Suomen Rotary © 2011 1 Tietotekniikka klubi- ja piirihallinnon tukena Markku Kalliomäki.

Esitys aiheesta: "Suomen Rotary © 2011 1 Tietotekniikka klubi- ja piirihallinnon tukena Markku Kalliomäki."— Esityksen transkriptio:

1 Suomen Rotary © 2011 1 Tietotekniikka klubi- ja piirihallinnon tukena Markku Kalliomäki

2 Suomen Rotary © 2011 2 Kirjeet ja laskut Klubipressa / kuvernööri Sihteeri RI SR Jäsenistö Rahastonhoitaja Tietovirtoja

3 Suomen Rotary © 2011 3 Miten hallitset piirisi tietovirtoja ? Näinkö.. vai näin ?

4 Suomen Rotary © 2011 4 Sähköposti Klubien tavoitettavuus sähköpostin välityksellä. - Aktiivinen s-postin käyttö sisäisessä viestinnässä. - RI:n tiedotteet, kuvernöörin kuukausikirjeet, Rotarytoimiston tiedotteet jne. kulkevat suurelta osin sähköpostin välityksellä. Klubien ja piirien nettisivut Tarkoitettu jäsenille, vieraileville ja ulkopuolisille. (viikko-ohjelmat, projektit, yhteystiedot..) Palvelevat myös Rotaryn tunnetuksi tekemistä. Tällä hetkellä yli 90 % Suomen klubeista on omat nettisivustot Tietotekniikka ja sähköinen viestintä

5 Suomen Rotary © 2011 5 Aktiivinen viestintä ja tiedottaminen on yksi tehokkaan ja tuloksellisen toiminnan kulmakiviä ! Tiedon perillemeno / noteeraaminen perustuu toistoon ja useiden kanavien käyttöön  sähköposti, nettisivut, kirjeposti, henkilökohtainen yhteydenotto Tilaisuuksien ”markkinointi” 1.Ennakkoilmoitus (kalenterivaraus heti, kun ajankohta ja paikka tiedossa) 2. Varsinainen tiedote (ohjelma, ilmoittautumiset) 3. Viimetippamuistutus Tehokas viestintä

6 Suomen Rotary © 2011 6 Piirin hyviä viestintäkäytäntöjä Kuvernööri  klubit Kuvernöörin kuukausikirjeet liitteineen sähköpostilla tai mieluummin piirin nettisivuille, jolloin s-postilla klubeille lyhyt ilmoitus, että kuvernöörin xx kuukauden kuukausikirje on julkaistu ja löytyy piirin nettisivuilta osoitteesta www.piirixxxx.fi PETS / piirineuvottelu ja piirikokous (kirjepostina) + piirin nettisivuille + kuvernöörin kuukausikirjeessä + henk.kohtainen puhelinsoitto tarvittaessa. Piirin seminaarit ja koulutustilaisuudet sähköpostilla + piirin nettisivuille + kuvernöörin kuukausikirjeeseen Pikaviestintä sähköpostilla tai matkapuhelimella tekstarina

7 Suomen Rotary © 2011 7 Rotaryn tietojärjelmien perusosat Suomen Rotary Jäsentietojärjestelmä Rotary International Member Access (MAP) Uudet klubivirkailijat joulukuussa SR:n Matrikkelitietojen päivitys Puolivuotisraportit heinäkuussa ja tammikuussa Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen jatkuva ylläpito RI Official Directory tiedot joulukuussa Läsnäoloraportit kuukausittain Eivät integroidu keskenään !

8 Suomen Rotary © 2011 8 RI:n nettisivut www.rotary.org Valtava rotarytietouden lähde. Paikoitellen amerikkalaisen kulttuurin leima, suodata kansallisella suodattimella. RI:n nettisivut www.rotary.org Sisäänmeno kaikille RI:n verkkopalveluille.

9 Suomen Rotary © 2011 9 Klubeilla (pesidentti ja sihteeri, rahastonhoitaja, TRF-asiamies) ja kuvernööreillä on mahdollisuus (jopa välttämättömyys) liittyä RI:n klubi- ja jäsentietojen hallintajärjestelmään. Kuvernöörillä on vain oman piirinsä tietojen lukuoikeus. Järjestelmän suomen- ja ruotsinkieliset kieliset rekisteröitymis- ja käyttöohjeet löytyvät SR:n nettisivuilta. RI / Rotary Member Access (MAP)

10 Suomen Rotary © 2011 10  Rotaryklubit (presidentti, sihteeri, rahastonhoitaja, TRF- asiamies) Jäsen- ja klubitietojen päivittäminen juoksevasti Kunkin seuraavan rotaryvuoden presidentin ja sihteerin tietojen päivittäminen Official Directory:a varten Puolivuotisraportin (SAR) jäsentietojen päivittäminen Jäsenraporttien tulostaminen Rotary Official Directory-hakemiston selailu Rotarysäätiölahjoitusten tilanneseuranta Järjestelmä korvaa raportoinnin paperilomakkeet  Kuvernöörin toiminnot Selailu- ja tulostusoikeudet piirinsä klubien ja jäsenten em. tietoihin. DGE:llä ja TRF-puheenjohtajalla hieman rajoitetummat valtuudet. RI Member Access- toiminnot

11 Suomen Rotary © 2011 11 Rotary Member Access päävalikko

12 Suomen Rotary © 2011 12 Suomen Rotaryn tietotekniikkapalvelut  Suomen Rotaryn nettisivut www.rotary.fi – Julkinen osa – Sisäiset jäsensivut (tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana)  Nuorisovaihdon nettisivut www.ryefinland.com  Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä (Online matrikkeli)  Klubeille ja piireille tarjottavat nettipalvelut SR:n webbihotellissa

13 Suomen Rotary © 2011 13 Suomen Rotaryn nettisivut uudistettiin 2010-2011 www.rotary.fi

14 Suomen Rotary © 2011 14 Suomen Rotaryn sisäiset suojatut jäsensivut Suomen Rotaryn sisäisiltä jäsensivuilta löytyy runsaasti aineistoa sekä klubi- että piirihallinnon tueksi :  tunnus: rotary, salasana: ratas  Suomen Rotaryn tiedotteita, ohjeita ja lomakkeita  Rotary Internationalin suomennettuja ohjeistoja ja oppaita  Suomen Rotaryn tuottamat koulutusaineistot  RI:n ja SR:n tietojärjestelmiin liittyvät kuvaukset ja ohjeet  Suuri osa aineistosta on myös ruotsiksi  Klubeissa ei kovin hyvin tunneta näitä sivuja  SR:n toimikunnat vastaavat sivustojen aineistojen ajantasaisuudesta

15 Suomen Rotary © 2011 15 SR:n suojatut jäsensivut

16 Suomen Rotary © 2011 16

17 Suomen Rotary © 2011 17

18 Suomen Rotary © 2011 18 SR:n hallinnon suojatut sivut / 1. Suojatut jäsensivut  SR:n hallinto suojattu SR-Board management

19 Suomen Rotary © 2011 19 SR:n hallinnon suojatut sivut / 2.

20 Suomen Rotary © 2011 20 SR:n hallinnon suojatut sivut / 3.

21 Suomen Rotary © 2011 21 www.ryefinland.com

22 Suomen Rotary © 2011 22 Klubit / tietojen päivitys JÄSENTEDOT Matrikkelit kirjapainosta On-line matrikkeli Järjestelmän hallinta / Rotarytoimisto Tietoja omalle koneelle SR:n jäsentietojärjestelmä RI Member Access

23 Suomen Rotary © 2011 23 Integrointi RI:n Member Accessiin RI Member Acess Kansallinen järjestelmä Pohjoismaiden HUB Ruotsissa Pohjoismaiden yhteishanke

24 Suomen Rotary © 2011 24 SR:n jäsentietojärjestelmä Internetin kautta nettiselaimella käytettävä keskitettyyn verkkotietokantaan perustuva ajantasajärjestelmä SISÄÄN: - klubi- ja jäsentietojen päivittäminen - klubivirkailijatietojen päivittäminen - kuukausittaisten läsnäoloilmoitusten raportointi ULOS: - lukuisia raportteja ja tilastoja klubin ja piirin toiminnan tueksi - online-hakutoiminnot - tietojen alaslataukset omalle koneelle - vuosittaisen matrikkelikirjan perusta Em. toimintojen käytettävyydet on määritelty eri käyttöoikeus-tasoille (jäsen, klubi, piiri,SR). Yksityiskohtainen järjestelmäkuvaus ja käyttöohjeet löytyvät SR:n kotisivuilta

25 Suomen Rotary © 2011 25 SR:n jäsentietojärjestelmä

26 Suomen Rotary © 2011 26 SR:n jäsentietojärjestelmän raportteja

27 Suomen Rotary © 2011 27 Piirien ja klubien omat nettisivut Yksi esimerkki klubin nettisivuista

28 Suomen Rotary © 2011 28 Kuvernöörin kuukausikirjeet netissä Esimerkki erään piirin kuvernöörin kuukausikirjeistä

29 Suomen Rotary © 2011 29  Verkkokokoukset  Nykyisin on mahdollista pitää kokouksia myös verkkokokouksina  Varsinaisia verkkoklubeja voidaan perustaa kaksi / piiri.  Suomessa tällä hetkellä vain yksi verkkoklubi Uusia mahdollisuuksia verkossa  Sosiaalinen media  Muutamilla piireillä ja useilla klubeilla on nettisivuihin liitetty oma sosiaalinen nettimedia. esim. Facebook Blogi (esim. Google Blogger) jne

30 Suomen Rotary © 2011 30 Uusia mahdollisuuksia – sosiaaliset verkostot

31 Suomen Rotary © 2011 31 Rotaryn sosiaaliset verkostot netissä Uusia mahdollisuuksia – sosiaaliset verkostot

32 Suomen Rotary © 2011 32 Rotaryn videoita netissä

33 Suomen Rotary © 2011 33 Rotaryn sosiaalinen verkosto

34 Suomen Rotary © 2011 34 Rotaryn ammatilliset verkostot

35 Suomen Rotary © 2011 35 Mitä teet tällä hetkellä ?

36 Suomen Rotary © 2011 36 Jaa kuvia klubisi toiminnasta

37 Suomen Rotary © 2011 37 Uusia mahdollisuuksia – Blogit

38 Suomen Rotary © 2011 38 Kotitoimisto Rotary International Kuvernööri

39 Suomen Rotary © 2011 39