Klubisihteerin perustehtävät Klubisihteerin perustehtävät Raportoinnit Maksut Jäsenrekisterit Kalenteri Rahastonhoitajan tehtäviä Esittäjä: jc Päivämäärä Suomen Rotary © 2006

Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Lähtökohdat  Klubisihteeri on klubin avainhenkilö  Klubipresidentin oikea käsi ja klubin tietolähde  Klubissa voi olla useampia sihteereitä, sihteeristö  1. sihteeri saa Suomen Rotaryn ja Rotary Internationalin klubille lähettämän sähköpostin sekä tavallisen postin  Sihteerin tehtävät käsittävät:  Hallinnolliset perustehtävät, joita tässä esityksessä käsitellään  Sihteerin perustehtävät liittyvät myös rahastonhoitajan, klubimestarien ja IT-vastaavan/-tukihenkilön tehtäviin  Yleiset lähinnä klubin sisäiset sihteerintehtävät, joista on laadittu oma esitys

Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Lähtökohdat  Sihteerin tehtävistä lisätietoa :  Rotaryklubin sihteerin opaskirja  Rotaryn käsikirja 2004  Rotarymatrikkelin alkuosassa MUISTILISTA presidenteille, sihteereille ja rahastonhoitajille  Suomen Rotaryn kotisivut:  Käyttäjätunnus: rotary salasana: ratas  Muistio: ”Rotaryklubin sihteerin tärkeimmät ja pakolliset tehtävät” kuvaa käytännön tasolla sihteerin perustehtävät  Sihteerit ja rahastonhoitajat, tehtävät ja organisointi, PowerPoint-esitys  Rotary ja IT, PowerPoint-esitys  Kotisivuilla on myös tärkeimpien tietojärjestelmien käyttöä koskevat ohjeet

Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Perustehtävien määrittely Rotaryn käsikirjan mukaisesti  Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen ylläpito, kaksi eri järjestelmää  Suomen Rotaryn (SR) jäsentietojärjestelmä  Rotary Internationalin (RI) jäsentietojärjestelmä  Koska järjestelmissä on samoja tietoja kannattaa muutokset päivittää samalla kertaa molempiin järjestelmiin  Läsnäolojen kirjaaminen ja raportoiminen  SR:n Rotaryn jäsentietojärjestelmään kunkin kuukauden 10. pv. mennessä  RI:n edellyttämien raporttien laatiminen ja lähettäminen  RI:n Official Directory: seuraavan vuoden presidentin ja sihteerin tiedot mennessä  Puolivuotisraportointi (SAR) ja tähän liittyvät maksut heinäkuussa ja tammikuussa  Maksut Suomen Rotarytoimistolle ja Rotary Internationalille  Laskujen välittäminen rahastonhoitajalle ja maksujen suorittamisen valvonta

Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Perustehtävien määrittely Rotaryn käsikirjan mukaisesti (jatkoa)  Lisäksi sihteerille kuuluvat normaalit sihteerin tehtävät  Kokouksista tiedottaminen; hallitus, komiteat, vuosikokous, vaalikokous ja erityiskokoukset  Viikkokokousten valmistelu yhteistyössä muiden toimihenkilöiden kanssa  Normaalien yhdistyksen sihteeritehtävien hoitaminen  Perustehtävät käsitellään seuraavassa Rotaryklubin vuosikelloon ja tietojärjestelmiin liittyen

Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © x Juoksevasti: - jäsenistömuutosilmoitukset -kokouspaikka ja – aikamuutokset Kuukausittain: - läsnäoloraportointi Kesä Huhti Syys Heinä Maalis Elo Loka Joulu Marras Tammi Helmi Touko Valmistautuminen seuraavaan vuoteen RI:lle puolivuotis- raportti (SAR) ja per capita-maksut Vuosikokous Vaalikokous RI:lle puolivuotisraportti (SAR) ja per capita-maksut Official Directory- tiedot RI:lle ja SR:lle (uudet virkailijat ) SR:lle ja piirille maksuerä I * SR:lle ja piirille maksuerä II * Matrikkelitiedot ajantasalle Toimintasuunnitelmat Piirikonferenssi ajankohta vaihtelee PETS Vaihtokokous xx.6.200x Nv-haku ja valinta Nv-hakemukset tehty TRF-seminaarit Nv-seminaari Rotaryklubin vuosikello Sihteerin perustehtävät on merkitty punaisella

Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Perustehtävät ja tietojärjestelmät Suomen Rotary Jäsentietojärjestelmä Rotary International Member Access Uudet klubivirkailijat joulukuussa SR:n Matrikkelitietojen päivitys tammikuussa Puolivuotisraportit heinäkuussa ja tammikuussa Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen jatkuva ylläpito RI Official Directory tiedot joulukuussa Läsnäoloraportit kuukausittain

Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Ennen kauden alkua klubisihteeri  Osallistuu piirineuvotteluun  Perehtyy edellä esitettyyn aineistoon  Perehtyy tehtäviä tukeviin tietojärjestelmiin sekä niiden tarjoamiin palveluihin  Sopii presidentin ja klubin muiden toimihenkilöiden kanssa työnjaosta ja tulevan vuoden toiminnasta  Sopii nykyisen sihteeristön kanssa tehtävien siirrosta  SR:n jäsentietojärjestelmän käyttäjätunnus ja salasana saatava edeltäjältä  Varmistaa jäsentietojärjestelmien tietojen ajantasaisuuden

Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä  Jäsentietojärjestelmä on rotaryviestinnän keskeinen osa ja painetun Rotarymatrikkelin perusta  Klubisihteeri vastaa SR:n jäsentietojärjestelmän jäsen- ja muiden tietojen ylläpidosta  Klubin jäsenet eivät voi itse päivittää tietojaan suoraan järjestelmään  Päivitykset tehdään kun muutoksia on tapahtunut  Suomen Rotaryn ja piirien postitus klubeille perustuu jäsentietojärjestelmän osoitteistotietoihin. Tämä pätee myös Rotary Nordenin postituksiin  Klubien kokouspaikka ja –aika tiedot sekä kotisivuosoitteet päivitetään jäsentietojärjestelmään, josta ne automaattisesti siirtyvät SR:n kotisivuille. Näitä muutoksia ei tarvitse ilmoittaa erikseen Rotarytoimistoon  Uudet klubivirkailijatiedot päivitetään vaalikokousten jälkeen ja viimeistään joulukuun loppuun mennessä  Lisäjakelu: governor ja governor-elect  Matrikkelin jäsentiedot tarkistetaan tammikuun loppuun mennessä  Matrikkeli painetaan suoraan jäsentietojärjestelmän tietoihin pohjautuen.

Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä, jatkoa  Selainpohjainen jäsentietojärjestelmä on osoitteessa:  Päivitysten edellyttämät käyttäjätunnukset ja salasanat ovat klubisihteereillä ja presidenteillä  Eivät vaihdu vuosittain, tarvittaessa Rotarytoimistosta voidaan pyytää uudet tunnukset  Jäsentietojärjestelmän käyttöohjeet löytyvät Suomen Rotaryn suojatuilta sivuilta: Jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet Jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet  SR:n sivuilta löytyy myös PowerPoint-esitys ”Rotary ja IT”

Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Läsnäoloraportit laaditaan kuukausittain  Kunkin kuukauden viikoittaisten läsnäoloprosenttien keskiarvo ilmoitetaan SR:n jäsentietojärjestelmään seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä.jäsentietojärjestelmään  Laskennassa otetaan mukaan vain aktiivijäsenet  Laskentaan ei oteta mukaan kunniajäseniä tai läsnäolovapautuksen saaneita; hallituksen päätös tai rotary- ja oman iän perusteella anottu läsnäolovapautus (rotaryikä + omaikä vähintään 85 vuotta)  Laskennassa otetaan huomioon paikkaukset muiden klubien kokouksissa sekä osallistumiset muuhun rotarytoimintaan (katso Sihteerin opaskirja)  Tarkemmat ohjeet SR:n suojatuilla sivuilla: Jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet Jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet

Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Rotary Internationalin Member Access-järjestelmä  RI:n klubeja palveleva tietojärjestelmä  Klubisihteeri vastaa Member Access-järjestelmän jäsen- ja muiden tietojen ylläpidosta  Mahdollisuus päivitysten tekemisiin ainoastaan kunkin rotaryvuoden klubipresidentillä ja sihteerillä 1.7. alkaen 30.6 saakka  Päivitykset tehdään kun muutoksia on tapahtunut  Tulevan rotaryvuoden presidenttien ja sihteereiden tiedot  Ilmoitetaan vaalikokousten jälkeen ja viimeistään joulukuun loppuun mennessä  Tästä tulee erillinen muistutus. Tiedot voidaan myös lähettää Zûrichin toimiston kautta RI:lle saadulla lomakkeella.  RI postitukset klubeille perustuvat Member Access-järjestelmän osoitteistotietoihin

Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Rotary Internationalin Member Access-järjestelmä jatkoa  RI:n Member Access-järjestelmä löytyy RI:n kotisivuilta :  Member Access linkki on avaussivun yläpalkin oikeassa reunassa  Käyttäjätunnukset ja salasanat saadaan rekisteröitymällä järjestelmään 1.7. alkaen  Tarvitaan RI:n jäsennumero eli Member ID, joka löytyy RI:n puolivuotisraportista  Rekisteröitymisohjeet SR:n suojatuilla sivuilla: RI:n Member Access, kirjautuminen RI:n Member Access, kirjautuminen  Member Access-järjestelmän käyttöohjeet RI:n Member Access, ohjeet RI:n Member Access, ohjeet  SR:n sivuilta löytyy myös PowerPoint-esitys ”Rotary ja IT”

Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Rotary Internationalin puolivuotisraportti Semiannual Report (SAR)  RI:n puolivuotisraporttilomakkeisto lähetetään rotaryvuoden alussa ja puolessa välissä klubisihteerille  Lomakkeet korjataan jäsen- ja muiden tietojen osalta käsin sekä palautetaan Rotary Internationalin Zûrichin toimistoon kunkin vuoden heinäkuun ja tammikuun loppuun mennessä  RI:lle suoritettavat per capita-maksut perustuvat puolivuotisraportin tietoihin  Raportin yksityiskohtaiset täyttöohjeet löytyvät SR:n suojatuilta sivuilta: Rotary Internationalin puolivuotisraportti (Semiannualreport) ohjeetRotary Internationalin puolivuotisraportti (Semiannualreport) ohjeet  Suosituksena on, että lomakkeet palautetaan edellä esitetyn mukaisesti Zûrichin toimistoon Mikäli klubi kuitenkin päivittää jäsentiedot Member Access-järjestelmään lomakkeita ei tarvitse palauttaa. Tällöin on kuitenkin ilmoitettava sähköpostivietillä RI:n dataorganisaatiolle asiasta:

Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Rotary Internationalin per capita-maksut  Samassa lähetyksessä puolivuotislomakkeiden kanssa sihteeri saa RI:n per capita-maksun laskun puolelta vuodelta  Lasku on toimitettava rahastonhoitajalle maksettavaksi, eräpäivät ja 31.1  Vuonna RI:n per capita-maksu puolelta vuodelta on 23,50 USD  Samassa yhteydessä maksetaan  Uusia jäseniä koskevat maksut (pro rata-maksut 8.75 USD)  The Rotarian lehden tilausmaksut (2*6 USD, huom.Rotary Norden lehden tilausmaksu on Suomen Rotaryn maksuissa)  Sääntövaltuuskunnan (COL) lisämaksu 1 USD jäsentä kohden  Maksuohjeet löytyvät SR:n suojatuilta sivuilta: Rotary Internationalin puolivuotisraportti (Semiannualreport) ohjeetRotary Internationalin puolivuotisraportti (Semiannualreport) ohjeet  Rotary Internationalin tilitiedot löytyvät myös Rotarymatrikkelista.

Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Suomen Rotary ry:n ja piirin vuosimaksu per capita-maksu  Maksun suuruus päätetään piirineuvottelussa  Piirin 1420 ehdotettu per capita-maksu vuodelle on suomalaisille klubeille 21 euroa puolelta vuodelta (maksun suuruus on piirikohtainen!)  Suomen Rotaryn osuus 13 euroa ja piirin osuus 8 euroa puolelta vuodelta  Laskun loppusumma määräytyy Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmän jäsenlukumäärän pohjalta kunakin ajankohtana  Rotarytoimisto lähettää sihteerin osoitteella tarvittavat tiedot maksua varten kahdessa erässä  Ensimmäinen lasku syyskaudella ja toinen kevätkaudella  Sihteeri toimittaa laskut edelleen rahastonhoitajalle maksettavaksi  Klubin talousarvion laadinnassa on varmistettava, että e.m. Rotary Internationalin ja Suomen Rotaryn laskuttamat maksut pystytään maksamaan ajallaan

Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Muuta huomioitavaa  Klubin viikko- tai kuukausiselosteet lähetetään governorille ja apulaisgovernorille mieluiten sähköpostissa  Rotary Internationalin konventiovaltakirja lähetetään presidentin ja sihteerin allekirjoituksin governorin ilmoittamaan osoitteeseen, ellei klubi lähetä omaa edustajaa  Piirikonferenssin piirikokouksen valtakirja lähetetään governorin ohjeiden mukaan

Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Tarvittava IT-varustus  Klubisihteerin perustehtävien hoitoa varten tarvitaan ajantasalla olevat tietokonelaitteistot ja –ohjelmistot  Tehokas PC ja laajakaistayhteys internetiin  Tietoturva ajantasalla; palomuuri ja virussuojaus  Microsoft Office perusohjelmat tai vastaavat (esim ilmainen Open Office- ohjelmisto) sanojenkäsittely, taulukkolaskenta ja esitysohjelma  Adobe Acrobat Reader ns. pdf-tiedostojen lukemiseen (ilmainen)  Mikäli sihteerillä ei ole käytettävissään tarvittavaa välineistöä voi sihteeriä avustaa joku klubin jäsenistä, esim. klubin IT-tukihenkilö  On suositeltavaa, että klubisihteerillä on vakio sähköpostiosoite esim. muotoa:  Saatavissa liittyen Kotisivut.com webbihotellipalveluihin  Sihteerin ei suositella vaihtavan sähköpostiosoitettaan kesken sihteerikauden

Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Lopuksi  Toimi täsmällisesti, maksut ja raportit ajallaan  Mikäli tehtäviä ei hoideta ajallaan aiheutuu tästä runsaasti lisätyötä monelle taholle!  Pidä presidentti ja rahastonhoitaja ajantasalla RI:n, SR:n ja piirin maksujen määräajoista, määristä ja suorituksista  RI:n maksujen ja raporttien epäselvyyksissä yhteys RI:n Zûrichin toimistoon  Suomen Rotaryn ja piirin maksujen ja raportointien epäselvyyksissä yhteys Rotarytoimistoon  Ota tarvittaessa yhteyttä piiriorganisaatioon, alueen apulaisgovernor auttaa  Tämä esitys löytyy SR:n suojatuilta kotisivuilta osoitteesta: Klubisihteerin perustehtävät Klubisihteerin perustehtävät