Suomen Rotary © 2009-2010 1 Pietari Brahen rotaryklubi 26.1.10 LEO ILKKO 2009 / MKa Tietotekniikka Klubihallinnon tukena.

Esitys aiheesta: "Suomen Rotary © 2009-2010 1 Pietari Brahen rotaryklubi 26.1.10 LEO ILKKO 2009 / MKa Tietotekniikka Klubihallinnon tukena."— Esityksen transkriptio:

1 Suomen Rotary © 2009-2010 1 Pietari Brahen rotaryklubi 26.1.10 LEO ILKKO 2009 / MKa Tietotekniikka Klubihallinnon tukena

2 Suomen Rotary © 2009-2010 2 Kirjeet ja laskut Klubipressa / kuvernööri Sihteeri RI SR Jäsenistö Rahastonhoitaja Tietovirtoja

3 Suomen Rotary © 2009-2010 3 Miten hallitset kubisi tietovirtoja ? Näinkö.. vai näin ?

4 Suomen Rotary © 2009-2010 4 Tietotekniikan ja sähköisen viestinnän hyväksikäyttö ovat voimakkaassa kasvussa rotarymaailmassa Internet on tehokkain väline ajantasaisen rotarytiedon hankintaan Rotarypiirejä ja klubeja kehoitetaan avaamaan omat nettisivut, sekä käyttämään sisäisessä viestinnässään sähköpostipalveluita sekä sähköisiä pikaviestimiä Tavoitteena tehokas viestintä ja hallintorutiinien keventäminen Tietotekniikka ja sähköinen viestintä

5 Suomen Rotary © 2009-2010 5 Sähköposti Sähköpostin käyttö klubin sisäisessä viestinnässä Klubien tavoitettavuus sähköpostin välityksellä (kuvernöörin kuukausikirjeet, Rotarytoimiston tiedotteet jne.) Klubin nettisivut Tarkoitettu omille jäsenille, vieraileville ja ulkopuolisille. (viikko-ohjelmat, projektit, yhteystiedot..) Palvelevat myös Rotaryn tunnetuksi tekemistä Tällä hetkellä n. 90 % Suomen klubeista on omat nettisivustot Tietotekniikka ja sähköinen viestintä

6 Suomen Rotary © 2009-2010 6 Rotaryn tietojärjestelmäkartta RI:n kotisivut www.rotary.org Rotary Member Access Webbisivustot: SR Piirit Klubit SR:n Webbipalvelut www.rotary.fi On-Line Jäsentietojärjes- telmä Sähköposti -SR - Piirit - Klubit RISR Huom: Eivät integroidu keskenään Klubit ja piirit

7 Suomen Rotary © 2009-2010 7 Perustehtävät ja tietojärjestelmät klubien kannalta Suomen Rotary Jäsentietojärjestelmä Rotary International Member Access Uudet klubivirkailijat joulukuussa SR:n Matrikkelitietojen päivitys tammikuussa Puolivuotisraportit heinäkuussa ja tammikuussa Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen jatkuva ylläpito RI Official Directory tiedot joulukuussa Läsnäoloraportit kuukausittain

8 Suomen Rotary © 2009-2010 8 RI:n nettisivut www.rotary.org Valtava rotarytietouden lähde. Paikoitellen amerikkalaisen kulttuurin leima, suodata kansallisella suodattimella. RI:n nettisivut www.rotary.org Sisäänmeno kaikille RI:n verkkopalveluille.

9 Suomen Rotary © 2009-2010 9 Klubeilla (pesidentti ja sihteeri) ja kuvernööreillä on mahdollisuus (jopa välttämättömyys) liittyä RI:n klubi- ja jäsenistötietojen hallintajärjestelmään. Kuvernöörillä on vain oman piirinsä tietojen lukuoikeus. Järjestelmän suomen- ja ruotsinkieliset kieliset rekisteröitymis- ja käyttöohjeet löytyvät SR:n nettisivuilta. RI / Rotary Member Access (MAP)

10 Suomen Rotary © 2009-2010 10  Rotaryklubit (presidentti, sihteeri) Jäsen- ja klubitietojen päivittäminen juoksevasti Kunkin seuraavan rotaryvuoden presidentin ja sihteerin tietojen päivittäminen Official Directory:a varten Puolivuotisraportin (SAR) jäsentietojen päivittäminen Jäsenraporttien tulostaminen Rotary Official Directory-hakemiston selailu Rotarysäätiölahjoitusten tilanneseuranta Järjestelmä korvaa raportoinnin paperilomakkeet  Kuvernöörin toiminnot Selailu- ja tulostusoikeudet piirinsä klubien ja jäsenten em. tietoihin. DGE:llä ja TRF-puheenjohtajalla hieman rajoitetummat valtuudet. RI Member Access- toiminnot

11 Suomen Rotary © 2009-2010 11 Rotary Member Access päävalikko

12 Suomen Rotary © 2009-2010 12 SR:n tietotekniikkapalvelut  Suomen Rotaryn nettisivut kotisivut (www.rotary.fi) – Julkinen osa – Sisäiset jäsensivut (tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana)  Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä (Online matrikkeli)  Klubeille ja piireille tarjottavat nettipalvelut SR:n webbihotellissa SUOMEN ROTARY -FINLANDS ROTARY ry

13 Suomen Rotary © 2009-2010 13 Suomen Rotaryn nettisivut www.rotary.fi

14 Suomen Rotary © 2009-2010 14 Suomen Rotaryn sisäiset jäsensivut Suomen Rotaryn sisäisiltä jäsensivuilta löytyy runsaasti aineistoa sekä klubi- että piirihallinnon tueksi : www.rotary.fi/suoja (tunnus: rotary, salasana: ratas) Suomen Rotaryn tiedotteita, ohjeita ja lomakkeita Rotary Internationalin suomennettuja ohjeistoja Suomen Rotaryn tuottamat koulutusaineistot RI:n ja SR:n tietojärjestelmiin liittyvät suomenkieliset kuvaukset ja ohjeet Osa aineistosta on myös ruotsinkielellä Klubeissa ei kovin hyvin tunneta näitä sivuja SR:n toimikunnat vastaavat sivustojen aineistojen ajantasaisuudesta

15 Suomen Rotary © 2009-2010 15 SR:n sisäiset jäsensivut

16 Suomen Rotary © 2009-2010 16 SR:n sisäiset jäsensivut

17 Suomen Rotary © 2009-2010 17 Klubit / tietojen päivitys JÄSENTEDOT Matrikkelit kirjapainosta On-line matrikkeli Järjestelmän hallinta / Rotarytoimisto Tietoja omalle koneelle SR:n jäsentietojärjestelmä

18 Suomen Rotary © 2009-2010 18 SR:n jäsentietojärjestelmä Internetin kautta nettiselaimella käytettävä keskitettyyn verkkotietokantaan perustuva ajantasajärjestelmä SISÄÄN: - klubi- ja jäsentietojen päivittäminen - klubivirkailijatietojen päivittäminen - kuukausittaisten läsnäoloilmoitusten raportointi ULOS: - lukuisia raportteja ja tilastoja klubin ja piirin toiminnan tueksi - online-hakutoiminnot - tietojen alaslataukset omalle koneelle - vuosittaisen matrikkelikirjan perusta Em. toimintojen käytettävyydet on määritelty eri käyttöoikeus-tasoille (jäsen, klubi, piiri,SR). Yksityiskohtainen järjestelmäkuvaus ja käyttöohjeet löytyvät SR:n kotisivuilta

19 Suomen Rotary © 2009-2010 19 SR:n jäsentietojärjestelmä

20 Suomen Rotary © 2009-2010 20 SR:n jäsentietojärjestelmän raportteja

21 Suomen Rotary © 2009-2010 21 o Hotellin ovet avattiin klubeille alkuvuodesta 2005, Tällä hetkellä hotellissa yli 100 klubia ja kaikki piirit o Sopimus antaa piireille ja klubeille mahdollisuuden sivustojensa rakentamiseen ja ylläpitoon yhteisessä ”rotarywebbihotellissa” SR:n neuvottelemin hinnoin. o Sopimus sisältää myös sähköpostin sekä mahdollisuuden käyttää sivustojen ylläpidossa webselaimella käytettävää julkaisujärjestelmää. o SR tarjoaa piireille ja klubeille veloituksetta ”Rotary-look” sivustopohjat Suomen Rotaryn webbihotelli

22 Suomen Rotary © 2009-2010 22 Piirien ja klubien omat sivustot Yksi esimerkki klubin kotisivuista

23 Suomen Rotary © 2009-2010 23 Yksi esimerkki piirin sivuista

24 Suomen Rotary © 2009-2010 24 Verkkokokoukset Nykyisin on mahdollista pitää kokouksia myös verkkokokouksina Varsinaisia verkkoklubeja voidaan perustaa yksi / piiri Suomessa tällä hetkellä vain yksi verkkoklubi Sosiaaliset verkostot Rotaryn monet harrasteryhmät käyttävät kommunikoinnissaan esim. FaceBook-, Twitter-, MySpace-palveluita Rotary on omaksut videoitten jakelupaikaksi myös YouTuben Uusia mahdollisuuksia

25 Suomen Rotary © 2009-2010 25  Rotaryjärjestön internetsivustot eri organisaatiotasoilla (RI, SR, piirit, klubit) ovat erinomainen ja helposti käytettävä tietolähde sekä toiminnan johtamiseen, käytännön toteuttamiseen ja tiedonvälitykseen.  RI:n ja SR:n tietojärjestelmiä ( RI:n Member Access ja SR:n jäsentietojärjestelmä) ei tule nähdä vain tietoja keräävinä rekistereinä, ne tukevat erinomaisesti klubien ja piirien hallintoa ja ajantasaisen tiedon käyttöä. Yhteenvetona

26 Suomen Rotary © 2009-2010 26 Mistä saa tarvittaessa tukea ja apua ?  SR:n järjestelmät - Piirien IT-vastaavat - Rotarytoimisto - Ohjeet ja oppaat ja SR:n nettisivuilla  RI:n järjestelmät - Piirien IT-vastavat, RI Zűrich, RI Data Service  RI:n raportointien osalta: - RI:n Zürichin toimisto - Ohjeet ja oppaat RI:n ja SR:n nettisivuilla Yhteystiedot löytyvät matrikkelista ja SR:n kotisivuilta

27 Suomen Rotary © 2009-2010 27 Rotarin kotitoimisto