Työpaja hanketoteuttajille ja rahoittajille to klo 9:00-12:00 Kati Keronen

Päivän ohjelma 9:00-9:15 Aamukahvit & päivän ohjelma 9:15-10:00 Esikyselyn vastausten läpikäynti ja teemoja syventävä keskustelu / Kati Keronen, Differo Oy. 10:15-11:45 Työpaja: rahoittaja-hanketoteuttaja –viestintäsuunnitelman ideointi teemoittain yhdessä. 11:30-12:00 Loppukeskustelu ja jatkotoimista sopiminen

Aamupäivän tavoitteet 1)Keskustella rahoittajien ja hanketoteuttajien välisistä tiedontarpeista 2)Pohtia tältä pohjalta, miten alueet voivat yhdessä yhteisen viestintäsuunnitelman avulla tehostaa vuorovaikutusta, luoda hanketoimintaan parempaa työrauhaa ja selkeyttää yhteisiä pelisääntöjä. 3)Synnyttää yhteinen näkemys siitä, miten lshelmet.fi –portaalin ympärille kehittynyt yhteisö jatkaa vuoden 2013 jälkeen.

Hanketoteuttajien yleisiä huolenaiheita 1 ”Yrittäjien hankeähky on kova. Eräskin yrittäjä kysyi soittaessani kuulinko napsahduksen. Sanoin en. Yrittäjä sanoi, että syytä olisi, poistin juuri varmistimen aseestani. Yrittäjä ei sitten lähtenyt mukaan hankkeeseen.” Projektipäällikkö Helmet-työpajassa ”Työrauhan epävarmuus aiheuttaa helposti sitoutumattomuutta. Kun jatkosta ei ole tietoa, jäädään odottelemaan valmiita vastauksia.” Projektipäällikkö Helmet-työpajassa ”Olen huolissani siitä, että kohderyhmän tarpeita ei ole hankesuunnittelussa otettu riittävän hyvin huomioon. Projektipäällikkönä joudun vetämään vastahankaista kivirekeä perässäni ja yritysten suhtautuminen hankkeisiin on lähinnä good williä ja sitoutuminen hankkeeseen heikkoa.” Projektipäällikkö Helmet-työpajassa

Hanketoteuttajien yleisiä huolenaiheita 2 ”Maksatustoiminnan viiveet (ainakin Etelä-Pohjanmaalla) ovat kohtuuttomia. Vuodesta puoleentoista vuotta kestävä kulujen syntymisen ja maksatuksen aikaväli on liian pitkä lähes kaikille PK-yrityksille ja muille pienellä kassalla toimiville tahoille.” Sähköpostipalaute työpajaan liittyen. ”Erityisesti seurantalomakkeen huono istuvuus kuvaamaan käytännön toimintaa aiheuttaa turhaa stressiä hanketoteuttajalle. Ylipäätään hankkeen hallinnointi kuluttaa tarpeettoman paljon aikaa suhteessa siihen varsinaiseen työhön, jota hankerahoituksella on tarkoitus saada aikaan.” Sähköpostipalaute työpajaan liittyen.

Hanketoteuttajien ajatuksia lshelmet- portaalista ”Olen odottanut tällaista avausta. Luottamus ja usko on kova nyt kun taustalla on laaja hanke alueellisen tekemisen sijaan. Juuri tällaista toimintaa tarvitsemme, kun vain saamme ihmiset ymmärtämään, ettei kyse ole taas yhdestä ohimenevästä verkkoportaalista, vaan meidän kaikkien yhteisestä mahdollisuudesta tehostaa yhteistyötämme”. Projektipäällikkö Helmet-työpajassa ”Myös seuraaminen on teko. Itse olen erityisen vaikuttunut lshelmet- portaalin uutta rahoituskautta koskevasta blogipostauksesta. Sain siitä paljon uutta oppia, jota en mistään muualta olisi löytänyt. En ole tosin uskaltautunut portaalissa kommentoimaan tai tykkäämään.” Projektipäällikkö Helmet-työpajassa ”En ymmärrä, miksi tällaisia portaaleja perustetaan. Käytämme hankkeessamme Facebookia ja se toimii hyvin. Tässä on taas yhdet tunnukset muistettavaksi.” Projektipäällikkö Helmet-työpajassa 14.3.

RAHOITTAJA- HANKETOTEUTTAJA - VUOROVAIKUTUSTARPEET Esikyselyn tulosten läpikäynti työskentelyn pohjaksi

Missä asioissa rahoittajien ja hanketoteuttajien vuoropuhelu on olennaisinta? (osa 1) •Hankesuunnitteluvaihe •Hankesuunnittelijan ja rahoittajan yhteistyö hankesuunnittelussa •Hankerahoitushaut  tiedotus riittävän ajoissa ja laajasti, rahoittajan vaatimukset esille kerralla ja selvästi (välillä joutunut nyhtämällä nyhtämään) •Yleinen neuvonta hakujen auetessa •Strategian läpinäkyvyys, selkeät pelisäännöt ja realistiset tavoitteet •Määrällisten tavoitteiden toteuttamisen realistisuus ja tavoitetaso •Mikä paikallinen/seudullinen stratgia kokoaa hankkeet tehokkaaksi kokonaisuudeksi  kaikkien olennaisten tahojen oltava tietoisia & hyväksyttävä suunniteltu hanke •Jotta toteuttaja olisi turvallisella pohjalla, niin täytyy olla tiedossa rahoittajien pitemmän aikavälin strategiset tavoitteet

•Muutosjohtaminen •Rahoittajan odotukset ja joustavuus muutostilanteissa •Hankerahoittajan tulisi informoida hanketoteuttajia omassa organisaatiossaan / toiminnassaan tapahtuvista muutoksista vrt. henkilöstömuutokset. •Käytännön projektityön arki •Rahoittajan osallistuttava ohjausryhmän kokouksiin •Rahoittajan tärkeä olla tavoitettavissa ja vastata projektien kysymyksiin •Projektisuunnitelmat, muutokset ja tukikelpoisuus •Raportointi, lomakkeet ja rahoituksen reunaehdot •Hankkeen toteuttamisen yleiset pelisäännöt sovittava selkeästi •Rahoittajien otettava huomioon ruohonjuuritason kokemukset kohderyhmän palvelutarpeesta  tämä asia esiin ohjausryhmissä •Juurruttaminen / vakinaistaminen Missä asioissa rahoittajien ja hanketoteuttajien vuoropuhelu on olennaisinta? (osa 2)

Mitä vuoropuhelua rahoittajien olisi hyvä käydä hanketoteuttajien kanssa uudesta ohjelmakaudesta? •Hyvä informoida tulevan ohjelmakauden painotuksista ja mahdollisuuksista heti siinä vaiheessa, kun asiat on päätetty.

Mitä vuoropuhelua rahoittajien olisi kanssa olisi hyvä käydä, jotta uuteen ohjelmakauteen valmistautuminen ja siihen siirtyminen olisi helppoa? (osa 1) •Avoin, proaktiivinen ja lähellä toimijoita toteutettava viestintä rahoittajilta toteuttajille •Avointa, selkokielistä ja toimintalinjojen tavoitteita konkreettisella tavalla avaavaa. •Vuoropuheluun mukaan myös toimijat, joiden työtä pyritään kehittämään (esim. TE-toimi) •Tiedotus erilaisista toteuttamisvaihtoehdoista rahoittajalta oma- aloitteisesti. •Rahoituksen sisältöalueet ja reunaehdot •Tulevan kauden rahoituksen painopisteet, hankkeiden laajuus / vaikuttavuus sekä eri toimijoiden strategisista painopistealueista (rahoittajat, liitto, alueelliset kehittäjäorganisaatiot) •Mille sektoreille rahoitusta myönnetään •Tiedotus hankerahoitushauista ajoissa ja laajasti  rahoittajan vaatimukset esiin selvästi ja kerralla

•Sujuva siirtymä ohjelmakaudesta toiseen •Tärkeää olisi, ettei tulisi liian pitkää katkosta nykyisen ja seuraavan ohjelmakauden väliin •Tarkat kriteerit ja käytännölliset ohjeet hakemuksen täyttämisestä •Tiedottaminen ohjelmakauden valmistelusta ja etenemisestä on hanketoteuttajalle tärkeää, jotta ohjelmakauden vaihdoksiin voidaan varautua ja päästään tehokkaasti liikkeelle toteutusten kanssa (rahoituskehys, aikataulut, toteuttamislinjojen sisällöt Mitä vuoropuhelua rahoittajien olisi kanssa olisi hyvä käydä, jotta uuteen ohjelmakauteen valmistautuminen ja siihen siirtyminen olisi helppoa? (osa 2)

Missä asioissa kannattaisi tehostaa hanketoimijoiden välistä yhteistyötä? •Työn näkyväksi tekeminen & hyvät käytännöt •Yhtenäisiä selkeitä tilastointeja •Hyvien käytäntöjen levittäminen ja kehittämistyön jakaminen (V) •Kokemusten vaihto projektien tavoitteista. •Tukikelpoisuusasiat •Kohti avoimempaa organisaatiokulttuuria •Eroon turhasta kilpailusta, isoja hankkeita kannattaa tehdä yhdessä •Verkostot •Vertaisarviointi •Vertaistuki •Yhteistyö toteutuu jo nyt hyvin toisiaan täydentävien osaamisten tunnistamisen ja henkilökohtaisten suhteiden kautta. Keinotekoiset, esimerkiksi rahoituksen vaatimuksesta synnytetyt konsortiot eivät tahdo toimia •Yhteisiä tilaisuuksia voisi olla hyvä vieläkin enemmän •Rahoittaja voisi auttaa hanketoimijoiden yhteensaattamisessa – Ely voisi parittaa hankkeita alueillaan ja myös valtakunnallisesti.

HANKEVIESTINNÄN ROADMAP Työpaja

Tuleva rahoituskausi Mitä tiedämme jo nyt kertoa tulevasta rahoituskaudesta? Millä aikataululla valmistelu etenee? Voidaanko viestintä aloittaa jo valmisteluvaiheessa?

Mitkä muut tänään esille nousseet teemat ovat sellaisia, joissa alueiden välinen yhteistyö olisi tiedottamisen kannalta mahdollista? Muut aluerajat ylittävät yhteiset teemat?

Miten aluerajat ylittävä tiedottaminen voidaan organisoida? Mitä tehdään eri alueilla jo nyt ja mitä tästä kannattaisi julkaista myös lshelmet-portaalissa kaikille yhteisesti? Aluerajat ylittävän tiedottamisen organisointi

Miten Helmet-portaalin tulevaisuus voidaan turvata projektin päätyttyä – vai nähdäänkö tälle tarvetta? Jokainen yhteisö tarvitsee primus motorin. Ilman henkeä puhaltavaa voimaa yhteisö hiipuu hiljalleen pois. Helmet-portaalin tulevaisuus

Jatkotoimet Merja Virkkala, Miia Äkkinen ja Kati Keronen kokoavat päivän annista tiiviin roadmapin, joka käydään Helmet-portaalin ohjausryhmän kanssa läpi verkkopalaverina. Palaverissa sovitaan mahdollisista jatkotoimista.

Kiitos! Nähdään portaalissa!