Perehdytys ja perinteensiirto Jari-Pekka Kanniainen OSAKO Tehkää muistiinpanoja oman järjestönne näkökulmasta!

Miksi? Perehtymistä, perehdyttämistä ja perinteensiirtoa tarvitaan aina, kun: Ihmiset vaihtuvat (järjestömaailmassa jokavuotista.. usein myös kesken vuoden), Toimintaympäristö muuttuu (koulutusaloja lakkautetaan tai uusia aloitetaan, tilat muuttuvat, organisaatiorakenne muuttuu, tulee uusia painoalueita jne.), Tehtävät vaihtuvat (toimintaa kehitetään tai uusitaan, vastuita jaetaan uudelleen hallituksessa, säännöt muuttuvat), Uusia opiskelijoita tulee, eli läjäpäin joka vuosi! Nykyään myös työelämä on pirstaleisempaa ja epäsäännöllistä eli muutos on nykyään hyväksytty osa ihmisten elämää.

Vaihtuvuus – haaste! Haasteita uudelle hallitukselle, kokemuksia? Millaisia ongelmia teillä on ollut vuoden kuluessa?

Vaihtuvuus – mahdollisuus! Mitä mahdollisuuksia toimijoiden vaihtuminen tuo? Voisiko jotain ei-toivottua jäädä taakse ja uusia mahdollisuuksia avautua?

Toimijoiden vaihtuvuus on… Pahimmillaan vaihtuvuus on kuin myllertävä koski, kaoottinen sekä ajoittain tulviva ja toisinaan kuivuuden partaalla oleva virtaus. Pohja on vaihteleva ja epävarma, kivikkoinen ja epätasainen. Parhaimmillaan vaihtuvuus on soljuva virta, helposti ohjattavissa ja toimijoilla on kohtuullinen tunne hallinnasta. Pohja on luonnostaan syntynyt ja sitä on paranneltu ajan myötä.

Ja nyt ryhymätyötä. Luku kuuteen! Jako ryhymiin. Ryhymisä keskustelua ohjaavin kysymyksin: Miten suhtauduin opiskeluiden alussa koulutusalajärjestöön ja sen tyyppeihin? Onko suhtautuminen muuttunut? Muuttuukohan se lisää? Millaisia asioita ajattelet kokeneemman toimijan tietävän mitä itse et tiedä? Tarkoitus hahmottaa millaista tietoa yhdistyksessä tarvitaan.

Nyt kahavia ja pullaa. Jälleenjakaannutaan ryhmiin vastuualueittain. Tutustumiskierros. Mitä mielestäni ensi vuonna tulee ainakin tehdä? Aseta ainakin yksi tavoite itsellesi/seuraajallesi. Mikä arveluttaa eniten, missä tulen ehkä tarvitsemaan lisäperehdytystä? Millaisina hetkinä ja minkä asioiden yhteydessä on tuntunut että toiminta on huonoa ja ei kiinnostavaa? Tarkoituksena asettaa konkreettisia tavoitteita ja mahdollisimman todenperäisiä mielikuvia tulevasta vuodesta.

Kohti perehdytyskäytäntöjä Puheenjohtajat olkaa hyvä.

Kohti perehdytyskäytäntöjä Kuvitellaan koulutusalajärjestö X Toiminnan jatkuvuuden takaaminen Mitä toimintaa jatketaan? (tapahtumien laatu, edunvalvonnan tieto- ja taitomäärä, perusyhdistystoiminta) Eli sitoutumista em. toimintaan ja ideaan… Järjestö on systeemi, jonka yhdenkin osan vaihtuminen vaikuttaa kokonaisuuteen.

Tapoja perehdyttää Henkilökohtainen perehdytys Työtehtäviin tutustuminen Työyhteisöön tutustuminen Työtiloihin tutustuminen Työkaluihin tutustuminen (google-kalenteri, sähköposti) Perehdytyspäivät ja –illat! Itsenäinen perehtyminen eri tahojen materiaaleihin Epävirallinen ja huomaamaton perehtyminen

Dokkumentaatio Historiikki, pöytäkirjat, toimintakertomukset Yleinen katsaus toimintaan Selittävät toimintaa ja sen suuntaa Muistakaa, että pöytäkirja on tuleville toimijoille aina historiikki ja voi parhaimmillaan olla miltei valmis toimintakertomus kyseisestä vuodesta! Muistiot, tehtävänkuvaukset Yleinen katsaus toimijan ja järjestön työnkuvaan Selittävät työtehtäviä Ota aina huomioon materiaalien Tarpeellisuus! Esim. Tulot ja menot, kaikki mitä pitää jotenkin valmistella Selkeys! Ei liian vaikeaa kieltä Loogisuus! Mahdollisimman konkreettisia asioita Eli mahdollisimman vähän eri papereita. Esim. jako lakisääteisiin ja yksi KAJ-opas rinnalla. Tosin mahdollisuutena myös hallituksen jäsenkohtainen testamenttaus…

Esimerkkejä Paperiset materiaalit Sähköiset materiaalit Kansiot yms. Kirjat Sähköiset materiaalit Verkkolevy, ulkoinen kovalevy OSAKO Työtilat Muistitikku, ”testamentatut muistitikut” Visuaaliset materiaalit Videot yms.

Yksinkertaisimmillaan.. Perehdyttäminen on muistilistan läpikäymistä yhdessä perehdytettävän kanssa. Lista jää uuden toimijan haltuun. Vanha toimija on tavoitettavissa. Huomioikaa myös, että jo tämä koulutus on osa järjestön toimintaa. Kuinka teitä perehdytettiin perehdyttämiskoulutuksen tärkeyteen? 

Esimerkkinä perehdytyssuunnitelma Perehdytyksen tavoitteet Järjestön ja perehdytettävän kannalta Sisältö Ajoitus ja ohjelma pääkohdittain eli kuka, kenelle, mitä, missä vaiheessa ja kuinka kauan Toiminta Järjestö, tehtävät, tavoitteet, toimintatavat ja käytännöt sekä niveltyminen muihin järjestöihin ja Oamkiin Esittelyt Tärkeät tilat ja ihmiset Työtehtävät Oma vastuualue, työvälineet, menetelmät, säännöt ja ohjeet sekä vastuukysymykset ja tietolähteet Muita huomioonotettavia asioita

Sudenkuopat Olettaminen, ennakkoluulot Informaatioähky Katoaminen ”Kyllähän sää nämä tiiät..” Sama asia voi eri toimijan näkökulmasta olla erilainen Informaatioähky Perehdytys on hyvä jakaa useampaan tapaamiseen Kirjallisen materiaalin määrä Katoaminen Kysymykset heräävät usein vasta itse toiminnassa!  Ole tavoitettavissa myös perehdytyksen jälkeen Materiaalin katoaminen, muistitikut, kansiot ja säilytys! ”Aina näin on tehty ja aina tullaan tekemään” Mitä perinteitä on hyvä jatkaa ja mitä ei?

Kiitos! Mukavaa loppuvuotta kaikille!