kustannuslajeja Matkakustannukset (ei koske Flat Rate -hankkeita) Tarjoilut (ei koske Flat Rate -hankkeita, pl. kohderyhmätarjoilut) Tila- ja laitevuokrat (ei koske Flat Rate -hankkeita, pl. projektisuunnitelman mukaiset kohderyhmän käytössä olevat tilat ja laitteet) Poistot (ei koske Flat Rate -hankkeita, pl.kohderyhmähankinnat) Yleiskustannukset eli välilliset kustannukset (ei koske Flat Rate - hankkeita) Viestintä- ja tiedotuskustannukset

Matkakustannukset Projektin henkilöstön kohtuulliset, hyväksytyn projektisuunnitelman mukaiset matka- ja majoituskustannukset ja päivärahat Matkakustannukset ovat tukikelpoisia siltä osin kuin ne eivät ylitä tuensaajaan sovellettavan virka- ja työehtosopimuksen mukaisesti maksettavien matkakorvausten määrää Liityttävä projektin toteutukseen Matkustustapa tulee valita kokonaistaloudellisesti edullisimman vaihtoehdon mukaan Kaikista matkalaskuista tulee käydä ilmi yhteys projektiin matkan tarkoitus ja kohde ajankohta matkan pituus kustannukset

Matkakustannukset Oman auton/ taksin käyttö tulee aina perustella matkalaskussa/ pääkirjan avaimella (esim. julkisten yhteyksien puute, tavaran kuljetus) Maksatushakemukseen liitetään tositekopiot matkustuskustannuksista (matkalaskukopiot, kuittikopiot jne.) tai vaihtoehtoisesti erillinen selvitys (esim. pääkirjan avaimella) Matkakortit ja arvon lataus: matkakortilla maksetuista matkoista tulee pitää kirjaa ja kirjata matkakortilla maksetut matkakustannukset toteuman mukaan hankekirjanpitoon Päivärahan suuruudessa huomioitava esim. seminaarin osallistumismaksuun sisältyvät ateriat

Matkakustannukset, ulkomaan matkat Projektisuunnitelman mukaiset ulkomaanmatkat Sovittava aina etukäteen rahoittajan (koordinaattorin) kanssa Kirjallinen matkaraportti rahoittajalle maksatushakemuksen liitteenä Matkaraportin tulee olla sisällöltään tiivis ja konkreettinen, n.1-3 sivua Matkaraportista tulee käydä ilmi: Matkakohde, ajankohta, matkan tarkoitus, matkustajat Päiväkohtainen ohjelma, esim. seminaariohjelma tai luettelo suunnitelluista tapaamisista tms. Mitä hyötyä matkasta oli hankkeen tavoitteiden kannalta ja mihin hankkeen toimenpiteisiin matka liittyy? Miten matkan antia tullaan konkreettisesti hyödyntämään? Yksi matkaraportti riittävä, vaikka matkalle olisikin osallistunut useampi henkilö

Tarjoilukustannukset Kustannusten oltava kohtuullisia ja liityttävä oleellisesti hankkeen toteuttamiseen, esim.: kahvitarjoilu kokouksissa, joissa mukana projektin ulkopuolisia henkilöitä kokopäivätilaisuuksissa edullinen ruokailu hankkeen järjestämän koulutuksen aloitus- ja päätöskahvit Tarjoilukustannuksista toteuttajalla on velvollisuus säilyttää tositteet sekä osallistujalistat Maksatushakemukseen liitetään selvitys tilaisuudesta (esim. ohjelma) ja kulun yhteydestä projektin toteuttamiseen esim. pääkirjan avaimessa (esim. ohjausryhmän kokous, kahvitarjoilu, 10 henkilöä, 15.3.2012) Tarjoilulaskuja ei tarvitse toimittaa, mikäli kustannus avattu riittävällä tarkkuudella pääkirjan avaimella Projektihenkilöstön sisäisten palaverien kahvi- tai ruokatarjoilut eivät ole tukikelpoisia

Vuokrakustannukset Tilojen ja laitteiden vuokrakustannukset; kustannusten tulee olla kohtuullisia ja tilojen on vastattava kooltaan hankkeessa toteutettavaa toimintaa Tilavuokrat: Projektin käytössä olevat työ(huone)tilat Vuokrasopimuksen tai hoitovastikkeen mukainen neliövuokra Siivous, vesi, sähkö Tukikelpoisia eivät ole yleisten tilojen eikä rahoitus-, rakennus- tai muusta kunnossapidosta aiheutuvat kustannukset Osa-aikaisesti työskentelevien kohdalla tilakustannukset jyvitettävä projektille tehdyn työajan suhteessa Koulutus- ja neuvottelutilat todellisen käytön mukaan

Vuokrakustannukset Ensimmäiseen maksatushakemukseen ja aina kustannusperusteiden muuttuessa selvitys vuokrakustannuksista (esim. kopio vuokrasopimuksesta tai maksutosite), projektin käytössä olevista neliöistä ja jyvitysperusteista Leasing vuokrat: Koneiden ja laitteiden hankinta Osto vai leasing, hankintatavasta sovitaan aloitusneuvotteluissa Tilitys poistoina tai leasingmaksuina, osa-aikaisilla työajan suhteessa Ensimmäisen kerran tilitettäessä maksatushakemukseen liitteeksi selvitys vuokran määrästä (leasingsopimus, leasingmaksutosite) ja jyvitysperusteista Tukikelpoisia eivät ole pitkäaikaisesta vuokraamisesta aiheutuvat hallinto-, rahoitus-, vakuutus-, korjaus- tai huoltokustannukset

Poistot Hankinnan tulee olla projektisuunnitelman mukainen Kaikki yli 1.000 € laite- ja konehankinnat on suositeltavaa käsitellä poistoina Projektin toteutusajalta = hankintahetkestä lähtien korkeintaan projektin päättymiseen saakka. Mahdollinen jäljelle jäävä poisto-osuus jää toteuttajan omaksi kustannukseksi Esim. atk-laitteissa yleensä 3 vuoden tasapoistot Oikeudenmukaisesti hankkeelle kohdistettu Maksatushakemukseen liitetään ensimmäistä kertaa haettaessa laskukopio hankinnasta sekä poistosuunnitelma tai vastaava selvitys, josta ilmenee hankinta-ajankohta, hankintahinta, poistoerät ja poistoaikataulu

Yleiskustannukset eli välilliset kustannukset Tarkoitetaan niitä kustannuksia, jotka koskevat koko organisaatiota ja jotka jaetaan eri yksiköiden kesken esim. johto, yleis- tai taloushallinto Perustuvat tosiasiallisiin kirjanpidon kustannuksiin Yleiskustannusten hyväksymisen pääperiaatteena on aiheuttamisperiaate eli vain hankkeen toiminnasta aiheutuneet kustannukset ovat hyväksyttäviä Aiheuttamisperiaatteen mukaisesti kaikkien sisäisten kustannusten osalta on pystyttävä osoittamaan, että ne ovat projektista aiheutuneita ja projektille kohdistettuja tosiasiallisesti syntyneitä kustannuksia, joihin ei sisälly katetta Ei laskennallisia %-osuuksia tai arvioon, keskiarvoon perustuvaa kohdentamista

Yleiskustannukset eli välilliset kustannukset Esimerkiksi: Puhelut, vain työaikana soitetut Oman organisaation työ (esim. taloushallinto, palkanlaskenta, erilaiset toimistokulut): työajanseurannan mukaan Organisaation johdon kustannuksia ei voi kohdistaa hankkeelle, sillä johto on vastuussa koko organisaation toiminnasta ilman erillistä panostusta yksittäiseen hankkeeseen Projektin henkilöstön kohtuulliset työterveyskustannukset Kela-korvauksilla vähennettyinä (perusterveydenhoito) Maksatushakemukseen tulee liittää selvitys toteuttajaorganisaation sisäisistä kustannuksista, niiden määrästä, laskenta- ja jyvitysperusteista sekä siitä, miten kulut on kohdistettu projektille. Todellisiin ja toteutuneisiin kustannuksiin perustuvat kulut ovat tukikelpoisia

Tiedotuskustannukset Kaikessa tiedottamisessa (lehti-ilmoituksissa, projektin asiakirjoissa, tiedotteissa, esitteissä, julkaisuissa, julisteissa, www-sivuilla jne.) käytetään EU-lippu -tunnusta ja siihen liittyvää tekstiä Euroopan unioni ja Euroopan sosiaalirahasto tai Euroopan aluekehitysrahasto Projektin tiedotusmateriaalissa tulee käyttää myös Vipuvoimaa EU:lta 2007-2013 -tunnusta ja mahdollisuuksien mukaan graafista viivaelementtiä sekä kansallisen rahoittajan (ELY-keskus) logoa Pienissä kohteissa riittää pelkkä EU-lippu-logo (esim. kynät, muistitikut) Maksatushakemukseen liitetään tositekopiot tiedotuskustannuksista ja näytteet esitteistä, ilmoituksesta jne. Projekti on vastuussa siitä, että projektiin osallistuvat ovat tietoisia projektin ESR/EAKR -rahoituksesta. Myös ELY-keskuksen osuus kansallisena rahoittajana on syytä mainita

Tiedotuskustannukset Ohjeet ja logot www.rakennerahastot.fi > Hakijalle > Viestintä ja graafinen ohjeistus: ESR/EAKR Tiedotusohje ESR/EAKR asiakirjapohjat Painokelpoiset EU/ ESR logot www.logodomain.fi ELY-keskuksen logot Tunnukset osoitteesta: elvi.julkaisut@ely-keskus.fi Ohjeistusta ELY-logon käytöstä: viestintä ja graafinen ohjeistus (rakennerahastot.fi)

Kysyttävää? Kiitos mielenkiinnostanne!

Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Rahoituserät Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus 25.4.2012 Mikael Posti Uudenmaan ELY-keskus

Projektikirjanpitoon tulevat rahoituserät Kuntien rahoitus Muu julkinen rahoitus Yksityinen rahoitus Projektin tulot (mm. tuotteiden myyntitulot, pääsyliput jne.) Rahoitusosuudet (sekä toteuttajan oma rahoitusosuus että muut rahoitusosuudet) ja tulot kirjataan projektin kirjanpitoon (sekä suunnitellut että ennakoimattomat tulot) Rahoitusosuuksien tulee toteutua projektisuunnitelman mukaisesti Maksatushakemukseen voidaan merkitä korkeintaan se osuus toteutuneesta rahoituksesta, joka ei ylitä ko. kauden toteutuneita kustannuksia.

Maksettava tukiosuus Maksatuspäätöksellä maksetaan pääsääntöisesti rahoituspäätöksen mukainen %-osuus hyväksyttävistä kustannuksista. Tukiprosentti on mainittu rahoituspäätöksessä. Jos muu rahoitusosuus toteutuu etupainotteisesti, otetaan rahoituserät huomioon pääsääntöisesti rahoitussuunnitelman mukaisissa suhteissa. Loppuosa jätetään hankkeen toteuttajaorganisaation taseeseen ja tuloutetaan vaiheittain. Mikäli yksittäisessä maksatuksessa joudutaan maksamaan rahoituspäätöksen prosentista poikkeava tukiosuus, tukiosuutta oikaistaan viimeistään viimeisessä maksatuspäätöksessä (voi johtaa myös takaisinperintään).

Maksettava tukiosuus Esim. Rahoituspäätös: Kustannukset 100 000€, Rahoitus: ELY 80 000€ (80%) ja yksityinen/kunta 20 000€ (20%) Maksatushakemus (Perustapaus): Kustannukset: 20 000€, Rahoitus: ELY 16 000 € (80%),Yksityinen/kunta 4 000€ (20%) Maksatushakemus, Kuntarahaa tullut 10 000€: Rahoitus: ELY 16 000 € (80%), Yksityinen/kunta 4 000€ (40%). Loppuosa kuntarahasta 6 000€ raportoidaan seuraavissa maksatuksissa. Mikäli kirjanpitoon tulleet rahoituserät (ulkopuolisilta rahoittajilta) ylittävät kumulatiivisesti projektisuunnitelman mukaisen rahoituksen, ELY keskuksen osuus alenee. Esim. Maksatuksissa kumulatiiviset hyväksytyt kustannukset 80 000€, kirjanpitoon tullut ulkopuolinen yksityinen/kuntarahoitus 20 000€. ELY:n rahoitusosuudeksi jää 60 000€ ( = 80 000€ - 20 000€) eli 75%.

Erikseen raportoitavat kustannukset Osa projektin kokonaiskustannuksia / rahoitusta, mutta niihin ei saa tukea Koulutukseen osallistuvien palkkakustannukset. Todelliset palkkakustannukset sivukuluineen ajalta, jona henkilö osallistuu työajallaan projektin järjestämään toimintaan Koulutukseen osallistuvien matkakustannukset (todelliset kustannukset) Yrittäjät: palkkaosuus voidaan ilmoittaa YEL:n (yrittäjäeläkemaksu) mukaan Eivät projektin kirjanpidossa Raportoidut palkka- ja matkakustannukset on voitava tarvittaessa todentaa osallistujan organisaation kirjanpidosta Työnantaja (palkanlaskija) varmentaa tuntipalkan ja lakisääteiset sivukulut

Erikseen raportoitavat kustannukset Projekti pitää tiedot osallistujien tunneista ja päivistä tallessa mahdollista tarkastusta varten Koulutuksiin osallistujista on pidettävä listaa, johon on kirjattu osallistujien nimet, yritykset sekä koulutuksen aihe ja osallistumisajankohdat. Päivittäinen läsnäolo on todennettava osallistujan omakätisellä allekirjoituksella. Maksatushakemukseen selvitys erikseen raportoitavista kustannuksista yritys-/kuntakohtaisena yhteenvetona. Ei tarvitse olla henkilötasolla, mutta tiedot pitää tarvittaessa löytyä projektilta. Merkitään maksatushakemukseen organisaatiotyypin mukaan (kunta, muu julkinen, yksityinen sektori