PrePets 2015 Kauniainen – Mäntsälä - Helsinki. TITLE | 2 Tietojärjestelmät Rotaryn apuna PrePETS 2015 3.2. – 5.2. - 10.2.2015 ROTARY NÄKYVÄKSI Gary.C.K.Huang.

Esitys aiheesta: "PrePets 2015 Kauniainen – Mäntsälä - Helsinki. TITLE | 2 Tietojärjestelmät Rotaryn apuna PrePETS 2015 3.2. – 5.2. - 10.2.2015 ROTARY NÄKYVÄKSI Gary.C.K.Huang."— Esityksen transkriptio:

1 PrePets 2015 Kauniainen – Mäntsälä - Helsinki

2 TITLE | 2 Tietojärjestelmät Rotaryn apuna PrePETS 2015 3.2. – 5.2. - 10.2.2015 ROTARY NÄKYVÄKSI Gary.C.K.Huang 2014-2015 RI President

3 TITLE | 3 Esityksen sisältö Sisällysluettelo  Klubin tietojärjestelmät  Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä & My Rotary  Demo: Miten jäsentietojärjestelmä ja My Rotary toimivat  Kotitehtävä  Klubin näkyvyys webissä

4 TITLE | 4 Miten hallitset klubin tietovirtoja? 1.2 miljoonaa jäsentä 34 000 klubissa ympäri maapalloa

5 TITLE | 5 Klubin tärkeät tietojärjestelmät Olettamus on: Se mitä ihmiset uskovat on TOTTA - pidimmepä siitä tai emme  Suomen Rotaryn (SR) jäsentietojärjestelmä  Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito  RI:n My Rotary  Toimintasuunnitelma, SAR-raportit ja –laskut  Kotisivut  Ulkoinen ja sisäinen viestintä  Vähintään: Kokousohjelma ja yhteystiedot

6 TITLE | 6 Muita mahdollisia järjestelmiä  Suomen Rotaryn (SR) jäsentietojärjestelmä  Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito  RI:n My Rotary  Toimintasuunnitelma, SAR-raportit ja –laskut  Kotisivut  Ulkoinen ja sisäinen viestintä  Vähintään: Kokousohjelma ja yhteystiedot  Sähköposti  Kalenteri  Kirjanpito  Pilvipalvelin, arkisto  Suojattu sivusto  Keskustelupalsta  Verkkokokousalusta  Ilmoittautumisjärjestelmä  Jakelulistapalvelu  Piirin kotisivut & facebook  Muut Rotary-sivut & some  Facebook sivu & ryhmä  Twitter  Instagram  YouTube  Flickr  Blogi  Pinterest  jne…

7 TITLE | 7 Tietojärjestelmät SR-jäsentietojärjestelmä RI:n My Rotary

8 TITLE | 8 SR:n ja RI:n tietojärjestelmien roolijako tunnistaa yleisö ja muistaa, että 1.KAIKKI klubin yhteystiedot 2.KAIKKI jäsentiedot ja muutokset 3.KAIKKI läsnäolotiedot 4.KAIKKI virkailijatiedot Klubin tiedot, jäsentiedot Läsnäolotiedot SAR-aineiston tarkastelu Lahjoitukset Klubin tavoitteet SAR-aineiston tarkastelu Lahjoitukset Klubin tavoitteet www.rotary.fi SUOMEN ROTARYN tietojärjestelmä www.rotary.fi SUOMEN ROTARYN tietojärjestelmä www.rotary.org -> My Rotary ROTARY INTERNATIONALin tietojärjestelmä www.rotary.org -> My Rotary ROTARY INTERNATIONALin tietojärjestelmä

9 TITLE | 9 SR:n tietojärjestelmä 1.KAIKKI klubin yhteystiedot 2.KAIKKI jäsentiedot ja muutokset 3.KAIKKI läsnäolotiedot 4.KAIKKI virkailijatiedot www.rotary.fi/rekisteri SUOMEN ROTARYn tietojärjestelmä www.rotary.fi/rekisteri SUOMEN ROTARYn tietojärjestelmä

10 TITLE | 10 Tärkeää  SR-jäsentietojärjestelmän ja MyRotaryn käyttö klubille on käytännöllisesti katsoen pakollista  Tehtävät osin henkilökohtaisia, koska järjestelmään merkityt presidentti ja 1. sihteeri avainasemassa. Heille tulee myös RI:n sähköposteja, jotka ei tavoita muita klubilaisia  Presidentin ja 1. sihteerin oltava hereillä  SR-järjestelmään kaksi tunnusta: ylläpitäjän tunnus ja katselutunnus

11 TITLE | 11 Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä  Sihteeri ylläpitää:  Klubin perustiedot jatkuvasti  Jäsenrekisteri jatkuvasti  Toimihenkilöt, tulevat toimihenkilötaikataulu  Läsnäoloraportointikuukausittain  Saadaan:  Tiedot matrikkeliin: klubista, jäsenistä ja toimihenkilöistä  Läsnäolotilastot  MyRotary-järjestelmän käyttöoikeudet (automaattisesti)  Tiedot RI:lle ja piirille klubin maksujen perusteeksi  Ajantasainen klubin jäsenrekisteri sähköisessä muodossa  Lehtitilaukset  Tärkeää:  Jatkuva ylläpito/ ajantasaisuus  Joillekin asioille myös määrätty deadline

12 TITLE | 12 Rotarytoimiston terveisiä Tietoja tulisi päivittää SR:n jäsentietojärjestelmään jatkuvasti kun muutoksia tulee tietoon eikä odottaa viimeistä päivää! Mitä pitää päivittää Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmään? Kun olet päivittänyt Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmään seuraavat kohdat, niin kaikki on OK! Klubitietoihin:  klubin kanta tarvittavaan määrään matrikkelikirjoja Jäsentietoihin per jäsen:  The Rotarian tilaaja - Kyllä vai Ei  Rotary Norden -lehti - paperisena vai sähköisenä  muut mahdolliset jäsentietojen muutokset  kaikki uudet jäsenet tai eronneet jäsenet  jäsenten toimihenkilötehtävät kaudella 2015-2016 Yllä mainitut päivitykset tulee olla päivitetty 15.12. mennessä, paitsi The Rotarian tieto 30.11. mennessä.

13 TITLE | 13 SR:n jäsentietojärjestelmään klubitasolla on kaksi eri käyttöoikeusluokkaa Klubitason pääkäyttäjä (Club admin) Klubitason pääkäyttäjällä on oikeudet päivittää klubinsa jäsentietoja, tulostaa ja ladata alas omalle koneelle oman klubinsa tietoja sekä selailla kaikkien muidenkin klubien tietoja. Klubitason pääkäyttäjä voi olla sihteeri tai kuka tahansa klubin määrittämä henkilö, joka vastaa klubin jäsentietojen ajantasaisuudesta. Klubitason pääkäyttäjällä on oikeudet myös vaihtaa sekä klubitason pääkäyttäjän että klubin jäsenistö-tason salasanaa. Rotaryvuoden vaihtuessa klubin tietojen päivitysoikeuksien käyttäjätunnus ja salasana pyydetään luovuttamaan seuraavalle klubin tietojen päivittäjälle. Klubin jäsenistö (Club) Kullakin klubilla on klubitason kollektiivioikeudet eli klubikohtainen käyttäjätunnus ja salasana, jota käyttävät kaikki ko. klubin jäsenet. Klubin jäsen voi etsiä jäseniä erilaisilla hakukriteereillä kaikista Suomen klubeista. Klubitason jäsenoikeuksilla kullakin jäsenellä on oikeudet selailla sekä oman klubinsa että myös muiden klubien jäsentietoja. Tietoja ei voi päivittää jäsenoikeuksilla. Myös tulostukset ja tietojen imuroimiset ovat tässä käyttäjäryhmässä rajoitetut.

14 TITLE | 14 SR:n jäsentietojärjestelmä & My Rotary Kansallinen jäsentietojärjestelmämme on primäärinen klubi-, jäsen- ja virkailijatietojen päivittämisen paikka. My Rotaryyn tehdään ainoastaan (lyhyt) toimintasuunnitelma! Päivityksiä ei tule enää tehdä My Rotary / Manage / Club & District Administration -järjestelmään, koska sieltä tiedot eivät päivity takaperin Suomen järjestelmään ja siitä taas seuraa ristiriitoja jäsentiedoissa. Suomalaiset klubit eivät enää päivitä/ylläpidä klubi- ja jäsentietojaan RI:n puolella vaan ainoastaan SR:n jäsentietojärjestelmässä. Jäsentietojärjestelmien yksityiskohtaiset ohjeet ovat Suomen Rotaryn verkkosivuston alisivulla: Suojatut jäsensivut → Ohjeet ja koulutus (suojattu) → Tietojärjestelmien kuvaukset ja ohjeet → SR:n jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet

15 TITLE | 15 My Rotary (www.rotary.org)  Jokaisella rotarilla pääsy – käyttöoikeudet vaihtelevat tehtävittäin  Jäsen- ja toimihenkilötiedot sekä kokousaika ja -paikka siirtyvät automaattisesti SR:n jäsentietojärjestelmästä  Jokaisen tulee rekisteröityä itse ja luoda tunnukset – avaimena on SR:n järjestelmässä oleva sähköpostiosoite  Presidentille ja 1. sihteerille pakollinen – Muut eivät näe heille tarkoitettuja tietoja (huom! toimikaudet)  Presidentti syöttää tänne klubin toimintasuunnitelman  Sihteeri saa täältä SAR-tiedot ja klubin maksutiedot  Jäsen- ja klubitietoja ei saa muuttaa My Rotaryyn. Ne hoidetaan SR:n järjestelmällä  Jotta My Rotary toimisi oikein, niin SR-järjestelmän tiedot tulee olla ajan tasalla.

16 TITLE | 16 Rotary International (RI)  ROTARY.ORG – uudet sivut (https://www.rotary.org/en)https://www.rotary.org/en  My Rotary –palvelu (https://www.rotary.org/myrotary/en)https://www.rotary.org/myrotary/en  MEILLE KAIKILLE!  -> KLUBIN TAVOITTEET  OMAT LAHJOITUKSET  OMA PROFIILI  KLUBIEN SHOWCASET  MATERIAALIA, LOGOJA, DOKUMENTTIPOHJIA (https://brandcenter.rotary.org/en-GB)https://brandcenter.rotary.org/en-GB  JNE...

17 TITLE | 17 Demot SR jäsentietojärjestelmä My Rotary

18 TITLE | 18 Kotitehtävät  Käy tutustumassa SR-jäsentietojärjestelmään klubisi tunnuksilla  Huolehdi, että jäsenrekisteri ja klubin tiedot ovat ajan tasalla SR- järjestelmässä  Kirjaudu My Rotaryyn ja luo tunnukset itsellesi  Tutustu My Rotaryn sisältöön

19 TITLE | 19 Klubin näkyvyys Kotisivut Facebook

20 TITLE | 20 www.rotary1420.org http://www.kantaespoonrotary.com/ http://personal.inet.fi/yhdistys/hangorotary/ http://vihti.rotary.fi/ http://www.ekenasrotary.org/ Yhdistysavain Plus - 22,90/kk - laskutusjakso 12kk http://www.rotary.fi/1420/vihtinummela/ Kotisivut & sosiaalinen media

21 TITLE | 21 Kotisivut & sosiaalinen media Rotaryn brändi ja julkinen kuva (PI) Kaikessa on kysymys viestinnästä  Rotaryn julkisen kuvan (Public Image) vahvistaminen, vahvan brändin luominen on yksi RI:n strategisen suunnittelun avaintavotteista  PR (Public Relations) on viestinnän hallintaa organisaation ja sen yleisöjen välillä – Light Up Rotary  Osaammeko me viestittää? Saammeko haluamamme viestin perille ja vieläpä oikein ymmärrettynä?  Muistakaa kuitenkin, että...

22 TITLE | 22 Rakenna tunnettuutta - klubisi näkyvyyttä kotisivuilla  Kotisivuilla kävijä muodostaa sekunnin murto-osassa mielipiteen siitä, onko sivusto luotettava, houkutteleva tai kiinnostava!  Verkkosivuja selatessa sisältö on tuossa lyhyessä hetkessä toisarvoinen, sivuston visuaalinen ilme on ratkaiseva tekijä sille, jatkaako kävijä klubiimme tutustumista  Rotaryn yhtenäinen imago ja viestintä ei ainoastaan paranna mainettamme vaan se myös syventää Rotari ymmärrystä. Meidät on helpompi tunnistaa yhtenäisestä brändistä, joka toistuu kaikilla tasoilla – RI, Piiri, Klubit RI ohjeistaa klubeja päivittämään kotisivunsa noudattamaan Rotaryn uutta visuaalista identiteettiä osana monivuotista hanketta, jonka tavoitteena on vahvistaa brändiämme. Kotisivut & sosiaalinen media

23 TITLE | 23 www.rotary1420.org http://www.kantaespoonrotary.com/ http://personal.inet.fi/yhdistys/hangorotary/ http://vihti.rotary.fi/ http://www.ekenasrotary.org/ Yhdistysavain Plus - 22,90/kk - laskutusjakso 12kk http://www.rotary.fi/1420/vihtinummela/ Kotisivut & sosiaalinen media

24 TITLE | 24 https://brandcenter.rotary.org/en-GB RI:n Brand Center klubin tukena kotisivupäivityksissä tai uusien sivujen rakentamisessa Kotisivut ja sosiaalinen media

25 TITLE | 25 Lataa oppaat Luo oma klubilogosi Käytä valmiita pohjia Käytä kuvia innostamaan omien kuvien käyttöä https://brandcenter.rotary.org/en-GB Kotisivut ja sosiaalinen media

26 TITLE | 26 Kotisivut ja sosiaalinen media  Piirin 1420 kotisivut on tehty  Yhdistysavaimella  Ohjelmisto on Yhdistysavain Plus  Hinta 22,90/kk, laskutusjakso 12kk  http://www.yhdistysavain.fi/kotisivut/ http://www.yhdistysavain.fi/kotisivut/

27 TITLE | 27 Kotisivut & sosiaalinen media Kotisivut ovat klubimme ”näyteikkuna” – sisällöllä on merkitystä  Pidä viikko-ohjelma ja tapahtumakalenteri ajantasalla  Tuota klubille kiinnostavia esitelmiä ja kutsu arvostettuja luennoitsijoita  Kirjaa ohjelmaan uuden piirikuvernöörin vierailu => sisäistä/ulkoista markkinointia  Kirjaa kalenteriin klubin vuosijuhla ja muut huomioimisen arvoiset tapahtumat => sisäistä/ulkoista markkinointia  Kirjaa kalenteriin piirikokous syksyllä ja piirikonferenssi keväällä  Kirjaa kalenteriin PrePets ja Pets-koulutukset helmi-/maaliskuussa => sisäistä markkinointia  Vaihto-oppilas esittelyt => sisäistä/ulkoista markkinointia jatkuu...

28 TITLE | 28 Kotisivut & sosiaalinen media Kotisivut ovat klubimme ”näyteikkuna” – sisällöllä on merkitystä  Esittele Rotary Foundationin toimintaa  Tuo yhteisösi tietoisuuteen paikalliset ja/tai kansainväliset projektit. Keskity siihen MIKSI ei MITEN, esittele TODELLISIA henkilöitä ja tapahtumia  Esittele rotaryn laajaa vaihto-oppilastoimintaa  Tee linkkejä You Tuben kiinnostaviin RI:n videoihin esim. Doing Good tai omiin tapahtumavideoihisi esim. Rotary Day and Rotary Youth Leadership Awards (RYLA) Espoo Finland 2014Doing Good Rotary Day and Rotary Youth Leadership Awards (RYLA) Espoo Finland 2014  Tee linkit Piirin 1420 kotisivuille (www.rotary1420.org)www.rotary1420.org

29 TITLE | 29 Kotisivut ja sosiaalinen media Piiri 1420 facebookissa Kopioi osoite: https://www.facebook.com/Rotarypiiri1420 Piirin facebook löytyy myös Piirin1420 kotisivujen etusivulta www.rotary1420.org Jos sinulla on facebook-tili, niin voit kirjautua järjestelmään!

30 TITLE | 30 Kotisivut & sosiaalinen media  Tärkeää  Klubilla on kotisivut verkossa  Ylläpitäjä on nimetty  Sivuilla on ajantasainen kokousohjelma ja tiedot kokouspaikoista sekä yhteystiedot  Tyylikäs ulkoasu (Rotary look)  Tuki  Viestintäkomitea / Pertti Huitu  IT-komitea / Mika Lallukka sekä  RI & My Rotary –verkkosivut  Rotary Brand Center –verkkosivut

31 TITLE | 31 Kysymyksiä

32 TITLE | 32 Kiitos! Rotarypiiri 1420