Projektin peruskäsitteet

2. Projektinhallinnan peruskäsitteet Toteutusvaiheet Projektisopimuksista Projektin organisointi ja käynnistys Projektisuunnitelma Projektin vaiheistus ja ositus Aikaohjaus

Toteutusvaiheet ja tietoalueet Projektin toteutus Aloitus ja määrittely Suunnit- telu Toteutus Päättä-minen Ohjaus Kokonaisuuden hallinta (projektin alussa ja projektin aikana) Laajuuden hallinta Aikataulun ja resurssien hallinta Kustannusten hallinta Hankintojen hallinta Project management usually covers project planning project execution and closure Not pre- or post project activities. Yet, these have a significant impact on how the project (and project organization) succeeds. Riskienhallinta Laadunhallinta Viestintä ja tiedonhallinta Artto&al:Projektiliiketoiminta

Strategiasta projektiksi Strateginen suunnittelu 3-5 vuotta Taktinen suunnittelu 1-3 vuotta Priorisointi  Projektiohjelma 1-3 vuotta  Projektisalkku Vaiheistus Projektisuunnitelmat < 1 vuosi  Työsuunnitelmat 1-2 kuukautta Lähde: Project Directors Oy

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Projektisopimukset Toimitusprojektissa projektia edeltävät tarjous- ja sopimusvaiheet Tärkeää on rajata tarkoin projektin lopputulos Projektilla on tiukat aikataulu- ja kustannusraamit

Projektin rajaus Tavoitteesta johdettu työkokonaisuus = mitä päätetään tehdä ei liikaa asioita yhdellä kertaa kaikki osapuolet allekirjoittavat ennen töiden aloittamista Sopusoinnussa toiminnan kokonaistavoitteiden kanssa aikaan ja voimavaroihin nähden Rajaus tarkentuu, mutta se ei saa muuttua Lopputulokselle on määriteltävä todennettavissa olevat valmistumiskriteerit heti projektin alussa. Jos asioista ei sovita nyt, niistä sovitaan koko ajan. Lähde: Project Directors Oy

”If the target is not clear, you can’t hit it clearly” Aika Raha Deadline Hinta Sisältö Lähde: Project Directors Oy

Projektisopimusvaiheessa tiedettävä Tarjouksessa määriteltyjen asioiden lisäksi: Projektin käynnistäminen Projektin avainhenkilöt ja johtoryhmän kokoonpano Aika jolloin yksityiskohtaiset aikataulut ja määrittelyt kuten projektisuunnitelma on toteutettu Aikataulujen tarkkuus, tietosisältö, aikataulutekniikka, käytettävät projektinhallintamenetelmät Käytettävät raportointitavat, raporttien sisältö Kokoukset, osallistujat ja asialistat Hyväksymis- ja luovutusmenettely Sopimusrikkeet, myöhästymissakot, poikkeukset

Projektiorganisaation tehtävät Projektin asettaja: Päättää projektin käynnistämisestä ja toimii projektin rahoittajana (toimitusprojektissa projektin rahoittajana toimii tilaaja) Päättää keskeyttämisestä ja päättämisestä Nimeää projektin johtoryhmän oman organisaation osalta Vastaa viimekädessä siitä, että projektilla on käytettävissä tarvittavat resurssit Ratkaisee mahdolliset projekti- ja linjaorganisaation väliset kiistat Tilaajan edustaja projektin johtoryhmässä edustaa projektin asettajaa

Projektiorganisaation tehtävät Projektin johtoryhmä Määrittää projektin ajalliset, tekniset ja kustannukselliset tavoitteet Nimeä projektipäällikön Hyväksyy projektipäällikön laatiman projektisuunnitelman Antaa projektille sen tarvitsemat henkilö- ja muut resurssit Tekee projektin kannalta keskeiset päätökset Hyväksyy projektin tulokset Päättää projektin päättämisestä

kESKUSTELUTEHTÄVÄ Mieti, mitä ovat projektipäällikön tehtävät

Projektiorganisaation tehtävät Projektipäällikkö Laatii projektisuunnitelman tai johtaa sen laatimista Käynnistää projektiryhmän työskentelyn ja ohjaa ryhmää Johtaa projektin toimeenpanoa ja tehtävien antoa sekä valvoo työn edistymistä Varustaa projektiryhmän tarvittavilla tiedoilla ja koulutuksella Huolehtii projektin dokumentoinnista ja arkistoinnista Laati projektin loppuraportin ja suorittaa projektin päättämisen SEKÄ YHTEISTYÖSTÄ LINJAORGANISAATION KANSSA!

Keskustelutehtävä Mieti,mitä tehtäviä on projektiryhmän jäsenellä

Projektiorganisaation tehtävät Projektiryhmän jäsen: Osallistuu projektisuunnitelman laatimiseen oman tehtäväalueensa osalta Tehtävän sisältö Työmäärä Aikataulu Huolehtii tehtävistään laadittujen suunnitelmien mukaisesti Raportoi työn edistymisestä Dokumentoi työn tulokset Noudattaa annettuja teknisiä standardeja

Projektiorganisaation tehtävät Projektisihteeri/projektiassistentti: Projektimanuaalin laadinta ja ylläpito Projektin dokumenttien luokittelu, arkistoinnin suunnittelu ja dokumenttihallinta Aikataulujen laadinta ja seuranta Projektin eri osaprojektien ja organisaatioiden projektiaikataulujen koordinointi Projektibudjetin laatiminen yhteistyössä eri vastuuhenkilöiden välillä Tarjouskyselyjen laadinta Toimittajien valvonta Kustannusseuranta ja ennusteiden laadinta Kokousjärjestelyt Suuressa projektissa projektin erityistehtävät voidaan jakaa edelleen: Kustannusinsinööri Sopimusinsinööri Aikatauluvalvoja

Projektin käynnistäminen Projektin käynnistämisellä luodaan pohja projektiryhmän yhtenäisyydelle, tiedonkululle ja käytettäville työtavoille Käynnistämistoimenpiteitä ovat: Tavoitteiden määrittely Projektiryhmän tehtävien ja vastuiden määrittely Ryhmän yhteistyöilmapiirin luominen Projektihallintamenettelyjen suunnittelu Projektisuunnitelman laatimisen käynnistys Käynnistysseminaarin järjestäminen

Käynnistysseminaari eli Kick-off tehtävät Perehdyttää projektiryhmä projektin tavoitteisiin ja sisältöön Määrittää projektiryhmän tehtävien jako ja saada eri osapuolet sitoutumaan heille suunniteltuihin tehtäviin Tutustua toisiin Työskentelytapojen ja sääntöjen selvittäminen (menetelmät, laadunvalvonta, kokoukset, dokumentointi, tiedottaminen, jne..) Antaa projektin suunnittelussa ja ohjauksessa tarvittavat tiedot Käynnistää projektiryhmän työ

PROJEKTISUUNNITELMA

Esimerkki yksinkertaisesta työsuunnitelmasta Kehittämis- ohjelma Tietohallinto- strategia Tavoitetila ulkoinen verkkoviestintä, hyödyt, muutokset Kehittämis- ohjelma Päätöksen- teko Aloitus- kokous Haastattelut, 10 henkilöä Nykytila, haastattelujen purku Mahdollisuudet, hyöty- potentiaali Tavoitetila sisäinen verkkoviestintä, hyödyt, muutokset Tavoitetila järjestelmät, hyödyt, muutokset 3 htp 8 htp 3 htp 3 htp 4 htp 4 htp 5 htp 5 htp 5 htp Työmääräarvio = 40 htp marraskuu joulukuu tammikuu helmikuu 2008

Projektisuunnitelma Vastaa kysymyksiin: Kuka? Mitä? Milloin? Miten? Minkä verran?

Miksi suunnitella? Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Projektisuunnitelma: esimerkki 1. Määrittelyt 1.1 Johdanto ja taustat Kuvaa syy ja taustatekijät, jotka ovat johtaneet projektin perustamiseen Mitä tutkimuksia ja selvityksiä on olemassa Kohteen nykytilanne

Projektisuunnitelma: esimerkki 1. Määrittelyt 1.2 Projektin tulostavoitteet (tavoitteet ja tehtävät) Aikatavoite Kustannustavoite Tulostavoite Tuotanto- ja kapasiteettitavoite Tekniset tavoitteet ja laatu Ympäristö- ja turvallisuustavoitteet

Projektisuunnitelma: esimerkki 1. Määrittelyt 1.3 Rajaus ja liittymät Projektin ulkopuolelle jäävät osat kohdealueesta Rajoittavat ulkopuoliset tekijät Rinnakkaiset projektit ja projektiin liittyvät tehtävät > ympäristökuvaus

Ympäristökuvaus: tunnista projektin liittymät ARKKITEHTI- SUUNNITTELU RAKENNE- SUUNNITTELU LVI- SUUNNITTELU LAITTEISTO- SUUNNITTELU TEHDAS- PROJEKTI SÄHKÖ- SUUNNITTELU PROSESSI- SUUNNITTELU LAITE- VALMISTAJAT RAHOITUS JA JOHTO

Projektisuunnitelma: esimerkki 2. Organisaatio 2.1 Projektiryhmä 2.2 Johtoryhmä 2.3 Yhteyshenkilöt 2.4 Alihankkijat

Projektisuunnitelma: esimerkki 3. Toteutussuunnitelma 3.1 Ositus ja toteutusvaiheet Tehtäväluettelot tai osakokonaisuudet 3.2 Aikataulut 3.2.1 Määrittely, suunnittelu ja toteutus 3.2.2 Hankinta 3.2.3 Rakennus ja asennus 3.3 Resurssisuunnitelma 3.4 Riskien kartoitus 3.5 Muut Ympäristövaikutukset Työturvallisuus Suunnittelumenetelmät

Projektisuunnitelma: esimerkki 4. Budjetti 4.1 Kustannusarvio ja budjetti 4.2 Rahoitus ja maksuaikataulu 4.3 kustannusraportointi ja ohjaus 5. Dokumentointi ja tiedonhallinta 6. Ohjaussuunnitelma 6.1 Projektikokoukset ja katselmukset 6.1 Tiedottaminen 6.2 Valvonta ja raportointi 6.4 Koulutussuunnitelma 6.5 Laadunvarmistus ja muut käytetyt standardit 7. Toimintaohjeet 7.1 Muutosmenettely 7.2 Hyväksymismenettelyt 7.3 Tarkastukset ja vastaanotto

Projektisuunnitelman vaiheet TAVOITTEIDEN ASETTAMINEN PROJEKTIN ORGANISOINTI PROJEKTIN OSITTAMINEN AIKASUUNNITTELU RESURSSISUUNNITTELU KUSTANNUSSUUNNITTELU OHJAUSJÄRJESTELMÄN SUUNNITTELU PROJEKTISUUNNITELMA

PROJEKTIN VAIHEISTUS JA OSITUS

Projektin vaiheistuksen ja osituksen tavoite WBS = Work Breakdown Structure Projektiositus vaiheistaa projektin Kussakin projektin vaiheessa ositus voi olla erilainen Projektiositus jakaa projektin organisatorisesti selviin vastuukokonaisuuksiin ja osaprojekteihin Projektiositus jakaa projektin aikataulut erilaisiksi osa-aikatauluiksi, joihin on merkitty niiden keskinäiset riippuvuussuhteet Projektiositus luo puitteet kustannusohjaukselle määrittämällä seurattavat kustannuskohteet (ns. työpaketit) Projektiositus antaa projektin työlle hierarkkisen jäsentelyn ja koodauksen Projektiosituksen avulla voidaan integroida ajallinen ja taloudellinen suunnittelu ja ohjaus

Osituksen menetelmät Vaiheittainen ositus Järjestelmiin osittaminen Rakenteellinen ositus Työlajin mukainen ositus WBS-taso 1 = koko projekti koodi 0.000 WBS-taso 2 = osaprojekti koodi 1.000 WBS-taso 3 = edellisen osat koodi 1.100 WBS-taso 4 = edellisen osat koodi 1.110

Vaiheittainen ositus Tarkoitetaan projektin jakamista peräkkäisiin vaiheisiin Ajallisesti rajattu Itsenäiset osat

Esimerkki - Investointiprojekti Esiselvitykset Esisuunnittelu Perussuunnittelu Yksityiskohtainen suunnittelu Hankintavaihe INVESTOINTI- PROJEKTI Rakennus- ja asennusvaihe Käyttöönotto Ja käynnistys Takuuaika

Järjestelmiin osittaminen Eritellään systeemeittäin Systeemi on itsenäinen kokonaisuus, joka liittyy poikittaisesti projektin rakenteisiin Teollisuuslaitos Tietoverkko Materiaalin käsittely Kaukolämpö Vesi- järjestelmä Turva- Tuotannon ohjaus TASO 1 TASO 2

Rakenteellinen ositus Projekti pilkotaan fyysisiin osiin Muistuttaa osaluettelon laatimista Aina perustana projektin osituksessa Teollisuuslaitos Vesilaitos Lämpokeskus Konttori Teollisuus- rakennus Korjaamo Varasto TASO 1 TASO 2 TASO 3 Prosessi Sähkö Rakenne LVI Autom. …

Työlajin mukainen ositus Eritellään työlajien mukaisesti Esim. Suunnittelutyö Teollisuuslaitos TASO 1 TASO 2 Suunnittelu Projekti- hallinto Rakennustyöt Asennustyöt Käyttöönotto Hankinnat Prosessisuun. Sähkösuun. Rakennesuun. LVI-suun. Autom. suun. … Perussuunnittelu Sähkönjakelu Prosessisähköistys Rakennussähkö Dokumentointi … TASO 3 TASO 4

Projektiosituksen merkitys Projektiositus ja aikataulut Projektiositus paloittelee projektissa laadittavat aikataulut hierarkkiseksi aikataulujärjestelmäksi Projektiositus ja kustannusohjaus Projektiosituksen avulla projektista saadaan eri tasoilla vaadittavia kustannusyhteenvetoja Projektiositus ja organisaatio Projektiositus liittyy organisaatioon siten, että kullekin WBS-elementille on yksiselitteinen vastuuorganisaatio tai vastuuhenkilö

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja