Rotarypiirin 1420 piiriapurahojen (Designated District Grants, DDG) hakeminen ja raportointi
Piiriapurahojen tarkoitus Rotarypiirin 1420 alueelle toimivat klubit voivat hakea piiriltä apurahaa ensisijaisesti rotaryaatteen mukaisiin humanitaarisiin hankkeisiin, joiden tarkoitus on: parantaa terveydenhuoltoa tukea koulutusta tukea vähäosaisia tai nuorisotyötä tai ympäristönsuojelua edistäviin hankkeisiin.
Piiriapurahojen hakuprosessi Apurahojen hakuaika Piirin rotarisäätiökomitea julistaa apurahat haettavaksi vuosittain tammikuussa. Klubien on jätettävä apurahahakemukset 15.03. mennessä. Hakemus voidaan jättää joko sähköpostitse tai postitse (lähetyksessä oltava 15.3. tai aikaisemman päivän postileima).
Piiriapurahahakemuksen sisältö Vapaamuotoinen hakemus, josta selviää: Mitä tehdään ? Miksi tehdään ? Milloin tehdään ? Missä tehdään ? Miten tehdään ? Henkilöresurssit. Millä tehdään eli budjetti. Tulot: klubin oma osuus, haettavan piiriapurahan osuus ja muu mahdollinen rahoitus. Menot: mihin varat käytetään.
Hakijalle asetetut vaatimukset Hankkeen toteuttajan on kvalifioiduttava Memorandum of Understandingin (MoU) mukaisesti. Hakemukseen on liitettävä klubin yhteistyösopimus (MoU) allekirjoitettuna. Hakemuksessa tulee olla maininta onko klubi rekisteröitynyt. Vain rekisteröity yhdistys voi hakea yli 2000 euron apurahaa. Apurahan saamisen edellytyksenä on, että klubi on tehnyt rahalahjoituksen Rotarysäätiön (TRF) vuosirahastoon vähintään kerran viimeisten kolmen vuoden aikana (esim. PDF). Hakemuksessa tulee olla maininta rahalahjoituksen tekemisestä, muussa tapauksessa apurahaa ei voida myöntää. Hakemuksessa tulee olla se klubin nimi ja pankkitili, jolle mahdollinen apuraha voidaan maksaa.
Piiriapurahahakemusten käsittely Piirin rotarysäätiökomitea tekee ehdotuk-sen apurahojen saajista. Rotarypiiri päättää ja julkistaa apurahojen saajat 15.04. mennessä. Rahat myönnetään rotarypiiriltä 1420 ja rotarysäätiöltä (The Rotary Foundation, TRF) saatujen varojen puitteissa. Piiriapurahat tilitetään klubeille rotary-vuoden alussa, viimeistään 31.07.
Hankkeen loppuraportti Hankkeen toteuttamisesta tehdään raportti piirin rotary-säätiökomitealle: Hankkeen loppuraportti on jätettävä viimeistään 12 kuukauden kuluessa apurahan myöntämisestä tai 2 kuukauden kuluessa siitä kun apuraha on käytetty. Hankkeen loppuraportti on tehtävä ”Individual project report” formaattia käyttäen (Google: District simplified grant report). Piirin rotarysäätiökomitea toimittaa raportin Rotarysäätiölle (The Rotary Foundation, TRF) Evanstoniin hyväksyttäväksi. Loppuraportti sisältää kuvauksen hankkeen etenemisestä, hankkeesta hyötyneet tahot, toteutukseen osallistuneet ja rahojen käytön. Kuitit on säilytettävä klubissa mahdollista toiminnantarkastusta varten kuuden vuoden ajan projektin toteuttamisesta. Raportin allekirjoittaa klubin presidentti.
Piiriapurahahakemusten ja loppuraportin lähettäminen Apurahahakemus ja loppuraportti lähetetään piirin rotarysäätiökomitealle mieluiten sähköpostitse osoitteeseen timo.kauppinen43@gmail.com tai postitse: Piirin 1420 Rotarysäätiökomitea Timo Kauppinen Mäntypaadentie 9 A 4 00830 Helsinki