Hankehallinnon seminaari 1 Piiri 1410 Hankehallinnon seminaari.

Esitys aiheesta: "Hankehallinnon seminaari 1 Piiri 1410 Hankehallinnon seminaari."— Esityksen transkriptio:

1 Hankehallinnon seminaari 1 Piiri 1410 Hankehallinnon seminaari

2 Hankehallinnon seminaari 2 Tarkoitus Ymmärtää kuinka Rotarysäätiön apuraha toimii Oppia taloudenpidon odotukset Valmistella klubit implementoimaan MOU Kvalifioida klubit vastaanottamaan apurahojen varoja

3 Hankehallinnon seminaari 3 Apurahojen hallinnointi Varmistaa, että projekteilla On tarkoituksenmukainen taloudellinen valvonta Pitävät kiinni teknisistä normeista Kohtaavat avunsaajien tarpeet Täyttävät niiden tavoitteet Suojaavat varat

4 Hankehallinnon seminaari 4 Onnistuneet apurahaprojektit Kohtaavat yhteisön tarpeet Sisältävät jatkuvan osapuolten yhteydenpidon Omaavat toteutussuunnitelman Ovat kestäviä Ylläpitävät tarkoituksenmukaisen varojen taloudenpidon

5 Hankehallinnon seminaari 5 Taloudenpito Taloudenpito tarkoittaa vastuullista johtoa ja apurahojen valvontaa, mukaan luettuna: Rotaryjohto Talousasiakirjojen tarkastaminen Varojen valvontaa Poikkeamien raportointi Säännöllinen raportointi

6 Hankehallinnon seminaari 6 Kvalifiointi vaatimukset Osallistuminen “Hankehallinnon seminaariin” Klubin MOU:n hyväksyminen ja allekirjoitetun MOU:n toimittaminen piirille

7 Hankehallinnon seminaari 7 Kvalifioinnin ehdot Voimassa yhden vuoden Klubin vastuu apurahan varoista Tuoda esiin intressiristiriidat Tehdä yhteistyötä kaikkien tilintarkastajien kanssa Käyttää apurahan varat tarkoituksenmukaisesti Klubin MOU:n täytäntöön paneminen

8 Hankehallinnon seminaari Osa 1 Projektin suunnitteleminen 8

9 Hankehallinnon seminaari 9 Oppimisen tavoitteet Tunnistaa parhaat käytännöt projektin suunnittelemiselle Laatia suunnitelma projektinne toteuttamiselle Ymmärtää miten luodaan mitattavia tavoitteita

10 Hankehallinnon seminaari 10 Onnistuneet apurahaprojektit Todelliset yhteisön tarpeet Säännöllinen yhteydenpito kumppanin kanssa Toteuttamissuunnitelma Pysyvä Tarkoituksenmukainen varojen hoito

11 Hankehallinnon seminaari 11 Arvioi tarpeet Perusta projekti yhteisön tarpeelle Arvioi klubisi ja potentiaalisen kumppanisi resurssit Puhu yhteisölle

12 Hankehallinnon seminaari 12 Kumppanit RI Kongressi Projekti-markkinat LinkedIn www.matchinggrants.org/global Kansainväliset kokoukset Rotary Showcase / Facebook

13 Hankehallinnon seminaari 13 Projektin suunnittelu Muodosta kolmejäseninen apurahakomitea (säätiökomitea) Jaa roolit Toteutussuunnitelma Talousarvio Varasuunnitelma (Contingency plan) Asiapaperien säilytyssuunnitelma

14 Hankehallinnon seminaari 14 Talousarvion luominen Realistinen Tarjouskilpailu Kohtuulliset hinnat Intressiristiriitojen paljastaminen

15 Hankehallinnon seminaari 15 Tavoitteiden asettaminen Mitattavia Kestäviä Laadullisia (descriptive) Määrällisiä (numeric)

16 Hankehallinnon seminaari 16 Tavoitteiden asettaminen Kerää perustiedot Aseta tavoitteet Määrittele mittausmenetelmä

17 Hankehallinnon seminaari 17 Oppimistavoitteet Tunnistaa parhaat käytännöt projektin suunnittelemiselle Tehdä suunnitelma projektisi toteuttamiseksi Ymmärtää kuinka luodaan mitattavia tavoitteita

18 Hankehallinnon seminaari 18 Osa 2 Apurahan hakeminen ja toteuttaminen

19 Hankehallinnon seminaari 19 Oppimistavoitteet Laadi onnistunut apuraha hakemus Tiedosta apurahan rahoitus Keskustele arvion tärkeydestä

20 Hankehallinnon seminaari Rotarysäätiön apurahat District grants = Piiriapurahat Global grants = Globaalit apurahat Packaged grants = Paketoidut apurahat 20

21 Hankehallinnon seminaari 21 Globaalien apurahojen hakeminen Kaksivaiheinen online-hakuprosessi Tavoitteiden kohdistaminen keskittämisalueille Oltava kestävä Yhdistää kahden piirin rotaryklubit Minimi talousarvio on USD 30 000 Piiri vahvistaa, että klubi on kvalifioitunut

22 Hankehallinnon seminaari 22 Keskittämisalueet Rauhan ja konfliktien ehkäiseminen Sairauksien ehkäisy ja hoito Vesi ja hygienia Äidin ja lapsen terveys Perusopetus ja lukutaito Taloudellinen ja yhteiskunnallinen kehitys

23 Hankehallinnon seminaari 23 Kestävät projektit Antaa yhteisölle taidon ja tiedon ylläpitää projektin tuloksia pitkällä tähtäimellä sen jälkeen kun apurahan varat on kulutettu.

24 Hankehallinnon seminaari Globaalien apurahojen ensiaskeleet 24 Mene www.rotary.org -sivujen ”grant application” -osioon ja etene siellä ohjeiden mukaisesti

25 Hankehallinnon seminaari 25 Application/Hakemus

26 Hankehallinnon seminaari 26 Globaalin apurahan rahoitus DDF tuplaantuu 100% Maailmanrahastosta Rotarien keräämät käteisvarat kasvavat 50%:lla Maailmanrahastosta Ei-rotarien käteistuki

27 Hankehallinnon seminaari 27 Talousohjeet Rotarien lahjoitukset Varat, joita ei voida nostaa edunsaajilta apurahojen vastikkeeksi Varoja ei voi siirtää muista granteistä Luotolla lahjoittajalle tulleita varoja

28 Hankehallinnon seminaari 28 Täytäntöönpano Tiedotus Talousjohdon suunnitelma Asiakirjojen säilytys Alkuperäinen suunnitelma

29 Hankehallinnon seminaari 29 Arviointi (Evaluation) Avustaa raportoinnissa Parantaa tulevaisuuden projekteja Perustettu tavoitteille Jatkuva prosessi Tunnistaa onnistumiset

30 Hankehallinnon seminaari 30 Oppimistavoitteet Laatia onnistunut apurahahakemus Ymmärtää apuraharahoitus Keskustella evaluoinnin (arvioinnin) tärkeydestä

31 Hankehallinnon seminaari 31 Osa 3 Valvonta ja raportointi

32 Hankehallinnon seminaari 32 Oppimistavoitteet Tunnistaa parhaat käytännöt rahastojen hallinnointiin ja asiakirjojen säilyttämiseen Tunnistaa mitkä asiakirjat ovat välttämättömiä säilyttää Ymmärtää raportoinnin vaatimukset

33 Hankehallinnon seminaari 33 Talousasioiden hallinnointi- suunnitelma Pankkitili varoja varten (erillinen) Varojen siirtäminen Käytä shekkejä/pankkikorttia to track funds(?) Yksityiskohtaiset tilikirjat Huomioida paikalliset lait

34 Hankehallinnon seminaari 34 Resurssit Asiakirjojen säilyttämisen muistilista Talousasioiden hallintasuunnitelman muistilista Pankkitilin talletussiirto Enemmän: Rotary.org

35 Hankehallinnon seminaari 35 Asiakirjojen säilyttäminen Hankkia pääsy?? Säilytettävä vähintäin viisi vuotta Tehdä kopioida

36 Hankehallinnon seminaari 36 Piiriapurahojen Raportit MITÄ VAATIMUKSIA PIIRIAPURAHOJEN RAPORTOINNILLE??? Mitä tehty? Mitä saavutettu? Konkreettiset tulokset Talousraportti Yhteenveto

37 Hankehallinnon seminaari 37 Globaaliapurahojen Raportit: Lukumäärä Etenemisraportit 12 kk:n kuluessa ensimmäisestä maksusta Jokaisen 12 kk:n kuluessa projektin (grant) olemassa olon aikana Loppuraportti 12 kk:n kuluessa loppuun saattamisesta

38 Hankehallinnon seminaari 38 Globaaliapurahojen Raportit: Sisältö Miten osapuolet ovat päässeet sisään projektiin Aktiivisuuden taso Projektin päämäärien arviointi Miten päämäärien kohdealueet on tavoitettu Kuinka varat on käytetty Edunsaajien lukumäärä ja heidän hyötymisensä (?)

39 Hankehallinnon seminaari 39 Intressiristiriita Esiintyy silloin kun rotarit hyötyvät taloudellisesti tai henkilökohtaisesti apurahasta (grantista) Hyöty voi olla suoranaista (hyötyä rotarille) tai epäsuoraa (rotarihyötyä kumppanille)

40 Hankehallinnon seminaari 40 Oppimistavoitteet Tunnistaa parhaat käytännöt varojen hallinnoimiseksi ja asiakirjojen säilyttämiseksi Tunnistaa mitkä asiakirjat tarvitsee säilyttää Ymmärtää raportoinnin vaatimukset.

41 Hankehallinnon seminaari 41 Osa 4 Kvalifiointi

42 Hankehallinnon seminaari 42 Oppimistavoitteet Ymmärtää kvalifioinnin vaatimukset Klubinne kvalifiointi

43 Hankehallinnon seminaari 43 Kvalifioinnin vaatimukset Osallistuminen Hankehallinnon seminaariin Jättää allekirjoitettu klubin Mou

44 Hankehallinnon seminaari Klubien toimintasuunnitelma Osallist uminen Piirin koulu- tukseen (yksi tai useampi Jäsen) MOU -allekirjoi- tus -sitoutu- minen Allekirj. MOU Lähetetään piirille (Pentti Aspila) Tilaisuudet alueilla? PETS 3/14 Projekti- suunnittelu 1.11.13-31.3.14 Klubin projekti- ehdotuk- set Piirille 31.3.14 menness ä Klubin TRF- organisaa -tio (mahdollinen komitea globaali apurahoja varten)

45 Hankehallinnon seminaari Piirin käytettävissä oleva DDF -raha vuonna 2013-14 Vuosirahas- tolahjoitus Piirissa 1410 V. 2010-2011 65800 USD Piirille palautuva DDF-raha= 50% (2013-14) 32900 Globaalit apurahat 50% DDF:stä Piiriapurahat Piirin projektit 50% DDF:stä 16450 -Edellytys min. Budjetti 30.000 USD -- esim. suuret kv- projektit -- ammatilliset koulutustiimit - koulutusapurahat + + tältä vuodelta siirtyvät DDF- rahat (76403) Esim-paikalliset projektit -VTT-tiimit (kuten GSE-ennen) --koulutusapurahat

46 Hankehallinnon seminaari 46 Kvalifioinnin ylläpitäminen Seuraa klubin MOU:n ehtoja Nimeä klubin jäsen / komitea huolehtimaan klubin kvalifioinnista Laita täysin täytäntöön taloudenhoidon käytännöt varojen väärinkäytön ehkäisemiseksi

47 Hankehallinnon seminaari 47 Oppimistavoitteet Ymmärtää kvalifioinnin vaatimukset Klubin kvalifiointi

48 Hankehallinnon seminaari Pentti Aspila, piirin rotarysäätiökomitean puheenjohtaja 2013-2016, yhteystiedot: mobil 040-5803631; email pentti.aspila@mtt.fi pentti.aspila@mtt.fi Finlands Rotary © 2012 48 Keneltä piirissä voi kysyä apua?

49 Hankehallinnon seminaari 49 Kiitos!