Tapahtumajärjestämisen ABC haltuun Anniina Hartikainen, kulttuurisihteeri Virve Särkkä, JYYn hallituksen kulttuurivastaava Oskari Rantala, tiedotussihteeri Niko Vartiainen, kulttuurivaliokunnan puheenjohtaja

Sisältö Tapahtuman suunnittelu Tapahtuman valmistelu Talousarvion laatiminen Yhteistyökumppanit ja avustukset Tiedotus ja markkinointi Lupa-asiat Vastuualueiden jakaminen Aikataulutus

Sisältö Riskit Turvallisuus Jälkityöt Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä Markkinointi ja tiedotus JYYn kanavia pitkin JYYn kulttuurivaliokunta Tapahtuma-case

Tapahtuman suunnittelu Tapahtuman ajankohdan valitseminen. Huomioitava: mahd. Päällekkäiset tapahtumat Paikan valinta ajoissa. Huomioitava: toimivuus, varustetaso, tilavuokrat, esteettömyys → mikä on tapahtuman kannalta paras paikka? Tapahtuman kohderyhmä. Huomioitava: miten tavoitat kohderyhmän ja mikä on kohderyhmän koko?

Tapahtuman suunnittelu Tapahtuman kokoluokka. Huomioitava: realistisuus. Vaikuttaa mm. budjetointiin. Työryhmä ja vastuualueiden jakaminen Tapahtumapaikan varaaminen Ohjelman suunnittelu. Huomioitava: esiintyjien hinnat, kohderyhmä

Tapahtuman valmistelu Alustavan budjetin laatiminen Esiintyjien buukkaaminen. Suosittujen esiintyjien buukkaaminen ajoissa. Kulut: majoitus, keikkapalkkio, ruokailu, juomat yms. Esiintyjien hinnoista tinkiminen Palaveeraus kasvotusten yhteistyötahojen kanssa ja käytännön asioista sopiminen Sovittujen asioiden varmistaminen

Tapahtuman valmistelu Kiireen ennakoiminen. Asioiden huolellinen aikataulutus ja suunnittelu Kirjalliset sopimukset Tapahtuman yksityiskohdista ja aikatauluista tiedottaminen yhteistyötahoille Asioiden lukkoonlyöminen Tiedottaminen Yritysyhteistyö ja avustuksien hakeminen Lupien hakeminen

Talousarvion laatiminen Kenellä taloudellinen vastuu? Budjetti laadittava realistisesti Hintojen kilpailutus Mahdollinen ALV hinnoissa Yllättäviin kuluihin varautuminen Tapahtuman rahoitusrakenne Taloudellisten riskien minimointi

Talousarvion laatiminen TULOT Avustukset, sponsoritulot ja lipputulot MENOT Luvat, vakuutukset, tekijänoikeudet, markkinointimateriaalien painatus, palkat/palkkiot, matkakulut, kuljetukset, tilavuokrat, esiintyjät, dekot, ruokailut, yllättävät kulut

Yhteistyökumppanit Sponsoritarjousten laatiminen Mieti tarkkaan, millaisia sponsoreita lähestyt Sponsoreiden hankkiminen työlästä Yhteydenotot ajoissa Henkilökohtainen yhteydenotto Tapahtuman järjestäjälle: rahaa, alennuksia tavaroista/palveluista, tavaroita ja palveluita Sponsorille: näkyvyys tapahtumassa, markkinointimateriaaleissa

Yhteistyökumppanit Ei kahta saman alan yritystä sponsoriksi samaan tapahtumaan. Suhteita kannattaa hyödyntää. Tavaranvaihto rahadiilejä helpompaa Vakuuttavuus Sinnikkyys

Avustukset Avustusten hakeminen: hakemukset täytettävä huolella Talousarvio ja toimintasuunnitelma/projektisuunnitelma tärkeitä liitteitä Avustusten myöntämiseen voi mennä ajallisesti pitkään

Avustukset Yliopiston kulttuuritoimikunnan avustukset: haku maalis- ja lokakuussa Kaupungin kulttuuripalveluiden avustukset: haku tammi- ja elokuussa JYYn projektiavustukset / tappiontakaukset: voi hakea ympäri vuoden Keski-Suomen taidetoimikunta: haku tammikuussa Säätiöt

Tiedotus ja markkinointi Tiedotteen laatiminen Mediatiedottaminen Sähköpostilistatiedottaminen Sähköiset tapahtumakalenterit Internet, Facebook Lehtien ilmestymisaikataulujen huomioiminen Julistemarkkinointi, flaijerit Graafikon hankkiminen

Tiedotus ja markkinointi Jyväskylän kaupunkilehti Keskisuomalainen Suur-Jyväskylän Lehti Radio Keski-Suomi Radio Jyväskylä Jylkkäri City Sue Voima Keski-Suomen Viikko

Lupa-asiat Luvat maksullisia Ilmoitus yleisötilaisuudesta, väh. 5 vrk ennen tapahtumaa Lupa julkisten tilojen käyttöön: kaupunki, yliopisto Ruuanmyynti Tekijänoikeudet: Teosto, Gramex. Sovi paikan haltijan kanssa. Melulupa

Vastuualueiden jakaminen Tarpeellinen määrä työvoimaa ennen tapahtumaa ja tapahtumassa Catering, graafikko, juontaja, järjestyksenvalvojat, tiedottaja, projektinjohtaja, dekoryhmä, lipunmyynti, bäkkärityöntekijät, DJ:t, Miksaajat, valosuunnittelijat, siivous, roudaus, kuljetukset, sponsoriyhteistyö, valokuvaaja

Aikataulutus Hoidettava ajoissa: esiintyjien buukkaus, tilavaraukset, sponsorit ja avustukset Projektin läpiviemisen aikataulutus etukäteen, projektisuunnitelma Sopimukset kuntoon Laadi tapahtumaillan aikataulu tarpeeksi väljäksi: soundcheckit, bändien vaihdot

Riskit Huono sää Esiintyjien peruutus Väkivalta ja pakokauhu Onnettomuudet ja tapaturmat Yllättävän suuri yleisömäärä Vapaaehtoistyövoiman vähyys Aikataulujen viivästyminen Asiakkaiden tyytymättömyys

Turvallisuus Ilmoita yleisötilaisuudesta poliisille Järjestyksenvalvonta Ensiapu Kortilliset ja kortittomat järjestyksenvalvojat Järjestyksenvalvojien riittävä määrä

Jälkityöt Tapahtumapaikan siivous Budjetin päivittäminen Kiitosten lähettäminen esiintyjille, työntekijöille ja yhteistyökumppaneille Laskujen hoitaminen Palkkiot esiintyjille

Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä Kulttuurisihteeri - Hoitaa ylä- ja alakerran tilavaraukset - Päivittää tapahtumatiedot JYYn nettisivuille - Kokoaa On Stage-julisteen sekä Jylkkärin ja Cityn mainoksen. Huomioitava: deadline. Ilokiven käyttömaksut - Alakerta: 30€ op., 15€ ainejärj., 100€ muut - Yläkerta ja terassi ilmaisia

Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä Ravintoloitsija Heimo Niemisen vastuulla illan käytännön järjestelyt: - Narikka - Yksinoikeus alkoholinmyyntiin - Ovien avaus - Loppusiivous - Järjestyksenvalvonta - Paikkojen näyttäminen

Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä Tapahtumanjärjestäjän vastuulla: - Tapahtuman markkinointi ja tiedottaminen - Ohjelman kokoaminen - Lipunmyynnin järjestäminen - Henkilökunnan hankkiminen (miksaaja, valosuunnittelija, roudarit, lipunmyyjät yms.) - Jälkisiivous Yleisötavoite 70-100 hlö/ilta Vastuu laitteista