ePS2 Asianhallinnan kehittäminen Asianhallinnan tavoitetilan määrittely TOS kuntoon ePS2 –kunnissa 2017 loppuun mennessä Kokousjärjestelyt vastaamaan tulevaisuuden tarpeita Tietojärjestelmien kehittäminen

TAVOITETILAN MÄÄRITTELY Tavoitetilan määrittelyssä hyödynnettiin kansallista viitearkkitehtuuria Viitearkkitehtuuri on tarkoitettu käytettäväksi ohjeena kunnan asianhallinnan toiminnan ja tietojärjestelmien kehittämisessä Viitearkkitehtuurissa on kuvattu, miten asianhallinnan yleistetyt toimintaprosessit, sidosryhmät, roolit, päätiedot ja tietojärjestelmäpalvelut toimivat kokonaisuutena Kohteena asianhallinta kokonaisuudessaan Erityinen näkökulma kokonaan sähköiset toimintatavat

Katselmointi: ePS tavoitetila ePS tavoitetilan hyväksyntä Toteutus 09/2015 – 02/2016 Kunnittain ePS yhteinen - Jaetaan ePS2 –kuntien kesken Työn suunnittelu ja taustamateriaalin koonti Aloituskokous: suunnitelman hyväksyntä Tietojärjestelmien ja tietovirtojen nykytilan kuvaus Työpaja 1: Nykytilan läpikäynti ja tavoitetilan määrittely ePS-yhteisen tavoitetilan kokoaminen Prosessien, tietojärjestelmien ja tietovirtojen kuvaus Katselmointi: ePS tavoitetila Työpaja 2: Tavoitetilan kuvausten läpikäynti Muutosten dokumentointi Dokumentointi ePS tavoitetilan hyväksyntä Päätöskokous: Tuotosten esittely ja hyväksyntä Yhteinen tavoitetila käsitelty 17.12.2015 ja toimii jatkokehittämisen pohjana Työ tehty: Kajaani, Kalajoki, Raahe, Rovaniemi, Kuusamo, Taivalkoski

TOS –TYÖ Mukana kahdeksan kuntaa Tuotosten tilanne 03/2017 Rovaniemi, Kajaani, Kuusamo, Taivalkoski, Kalajoki, Raahe, Kannus, Kokkola Työ käynnistyi syksyllä 2015 Tuotosten tilanne 03/2017 Mm. yleishallinnon sekä talous- ja henkilöstöhallinnan TOS tehty Tuotokset ovat yhteisessä työtilassa ja kaikkien käytettävissä Tuotosten yhteismitallisuus varmistettu käyttämällä apuna Mikkelin kaupungin geneeristä prosessimallia ja Lahden TOS –määrittelyjä Kokemukset ja jatko Työnjaosta ja verkostomaisesta tekemisestä pääasiassa myönteisiä palautteita Vuoden 2017 painopistealueena ns. substanssitehtävät SOTE tehtävät katsotaan maakunta- ja sote –muutoksen mukaan 2017 loppupuolella Keskustelut Arkistolaitoksen kanssa aloitettu 12.4.2016 sähköisen säilytyslupamenettelyjen käynnistämiseksi Tilannekatsaukset 15.6, 6.10 ja 13.12 Tavoitteena sähköisen säilytyksen päätösten saaminen asianhallinnan osalta ko. kunnissa On sovittu vaiheisesta etenemisestä, ensimmäisessä vaiheessa päätöstä hakevat Rovaniemi, Kajaani ja Kalajoki Loput SÄHKE2 –mukaisten järjestelmien kehittämisen aikataulussa

TOS –TYÖN KOKEMUKSIA Sähköiseen toimintatapaan soveltuva TOS hyvin keskeisessä roolissa tulevissa ratkaisuissa Ohjaa ja automatisoi toimintaa Tärkeää tehtävien kuvaaminen oikealla tasolla Yhdessä tekeminen on lisännyt TOS:in määrittelyyn liittyvää ymmärrystä ja käyty prosessi ja yhteistyöfoorumi on ollut hyödyllinen TOS ei ole koskaan valmis Haasteena on tehdyn TOS:in sovitus eri järjestelmäympäristöihin Keskusteluissa on tullut tämän tästä eri järjestelmien toimintaerot Tehtävä kuntakohtaisesti

Tietojärjestelmien kehittäminen / asianhallinta Lähtökohtaisesti kunnat kehittävät olemassa olevia ympäristöjään Hyvänä tukena toimii tavoitetilamäärittelyssä havaitut kehittämistarpeet TOS –työssä mahdollisuuksien mukaan huomioidaan myös järjestelmäkohtaisia toteutustapoja Kajaani, Rovaniemi ja Kuusamo ovat käynnistivät yhteisen pilotin 03-05/2016 Pohjautui Mikkelissä käytössä olevaan järjestelmäympäristöön Pilotin tukena yhteinen vaatimusmäärittely Mukana myös käytännön TOS –testausta Mikkelin TOS:in pohjalta Kajaani ja Rovaniemi siirtyivät tuotantokäyttöön 01/2017 Kalajoki testaa parhaillaan Dynasty SÄHKE2 –ympäristöä Tuotantokäyttöön 06/2017 Pilotointi ja testaus on todettu hyväksi ja suositeltavaksi tavaksi toimia

Tietojärjestelmien kehittäminen / sähköinen arkisto Kajaanilla käytössä keskitetty sähköinen arkisto (Avaintec Xarchive) Rovaniemellä myös varteenotettava vaihtoehto Kalajoki on hankkimassa ratkaisua kilpailutusmenettelyllä Muut kunnat ovat eri vaiheissa ratkaisujen suhteen Arkistolaitoksen kanssa on käyty keskusteluja SAPA –arkiston kehittämisestä ja tulevaisuuden roolista 21.3 tarkoitus kuulla arkistolaitoksen tilannekuva SAPA:sta

KOKOUSYMPÄRISTÖJEN KEHITTÄMINEN Määrittelykohteina Tilat – vaatimukset, av-varustukset, tietoliikennepalvelut, kalustus… Päätelaitteet – epS2 –tason päätelaitesuositukset Koti-/etäpistevarustelut - etänä osallistumisen ja mm. sähköisen äänestämisen edellyttämät puitteet Tukijärjestelyt – kokoustilat ja kokoustenaikainen tuki, luottamushenkilöille järjestettävä tuki, valmistelijoiden tuki Perusohjeistus (vaiheessa 2) Ehdotus yhteisestä etenemisestä/perusselvitys toteutusvaihtoehdoista (vaihe 2)